Cara Menetapkan Kawasan Cetakan Dalam Excel: Mudah!

Apabila bekerja dengan Microsoft Excel, anda sering ingin menentukan kawasan tertentu lembaran kerja anda untuk dicetak. Ini memastikan bahawa hanya maklumat yang berkaitan disertakan dalam cetakan anda.

Apabila anda belajar cara menetapkan kawasan cetakan dalam Excel, anda akan mengawal sel, baris atau lajur yang akan dicetak. Ini amat berguna apabila berurusan dengan lembaran kerja yang besar atau kompleks.

Artikel ini menunjukkan kepada anda cara untuk:

· Tetapkan kawasan cetakan dalam Excel

· Tentukan berbilang kawasan cetakan

· Ubah suai, kosongkan atau abaikan kawasan cetakan sedia ada

Isi kandungan

• Memahami Asas Kawasan Cetakan
  • Cara Menggunakan Tab Tata Letak Halaman
• Cara Memilih Sel Untuk Disertakan Dalam Kawasan Cetakan
• Cara Menetapkan Kawasan Cetakan Dalam Excel
  • Bagaimana untuk menetapkan berbilang kawasan cetakan
• Menyemak Kawasan Cetakan Dalam Excel
  • 1. Paparan Tata Letak Halaman
  • 2. Pratonton Cetak
  • Kotak Dialog Persediaan Halaman
• Tetapan Cetakan Excel Tambahan
  • 1. Cetak Tajuk
  • 2. Pilihan Penskalaan
  • 3. Garis Grid dan Tajuk
• Memanipulasi Kawasan Cetakan
  • Membersihkan Satu Atau Berbilang Kawasan Cetakan
  • Mengubah Suai Kawasan Cetakan Sedia Ada
  • Abaikan Kawasan Cetakan
• Kata Akhir

Memahami Asas Kawasan Cetakan

Secara lalai, Excel mencetak keseluruhan lembaran kerja anda. Jika anda hanya memerlukan sebahagian daripada data dalam lembaran kerja anda, aka kawasan cetakan, halaman yang tidak perlu boleh dicetak.

Kawasan cetakan dalam Excel mentakrifkan satu atau lebih julat sel yang anda pilih untuk dicetak. Dengan menetapkan kawasan cetakan, hanya data yang anda ingin cetak akan muncul pada helaian cetakan akhir.

Katakan anda mempunyai helaian Excel yang besar dengan data merentas banyak baris dan lajur. Seluruh helaian mungkin dicetak pada berbilang halaman, tetapi anda mungkin hanya mahukan sebahagian kecil data.

Ini adalah apabila kawasan cetakan adalah penyelesaiannya. Ia boleh mengurangkan pembaziran kertas .

Senario lain ialah apabila anda mahu dua bahagian berbeza dalam satu lembaran kerja untuk dicetak pada halaman berasingan. Video di bawah menunjukkan lembaran kerja dengan data mentah di sebelah kiri dan analisis di sebelah kanan.

Kawasan cetakan boleh membahagikan cetakan ke halaman yang berasingan.

Cara Menggunakan Tab Tata Letak Halaman

Jika anda bukan pengguna Excel biasa, mudah lupa di mana ciri yang paling berguna bersembunyi!

Apabila bekerja dengan kawasan cetakan, anda akan menggunakan tab Tata Letak Halaman. Tab ini berada di bahagian atas reben di sebelah kanan tab Laman Utama.

Cara Memilih Sel Untuk Disertakan Dalam Kawasan Cetakan

Sebelum menetapkan kawasan cetakan, anda perlu memilih sel yang ingin anda sertakan.

Untuk membuat ini:

1. Klik pada sel pertama dalam julat yang anda mahu pilih.

2. Tahan butang kiri tetikus dan seret kursor ke sel terakhir dalam julat.

3. Lepaskan butang tetikus. Sel yang dipilih kini diserlahkan.

Satu kumpulan sel selalunya adalah semua yang anda mahu cetak. Walau bagaimanapun, mungkin terdapat lebih daripada satu kumpulan dalam lembaran kerja yang anda ingin sertakan dalam cetakan anda.

Jika anda ingin memilih beberapa kumpulan sel untuk dicetak, ikuti langkah berikut:

1. Mulakan dengan memilih satu julat seperti dalam arahan terdahulu.

2. Tahan kekunci Ctrl dan pilih julat seterusnya.

3. Ulang untuk seberapa banyak kumpulan sel yang anda mahu sertakan.    

Ambil perhatian bahawa setiap kumpulan akan mencetak pada halaman sendiri setelah anda menyediakan kawasan cetakan.

Cara Menetapkan Kawasan Cetakan Dalam Excel

Sebaik sahaja anda telah memilih kumpulan atau kumpulan sel yang dikehendaki, anda kini menggunakan alat Excel.

1. Pergi ke tab Tata Letak Halaman.

2. Kembangkan kotak juntai bawah Kawasan Cetak dalam kawasan Persediaan Halaman

3. Pilih "Tetapkan Kawasan Cetakan."

Kawasan cetakan yang ditetapkan kini akan muncul pada lembaran kerja, ditandai dengan garis putus-putus. Setiap garis kelabu samar menunjukkan sempadan. Output yang dicetak akan merangkumi hanya kawasan cetakan pada halamannya sendiri.

Kawasan cetakan ini biasanya akan kekal di tempatnya walaupun anda menyimpan dan menutup keseluruhan buku kerja. Ini bermakna anda tidak perlu risau tentang kehilangan persediaan semasa membuka semula dokumen anda.

Bagaimana untuk menetapkan berbilang kawasan cetakan

Tiada arahan khas untuk memilih berbilang kawasan cetakan. Sebaliknya, anda memilih berbilang julat dengan langkah yang ditunjukkan dalam bahagian sebelumnya.

Setelah anda memilih kawasan, ikut langkah yang sama dalam bahagian ini untuk mencetak pilihan anda. Setiap kawasan cetakan akan muncul pada halaman yang berasingan.

Menyemak Kawasan Cetakan Dalam Excel

Sebaik sahaja anda telah menetapkan satu atau beberapa kawasan cetakan, adalah idea yang baik untuk menyemak rupa output sebelum mencetaknya di atas kertas.

Excel menyediakan tiga alat yang membantu mengurangkan kemungkinan isu pemformatan atau reka letak. Mereka juga akan menunjukkan cara reka letak akan muncul merentas halaman yang berasingan.

1. Paparan Tata Letak Halaman

Paparan Tata Letak Halaman menyediakan satu cara untuk menyemak bahawa data anda akan dipaparkan dengan tepat pada cetakan. Ikut langkah-langkah ini:

1. Pilih tab Lihat pada Reben.

2. Klik pada butang Tata Letak Halaman dalam kumpulan Paparan Buku Kerja.

3. Perhatikan sel dan pemformatan dalam Paparan Tata Letak Halaman.

Paparan ini menunjukkan kepada anda semua kawasan cetakan. Ia juga menyediakan pratonton pemisah halaman. Anda boleh melaraskan jidar, pengepala dan pengaki terus dalam paparan.

2. Pratonton Cetak

Satu lagi cara untuk memastikan kawasan cetakan anda ditetapkan dengan betul dan data anda dipaparkan dengan tepat adalah dengan menggunakan Pratonton Cetak. Alat ini membolehkan anda melihat bagaimana keseluruhan dokumen akan muncul apabila dicetak.

Untuk mengakses Pratonton Cetak, ikuti langkah berikut:

1. Klik pada tab Fail pada Reben.

2. Pilih Cetak atau tekan Ctrl+P pada papan kekunci anda.

3. Semak dokumen yang dipaparkan dalam anak tetingkap pratonton.

Dalam Pratonton Cetakan, anda boleh mengubah suai tetapan cetakan, seperti orientasi cetakan , skala dan saiz kertas jika perlu.

Setelah anda berpuas hati dengan pratonton, klik pada butang Cetak untuk mencetak dokumen anda dengan cepat.

Kotak Dialog Persediaan Halaman

Anda boleh mengubah suai kawasan cetakan sebelum mencetak dokumen anda dengan menggunakan Kotak Dialog Penetapan Halaman. Ikuti langkah ini dalam lembaran kerja Excel anda:

1. Pergi ke tab Tata Letak Halaman.

2. Dalam kumpulan "Persediaan Halaman", klik anak panah kecil di penjuru kanan sebelah bawah.

Sangat mudah untuk terlepas anak panah kecil! Gambar ini akan membantu anda:

Setiap alat ini juga mempunyai pintasan papan kekunci untuk akses.

Tetapan Cetakan Excel Tambahan

Anda selalunya ingin menyesuaikan cetakan anda untuk kejelasan dan penampilan. Dalam bahagian ini, kami menunjukkan tiga tetapan cetakan tambahan untuk mencapai perkara yang anda perlukan.

1. Cetak Tajuk

Tajuk cetakan membolehkan anda memaparkan baris atau lajur tertentu pada setiap halaman cetakan anda.

Untuk menetapkan tajuk cetakan, ikuti langkah berikut:

1. Pilih tab Tata Letak Halaman dalam Excel.

2. Dalam kumpulan Page Setup, klik Print Titles.

3. Pilih baris atau lajur yang anda mahu muncul di seluruh hamparan.

2. Pilihan Penskalaan

Pilihan penskalaan membolehkan anda melaraskan saiz kandungan bercetak agar muat dalam dimensi halaman anda.

Untuk menetapkan pilihan penskalaan, lakukan perkara berikut:

1. Klik pada tab Tata Letak Halaman.

2. Dalam kumpulan Skala untuk Sesuai, pilih pilihan penskalaan pilihan anda.

3. Garis Grid dan Tajuk

Secara lalai, Excel tidak mencetak garis grid dan tajuk (nombor baris dan huruf lajur) pada halaman. Jika anda ingin memasukkannya dalam cetakan anda, ikuti langkah berikut:

1. Pergi ke tab Tata Letak Halaman dalam Excel.

2. Dalam kumpulan Pilihan Helaian, tandai kotak Cetak di bawah Garis Grid dan/atau Tajuk.

Memanipulasi Kawasan Cetakan

Selepas anda menetapkan kawasan cetakan, anda mungkin mahu mengalih keluarnya atau menukarnya dalam beberapa cara. Inilah caranya.

Membersihkan Satu Atau Berbilang Kawasan Cetakan

Untuk mengosongkan kawasan cetakan, ikuti langkah berikut:

1. Pilih lembaran kerja di mana anda ingin mengosongkan kawasan cetakan.

2. Pergi ke tab Tata Letak Halaman.

3. Dalam kumpulan Page Setup, klik pada Print Area.

4. Pilih Kosongkan Kawasan Cetakan daripada senarai juntai bawah.

Selepas melengkapkan langkah di atas, semua kawasan cetakan sedia ada akan dikosongkan dan keseluruhan lembaran kerja akan ditetapkan untuk dicetak secara lalai.

Mengubah Suai Kawasan Cetakan Sedia Ada

Jika anda ingin mengubah suai kawasan cetakan sedia ada, ikut langkah berikut:

1. Pilih julat sel baharu yang anda mahu tetapkan sebagai kawasan cetakan.

2. Pergi ke tab Tata Letak Halaman.

3. Dalam kumpulan Page Setup, klik pada Print Area.

4. Pilih Tetapkan Kawasan Cetakan daripada senarai juntai bawah.

Ambil perhatian bahawa menetapkan kawasan baharu akan menggantikan kawasan cetakan sedia ada.

Abaikan Kawasan Cetakan

Jika anda ingin mencetak sel tertentu dan mengabaikan kawasan cetakan, ikuti langkah berikut:

1. Pilih julat sel

2. Pilih "Cetak" daripada menu sebelah kiri

3. Dalam bahagian "Tetapan", klik menu lungsur di bawah "Cetak Helaian Aktif"

4. Pilih "Pilihan Cetak."

Kata Akhir

Anda telah mempelajari cara menggunakan ciri kawasan cetakan Microsoft Excel untuk mencetak satu atau berbilang kawasan. Anda juga tahu cara memilih julat sel yang anda mahu dan cara menetapkan kawasan cetakan.

Kemahiran ini akan membolehkan anda menghasilkan cetakan yang mengandungi data yang anda inginkan, menjimatkan masa anda dan planet ini!

Berminat untuk menyelami Excel dan mengetahui lebih lanjut, lihat kami untuk menjadikan anda profesional Excel dalam masa yang singkat!