5 redenen waarom u mogelijk een hosting voor het delen van privébestanden nodig heeft

Het is moeilijk om je een moderne wereld voor te stellen zonder het delen van bestanden. We wisselen interessante boeken, video's van onze laatste vakanties, werkdocumenten en vele andere dingen uit. Om dat te doen gebruiken de meesten van ons file-sharing hosting zonder het te beseffen.

Als je een link naar je rapport op Google Drive hebt verzonden of iets hebt gedownload van Dropbox, heb je hosting voor het delen van bestanden gebruikt.

De meest voorkomende use-cases voor het delen van bestanden omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Persoonlijk media-archief - deze spreekt voor zich, want we houden allemaal van die nostalgie bij het bekijken van oude foto's
• Samenwerking - voor het bewerken van artikelen in Google Docs, brainstormen over ideeën en tegelijkertijd de kolommen in spreadsheets vullen.
• Back-upopslag - om belangrijke webgegevens offsite te bewaren.
• Schending van het auteursrecht - dat is de vervelende die wordt gebruikt voor het verspreiden van pirateninhoud, dus we zullen er niet veel details over geven
• Bestandssynchronisatie - voor het wijzigen van een bestand vanaf de telefoon en om de wijzigingen weer te geven op andere apparaten.

Sommige van deze scenario's kunnen worden vervuld met de openbare services voor het delen van bestanden, terwijl andere vragen om oplossingen voor het delen van privébestanden.

Als u begrijpt hoe bestandsservers werken , kunt u de juiste keuze maken. Kortom, een bestandsserver is een centrale opslag voor bestanden die op afstand via een netwerk toegankelijk zijn. Dit zorgt voor naadloze toegang en informatie-uitwisseling tussen meerdere apparaten.

In het geval van het gebruik van openbare oplossingen, kunnen de bestanden voor iedereen op internet toegankelijk worden gemaakt zonder de mogelijkheid om dit netwerk te beperken, terwijl de opties voor het privé delen van bestanden nergens beschikbaar zijn, behalve in uw privénetwerk.

Waarom zou je dat nodig hebben? Hier zijn 3 hoofdredenen:

1 – Gecentraliseerd beheer

Met een openbare dienst heb je geen volledig overzicht van wat er in je ruimte gebeurt. U kunt zeker alle bestanden en mappen afzonderlijk controleren om te zien wie er toegang toe heeft en wie de laatste wijzigingen heeft aangebracht.

Oplossingen voor het delen van privébestanden stellen u in staat om een ​​gecentraliseerd beheersysteem te hebben om alle activiteiten op de bestanden, zoals openen, downloads, uploads en wijzigingen, te controleren zonder dat u elk bestand afzonderlijk hoeft te controleren.

Bovendien is het mogelijk om het machtigingssysteem zoals Active Directory te integreren om de bestandstoegang voor gebruikersgroepen te openen of te beperken, waardoor tijd wordt bespaard bij het openen van alle vereiste bestandstoegang voor nieuwe werknemers en deze te beperken wanneer ze vertrekken.

2 – Snellere samenwerking

Privé gehoste oplossingen zorgen voor een snellere synchronisatie tussen de bestanden en een gemakkelijkere samenwerking . Hoewel het mogelijk is voor meerdere mensen om in het openbaar aan hetzelfde bestand te werken, kunnen ze soms traag zijn (onthoud dat moment wanneer u een zware spreadsheet opent, één cel wijzigt en het een eeuwigheid duurt om uw wijzigingen weer te geven), en het is niet mogelijk.

Met oplossingen voor het delen van privébestanden en gedistribueerde bestandssystemen wordt de lokale kopie bewerkt en vervolgens worden de wijzigingen gesynchroniseerd met het hoofdbestand om het te versnellen.

3 – Gegevenscodering

Meestal hebt u geen controle over de opties voor gegevenscodering wanneer u de opties voor openbaar delen van bestanden gebruikt. Het brengt het risico van datalekken met zich mee. Met wetten ter bescherming van persoonsgegevens zoals AVG of CCPA kan onvoldoende encryptie voor veel problemen zorgen.

Met de privéoplossingen beslist u over de codering en extra beschermingslagen zoals met wachtwoord beveiligde koppelingen en anti-malwaresoftware om de inkomende bestanden te scannen om virussen en andere ongewenste zaken te voorkomen. Het is alsof u alle kracht heeft om uw pc te beschermen, maar op een grotere schaal .

Als het echter gaat om serverbeveiliging en om ervoor te zorgen dat aan alle nalevingsvereisten wordt voldaan, wordt het ten zeerste aanbevolen om voor de zekerheid een beveiligingsspecialist in te huren.

4 – Prijs

Over openbare ruimtes gesproken, ze geven gratis onvoldoende opslagruimte ( zoals 2 GB voor Dropbox en 15 GB voor Google Drive ). Voor grote ondernemingen die met grote datamassa's werken, kan dit een probleem zijn, omdat ze voortdurend extra schijfruimte of add-on-services moeten aanschaffen om de toestroom van data aan te kunnen. Kiezen voor een oplossing voor beheerde bestandsservers kan uiteindelijk goedkoper lijken.   

5 – Aanpassingsbehoeften 

Vaak worden openbare services voor het delen van bestanden geleverd met kant-en-klare functies die niet kunnen worden aangepast aan specifieke organisatiebehoeften, zoals het instellen van automatische offsite back-ups, het op afstand uploaden/downloaden van bestanden met behulp van API of het uitwisselen van met een wachtwoord beveiligde koppelingen. Het belangrijkste voordeel van privé-bestandsservers is dat u aangepaste bestandsbeheersoftware kunt installeren om aan uw behoeften te voldoen en het systeem naar wens kunt aanpassen.

Voor werkgerelateerde doeleinden lijkt het delen van privébestanden de enige mogelijke manier. Maar als het gaat om de belangrijkste vraag wat beter is - openbare gratis diensten of het opzetten van uw eigen bestandsserver, is er geen juist antwoord.

Hoewel dit laatste je meer veiligheid biedt bij het werken met gevoelige gegevens, is het misschien niet nodig om grappige kattenfoto-archieven te delen. Openbare diensten voor het delen van bestanden vereenvoudigen ons leven aanzienlijk en kunnen de dagelijkse behoeften volledig dekken, dus hier hangt alles af van het gebruiksscenario