Proses Perniagaan Mengalir Dalam Microsoft Power Automate

Dalam tutorial ini, kami akan mendapat gambaran ringkas tentang aliran proses Perniagaan dan cara ia berfungsi. Ini lebih seperti ciri Power Apps dan bukannya ciri Power Automate. Aliran proses perniagaan ialah satu cara untuk menjadikan proses perniagaan tradisional semasa lebih mudah dengan menambahkan senarai semak atau aliran di sekelilingnya.  

Isi kandungan

• Memahami Aliran Proses Perniagaan
• Mencipta Aliran Proses Perniagaan
• Gambarajah Aliran Proses Perniagaan
• Komponen Aliran Proses Perniagaan: Peringkat
• Komponen Aliran Proses Perniagaan: Langkah Data
• Komponen Aliran Proses Perniagaan: Keadaan
• Komponen Aliran Proses Perniagaan: Langkah Tindakan
• Mengubahsuai Pentas
• Menambah Komponen Langkah Data
• Menambah Tahap
• Menambah Keadaan Pada Aliran Proses Perniagaan
• Menambah Peringkat Pada Rajah Keadaan
• Menambah Peringkat Baharu Untuk Bidang Lain
• Menyimpan, Mengesahkan Dan Mengaktifkan Aliran Proses Perniagaan
• Menjalankan Aliran Proses Perniagaan
• Menguji Keadaan
• Membetulkan Ralat Borang
• Membetulkan Aliran Semasa
• Menyemak semula Aliran Proses Perniagaan
• Kesimpulan

Memahami Aliran Proses Perniagaan

Katakan kita mungkin mempunyai proses perniagaan di mana kita berada di atas kapal dan bekerja. Terdapat proses yang biasanya diikuti oleh pasukan HR. Selepas mereka diambil bekerja, kami memastikan mereka mempunyai komputer riba, mereka mengetahui maklumat syarikat yang diperlukan, dan kami mendapat nama, nombor telefon, alamat dan seumpamanya. HR mungkin mempunyai sedikit senarai semak dan borang yang perlu mereka isi untuk orang itu. 

Dengan aliran proses perniagaan, kami boleh membuat proses digital untuk semua perkara itu. Jadi, bukannya HR memikirkan urutan yang betul bagi proses manual biasa, atau jika mereka benar-benar mendapat semua maklumat yang mereka perlukan, kami boleh mencipta proses yang boleh diikuti oleh pasukan HR secara berurutan. 

Tujuan aliran proses perniagaan adalah untuk meletakkan struktur di sekeliling proses perniagaan semasa dan meletakkan senarai semak di sekelilingnya.

Proses perniagaan terletak sepenuhnya di tangan orang yang menggunakannya. Mereka hanya melakukan satu demi satu dan seterusnya seperti proses langkah demi langkah. Dengan ini, ia menjadikan proses perniagaan lebih mudah tanpa menjadikannya automatik dalam apa-apa cara. 

Mencipta Aliran Proses Perniagaan

Sekarang mari kita buat contoh aliran proses perniagaan. Pertama, kita perlu menukar persekitaran kita kepada persekitaran yang mempunyai entiti. Jadi, pastikan anda telah mencipta persekitaran terlebih dahulu. Kemudian, klik pada Persekitaran dan ubahnya daripada persekitaran lalai kami kepada persekitaran baharu dengan entiti. 

Sekarang mari kita klik aliran proses perniagaan .

Mari namakannya " OnboardingANewEmployee ".

Untuk kotak teks Pilih entiti …

… tatal ke bawah dan cari NewEmployee , klik pada kotak semaknya dan klik butang Cipta .

Ia mungkin mengambil masa beberapa minit untuk memuatkan tetapi ia kemudiannya akan mengubah hala kami ke halaman ini. Ini bukan rajah aliran biasa kami. Ini ialah gambar rajah proses perniagaan yang berbeza sama sekali daripada gambar rajah aliran.

Gambarajah Aliran Proses Perniagaan

Gambar rajah Aliran Proses Perniagaan mengandungi beberapa ciri serupa yang biasanya terdapat dalam gambar rajah Aliran .

Sekarang, mari cuba buka borang. Untuk berbuat demikian, pergi ke tapak web Power Apps . Kemudian, klik Data . Selepas itu, Klik Entiti . Kemudian, senarai borang yang tersedia akan dipaparkan.

Klik elipsis ( … ) daripada borang yang ingin kami buka. Kemudian, klik pilihan Edit borang . Akhir sekali, klik pilihan Edit borang dalam tab baharu .

Kami kemudian akan melihat borang yang sedia untuk kami edit.

Jadi, daripada pengguna melalui semua proses membuka borang dan menaip semua butiran yang diperlukan dalam borang, kami hanya boleh membimbing mereka tentang medan yang kami mahu pengguna menjawab dengan mencipta aliran proses perniagaan. Sebagai contoh, kita boleh membiarkan mereka menjawab 3 soalan pertama bagi satu set soalan. Dengan cara ini, kami dapat mengarahkan pengguna melalui borang yang perlu mereka isi sebagai sebahagian daripada proses perniagaan.

Komponen Aliran Proses Perniagaan: Peringkat

Melihat ke dalam rajah Aliran Proses Perniagaan , kita akan melihat butang Peringkat . Apabila diklik, rajah Peringkat akan muncul.

Peringkat ialah sekumpulan langkah yang anda mahu pengguna ikuti . Sebagai contoh, Peringkat 1 adalah untuk mendapatkan maklumat asas pekerja, Peringkat 2 ialah mendapatkan maklumat gaji mereka manakala Peringkat 3 akan melakukan semakan latar belakang, dan Peringkat 4 akan mendapatkan komputer riba mereka. 

Komponen Aliran Proses Perniagaan: Langkah Data

Setiap Peringkat mengandungi Langkah Data . Apabila diklik, rajahnya akan dipaparkan.

Langkah Data ialah langkah atau beberapa langkah dengan data yang diperlukan yang anda mahu pengguna kumpulkan dalam Aliran Proses Perniagaan . Sebagai contoh, Peringkat 1 lebih awal, iaitu untuk mendapatkan maklumat peribadi asas pekerja mungkin termasuk Langkah Data seperti mendapatkan nama pertama dalam Langkah Data #1 , mendapatkan nama keluarga dalam Langkah Data #2 , mendapatkan alamat dalam Langkah Data #3 , mendapatkan nombor telefon dalam Langkah Data #4 , dan seterusnya dan seterusnya.

Komponen Aliran Proses Perniagaan: Keadaan

Kami juga mempunyai ciri Syarat yang boleh kami tetapkan. Di sinilah pengguna menjawab soalan yang mempunyai keputusan tertentu yang akan menggesa Tahap yang berbeza atau Langkah Data yang berbeza untuk diikuti.

Sebagai contoh, dengan penggunaan Condition , kami boleh menetapkan pengguna untuk menjawab medan DeveloperEnvironment dalam borang jika mereka seorang Pembangun . Jika tidak, mereka akan meletakkan medan TesterProduct sebagai Penguji .

Komponen Aliran Proses Perniagaan: Langkah Tindakan

Langkah Tindakan digunakan apabila kami mahu pengguna membuat tindakan seperti menghantar data melalui e-mel. Sebagai contoh, kami mengarahkan pengguna untuk menghantar satu set maklumat asas pekerja peribadi kepada Pasukan Pemiutang Akaun untuk memastikan mereka dibayar. Jadi, daripada memasukkan cebisan data dalam Langkah Data , kami meminta pengguna untuk melakukan tindakan.

Terdapat juga dua Komponen Aliran Proses Perniagaan lain seperti Aliran Kerja dan Langkah Aliran tetapi kami tidak akan terlalu menumpukan padanya dalam tutorial ini.

Mengubahsuai Pentas

Sekarang setelah kita mengetahui penggunaan komponen yang berbeza, kita kemudian boleh meneruskan untuk mengubah suai peringkat untuk Aliran Proses Perniagaan pertama kita . Untuk berbuat demikian, mari klik gambar rajah Peringkat Baharu . 

Apabila diklik, Properties of the Stage akan muncul.

Kemudian, mari tukar Nama Paparan lalai kepada “ Dapatkan Maklumat Asas Pekerja ” dan klik Mohon . 

Kami kemudian akan melihat nama Stage yang diedit .

Selepas itu, klik Butiran untuk memaparkan Langkah Data #1 dalam rajah. Kemudian klik padanya.

Apabila diklik, Properties of the Data Step akan dipaparkan.

Dalam Nama Langkah , mari taipkan maklumat tertentu yang kami mahu pengguna kumpulkan. Jadi untuk Langkah Data #1 , ia akan menjadi " Nama Pertama " dan pilih Nama Pertama dalam Medan Data juga.

Mari tandai Diperlukan dan klik Guna . Kemudian, kami akan melihat nama yang diedit untuk Langkah Data pertama kami .

Kemudian, kami akan melihat nama yang diedit untuk Langkah Data pertama kami .

Menambah Komponen Langkah Data

Untuk menambah Langkah Data baharu dalam rajah, cuma pilih dan seret butang Langkah Data di bawah Komponen .

 Kemudian, letakkannya dalam tanda tambah ( + ) di bawah Langkah Data #1 .

Apabila selesai, kita akan melihat Langkah Data #2 ditambahkan dalam rajah.

Mari tentukan juga maklumat tertentu yang kami ingin pengguna kumpulkan untuk Langkah Data #2 . Taipkan " Nama Akhir " sebagai Nama Langkah , pilih Nama Akhir juga dalam Medan Data , tandakan Diperlukan dan akhir sekali klik Guna .

Mari tambah satu lagi Langkah Data untuk rajah ini. Untuk melakukan itu, seret dan lepas butang Langkah Data dalam tanda tambah ( + ) di bawah Langkah Data baru-baru ini , sama seperti ejat yang kami lakukan sebelum ini.

Untuk Langkah Data #3 , taipkan " Nombor Telefon " untuk Nama Langkah , pilih Nombor Telefon dalam Medan Data juga, tandakan Diperlukan, dan akhir sekali, klik Guna .

Mari tambah satu lagi Langkah Data dalam rajah.

Untuk Langkah Data #4 , pengguna akan mengumpul Tarikh Lahir tetapi hanya akan menaip " DOB " sebagai Nama Langkah . Pilih DOB dalam Medan Data , tandakan Diperlukan , dan klik Guna .

Kini kami telah selesai mencipta gambar rajah Aliran Proses Perniagaan pertama kami yang terdiri daripada 4 Langkah Data .

Menambah Tahap

Untuk menambah satu lagi Peringkat dalam rajah Aliran Proses Perniagaan , pilih dan seret butang Peringkat yang terdapat di bawah Komponen .

Kemudian, letakkannya dalam tanda tambah ( + ) di sebelah Stage terbaru kami .

Apabila selesai, kita akan melihat rajah untuk Peringkat baharu .

Selepas mendapat maklumat asas pekerja, kita perlu menentukan kedudukan pekerja. Jadi, kami akan menamakan Peringkat yang ditambahkan " Tentukan Jawatan Pekerja " dan klik Mohon .

Selepas menamakan Peringkat, kami akan membuat Langkah Data . Klik Butiran dalam rajah kemudian klik Langkah Data #1 .

Mari namakan Langkah Data " Kedudukan Utama ", pilih Kedudukan Utama juga untuk Medan Data dan akhir sekali klik Guna .

Menambah Keadaan Pada Aliran Proses Perniagaan

Kini kami akan menambah Syarat kerana kami mahu pengguna hanya mengisi medan Persekitaran Pemaju jika kedudukan utama mereka ialah Pembangun . Jika tidak, pengguna akan mengisi medan TesterProduct jika kedudukan utama ialah Penguji . Inilah sebab utama mengapa kami membuat aliran ini pada mulanya. Untuk berbuat demikian, mari pilih dan seret butang Syarat .

Kemudian, letakkannya dalam tanda tambah ( + ) betul-betul di sebelah Peringkat di mana Syarat akan ditambah.

Kami kemudian akan melihat gambar rajah Keadaan baharu . Pernyataan syarat yang kami ada adalah untuk menguji sama ada kedudukan utama adalah sama atau tidak dengan nilai pembangun atau penguji. Jadi, kami akan menetapkan laluan Ya ( ? ) untuk Pembangun dan laluan Tidak ( X ) untuk Penguji . Jika pengguna ialah Pembangun , maka dia akan mengikut syarat untuk laluan Ya. Jika ia adalah Penguji , maka syarat untuk laluan Tiada akan diikuti, sebaliknya.

Untuk menetapkan Syarat , edit Sifatnya . Untuk melakukan itu, mari taip pernyataan “ Adakah Pekerja Pemaju? ” sebagai Nama Paparan untuk Syarat . Kemudian, kami akan menetapkan peraturan Kedudukan Utama Sama dengan Nilai Pembangun . Selepas itu, klik Apply .

Menambah Peringkat Pada Rajah Keadaan

Sekarang, mari tambahkan Tahap dengan Langkah Data untuk laluan apabila kedudukan pengguna sepadan dengan keadaan dalam laluan ya ( ? ). Pilih dan seret butang Stage kemudian letakkannya dalam tanda tambah ( + ) betul-betul di sebelah tanda semak ( ? ).

Taipkan Nama Paparan " Isi Maklumat Kembangkan " untuk Pentas .

Selepas itu, mari kita tetapkan Langkah Data . Klik Butiran , kemudian Langkah Data #1 . Pilih DeveloperEnvironmen t sebagai Medan Data di bawah Properties .

Kemudian, tandakan Diperlukan dan klik Guna .

Mari tambahkan juga Peringkat untuk laluan tiada ( X ) atau jawapan “tidak” untuk Syarat . Seperti apa yang kami lakukan sebelum ini, kami hanya akan memilih dan menyeret butang Stage kemudian meletakkannya dalam tanda tambah ( + ) yang dipaparkan di bawah laluan tiada ( X ).

Kemudian, kita akan melihat Peringkat Baharu dipaparkan untuk laluan.

Jika pengguna BUKAN pembangun, Langkah Data ini hendaklah Produk Penguji. Mari taip Nama Langkah " Produk Penguji " dan pilih TesterProduct untuk Medan Data . Kemudian klik Apply .

Kini, kami telah selesai menambahkan Syarat pada aliran proses perniagaan . Ini menjadikan pengisian borang lebih mudah kerana pengguna tidak perlu risau tentang medan Produk Penguji apabila dia Pembangun atau sebaliknya jika dia Penguji .

Menambah Peringkat Baharu Untuk Bidang Lain

Perkara terakhir yang akan kami lakukan ialah menambah gambar rajah Peringkat Baharu untuk medan Pengurus dan medan Permulaan Bayar untuk kedua-dua pengguna — Pembangun dan Penguji . Untuk berbuat demikian, kami akan memilih dan menyeret butang Peringkat daripada Komponen kemudian letakkannya dalam tanda tambah ( + ) di sebelah Peringkat yang kami buat untuk laluan ya ( ? ) atau untuk Pembangun .

Mari kita panggil Peringkat Baharu yang ditambah " Pengurus dan Gaji " dengan menaipnya dalam Nama Paparan di bawah Properties , kemudian klik Mohon . 

Kami juga perlu menambah Data Steps ke Stage. Klik Butiran , kemudian Langkah Data #1 . Pilih ReportingManager sebagai Medan Data dalam Properties.

Selepas itu, tandakan Diperlukan dan klik Guna .

Memandangkan kami memerlukan 2 medan dalam rajah ini, kami akan menambah satu lagi Langkah Data untuk ini. Hanya pilih dan seret butang Langkah Data di bawah Komponen kemudian letakkannya dalam tanda tambah ( + ) di bawah Langkah Data #1 .

While in the Properties, we’ll select StartingPay for the Data Field and click Apply.

We’ll also do the same for the no path (X) or for the Testers. Select and drag the Stage button under Components and place it in the plus sign (+) beside the Stage of the Tester path.

After that, we’ll also add two Data Steps in this Stage. Similar to what we did in the Developer path, just click Details, then click Data Step #1. Select ReportingManager in the Data Field and click Apply.

To add the second Data Step, just select and drag the Data Step button under Components then place it in the plus sign (+) under Data Step #1.

While in the Properties, select StartingPay in the Data Field and click Apply.

So now, we have a full Business Process Flow diagram set up for the process of Onboarding A New Employee.

Saving, Validating And Activating The Business Process Flow

Before we can see our Business Process Flow in action, we need to save, validate and activate it first. To do that, let’s click Save.

Then, click Validate.

After that, click Activate.

When clicked, a dialogue box will appear. Click the Activate button to confirm the process of activation. 

The activation process may take a while then we’ll be good to go after that.

Running The Business Process Flow

Since we’ve already activated our Business Process Flow, we can now run and test it. To do that, let’s go back to Power Automate and click My flows.

Go to the Business process flows tab and click the Run icon across the flow OnboardingANewEmployee.

When clicked, we’ll be redirected to the similar form we had earlier.

The user can still fill in the form manually as desired, but we’ve already added a process for them to follow which is displayed on top.

The first target we’ll see in the process is the stage that we’d like the user to follow first which is to Get Employee Basic Information. 

Let’s click it and the specific portion of the form will be displayed where it wants the user to type in the employee’s First Name, Last Name, Phone Number, and the Date of Birth (DOB). These are the same things we specified in the first stage of our Business Process Flow diagram earlier.

Let’s try filling in the details. For example, let’s type in “Henry” as the First Name, “Legge” as the Last Name, a random Phone Number “5023369985” and the Date of Birth “February 7th, 1973”.

As we fill in the details of the Business Process Flow, the form is also filled in automatically.

To go to the next stage, we’ll click the forward arrow on the far right of the last stage. 

When clicked, the next stage Determine Employee Position will then ask the Main Position of the user.

For this one, let’s try selecting Developer from the drop-down list.

Testing The Condition

If we’ve done the flow set up correctly, the next stage should only ask for the DevelopmentEnvironment and not the TesterProduct when the position is Developer. That’s what we’ve set as the Condition statement. Let’s click the forward arrow to check that.

As we can see, the next stage wants the user to type in the DevelopmentEnvironment which means the flow setup was correct.

Now, let’s go back and change our selection to Tester. To do that, we’ll just click the back arrow.

Pilih Penguji sebagai kedudukan kami kali ini.

Klik anak panah ke hadapan dan peringkat seterusnya akan memberitahu kami untuk menaip Produk Penguji .

Sekarang, mari kita kembali dan teruskan sebagai Pembangun . Klik anak panah belakang untuk melakukannya.

Pilih Pembangun .

Klik anak panah ke hadapan untuk bergerak ke langkah seterusnya.

Kami akan menaip "Linux " sebagai DevelopmentEnvironment sebagai contoh.

Klik anak panah ke hadapan .

Kemudian, peringkat Pengurus Dan Gaji akan dipaparkan meminta kami menaip butiran untuk ReportingManager dan StartingPay .

Mari taip “ Steve Jobs ” dalam medan ReportingManager dengan StartingPay sebanyak “ 80000 ”.

Klik anak panah ke hadapan .

Kemudian klik butang Simpan .

Selepas menyimpan borang, ia akan memberitahu kami bahawa EmployeeID adalah medan yang diperlukan untuk diisi. Oleh itu, ini adalah satu perkara yang kami terlupa untuk menyepadukan ke dalam Aliran Proses Perniagaan kami dan kami akan membetulkannya kemudian.

Untuk contoh ini, mari kita masukkan ID Pekerja “ 212 ” secara manual dalam borang.

Akhir sekali, klik Simpan & Tutup .

Kemudian, ia akan mengubah hala kami ke aliran proses perniagaan kami dalam halaman Power Automate.

Membetulkan Ralat Borang

Kami juga boleh membetulkan isu berbeza yang kami hadapi dengan aliran kami. Sebagai contoh, medan Kedudukan dalam borang tadi sepatutnya menjadi Kedudukan Utama .

Untuk membetulkannya, kita perlu kembali ke Borang Power Apps dan edit label medan yang dipaparkan.

Memandangkan saya sudah membetulkannya, MainPosition kini dipaparkan sebagai label. Apa yang saya lakukan ialah klik sahaja label dalam borang yang ingin saya betulkan. 

Kemudian dalam Propertiesnya , taip label Medan yang betul , klik Simpan dan klik Terbitkan .

Membetulkan Aliran Semasa

Kami juga perlu membetulkan aliran kerana aliran semasa kami tidak memberitahu pengguna untuk memasukkan ID Pekerja . Untuk melakukan itu, mari kita kembali ke gambar rajah Aliran Proses Perniagaan kami . Mula-mula, tambahkan Langkah Data baharu ke peringkat Dapatkan Maklumat Asas Pekerja dengan memilih dan menyeret butang Langkah Data di bawah Komponen kemudian letakkannya dalam tanda tambah ( + ) di atas Langkah Data #1 .

Di bawah Properties , mari taip " EmployeeID " sebagai Nama Langkah . Pilih EmployeeID dalam Medan Data , tandakan Diperlukan , dan akhir sekali klik Guna .

Selepas itu, mari klik Kemas Kini untuk menyimpan borang.

Klik Sahkan dan pastikan pengesahan berjaya seperti yang dipaparkan.

Menyemak semula Aliran Proses Perniagaan

Mari jalankan aliran untuk menyemak sama ada pembetulan berjaya. Untuk berbuat demikian, kembali ke Power Automate dan klik ikon Run untuk memaparkan borang.

Apabila peringkat Dapatkan Maklumat Asas Pekerja diklik dalam borang, ia kini memerlukan kami mengisi medan EmployeeID .

Jom cuba. Taipkan " 1234 " sebagai ID Pekerja kami .

Isi ruangan lain juga. Untuk kali ini, kami akan menaip “ Bob ” sebagai Nama Pertama , “ Chuck ” sebagai Nama Akhir , “ 1234567890 ” untuk Nombor Telefon dan “ 1 September 2020 ” sebagai DOB .

Klik anak panah ke hadapan .

Mari pilih Kedudukan Utama " Penguji " untuk yang ini.

Klik anak panah ke hadapan .

Untuk medan Produk Penguji , mari taip " Permainan Video ".

Klik anak panah ke hadapan .

Kemudian, pada medan ReportingManager mari taip “ Bill Gates ” dan “ 90000 ” dalam StartingPay .

Akhir sekali, klik butang Simpan & Tutup .

Penyepaduan Aliran Proses Perniagaan Dalam
Borang Power Automate PowerApps: Menambah Dan Mengubah Suai Medan
Microsoft Power Automate: Automasi Aliran Kerja

Kesimpulan

Begitulah cara kami boleh menggunakan aliran proses perniagaan untuk mencipta panduan aliran untuk Kakitangan Sumber Manusia yang perlu menyerahkan borang apabila mereka menerima pekerja baharu.

Aliran proses perniagaan berfungsi dengan hebat kerana ia menunjukkan kepada pengguna langkah khusus yang perlu diikuti melalui Peringkat dan Syarat yang terdiri daripada Langkah Data dan Langkah Tindakan . Aliran ini hanya membimbing pengguna melalui proses perniagaan. Di samping itu, aliran proses perniagaan berguna apabila kami ingin pengguna memasukkan dan mengisi hanya medan tertentu dalam borang proses perniagaan dan bukannya melalui borang dari atas ke bawah yang agak mengelirukan pada kebanyakan masa. Mudah-mudahan, anda dapat memahami dengan jelas penggunaan dan konsepnya melalui tutorial ini.

Semua yang terbaik,

Henry