Gepersonaliseerde massa-e-mails maken met Afdruk samenvoegen voor Gmail

Moet u dezelfde e-mail naar veel mensen sturen met voor elk een gepersonaliseerde inhoud? Misschien wil je elke ontvanger begroeten met hun naam, hun postadres gebruiken of hun lidmaatschapsnummer vermelden.

Afdruk samenvoegen is een functie waarmee u meerdere kopieën van brieven en e-mails kunt maken om naar uw contacten te verzenden. Elke brief of e-mail kan zowel standaard als op maat gemaakte gepersonaliseerde inhoud bevatten. De informatie die u gebruikt om elke brief of e-mail aan te passen, wordt uit uw gegevensbron gehaald, zoals een lijst met contacten.

Als u Gmail als uw belangrijkste e-mailclient gebruikt, is er geen ingebouwde functie voor samenvoegen. Er is echter een invoegtoepassing voor Afdruk samenvoegen beschikbaar voor Google Spreadsheets die is gekoppeld aan uw Gmail-account. We laten u zien hoe u de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen voor Gmail met bijlagen kunt gebruiken om een ​​batch van dezelfde e-mails te personaliseren en te verzenden.

Installeer de Mail Merge for Gmail with Attachments Add-on

Voordat u de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen installeert en gebruikt, moet u inloggen op het Gmail-account dat u wilt gebruiken.

Installeer vervolgens de Mail Merge-add-on voor Google Spreadsheets.

Klik op Doorgaan in het dialoogvenster Laten we aan de slag gaan om de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen toestemming te geven om uit te voeren.

De verschillende machtigingen die vereist zijn voor de add-on worden vermeld. Klik op Toestaan ​​om de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen toestemming te geven om toegang te krijgen tot uw Gmail-account.

De Handleiding Afdruk samenvoegen – Aan de slag wordt weergegeven. Klik op de X om het dialoogvenster te sluiten.

Maak de samenvoegsjabloon

De invoegtoepassing Afdruk samenvoegen opent een nieuwe naamloze spreadsheet in Google Spreadsheets op een nieuw tabblad.

Ga naar Add-ons > Afdruk samenvoegen met bijlagen > Samenvoegsjabloon maken .

Er wordt een blanco mail merge-sjabloon gemaakt in de Naamloze spreadsheet , die de verplichte kolommen bevat, zoals Voornaam , Achternaam en E-mailadres .

Importeer of voer uw contacten in

Nu moet u de contacten die u wilt gebruiken aan deze spreadsheet toevoegen. Ga hiervoor naar Add-ons > Afdruk samenvoegen met bijlagen > Google-contactpersonen importeren .

Het importeren van uw contacten is de snelste manier om ze toe te voegen. Maar u kunt de informatie voor de ontvangers ook handmatig in de spreadsheet invoeren.

Als u bepaalde groepen ontvangers hebt waarnaar u batch-e-mails verzendt; misschien wilt u groepen maken in uw Google-contacten.

Selecteer de groep met de e-mailadressen die u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst en klik op Contactpersonen importeren . Het dialoogvenster wordt niet automatisch gesloten, dus klik op de X in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster.

Een bijlage voor een contactpersoon toevoegen

Een van de items die u in elke e-mail kunt aanpassen, is de bijlage. U kunt een ander bestand aan elke e-mail toevoegen door een link naar het bestand in uw Google Drive-account te gebruiken.

Open hiervoor een nieuw tabblad en log in op Google Drive. Upload vervolgens het bestand dat u aan de e-mail wilt toevoegen. U kunt het bestand naar het browservenster slepen om het te uploaden.

Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het geüploade bestand en klik op Deelbare link ophalen .

Zorg ervoor dat in het pop-upvenster de schuifregelaar Link delen bij is ingeschakeld (groen).

Als het delen van links al is ingeschakeld, wordt de URL automatisch gekopieerd wanneer u Deelbare link ophalen selecteert . Als u geen bericht hebt gezien dat de koppeling naar het klembord is gekopieerd, selecteert u de URL in het dialoogvenster en kopieert u deze.

Ga terug naar de Mail Merge-spreadsheet en plak de URL in de kolom Bestandsbijlagen van de persoon naar wie u dit bestand wilt verzenden. U kunt naar elk contact in uw lijst een ander bestand verzenden.

U kunt ook meerdere URL's voor bestandsbijlagen opnemen, gescheiden door komma's.

Plan de datum en tijd om de e-mail te verzenden

In de kolom Geplande gegevens kunt u een datum en tijd opgeven voor het verzenden van de e-mail, die voor elke persoon anders kan zijn.

Om een ​​e-mail te plannen, voert u de gewenste datum en tijd in, met behulp van het dd/mm/jjj uu:mm-formaat, in de kolom Geplande datum voor het gewenste contact.

Laat de cellen in de kolom Geplande datum leeg om de e-mails onmiddellijk te verzenden zodra ze zijn ingesteld.

Aangepaste inhoud toevoegen

Naast de standaardvelden die zijn opgenomen in de mail merge-sjabloon, kunt u andere aangepaste velden toevoegen. Misschien wil je informatie toevoegen zoals het e-mailadres en lidmaatschapsnummer van elke ontvanger. U kunt kolommen aan de spreadsheet toevoegen om die informatie op te slaan.

Voor ons voorbeeld gaan we iets eenvoudigs toevoegen. We willen in elke e-mail de achternaam van de ontvanger gebruiken, voorafgegaan door de titel (Mr., Ms. of Mrs.). Dus we gaan een kolom Titel toevoegen.

Om een ​​kolom toe te voegen aan het mail merge-spreadsheet, beweegt u uw muis over de kolomkop van de laatst ingevulde kolom. Klik op de pijl-omlaag die verschijnt en klik vervolgens op Invoegen 1 rechts .

Klik in de blauwe kopcel en verander de naam van de kolom in een toepasselijke naam. Je gebruikt deze naam in je e-mailconcept in Gmail om de waarde later in elke e-mail in te voegen.

Voer vervolgens de juiste waarde in voor elk contact in de cellen onder de kolomnaam.

Maak het e-mailconcept in Gmail

Nu is het tijd om het e-mailconcept te maken dat u naar uw spreadsheetcontacten voor Afdruk samenvoegen wilt verzenden en variabele velden te gebruiken om elke e-mail aan te passen.

Open een nieuw tabblad en log in op hetzelfde Gmail-adres dat u heeft gebruikt voor de spreadsheet voor samenvoegen. Maak een nieuwe e-mail en typ het onderwerp en de hoofdtekst van het e-mailbericht. U kunt ook RTF-opmaak en inline-afbeeldingen toevoegen aan uw e-mailconcept.

Als u variabele velden in de e-mail wilt opnemen, zoals Titel en Achternaam , voegt u de veldnamen in met de notatie {{veldnaam}} . We hebben bijvoorbeeld {{Title}} {{Achternaam}} aan onze e-mail toegevoegd. U kunt ook variabele velden toevoegen aan de onderwerpregel. Als u URL's voor bestandsbijlagen aan de spreadsheet voor het samenvoegen van bestanden heeft toegevoegd, hoeft u dat variabele veld niet aan de e-mail toe te voegen. Ze worden automatisch opgenomen in de e-mails.

Klik NIET op Verzenden .

Configureer Afdruk samenvoegen

Keer terug naar het Afdruk samenvoegen-spreadsheet en ga naar Add-ons > Afdruk samenvoegen met bijlagen > Afdruk samenvoegen configureren .

Voer de informatie voor het e-mailbericht in, zoals de volledige naam van de afzender , het CC-adres en het BCC-adres . Als het e-mailadres van de afzender verschilt van het Gmail-adres waarmee u zich hebt aangemeld, selecteert u het e-mailadres in de vervolgkeuzelijst. Het ingelogde e-mailadres wordt ook gebruikt als Antwoordadres , maar u kunt dat wijzigen.

Klik op Doorgaan .

Stuur een test-e-mail

Selecteer Een bestaand Gmail-conceptbericht gebruiken als sjabloon in de eerste vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens het concept dat u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst Gmail-concept selecteren .

Het is een goed idee om uw mail merge te testen, dus klik op Een test-e-mail verzenden .

U ontvangt de test-e-mail in het account waarmee u zich hebt aangemeld, zoals in de spreadsheet voor Afdruk samenvoegen. De variabele veldwaarden van de eerste contactpersoon in uw geïmporteerde lijst worden gebruikt. Alle bestandsbijlage-URL's die u hebt toegevoegd, worden onder aan het bericht toegevoegd. U kunt het bestand downloaden via de link of het bestand opslaan in uw Google Drive-account.

Afdruk samenvoegen uitvoeren

Ga terug naar de mail merge-spreadsheet en klik op Run Mail Merge om de e-mails te verzenden. Als u datums en tijden hebt toegevoegd aan de kolom Geplande datum voor een of alle contacten, worden de e-mails dan verzonden. E-mails naar contacten zonder geplande datum en tijd worden onmiddellijk verzonden.

Zodra de samenvoegbewerking is voltooid, klikt u op Gereed .

De naam van de Mail Merge-spreadsheet wijzigen

Het mail merge-spreadsheet wordt automatisch opgeslagen als de standaardnaam Naamloos spreadsheet . Als u deze spreadsheet opnieuw wilt gebruiken, kunt u deze een betere naam geven.

Om de naam van de mail merge-spreadsheet te wijzigen, klikt u op de naam in de linkerbovenhoek van de spreadsheet.

Typ een nieuwe naam. Deze nieuwe naam wordt weergegeven in de spreadsheet.

De nieuwe naam die je hebt ingevoerd, wordt ook gebruikt als de naam van het bestand in je Google Drive-account. Nu kunt u deze samenvoegbewerking opnieuw gebruiken en indien nodig wijzigen.

Afdruk samenvoegen is ook een ingebouwde functie in Word voor Windows , Word voor Mac en Outlook 2013 of 2016 voor Windows .

Gebruik je mail merge? Heeft u andere manieren gevonden om Afdruk samenvoegen in Gmail of manieren om Afdruk samenvoegen in andere e-mailservices uit te voeren ? Laat ons je ervaringen weten in de comments.