Een Gantt-diagram maken in Excel

Van alle methoden die u kunt gebruiken om een ​​project in Excel bij te houden, is het opzetten van een Gantt-diagram een ​​van de meest effectieve. Dit komt omdat het een van de beste visuele weergaven is van de projectstatus en de algemene tijdlijn.

Met behulp van een Gantt-diagram ziet u in één oogopslag welke taken momenteel de hoogste prioriteit hebben en ziet u eenvoudig de geschatte einddatum van het project.

Tenzij u een Gantt-diagramsjabloon gebruikt, is er geen native tool waarmee u er een kunt bouwen. Met een paar eenvoudige trucs kunt u echter handmatig een dynamisch Gantt-diagram maken in Excel. Hier is hoe.

Maak eerst uw projecttijdlijnspreadsheet

Voordat u uw project-Gantt-diagram maakt, moet u de spreadsheet maken om deze te ondersteunen. Deze spreadsheet moet de startdatum, einddatum, beschrijving en duur voor elke taak bevatten.

Nadat u uw project hebt ingedeeld, is het tijd om uw Gantt-diagram te maken.

Een Gantt-diagram maken in Excel

U kunt uw Gantt-diagram in een nieuw blad laten weergeven, maar gegevens tekenen van het oorspronkelijke blad waar uw projecttijdlijn is opgeslagen. Open een nieuwe spreadsheet en selecteer Invoegen in het menu.

Startdatums invoegen in Gantt-diagram

Selecteer in het gedeelte Grafieken Staafdiagram . Selecteer in de vervolgkeuzelijst het gestapelde staafdiagram.

Dit staafdiagram dient als visuele indicator van de duur van elke taak.

Vervolgens moet u de onderste legenda van het diagram instellen als de startdatum voor elke taak. Klik met de rechtermuisknop op de lege grafiek en kies Gegevens selecteren . Selecteer onder het veld Legendavermeldingen de knop Toevoegen .

Selecteer het veld Serienaam en open vervolgens het blad waar uw projectplanning is opgeslagen. Kies de kop Startdatum . Selecteer vervolgens het veld Reekswaarden en selecteer het volledige bereik van startdatums voor uw projecttaken.

Selecteer OK als u klaar bent. Uw grafiek ziet er ongeveer uit zoals hieronder wordt weergegeven.

Dit is een goed begin, maar het is nog geen Gantt-diagram.

Duur aan uw Gantt-diagram toevoegen

Nu is het tijd om een ​​visualisatie toe te voegen om de duur van elke taak weer te geven. Klik met de rechtermuisknop op de grafiek en kies Gegevens selecteren .

Selecteer onder Legendavermeldingen nogmaals Toevoegen .

Herhaal hetzelfde proces als hierboven, maar selecteer deze keer de koptekst en de gegevens in het veld Duur.

Selecteer OK als u klaar bent.

Nu zult u merken dat uw Gantt-diagram een ​​gedeelte van een staafdiagram heeft voor elke taak dat de taakduur vertegenwoordigt.

Het begint waar de laatste taak eindigt en eindigt waar de volgende taak begint.

Taakbeschrijvingen toevoegen aan Gantt-diagram

U zult merken dat het enige dat in uw Gantt-diagram ontbreekt, de taakbeschrijvingen zijn. Het toevoegen van deze is net zo eenvoudig als de datums en duur. Maar deze keer moet u de Axis-labels bijwerken.

Klik met de rechtermuisknop op het diagram en selecteer Gegevens selecteren . Selecteer onder Labels horizontale as de knop Bewerken .

Selecteer deze keer voor het Axis-labelbereik het cellenbereik met de taakbeschrijvingen.

Selecteer OK om te voltooien en OK in het venster Gegevensbron selecteren. Nu zult u merken dat uw grafiek veel meer op een Gantt-grafiek lijkt. Het blauwe deel van de balken in de grafiek zou er echter niet moeten zijn.

Maak je geen zorgen, het verwijderen ervan is eenvoudig.

De laatste hand aan uw Gantt-diagram

Klik met de rechtermuisknop op een van de blauwe balken en selecteer Gegevensreeks opmaken.

Selecteer het Paint-pictogram in het rechtermenu. Selecteer vervolgens Geen vulling onder Opvulling en selecteer Geen lijn onder Rand .

Nu ziet uw Gantt-diagram er eindelijk uit als een Gantt-diagram. Het enige probleem is dat uw projecttaken in de omgekeerde volgorde worden weergegeven als ze zouden moeten zijn. Wat u wilt, is de taak met de eerdere startdatum bovenaan, de tekst eronder, enzovoort.

Om dit op te lossen, klikt u met de linkermuisknop op de linkeras en kiest u As opmaken.

Selecteer in het gedeelte Asopties de optie Categorieën in omgekeerde volgorde .

Nu kunt u zien dat uw Gantt-diagram al uw projecttaken in de juiste volgorde weergeeft. Alleen de duur van die taak wordt weergegeven in het Gantt-diagram. Alles is uitgelijnd met het juiste datumbereik wanneer die taak is gepland om actief te zijn.

Je Gantt-diagram is klaar. Maar er zijn een paar dingen die u kunt doen om de grafiek verder op te maken en op te poetsen.

Poets je Gantt-diagram op

Het is u misschien opgevallen dat uw Gantt-diagram veel witruimte heeft. Er zijn een paar dingen die je kunt doen om dit op te lossen.

Selecteer de datums boven de taakbalken. Klik vervolgens met de rechtermuisknop en selecteer Axis formatteren . Speel in Asopties onder Grenzen met het verhogen van de minimumgrenzen totdat de taken dicht genoeg bij de verticale as van uw Gantt-diagram liggen.

Als u het te veel verhoogt en de balken verschuiven van het weergavegebied, drukt u op de Reset - knop om opnieuw te beginnen.

Het is je misschien ook opgevallen dat de datums vrij veel samen aan de bovenkant van de grafiek zijn geschoven met heel weinig ruimte ertussen. Er zijn een aantal dingen die u kunt doen om dit op te lossen.

• In hetzelfde menu Opmaakas hierboven, kunt u het hoofdnummer onder Eenheden aanpassen om de ruimte tussen datumlabels te verkleinen door het nummer te verkleinen. Door Major te vergroten, wordt de ruimte groter.
• Als uw project binnen één jaar plaatsvindt, kunt u het jaar van de Startdatum verwijderen om alleen maand en dag te gebruiken. Dit zal veel meer labelruimte creëren voor uw Gantt-diagram.

Als je klaar bent, heb je een definitief Gantt-diagram dat mensen een snel en gemakkelijk te lezen overzicht van je hele project biedt.

Als je dit proces eenmaal met een paar van je projecten hebt doorlopen, wordt het maken van een Gantt-diagram een ​​tweede natuur. Het is snel en eenvoudig om in minder dan 10 tot 15 minuten een Gantt-diagram te maken van uw projectspreadsheet.