Templat SharePoint Untuk Perpustakaan Dokumen

Templat ialah reka bentuk prabina yang boleh kita gunakan untuk menyeragamkan susun atur tertentu. Dalam tutorial ini, kita akan bercakap tentang cara menambah dan menggunakan templat SharePoint tersuai pada pustaka dokumen . 

Templat dokumen boleh disimpan dan digunakan semula untuk menyeragamkan proses dan membawa konsistensi dalam organisasi. Mereka biasanya dipraformat dalam beberapa cara yang memaklumkan penggunaan dokumen.

Isi kandungan

• Kepentingan Menggunakan Templat Dokumen Dalam SharePoint
• Memuat naik Templat Dokumen Pada SharePoint
• Menggunakan Templat SharePoint Untuk Dokumen
• Kesimpulan

Kepentingan Menggunakan Templat Dokumen Dalam SharePoint

Sebab utama untuk menggunakan templat dokumen dalam SharePoint ialah ia menjimatkan masa untuk penggunanya. Daripada perlu menghabiskan masa memformat jenis dokumen setiap kali kami menggunakannya, kami hanya boleh menyimpan templat dokumen dan kemudian menggunakannya semula. Selain itu, menggunakan templat boleh memastikan keseragaman kerana ia memastikan segala-galanya diformat dengan betul. 

Sebagai contoh, jika kami sebuah syarikat kereta, kami biasanya mempunyai fail Excel sebut harga untuk orang jualan. Dalam contoh ini, kami mempunyai folder Petikan .

Di dalam folder ini, kami mempunyai beberapa contoh fail petikan Excel untuk Honda dan Ford . 

Semasa kami membuka fail sebut harga ini, kami dapat melihat bahawa fail tersebut mempunyai format berbeza yang boleh mengelirukan bagi mereka yang ingin menyemaknya atau membuat fail sebut harga baharu untuk syarikat kereta lain. 

Selain itu, jika pengguna lain perlu mencipta fail sebut harga, mereka mungkin mempunyai cara lain untuk membuatnya. 

Kami boleh menyediakan templat yang boleh digunakan oleh pengguna jualan setiap kali mereka perlu membuat sebut harga. Kemudian, kami boleh memuat naiknya pada SharePoint kami. 

Memuat naik Templat Dokumen Pada SharePoint

Untuk tutorial ini, saya mencipta contoh templat petikan yang saya mahu pengguna gunakan setiap kali mereka membuat petikan. Pada templat ini, saya menambah nama syarikat, slogan, sebut harga, tarikh, dan sebagainya. 

Untuk memuat naik templat pada SharePoint, cuma klik butang Baharu kemudian klik Tambah templat .

Selepas itu, pilih templat yang telah anda buat. Untuk contoh ini, saya telah mencipta templat yang dinamakan sebagai Templat Sebut Harga .

Kami akan melihat pemberitahuan bahawa templat kami telah dimuat naik.

Pengguna kini boleh menggunakan templat ini. Mereka hanya perlu mengklik butang Baharu .

Kemudian, kami akan melihat bahawa templat petikan yang telah kami muat naik telah ditambahkan pada senarai. Sekali lagi, ini berguna kerana jika pengguna menambah petikan, kami boleh memberitahu mereka untuk tidak membuat fail Excel sebut harga dengan cara mereka sendiri dan hanya menggunakan templat yang telah kami sediakan ini. 

Untuk contoh ini, saya akan memadamkan dua contoh fail petikan ini yang tidak mempunyai format yang sama. 

Menggunakan Templat SharePoint Untuk Dokumen

Untuk menggunakan templat yang telah kami tambah, cuma klik butang Baharu kemudian klik pada templat tersebut. 

Seperti yang kita dapat lihat, daripada mempunyai fail excel kosong dan mencipta petikan dari awal, kita kini mempunyai templat petikan yang hanya perlu kita isi.

Selepas memasukkan butiran yang diperlukan untuk petikan ini, kami kini boleh menamakan semula. Ini adalah contoh petikan untuk Ford , jadi saya namakannya sebagai Ford .

Setiap kali pengguna perlu membuat sebut harga, mereka hanya boleh menggunakan templat sebut harga kami. Dengan ini, kami juga boleh mempunyai templat untuk sebut harga, helaian panggilan, nota mesyuarat dan lain-lain lagi. Ambil perhatian bahawa kami juga boleh melakukan ini untuk fail Word atau PowerPoint.

Tetapi bagaimana jika kita tidak mahu pengguna mencipta buku kerja Excel atau dokumen Word mereka lagi? Kita juga boleh melakukannya. Mula-mula, klik butang Baharu , kemudian klik menu Edit Baharu . 

Nyahtanda pilihan yang boleh digunakan pengguna semasa menambah fail baharu. Sebagai contoh, jika kita mempunyai templat untuk buku kerja Excel, maka kita boleh menyahtanda buku kerja Excel di sini. 

Kami juga boleh mengatur pilihan kami. Sebagai contoh, kami boleh menyeret templat petikan kami dan meletakkannya di atas jika kami mahu.

Untuk menyimpan perubahan, cuma klik Simpan .

Kemudian, jika kami mengklik pada butang Baharu sekali lagi, kami akan melihat bahawa buku kerja Excel tiada dalam senarai dan templat petikan kami kini berada di bahagian atas. 

Kita boleh membawa balik buku kerja Excel dengan mudah jika kita mahu. Hanya pergi ke menu Edit sekali lagi dan tandakan kotak semak buku kerja Excel. Pastikan anda menyimpan setiap kali anda membuat beberapa perubahan.

Jika kita ingin mengalih keluar templat tertentu, cuma klik pada elips kemudian klik Padam .

Menambah Fail SharePoint Pada Tapak SharePoint Komputer Anda
: Gambaran Keseluruhan Ringkas
Tapak SharePoint | Reka Letak Dan Panduan Menu

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, templat SharePoint menyediakan peluang yang baik untuk memperkemas kerja kami, terutamanya proses penciptaan dokumen. Dalam tutorial ini, anda dapat mempelajari cara memuat naik dan menggunakan templat dokumen tersuai pada SharePoint.

Mempunyai ciri ini pada SharePoint sangat berkuasa kerana ia memaksa pengguna kami untuk mengatur dan mencipta format dokumen yang padu. Mudah-mudahan, anda dapat memahami penggunaan dan kepentingannya.

Semua yang terbaik,

Henry