Penapisan Metadata Dalam Fail SharePoint

Metadata membantu memastikan perpustakaan dokumen teratur. Kami boleh menambah metadata pada fail kami dengan menambah lajur baharu. Selepas menambahkannya pada fail kami, kami boleh menggunakannya untuk mengisih, menapis atau mengumpulkan fail kami. Dalam blog ini, kami akan membincangkan cara kami boleh melakukan penapisan metadata dalam fail SharePoint kami dan kelebihannya.

Penapisan metadata menjadikan penapisan fail/dokumen dalam senarai SharePoint dan pustaka dokumen lebih logik dan boleh disesuaikan.

Untuk contoh ini, kami telah menambah dua lajur metadata iaitu Jabatan dan Jenis Perbelanjaan . Dengan ini, kita boleh mengisih, menapis mengikut, atau mengumpulkan mengikut jabatan.

Isi kandungan

• Menapis Fail SharePoint Menggunakan Metadata
• Mengumpulkan Fail SharePoint Kami Menggunakan Metadata
• Kesimpulan

Menapis Fail SharePoint Menggunakan Metadata

Untuk menapis fail kami mengikut lajur ini, cuma klik Tapis mengikut .

Kemudian, pilih Jabatan yang kita ingin lihat. Sebagai contoh, kami ingin menapis fail kami mengikut Perakaunan dan Jualan. Jadi, mari pilih mereka dan klik butang Guna .

Seperti yang kita dapat lihat, hanya fail Perakaunan dan Jualan kini dipaparkan. 

Ini adalah cara yang lebih baik untuk mengumpulkan atau menyusun fail kami berbanding menggunakan hierarki folder. Dengan menggunakan metadata dengan penapis atau kumpulan mengikut ciri, kami boleh melihat kedua-dua fail Perakaunan dan Jualan sekaligus. Dengan menggunakan folder, kita perlu membuka foldernya secara individu untuk kita melihat atau mencari fail yang kita perlukan.  

Untuk mengalih keluar penapis, cuma klik Penapis mengikut sekali lagi, nyahtanda pilihan anda di sini atau klik butang Kosongkan semua dan klik butang Guna . 

Mengumpulkan Fail SharePoint Kami Menggunakan Metadata

Satu lagi perkara yang menarik dengan metadata kami ialah menggunakan ciri Kumpulan mengikut . Dengan ini, kami boleh mengumpulkan fail kami mengikut jabatan atau jenis perbelanjaan. Cuma klik pada Kumpulan mengikut Jabatan untuk melihat rupanya.

Seperti yang kita dapat lihat, fail kami kini dikumpulkan mengikut jenis jabatan mereka. Fail di bawah jabatan Perakaunan dikumpulkan bersama, sama dengan Jualan dan seterusnya.

Ini menjadikannya sangat mudah untuk mengkategorikan fail kami. Kami juga boleh menggunakan menu lungsur untuk melihat fail kami dengan mudah sekiranya kami mempunyai beratus-ratus fail. Kita boleh meruntuhkannya mengikut kumpulan dan hanya menunjukkan kumpulan yang ingin kita lihat.

Secara teknikal, kami boleh melakukan perkara yang serupa dengan struktur folder. Walau bagaimanapun, di sinilah metadata benar-benar membantu kerana kami juga boleh melakukannya dengan lajur metadata lain seperti lajur Jenis Perbelanjaan kami . 

Jika kita tidak mengambil berat tentang jabatan fail dan kita perlu mengumpulkan atau menapisnya mengikut jenis perbelanjaannya, kita boleh melakukan perkara yang sama dalam lajur Jenis Perbelanjaan ini. Sebagai contoh, mari kita menapis fail kami mengikut jenis perbelanjaan Perjalanan .

Kemudian, kita akan melihat fail yang berkaitan dengan perbelanjaan Perjalanan tanpa mengira jabatan mereka.

Kita juga boleh melakukan penapisan dan pengelompokan pada masa yang sama. Sebagai contoh, jika kita ingin melihat semua jabatan kecuali pemasaran, maka mari kita tinggalkan pemasaran. 

Kemudian, kita boleh mengumpulkan fail ini sambil menapisnya dengan hanya mengklik Kumpulan mengikut jabatan juga. 

Kami juga boleh membuat penapis untuk kedua-dua lajur jenis Jabatan dan Perbelanjaan pada masa yang sama. Sebagai contoh, kami hanya boleh menunjukkan perbelanjaan Perjalanan dan Bekalan di bawah jabatan Perakaunan .

Menambah Fail SharePoint Pada Komputer Anda
Menambah Metadata Dalam SharePoint Menggunakan Lajur
Perpustakaan Dokumen SharePoint | Tutorial Pemula

Kesimpulan

Ringkasnya, setelah kami menambahkan metadata pada fail kami, kami boleh menyusun fail kami dengan mudah mengikut cara yang kami mahu, yang mewujudkan kecekapan dalam organisasi.

Mekanisme penapisan dan pengelompokan ini membolehkan pengguna menapis dan mencari kandungan secara dinamik dalam perpustakaan dokumen. Masuk akal jika anda mengkonfigurasi pustaka anda dengan metadata/lajur tersuai. Jika anda tidak menyediakan metadata tersuai, satu-satunya penapis yang anda akan ada ialah penapis yang wujud secara lalai dalam mana-mana pustaka.

Semua yang terbaik,

Henry