Verbeter uw Outlook-productiviteitsworkflow met deze tips

Voor de beginner of professional bevat Microsoft Outlook veel functies die u kunt gebruiken om uw productiviteit te verhogen. Hier volgen enkele essentiële tips om uw workflow en productiviteit te verbeteren met Outlook voor Mac, Office 365 of webversies.

Regels instellen

Regels kunnen u helpen het beheer van uw berichten te automatiseren, of het nu gaat om het blokkeren van ongewenste e-mail of het verplaatsen van specifieke berichten naar een map. U kunt bijvoorbeeld alle berichten van uw baas naar een bepaalde map laten verplaatsen, zodat u ze nooit meer mist. Met de volledige versie van Outlook kunt u behoorlijk complexe regels maken.

Hier is een eenvoudige regel waarbij ik berichten uit de map met ontvangers verplaats. Selecteer een bericht van de ontvanger, klik op het tabblad Start en klik op Regels > Regel maken .

Vink het vakje Van ontvanger aan en vink vervolgens Verplaats het item naar map aan.” Kies een bestaande map of maak een nieuwe aan. Selecteer het en klik op OK. U kunt de regel meteen of op een later tijdstip uitvoeren. U kunt regels instellen om een ​​waarschuwing te ontvangen wanneer u een e-mail ontvangt van een bepaalde ontvanger  of berichten met bepaalde woorden. Bekijk hoe u nieuwe berichten naar een specifieke map kunt verplaatsen .

Ook zijn er een paar jaar geleden geavanceerde regels aan Outlook.com toegevoegd .

Gebruik kleurcategorieën en vlaggen

Gebruik de functie Kleur en Categorieën om prioriteiten te stellen en u te concentreren op wat belangrijk is. Selecteer een bericht en klik op het menu Categoriseren en kies vervolgens een geschikte kleur. U kunt deze kleuren aanpassen aan een bepaalde betekenis. Klik op Categorieën > Alle categorieën > selecteer een kleur en vervolgens Naam wijzigen. Toetsenbordopdrachten kunnen ook worden toegewezen, zodat u snel een bericht kunt markeren.

De follow-upvlag kan u ook helpen berichten te onthouden die u moet bekijken wanneer u tijd heeft. Wanneer u een e-mailbericht markeert, wordt het weergegeven op uw takenlijst en takenlijsten, zodat u eraan kunt denken eraan te letten.

Plannen met uitgestelde levering

Met Outlook kunt u de bezorging van een e-mail uitstellen tot een bepaald tijdstip van de dag. Deze functie is handig als u weet dat een ontvanger uw bericht pas op een bepaald moment ontvangt. Als u weet dat een gebruiker rond 3 uur 's nachts e-mail checkt, maakt u een nieuw bericht aan en klikt u op de knop Bezorging uitstellen onder Opties . Breng de juiste wijzigingen aan in Bezorgopties, zoals Niet leveren vóór datum en tijd.

Een zoekmap maken

Een zoekmap is een krachtige manier om uw berichten te sorteren en wat gezond verstand in uw inbox te brengen. U kunt bijvoorbeeld een zoekmap maken voor e-mail die u wilt opvolgen of berichten van specifieke mensen, groepen of lijsten markeren.

Klik op het tabblad Map , klik op Nieuwe zoekmap en kies het type zoekmap dat u wilt maken vanuit een van de groepen. Selecteer de e-mailmap en klik op OK. Er wordt een zoekmap gemaakt in het navigatiedeelvenster. Alle berichten die ik kies om op te volgen, zijn daar beschikbaar wanneer ik ze nodig heb.

Filterniveau voor ongewenste e-mail instellen

Junk Mail kan het aantal productieve e-mails dat u gedurende de dag kunt ontvangen, vertragen. Met behulp van Outlook's Junk Mail Filter kunt u de impact ervan minimaliseren. Klik op het tabblad Start, klik op het menu Ongewenste in de groep Verwijderen en klik op Opties voor ongewenste e-mail.

Ik raad aan om eerst met de instelling Laag te beginnen en te kijken hoe dit voor u werkt. Als ongewenste berichten te agressief zijn, kunt u naar een hogere optie gaan. In het geval dat het filter per ongeluk een belangrijk bericht markeert, zou ik de optie Permanent verwijderen uitgeschakeld laten.

Maak back-ups van PST-bestand

Outlook is een systeem en het kan ook mislukken. Het onderhouden van een gezonde back-up van uw persoonlijke map kan zorgen voor een soepel herstel in het geval van corruptie, systeemstoringen of andere onvoorziene problemen.

Outlook-gegevensbestanden (.pst) die zijn gemaakt met Outlook 2013 of Outlook 2016 (of hoger) worden op uw computer opgeslagen in de map Documenten\Outlook-bestanden . Als u een upgrade naar Outlook hebt uitgevoerd op een pc of Mac waarop al gegevensbestanden zijn gemaakt in Outlook 2007 of eerder, worden deze bestanden opgeslagen op een andere locatie in een verborgen map in C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Het offline Outlook-gegevensbestand (.ost) wordt ook opgeslagen in C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . De meeste gegevens blijven op de server; er moet echter een back-up worden gemaakt van items die lokaal zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld Agenda, Contacten, Taken en alle mappen die alleen lokaal zijn gemarkeerd. Raadpleeg de volgende artikelen voor meer informatie over het maken en back-uppen van PST-mappen:

• Een PST-map maken in Outlook
• Maak een PST-map in Outlook 2013
• Wat zijn Outlook PST-mappen en hoe gebruik ik ze?
• Corrupte PST-map repareren in Outlook

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in hoe u de tijdelijke OLK-map van Outlook kunt vinden .

Afwezigheidsantwoorden instellen

Of u nu het grootste deel van de dag niet op kantoor bent of een maand op vakantie bent, als u een afwezigheidsbericht instelt, kunnen uw contacten weten dat u niet beschikbaar bent. Het gebruik van de Afwezigheidsassistent  vermindert veel ruis in uw inbox wanneer ze u proberen te bereiken zonder onmiddellijke reactie. Het zal ook het werk verminderen om uw inbox op te ruimen wanneer u terugkeert. Klik op Bestand > Info > Automatische antwoorden .

Selecteer het keuzerondje Automatische antwoorden verzenden en definieer vervolgens de periode waarin u dit specifieke bericht wilt laten verzenden. U kunt dit bericht ook naar collega's binnen of buiten de organisatie sturen.

Als u Outlook voor iOS gebruikt, tikt u op Instellingen, tikt u op uw Exchange Server en vervolgens op Automatische antwoorden . Schakel Automatische antwoorden in en typ een persoonlijk bericht.

Meldingen beheren

Outlook-bureaubladmeldingen kunnen overweldigend zijn en u afleiden. Een optie die je hebt is om ze uit te schakelen. Om ze te dempen, klikt u met de rechtermuisknop op het Outlook-pictogram in het systeemvak van de taakbalk en klikt u vervolgens op Show New Mail Desktop Alert. Raadpleeg voor oudere versies van Outlook ons ​​artikel over het uitschakelen van Outlook-bureaubladwaarschuwingen .

Outlook Mobile-tips

Als u de mobiele versie van Outlook gebruikt, volgen hier enkele tips die u kunt gebruiken om onderweg productief te blijven.

Schakel tussen persoonlijke en werkagenda's.

Tik op het tabblad Agenda, tik vervolgens op het hamburgermenu en tik vervolgens op je werk- of persoonlijke agenda.

Plan een Skype-gesprek met Outlook voor iOS

Tik op Agenda, maak een nieuwe afspraak en voer een naam in voor de afspraak. Tik op 'Mensen' en voeg vervolgens de mensen toe die je wilt uitnodigen. Veeg omlaag en schakel Skype-oproep in, tik vervolgens op Skype-oproeplink, voer een beschrijving in en tik vervolgens op Gereed . Tik op Opslaan om te voltooien.

Stuur een beschikbaarheid

Maak een nieuw bericht en tik op de Agenda-gebeurtenis.

Tik op beschikbaarheid verzenden, kies een geschikt tijdstip en vervolgens op Gereed.

Stuur uw bericht.

Recente updates voor Outlook voor Windows of Mac hebben een aantal nieuwe functies toegevoegd. Bekijk ons ​​artikel voor meer informatie over hoe u deze nieuwe functies kunt gebruiken. Bekijk ook ons ​​artikel met een  lijst met Outlook-toetsenbordopdrachten voor Mac-gebruikers.