Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel – 6 Kaedah Berkesan

Berurusan dengan fail Excel yang besar boleh menjadi mencabar, terutamanya apabila anda perlu berkongsi atau memuatkannya dengan cepat. Dalam artikel ini, anda akan mempelajari enam kaedah berkesan untuk mengurangkan saiz fail Excel tanpa kehilangan data penting.

Anda tidak perlu mempunyai kemahiran Excel pakar untuk memahami dan menggunakan teknik ini. Kaedah yang dibentangkan adalah ringkas dan mudah diikuti, menjadikannya boleh diakses oleh pengguna dengan pelbagai tahap pengalaman.

Mengurangkan saiz fail Excel anda akan membantu anda:

• Jimat ruang

• Permudahkan perkongsian kerja

• Betulkan fail Excel yang lambat & norak

Mari kita masuk ke dalamnya.

Isi kandungan

• Memahami Saiz Fail Excel
• 6 Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel
• #1 – Optimumkan Formula Excel
  • Memudahkan Formula
  • Menggunakan Fungsi Cekap
  • Buang Formula yang Tidak Diperlukan & Tukarkannya kepada Nilai
• #2 – Mengurus Data dan Pemformatan
  • Mengalih keluar Baris dan Lajur yang Tidak Digunakan
  • Mengurangkan Kerumitan Pemformatan
  • Menukar Data kepada Jadual
• #3 – Memampatkan Imej dan Objek
• #4 – Membahagikan Fail Excel Besar
• #5 – Menyimpan Fail dalam Format Berbeza
  • Buku Kerja Excel Binari
  • Format CSV
• #6 – Padamkan Cache Jadual Pangsi
• Mari Kita Bulatkan

Memahami Saiz Fail Excel

Pelbagai faktor menyumbang kepada saiz fail Excel anda yang berat. Mengetahui perkara yang menyumbang kepada hamparan Excel anda akan membantu anda mengenal pasti strategi untuk mengurangkan saiz dengan berkesan.

Berikut ialah beberapa faktor utama yang boleh mempengaruhi saiz fail helaian Excel anda:

• Data dan kandungan: Semakin banyak data, objek, cache data dan imej terbenam yang anda ada dalam buku kerja anda, semakin besar saiz fail.

• Formula: Menggunakan formula yang kompleks dan panjang boleh meningkatkan saiz fail, terutamanya jika anda menggunakan formula tersebut merentasi sejumlah besar sel. Selain itu, formula yang tidak perlu juga menyumbang kepada saiz fail yang lebih besar.

• Pemformatan: Semua pemformatan, seperti gaya sel, pemformatan bersyarat dan sel yang digabungkan, boleh meningkatkan saiz fail.

• Data tersembunyi atau tidak digunakan: Lembaran kerja, baris atau lajur tersembunyi atau tidak diperlukan yang mengandungi data berlebihan juga boleh menjadi faktor penentu.

• Cache Pangsi: Jadual pangsi dipautkan kepada cache data, yang boleh meningkatkan saiz fail anda dengan ketara. Mengalih keluar cache jadual pangsi boleh membantu puncanya.

• Format fail: Format fail Excel anda juga boleh memberi kesan kepada saiz fail anda. Fail dalam format binari (.xlsb) biasanya lebih kecil daripada format XML lalai (.xlsx).

Dengan memahami faktor ini, anda boleh menggunakan strategi yang berbeza dengan berkesan untuk mengurangkan saiz fail Excel anda, menjadikannya lebih mudah diurus dan cekap.

Sekarang mari kita kurangkan!

6 Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel

6 cara untuk mengurangkan fail Excel ialah:

• Optimumkan Formula Excel

• Urus Data dan Pemformatan

• Memampatkan Imej dan Objek

• Pisahkan Fail Excel Besar

• Simpan Fail dalam Format Berbeza

• Padamkan Cache Jadual Pangsi

Mari jalankan kaedah ini supaya anda boleh memilih cara optimum untuk mengurangkan saiz fail fail excel anda.

#1 – Optimumkan Formula Excel

Mengoptimumkan formula Excel ialah cara terbaik untuk mengurangkan saiz fail buku kerja anda dan meningkatkan prestasinya.

Bahagian ini akan merangkumi tiga kaedah: Permudahkan Formula, Gunakan Fungsi Cekap & Buang Formula yang Tidak Diperlukan & Tukarkannya kepada Nilai.

Memudahkan Formula

Formula kompleks boleh meningkatkan saiz fail Excel anda dan memperlahankan buku kerja anda.

Ikuti langkah ini untuk memudahkan formula anda:

1. Pecahkan formula panjang kepada bahagian yang lebih kecil dan lebih mudah diurus.

2. Elakkan menggunakan fungsi bersarang yang tidak perlu. Sebaliknya, gunakan lajur atau baris pembantu untuk melakukan pengiraan perantaraan.

3. Gunakan rujukan sel untuk mengelakkan pengulangan pengiraan yang sama beberapa kali.

Menggunakan Fungsi Cekap

Memilih fungsi yang betul boleh memberi kesan ketara kepada prestasi buku kerja anda & menjimatkan ruang. Berikut adalah beberapa fungsi yang cekap dengan penggunaannya:

• Gunakan INDEX dan MATCH dan bukannya VLOOKUP atau HLOOKUP untuk melakukan carian yang lebih serba boleh dan cekap.

• Gunakan SUMIFS dan COUNTIF daripada menggunakan berbilang fungsi SUMIF atau COUNTIF. Juga, gunakan SUMIFS dan COUNTIFS untuk menyelaraskan pengiraan bersyarat anda.

• Gunakan IFERROR dan bukannya bersarang berbilang fungsi IF untuk mengendalikan ralat. Selain itu, pilih IFERROR untuk memberikan nilai lalai apabila ralat berlaku.

Ingat untuk menggunakan petua dan strategi ini apabila bekerja dengan formula Excel untuk memaksimumkan kecekapan dan mengekalkan kebolehbacaan.

Buang Formula yang Tidak Diperlukan & Tukarkannya kepada Nilai

Terlalu banyak formula dalam helaian Excel anda boleh meningkatkan saiznya secara drastik.

Mengalih keluar formula dan menukarnya kepada nilai boleh menjimatkan banyak ruang. Berikut ialah panduan langkah demi langkah untuk itu:

1. Buka fail Excel anda dan pilih keseluruhan helaian. Tekan F5 dan tunggu tetingkap Pergi ke muncul. Kemudian, pilih Khas .

2. Pilih kotak radio Formula dan klik OK .

3. Baris/Kol dengan Formula akan dipilih. Pilih butang Salin pada tab Laman Utama .

4. Pilih sel kosong dan pilih Tampal Drop Down .

5. Di bawah Tampal Nilai, pilih logo Tampal Nilai .

#2 – Mengurus Data dan Pemformatan

Menguruskan data dan pemformatan fail Excel anda boleh memberi kesan besar kepada saiz keseluruhan.

Berikut ialah tiga cara untuk mengurangkan saiz fail Excel dengan mengurus data dan pemformatan:

Mengalih keluar Baris dan Lajur yang Tidak Digunakan

Mengalih keluar baris dan lajur yang tidak digunakan adalah penting untuk mengurangkan saiz fail Excel anda. Inilah cara anda boleh mencapainya:

1. Pilih baris atau lajur yang tidak digunakan dengan mengklik pada pengepalanya.

2. Klik butang kanan pada tetikus. Kemudian, pilih Padam .

Mengurangkan Kerumitan Pemformatan

Satu lagi cara untuk mengurangkan saiz fail dokumen Excel anda ialah dengan memudahkan pemformatannya. Ingatlah petunjuk ini:

• Kurangkan bilangan fon, saiz fon dan warna yang digunakan dalam buku kerja anda.

• Alih keluar warna latar belakang sel dan sempadan yang tidak diperlukan untuk organisasi visual.

• Hapuskan peraturan pemformatan bersyarat yang tidak perlu.

Menukar Data kepada Jadual

Dengan menukar data anda kepada jadual, anda boleh menggunakan ciri Excel yang cekap seperti pengisihan, penapisan dan rujukan berstruktur, yang boleh membantu untuk meminimumkan saiz fail dan meningkatkan navigasi.

Berikut ialah cara untuk menukar data kepada jadual:

1. Pilih julat data yang anda ingin tukar kepada jadual.

2. Pergi ke tab Insert dan klik pada butang Table .

3. Tandai kotak untuk Jadual saya mempunyai pengepala jika julat data anda mengandungi baris pengepala, kemudian klik OK .

4. Data anda akan ditukar kepada jadual.

#3 – Memampatkan Imej dan Objek

Memampatkan imej dalam hamparan boleh mengurangkan saiz fail buku kerja Excel anda. Untuk memampatkan imej, ikuti langkah mudah ini:

1. Pilih imej atau imej yang anda ingin mampatkan.

2. Pergi ke tab Format/Format Gambar , yang akan muncul sebaik sahaja anda memilih imej.

3. Dalam kumpulan Laraskan, klik pada kotak dialog Compress Pictures .

4. Pilih pilihan pemampatan yang sesuai dengan keperluan anda, seperti menggunakan pemampatan hanya pada gambar yang dipilih atau pada semua gambar. Jangan lupa pilih E-mel (96 ppi) . Kemudian, klik OK .

Selain imej, objek terbenam seperti carta dan bentuk juga boleh dioptimumkan untuk meminimumkan saiz fail. Ikuti langkah ini untuk memampatkan objek:

1. Pilih objek atau objek yang anda ingin mampatkan dan klik kanan padanya.

2. Klik Format Objek .

3. Pergi ke tab Saiz .

4. Pilih pilihan saiz yang sesuai untuk objek anda, dengan mengambil kira pertukaran antara saiz fail dan perwakilan visual. Kemudian, klik OK .

#4 – Membahagikan Fail Excel Besar

Apabila berurusan dengan fail Excel yang besar, memecahkannya kepada fail yang lebih kecil dan lebih terurus boleh membantu mengurangkan saiz keseluruhan. Ini caranya:

1. Pertama, analisis data anda dan tentukan titik logik untuk memecahkan fail. Mata ini mungkin berdasarkan wilayah, tempoh masa atau faktor lain yang berkaitan dengan data anda.

2. Setelah anda mengenal pasti perkara ini, cipta fail Excel baharu untuk setiap bahagian yang lebih kecil ini. Anda boleh melakukan ini dengan memilih data yang sepadan dengan setiap bahagian dan kemudian tekan Ctrl+C untuk menyalinnya.

3. Buka buku kerja Excel baharu dan tekan Ctrl+V untuk menampal data ke dalam fail baharu. Simpan setiap fail baharu dengan nama yang bermakna untuk mengenal pasti kandungannya.

Petua: Ingat untuk mengalih keluar data asal daripada fail Excel awal anda setelah anda membahagikannya kepada fail yang lebih kecil.

Selepas melengkapkan langkah ini, fail besar asal anda akan dipisahkan kepada fail yang lebih kecil dan lebih mudah diurus, yang membawa kepada prestasi yang lebih baik dan perkongsian yang lebih mudah.

#5 – Menyimpan Fail dalam Format Berbeza

Satu cara untuk mengurangkan saiz fail Excel adalah dengan menyimpannya dalam format yang berbeza. Beberapa format boleh membantu anda mengekalkan saiz fail lebih kecil tanpa kehilangan data yang disimpan dalam fail.

Buku Kerja Excel Binari

Daripada menyimpan fail Excel anda dalam format XLSX lalai, pertimbangkan untuk menyimpannya sebagai Buku Kerja Binary Excel (format fail XLSB). Format XLSB memampatkan data dengan lebih baik dan cenderung untuk membuka serta menyimpan lebih cepat, terutamanya untuk fail besar.

Untuk menyimpan fail anda dalam format XLSB, ikuti langkah berikut:

1. Klik pada tab Fail .

2. Pilih Simpan Sebagai .

3. Pilih Lagi pilihan .

4. Pilih destinasi fail dan pilih blok Simpan sebagai jenis .

5. Dalam menu lungsur Simpan sebagai jenis, pilih Buku Kerja Binari Excel .

6. Klik Simpan untuk melengkapkan proses.

Format CSV

Pilihan lain untuk mengecilkan saiz fail ialah menyimpan data anda sebagai fail Comma Separated Values ​​(CSV). Format ini amat berguna untuk mengalih keluar sebarang pemformatan yang tidak perlu, kerana ia hanya mengekalkan data mentah yang dipisahkan dengan koma.

Untuk menyimpan fail anda dalam format CSV, ikut langkah berikut:

1. Pergi ke Fail > Simpan Sebagai > Lagi pilihan > pilih destinasi fail dan klik Simpan sebagai blok jenis.

2. Pilih CSV (dibataskan koma) .

3. Klik Simpan untuk melengkapkan proses.

Nota: Format CSV tidak sesuai untuk fail dengan formula kompleks, makro atau pemformatan.

#6 – Padamkan Cache Jadual Pangsi

Jadual Pangsi ialah alat yang berkuasa untuk membantu anda mengira, menganalisis dan meringkaskan data. Tetapi apabila anda mencipta satu, ia secara automatik mencipta Pivot Cache – objek yang memegang salinan data sumber asal.

Perubahan yang anda buat pada Jadual Pangsi tidak dipautkan terus kepada data sumber Asal. Sebaliknya, mereka ke Cache Pangsi.

Jadi, berikut ialah cara untuk mengalih keluar data pendua dan menjimatkan sedikit ruang apabila bekerja dengan Jadual Pangsi:

1. Pilih Jadual Pangsi dan pilih tab Analisis Jadual Pangsi . Klik Pilihan di bawah Jadual Pangsi.

2. Pilih tab Data .

3. Nyahtanda simpan data sumber dan pilih Muat semula data apabila membuka fail .

4. Klik OK untuk menyimpan.

Mari Kita Bulatkan

Dalam artikel ini, anda telah mempelajari enam kaedah tentang cara mengurangkan saiz fail Excel. Menggunakan teknik ini boleh membantu meningkatkan kelajuan berjalan Excel dan menjadikan perkongsian fail anda dengan orang lain lebih mudah diurus.

Ingat untuk:

• Padam atau kosongkan data yang tidak diperlukan, termasuk sel kosong dan tersembunyi

• Memampatkan imej

• Simpan fail anda dalam Format Perduaan Excel

• Semak dan optimumkan formula

• Alih keluar pemformatan bersyarat

• Pastikan Cache Pangsi anda bersih

Dengan mengikuti langkah ini, anda boleh mengurangkan saiz fail Excel anda dengan berkesan dan memastikan pengalaman yang lebih cekap dan teratur dengan hamparan anda.

Ingin melanjutkan pembelajaran anda, bagaimana pula dengan Mengira Nilai Berbeza dalam Excel? Lihat video kami mengenainya di bawah.