Hoe de bestandsgrootte van een PowerPoint-presentatie te verkleinen

De beste PowerPoint-presentaties zijn dynamisch en interessant voor het beoogde publiek. Meestal betekent dit dat u afbeeldingen, video's en andere visuele elementen gebruikt om uw punten over te brengen.

Helaas, hoe groter de presentatie en hoe meer elementen je gebruikt, hoe groter het bestand. Als uw PowerPoint-presentatiebestand te groot is, volgen hier enkele stappen die u kunt nemen om de algehele bestandsgrootte te verkleinen.

PowerPoint-afbeeldingen comprimeren

Het grootste probleem met een PowerPoint-presentatie is niet de tekst, het zijn de afbeeldingen. Meer afbeeldingen betekenen een groter bestand, maar u kunt enkele stappen ondernemen om het probleem te verminderen.

Door afbeeldingsgroottes in Office-documenten te verkleinen, wordt de algehele bestandsgrootte kleiner en de beste manier om dit te doen is door uw afbeeldingen te comprimeren. Het nadeel hiervan is een vermindering van de beeldkwaliteit. PowerPoint biedt echter verschillende compressie-opties, zodat u kunt besluiten afbeeldingen van betere kwaliteit te gebruiken, hoewel de beeldcompressie hierdoor wordt verminderd.

Open om te beginnen uw PowerPoint-presentatie. Selecteer een afbeelding en druk vervolgens op Opmaak > Afbeeldingen comprimeren in de lintbalk.

Hierdoor wordt het  optievenster Afbeeldingen comprimeren weergegeven . Er zijn vijf verschillende opties voor afbeeldingsresolutie, waaronder een extra optie Standaardresolutie gebruiken om uw afbeeldingen intact te laten.

Elke resolutie wordt gemeten in pixels per inch , waarbij hoe groter het getal, hoe beter de kwaliteit (en hoe groter de bestandsgrootte). Selecteer E-mail (96 ppi) voor maximale compressie  .

Als u liever slechts één afbeelding comprimeert, laat u het  selectievakje Alleen op deze afbeelding toepassen aangevinkt. Als u alle afbeeldingen in uw PowerPoint-presentatie in één keer wilt comprimeren, moet u deze optie uitschakelen.

Druk  op OK om uw afbeelding (of afbeeldingen) te comprimeren zodra u klaar bent.

Nadat u uw PowerPoint-presentatie hebt opgeslagen ( Bestand > Opslaan ), moet de bestandsgrootte worden verkleind. De impact van beeldcompressie op de bestandsgrootte hangt af van het aantal afbeeldingen in uw presentatie en van hun oorspronkelijke kwaliteit.

Video comprimeren in PowerPoint

Het comprimeren van andere mediatypen, zoals videobestanden, is de volgende stap in het verkleinen van uw PowerPoint-bestandsgrootte. Met name videobestanden kunnen uw PowerPoint-bestanden enorm vergroten als ze in uw presentatie zijn ingesloten.

Gelukkig biedt PowerPoint een ingebouwde methode voor het comprimeren en converteren van videobestanden. Open hiervoor uw presentatie in PowerPoint en druk vervolgens op Bestand > Info > Media comprimeren . Selecteer in het vervolgkeuzemenu de kwaliteit die u wilt gebruiken voor uw ingesloten videobestanden.

U kunt kiezen tussen Full HD (1080p), HD (720p) en Standaard (480p) videokwaliteit.

Als de videobestanden worden ondersteund, comprimeert PowerPoint automatisch de mediabestanden, waardoor de algehele kwaliteit in het proces afneemt. Klik  op Bestand > Info > Media comprimeren > Ongedaan maken om het proces ongedaan te maken als de kwaliteit te ver wordt verminderd.

Als u tevreden bent met het proces, slaat u uw document op ( Bestand > Opslaan ).

Opslaan in het PPTX-bestandsformaat

De meeste PowerPoint-gebruikers zijn bekend met PPT, het PowerPoint-bestandsformaat. Veel oudere PowerPoint-presentaties worden nog steeds in dit oudere formaat opgeslagen en gedistribueerd.

Helaas is het PPT-bestandsformaat verouderd. De vervanging, PPTX, gebruikt compressie om de bestandsgrootte van PowerPoint-presentaties enorm te verkleinen. Het opslaan van uw documenten in het PPTX-formaat, evenals het converteren van bestaande PPT-bestanden naar PPTX, kan een grote impact hebben op de algehele bestandsgrootte.

Om uw PPT-bestand naar PPTX te converteren, opent u het PPT-bestand in PowerPoint. Klik vanaf daar op  Bestand > Info > Converteren .

Hierdoor wordt het  dialoogvenster Opslaan als geopend , waarbij automatisch de PPTX-bestandsindeling wordt geselecteerd. Bevestig de bestandsnaam voor uw nieuwe PPTX-presentatie en druk vervolgens op Opslaan  om te bevestigen. 

De extra voordelen van compressie die een PPTX-bestand biedt ten opzichte van het originele PPT-formaat, zouden moeten helpen om de bestandsgrootte te verkleinen. De impact van het opslaan van uw PowerPoint-presentatie als een PPTX-bestand is echter afhankelijk van uw oorspronkelijke presentatiebestand.

Ingesloten lettertypen uitschakelen

De meeste PowerPoint-gebruikers gebruiken standaard systeemlettertypen voor hun presentatie, maar als u een themapresentatie maakt, kunt u besluiten lettertypen van derden in uw PowerPoint-bestand in te sluiten. Deze ingesloten lettertypen zien er misschien geweldig uit, maar ze kunnen uw PowerPoint-bestandsgrootte aanzienlijk vergroten.

Tenzij u zeker weet of u ze wilt opnemen, moet u de optie voor ingesloten lettertypen in PowerPoint uitschakelen. Klik hiervoor op  Bestand > Opties om het menu PowerPoint-opties te openen.

Druk in het  menu PowerPoint-opties op het tabblad Opslaan .

Klik onder het  gedeelte Betrouwbaarheid behouden bij het delen van deze presentatie om het  selectievakje Lettertypen insluiten in het bestand uit te schakelen.

Zodra de optie is uitgeschakeld, klikt u op OK om de instelling op te slaan en drukt u vervolgens op Bestand > Opslaan om het document op te slaan. Eenmaal opgeslagen, moeten alle ingesloten lettertypebestanden worden verwijderd.

Dit is echter een instelling die alleen van invloed zou moeten zijn op een klein aantal PowerPoint-gebruikers en die uw PowerPoint-bestandsgrootte alleen kan verkleinen als u een aanzienlijk aantal aangepaste lettertypen gebruikt.

Verborgen PowerPoint-gegevens verwijderen

Elk PowerPoint-document dat u maakt, bevat aanvullende informatie, inclusief wie het heeft geschreven en andere verborgen metagegevens. Als u probeert uw PowerPoint-bestandsgrootte te optimaliseren, zou het verwijderen van deze informatie moeten helpen om de bestandsgrootte te verkleinen, hoewel de impact relatief klein zou moeten zijn.

Open hiervoor uw PowerPoint-presentatie en klik vervolgens op  Bestand > Info > Controleren op problemen > Document inspecteren .

Zorg ervoor dat in het  venster Documentcontrole het selectievakje Documenteigenschappen en persoonlijke informatie is ingeschakeld en druk vervolgens op  Inspecteren .

Nadat de Document Inspector uw PowerPoint-presentatie heeft gescand, klikt u op de  knop Alles verwijderen voor de  optie Documenteigenschappen en persoonlijke informatie .

Hiermee worden alle persoonlijke metadata uit uw PowerPoint-presentatie verwijderd, waardoor de bestandsgrootte een klein beetje wordt verkleind.

Betere PowerPoint-presentaties maken

U hoeft geen concessies te doen aan de kwaliteit om PowerPoint-presentaties van hoge kwaliteit te maken. Als u zich zorgen maakt over de grootte van PowerPoint-bestanden, comprimeer dan uw mediabestanden en gebruik de PPTX-bestandsindeling.

Als u PowerPoint volledig wilt verwijderen, kunt u overwegen om in plaats daarvan Microsoft Sway te gebruiken.