Simpan Lampiran E-mel Ke SharePoint Dengan Power Automate

Dalam blog hari ini, anda akan belajar cara menyimpan lampiran e-mel secara automatik ke SharePoint menggunakan Power Automate. Dengan menggunakan aliran Kuasa Automate, saya menjimatkan banyak masa dalam aktiviti harian saya, dan saya berharap ia juga boleh melakukan perkara yang sama untuk anda. Anda boleh menonton video penuh tutorial ini di bahagian bawah blog ini.

Isi kandungan

• Gambaran keseluruhan
• Simpan Lampiran E-mel Ke SharePoint Dan Padam E-mel
• Kuasa Automate Aliran Contoh: LawtonAR
• Mencipta Aliran Menggunakan Templat Kuasa Automate
  • Langkah 1: Apabila E-mel Dengan Lampiran Tiba
  • Langkah 2: Menyimpan Lampiran E-mel Ke Sharepoint
  • Langkah 3: Memadam E-mel
• Menggunakan Aliran Desktop Selepas Menyimpan Lampiran E-mel Ke SharePoint
• Kesimpulan

Gambaran keseluruhan

Setiap hari, saya menerima beberapa e-mel dengan lampiran dan perkara yang kerap saya lakukan ialah mengambil lampiran ini dan menyimpannya ke folder SharePoint . 

Tetapi bukannya melalui setiap e-mel secara individu, menyimpan lampiran pada SharePoint dan mengemas kini fail setiap hari, saya mencipta aliran sekali dalam Power Automate untuk mengautomasikan tugas yang membosankan ini.  

Jadi untuk setiap e-mel yang masuk daripada pengirim tertentu, aliran mengambil lampiran, mengalihkannya ke SharePoint dan menimpa fail sedia ada dalam folder itu. Dan kemudian saya menggunakan data yang disimpan dalam fail itu untuk mengemas kini fail LuckyTemplates saya. Mari kita pergi ke langkah-langkah tentang cara aliran Automate Kuasa ini disediakan.

Simpan Lampiran E-mel Ke SharePoint Dan Padam E-mel

Mulakan dengan membuka Power Automate Online . Seperti yang anda boleh lihat dalam aliran Saya, terdapat beberapa aliran yang saya gunakan setiap hari. Sebagai contoh, tiga aliran pertama dalam senarai saya menggunakan templat Power Automate yang sama yang telah kita bincangkan. 

Saya menciptanya menggunakan templat Power Automate yang mengambil lampiran e-mel, menyimpannya ke SharePoint dan juga memadamkan e-mel itu selepas itu supaya saya tidak perlu risau tentang memadamkannya. 

Untuk mengakses templat ini, klik Templat , kemudian taip simpan lampiran e-mel dalam bar carian. 

Beberapa templat Power Automate yang berkaitan akan dipaparkan dalam hasil carian, tetapi kami akan menumpukan pada Simpan lampiran e-mel ke SharePoint dan padamkan e-mel . 

Dan bukannya mencipta ini dari awal, kami akan mengambil yang sedia ada dan melihat cara ia disediakan dan prestasi aliran ini dari semasa ke semasa.

Kuasa Automate Aliran Contoh: LawtonAR

Mari kita pertimbangkan salah satu aliran saya sebagai contoh. LawtonAR adalah salah satu aliran yang telah saya cipta dan telah dijalankan untuk beberapa waktu sekarang. 

Membuka ini akan menunjukkan kepada kami penerangan, iaitu templat yang telah kami pilih sebelum ini. Kita juga boleh melihat tarikh ia dicipta pada 20 Ogos, dan kita tahu ia telah berjalan sejak itu. 

Jika kita menatal ke bawah, kita akan melihat sejarah perjalanan harian aliran, tempoh proses dan status sama ada ia berjaya atau gagal.

Fokus pada lajur Tempoh , dan perhatikan jumlah masa yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tersebut. Sebaik sahaja e-mel mencecah peti masuk, ia mengambil masa 2 hingga 3 saat untuk aliran mengambil lampiran, menyimpannya ke SharePoint dan kemudian memadamkan e-mel.

Saya memerlukan aliran ini kerana saya mempunyai pelanggan yang menggunakan QuickBooks Online, dan saya mempunyai beberapa laporan tersuai di sana yang menghantar e-mel kepada saya setiap hari. Walau bagaimanapun, QuickBooks Online tidak menyokong penjadualan e-mel pada masa ini.

Biasanya, e-mel tiba antara 4:30 – 5:00 PG masa saya, yang menyediakan masa yang mencukupi untuk fail disimpan dalam SharePoint sebelum muat semula LuckyTemplates harian.

Jadi itulah gambaran keseluruhan sampel kami, LawtonAR. Sekarang mari kita meneruskan proses menyediakan aliran Automate Kuasa yang serupa.

Mencipta Aliran Menggunakan Templat Kuasa Automate

Mulakan dengan mengklik Edit untuk membuka aliran dan langkah-langkah yang perlu anda sediakan untuk aliran tertentu ini. Terdapat tiga langkah utama yang perlu kita ambil untuk aliran ini.

Langkah 1: Apabila E-mel Dengan Lampiran Tiba

Yang pertama ialah Apabila e-mel baharu tiba . Klik pada langkah ini untuk membuka pilihan lanjutan. 

Untuk contoh ini, mari pilih Peti Masuk untuk Folder . Dalam medan Kepada , pilih alamat e-mel yang betul, terutamanya jika anda mempunyai lebih daripada satu alamat e-mel yang disimpan. 

Pilih Ya pada Sertakan Lampiran kerana itulah yang kami mahu alihkan ke SharePoint. Penapis Subjek mengandungi baris subjek yang sama bagi e-mel apabila ia tiba. Tetapkan Kepentingan kepada Normal dan pilih Ya kepada Hanya dengan Lampiran . 

Dan itu sahaja yang perlu kita isi untuk langkah pertama ini. 

Langkah 2: Menyimpan Lampiran E-mel Ke Sharepoint

Sebaik sahaja e-mel tiba, langkah kedua memberitahu kami tempat untuk memindahkan atau mengambil lampiran. Jika anda mempunyai e-mel yang disertakan dengan lima lampiran berbeza, ia boleh mengalihkan setiap satu daripada fail ini dari satu titik ke lokasi yang ditetapkan.

Buka langkah kedua, Mohon pada setiap lampiran pada e-mel . Sebaik sahaja ia dibuka, anda boleh melihat bahawa Lampiran telah diletakkan di bawah Pilih output daripada langkah sebelumnya.

Klik kiri di sebelah Lampiran untuk membuka senarai kandungan dan Ungkapan Dinamik . Buka sublangkah Cipta fail . Dalam Alamat Tapak, tambahkan alamat SharePoint untuk digunakan. Juga isikan Laluan Folder pilihan anda dengan tempat yang anda mahu lampiran dialihkan.

Untuk Nama Fail , pergi ke senarai kandungan Dinamik dan pilih Nama Lampiran . Untuk Kandungan Fail, pilih Kandungan Lampiran .

Untuk meringkaskan langkah kedua, kami mengambil lampiran daripada e-mel asal, kemudian menetapkannya di mana dan folder apa yang kami mahu ini ditambahkan dalam SharePoint. Kemudian, kami menyimpannya dengan Nama Lampiran dan Kandungan. 

Langkah 3: Memadam E-mel

Akhir sekali, kami akan Padamkan E-mel dalam langkah ketiga. Buka langkah ini seperti yang kita lakukan dalam dua sebelumnya.

Kemudian untuk Id Mesej , pilihnya daripada senarai kandungan Dinamik . Id Mesej ini mempunyai Pengecam unik mesej yang akan membantu dalam pemadaman e-mel kemudian. Kemudian tambahkan alamat e-mel yang sesuai dalam medan Alamat Peti Mel Asal .

Apa yang menarik tentang aliran ini ialah setelah anda menyediakan dan menjalankannya, anda tidak perlu risau tentang penjadualan. Ini kerana aliran hanya akan berlaku sebaik sahaja e-mel dihantar ke alamat e-mel yang dimaksudkan, dengan penapis subjek yang ditentukan dan lampiran. Hanya selepas itu ia akan menyimpan lampiran e-mel ke SharePoint.

Menggunakan Aliran Desktop Selepas Menyimpan Lampiran E-mel Ke SharePoint

Setelah fail disimpan, saya mempunyai aliran desktop lain yang kemudiannya membawa fail dari folder sementara kami, (FilesToMove) ke folder yang sesuai di mana fail harus disimpan untuk diproses. 

Jika saya membuka Fail saya dalam komputer saya, saya akan pergi ke folder SharePoint saya > Power Reports – Documents > .FilesToMove . Pada masa ini saya mempunyai fail yang disimpan dan dinamakan ReconAR.

Setelah disimpan dalam folder ini oleh aliran pertama kami, aliran desktop saya mengambil fail ini dari sini dan kemudian mengalihkannya ke folder yang sesuai. Jadi, jika saya kembali ke Power Reports – Documents , saya boleh membuka folder lain bernama RECON .

Di dalam folder ini, kita dapat melihat bahawa aliran desktop berfungsi dan ReconAR sudah dialihkan. 

Microsoft Power Automate: Automasi Aliran Kerja
MS Power Automate Vs. SharePoint Automate
Power Automate Actions | Tutorial Menyelam Dalam

Kesimpulan

Kesimpulannya, Power Automate boleh menjadi alat yang berkuasa untuk menyimpan lampiran e-mel secara automatik ke SharePoint. Dengan mencipta aliran mudah menggunakan pencetus Apabila e-mel baharu tiba dan tindakan Cipta fail , anda boleh dengan mudah menyediakan sistem untuk menyimpan lampiran secara automatik pada folder SharePoint yang anda inginkan. 

Templat Power Automate ini boleh menjimatkan masa dan usaha anda dengan menghapuskan keperluan untuk memuat turun dan memuat naik lampiran secara manual, dan juga boleh membantu memastikan bahawa dokumen penting disimpan dan disusun dengan betul. Dengan Power Automate, mudah untuk mengautomasikan proses ini dan memperkemas aliran kerja anda.

Semua yang terbaik,

Jarrett Moore