Prosty, dwutygodniowy rejestr płac powinien pomóc Ci szybko odpowiedzieć na trzy pytania: komu wypłacane jest wynagrodzenie, jakie zatwierdzone godziny lub kwoty wynagrodzenia należą do bieżącego okresu oraz czy sumy odpowiadają wynikowi płac, który zamierzasz zatwierdzić. W przypadku małego zespołu, Excel może dobrze sobie z tym poradzić, jeśli skoroszyt ma wąski zakres i jest regularnie przeglądany.
Dwutygodniowo oznacza co dwa tygodnie. To nie to samo co półmiesięcznie, czyli dwa razy w miesiącu. Departament Pracy Stanów Zjednoczonych opisuje dwutygodniowy okres rozliczeniowy jako występujący co dwa tygodnie, co zazwyczaj daje 26 okresów rozliczeniowych w roku. Dopasowanie kalendarza może czasami generować 27 dat rozliczeniowych w niektórych harmonogramach, dlatego należy unikać tworzenia skoroszytu, który zakłada, że każdy rok kalendarzowy zawsze zawiera dokładnie 26 płatności. Zapoznaj się z definicją dwutygodniowego okresu rozliczeniowego Departamentu Pracy oraz wyjaśnieniem Biura Zarządzania Personelem (Office of Personnel Management) dotyczącym 26 lub 27 dat rozliczeniowych .
Opisany poniżej skoroszyt to narzędzie do śledzenia i uzgadniania , a nie kompletny system naliczania płac. Umożliwia on organizowanie godzin pracy, dat okresów rozliczeniowych, składników wynagrodzenia brutto, potrąceń już obliczonych gdzie indziej oraz przeglądanie sum. Nie należy go traktować jako narzędzia do pobierania podatku u źródła, kwalifikowalności do nadgodzin, zajmowania salda, świadczeń ani wymogów sprawozdawczych, chyba że obliczenia te zostały oddzielnie zweryfikowane dla danej firmy.
Zanim cokolwiek stworzysz, zdefiniuj pożądany rezultat. Przydatny skoroszyt powinien umożliwiać recenzentowi weryfikację każdego okresu rozliczeniowego bez konieczności przeszukiwania wielu niepowiązanych plików. Powinieneś mieć możliwość weryfikacji co najmniej:
Jeśli te kontrole zajmują tylko kilka minut, a sumy zgadzają się z zatwierdzonym raportem płacowym, tracker spełnia swoje zadanie. Jeśli poświęcasz dużo czasu na poprawianie formuł, rozwiązywanie konfliktów w kopiach lub ręczną interpretację skomplikowanych reguł płacowych, skoroszyt prawdopodobnie przestał spełniać swoje zadanie.
Zacznij od danych źródłowych, a nie od formuł. Dla każdego pracownika zbierz wewnętrzny identyfikator pracownika, imię i nazwisko, status zatrudnienia, rodzaj wynagrodzenia oraz wszelkie zatwierdzone stawki lub zatwierdzone kwoty wynagrodzenia zasadniczego, które tracker może przechowywać. Dla każdego okresu rozliczeniowego zbierz zatwierdzony rejestr czasu pracy, daty okresu rozliczeniowego, korekty wynagrodzeń oraz końcowy raport płacowy, który posłuży do uzgodnienia.
Nie umieszczaj poufnych identyfikatorów w przypadkowym, współdzielonym systemie śledzenia płac tylko dlatego, że mogą być wymagane w innych rejestrach płac. W przypadku amerykańskich pracodawców objętych ustawą Fair Labor Standards Act (Fair Labor Standards Act), Departament Pracy wymienia wymagane dane, które mogą obejmować dane identyfikacyjne, przepracowane godziny, podstawę wynagrodzenia, dodatki lub potrącenia oraz wypłacone wynagrodzenia. Przechowuj wymagane prawem dane dotyczące tożsamości i podatków w odpowiednio zabezpieczonym systemie i, w miarę możliwości, używaj wewnętrznego identyfikatora pracownika w systemie śledzenia pracy. Zapoznaj się z kartą informacyjną Departamentu Pracy dotyczącą prowadzenia rejestrów płac .
W przypadku dokumentacji podatkowej dotyczącej zatrudnienia w USA, IRS zaleca obecnie, aby pracodawcy przechowywali dokumentację podatkową dotyczącą zatrudnienia przez co najmniej cztery lata. Dokładny okres przechowywania innych dokumentów płacowych może zależeć od dokumentacji i jurysdykcji, dlatego zasady przechowywania skoroszytów powinny być zgodne z wymogami prawnymi i księgowymi, a nie z ogólnymi zasadami. Zapoznaj się z wytycznymi IRS dotyczącymi przechowywania dokumentacji podatkowej dotyczącej zatrudnienia .
Przyjazny dla początkujących skoroszyt sprawdza się najlepiej, gdy dane główne, ustawienia okresu, transakcje i sumy przeglądów są oddzielone. Utwórz te cztery arkusze:
| Arkusz | Zamiar | Typowe pola |
|---|---|---|
| Ustawienia | Jedno miejsce dla bieżącego okresu płatności | Początek okresu, koniec okresu, data płatności, przygotowane przez, status przeglądu |
| Pracownicy | Mała lista główna | Identyfikator pracownika, imię i nazwisko, rodzaj wynagrodzenia, autoryzowana stawka lub kwota referencyjna, status |
| Lista płac | Jeden wiersz na pracownika na okres płatności | Daty, identyfikator pracownika, godziny, składniki wynagrodzenia, wynagrodzenie brutto, potrącenia, wynagrodzenie netto, status, uwagi |
| Streszczenie | Kontrole przed zatwierdzeniem | Liczba pracowników, łączna liczba godzin, płaca brutto, sumy potrąceń, płaca netto, wyjątki |
Użycie dat zamiast sztywnej struktury „Okres 1–26” zwiększa bezpieczeństwo skoroszytu w różnych latach i nietypowych kalendarzach płac. Jeśli w firmie obowiązuje stały harmonogram, można ponownie wykorzystać poprzedni okres i przesunąć daty rozpoczęcia i zakończenia o 14 dni, ale należy potwierdzić faktyczne daty wypłaty, ponieważ święta bankowe lub polityka firmy mogą je przesunąć.
Arkusz „Pracownicy” powinien zawierać wartości, które zmieniają się rzadziej niż transakcje płacowe. Użyj wewnętrznego identyfikatora jako klucza głównego. Nazwiska mogą się zmieniać, a dwóch pracowników może mieć to samo nazwisko, więc formuły i wyszukiwania są bardziej niezawodne, gdy opierają się na identyfikatorze pracownika.
W przypadku zespołu pracującego wyłącznie na godziny, minimalna konfiguracja może obejmować identyfikator pracownika , jego imię i nazwisko , stawkę godzinową i status . Jeśli masz również pracowników etatowych, dodaj kolumnę „Rodzaj wynagrodzenia” i zapisz autoryzowaną kwotę faktycznie wykorzystywaną w procesie naliczania płac. Unikaj dzielenia rocznej pensji przez 26, ponieważ niektóre harmonogramy mogą generować 27. datę wypłaty, a sposób naliczania wynagrodzenia może zależeć od zasad naliczania płac obowiązujących u pracodawcy.
Jeśli skoroszyt edytuje kilka osób, należy użyć walidacji danych w programie Excel w polach takich jak Status lub Rodzaj wynagrodzenia, aby zachować spójność wpisów. Firma Microsoft dokumentuje walidację danych jako sposób na ograniczenie typu lub wartości, jakie użytkownicy mogą wprowadzać. Zapoznaj się z wytycznymi firmy Microsoft dotyczącymi walidacji danych w programie Excel .
W arkuszu listy płac wprowadź nagłówki i przekonwertuj zakres na tabelę programu Excel. W obecnych wersjach programu Excel na komputery stacjonarne zaznacz komórkę w zakresie i użyj opcji Narzędzia główne > Formatuj jako tabelę , wybierz styl, potwierdź zakres i zaznacz, że tabela ma nagłówki. Firma Microsoft dokumentuje ten sam przepływ pracy dla usługi Microsoft 365 i najnowszych wersji z licencją stałą. Zobacz Tworzenie i formatowanie tabel w programie Excel .
Praktyczny zestaw kolumn wygląda następująco:
Tabele są przydatne, ponieważ formuły mogą korzystać z odwołań strukturalnych , co oznacza, że odwołują się do nazw kolumn, a nie do niejednoznacznych współrzędnych komórek. Firma Microsoft zauważa, że odwołania strukturalne zmieniają się wraz z dodawaniem lub usuwaniem wierszy tabeli. Zobacz przewodnik po odwołaniach strukturalnych firmy Microsoft .
Aby ułatwić śledzenie godzinowej listy płac, kilka formuł może ograniczyć ręczne obliczenia. Załóżmy, że tabela w programie Excel nazywa się Payroll . Kolumna „Całkowita liczba godzin” może zawierać:
=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])
Jeżeli stawki godzinowe i nadgodziny w skoroszycie są autoryzowanymi danymi wejściowymi, wynagrodzenie podstawowe i wynagrodzenie za nadgodziny można obliczyć w następujący sposób:
=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]
=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]
Wynagrodzenie brutto może być wówczas obliczane na podstawie:
=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])
Dokumentacja funkcji SUMA firmy Microsoft potwierdza, że SUMA może dodawać pojedyncze wartości, odwołania lub zakresy. W tabeli ta sama funkcja działa z odwołaniami strukturalnymi.
Nie używaj tego szablonu do tworzenia zasad dotyczących nadgodzin. System śledzenia powinien otrzymać prawidłową stawkę nadgodzin z zatwierdzonej polityki płacowej lub systemu płac. Podobnie, prosty wzór uzgadniania wynagrodzenia netto, taki jak [tutaj brakuje kontekstu - prawdopodobnie chodzi o "wynagrodzenie netto"), =[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])jest jedynie arytmetyczny. Nie oblicza on podatków ani nie określa, czy odliczenie jest prawnie dozwolone.
Jeśli Twój dostawca usług kadrowo-płacowych oblicza już wynagrodzenie brutto i netto, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest często zaimportowanie lub wpisanie zatwierdzonych wyników i użycie programu Excel jedynie do porównania ich z godzinami, korektami i przewidywanymi sumami.
Arkusz podsumowujący powinien być na tyle krótki, aby można go było przejrzeć na jednym ekranie. Przydatne sumy obejmują liczbę aktywnych pracowników, łączną liczbę godzin pracy, łączną liczbę nadgodzin, łączną kwotę wynagrodzenia brutto, łączną liczbę potrąceń i łączną kwotę wynagrodzenia netto. Na przykład:
=SUM(Payroll[Regular Hours])
=SUM(Payroll[Overtime Hours])
=SUM(Payroll[Gross Pay])
Dodaj co najmniej jedno sprawdzenie wyjątku dla duplikatów. Jeśli każdy pracownik ma pojawiać się tylko raz w danym okresie rozliczeniowym, kolumna pomocnicza może zawierać:
=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1
Wynik PRAWDA oznacza, że ten sam identyfikator pracownika pojawia się więcej niż raz dla danej daty końcowej okresu i wymaga weryfikacji. Można również użyć formatowania warunkowego, aby wyróżnić puste identyfikatory pracowników, ujemne godziny lub statusy weryfikacji, które nie są ukończone. Firma Microsoft wyjaśnia w swoim przewodniku po formatowaniu warunkowym, że formatowanie warunkowe stosuje reguły oparte na wartościach komórek, aby ułatwić zauważenie wyjątków .
System śledzenia może wspierać uzgadnianie, ale może nie zawierać wszystkich rekordów wymaganych do celów płacowych, pracowniczych, podatkowych lub audytowych. Przechowuj oficjalną dokumentację czasu pracy, podatkową i płacową w systemach i lokalizacjach wymaganych przez Twoją firmę.
Uprawnienia do nadgodzin, stawki za nadgodziny, potrącenia podatkowe, rozliczenie przed opodatkowaniem, płatne urlopy, prowizje, premie i zajęcia komornicze mogą obejmować reguły, których ogólny szablon nie jest w stanie bezpiecznie określić. Przechowuj te obliczenia w autoryzowanym procesie naliczania płac i pozwól programowi Excel uzgodnić uzyskane kwoty.
Nazwy są łatwe do odczytania, ale brakuje unikatowych kluczy. Użyj identyfikatora pracownika do wyszukiwania i sprawdzania duplikatów, a następnie wyświetl nazwę, aby ułatwić jej odczytanie.
Pojedynczy arkusz, który łączy dane podstawowe pracownika, dane z bieżącego okresu, okresy poprzednie, założenia i sumy, staje się trudny do audytu. Podziel skoroszyt według celu i archiwizuj zamknięte okresy w sposób spójny.
Harmonogramy dwutygodniowe są zazwyczaj powiązane z 26 okresami, ale niektóre kalendarze generują 27 dat wypłaty. Rejestrowanie okresów powinno opierać się na rzeczywistych datach i zatwierdzonym kalendarzu płac, zamiast zakładać tę samą liczbę co roku.
To podejście sprawdza się najlepiej, gdy zespół jest na tyle mały, że jedna osoba może przeglądać tabelę płac wiersz po wierszu, zasady dotyczące płac są proste, a proces naliczania płac poza arkuszem kalkulacyjnym, na potrzeby podatków i zgodności, funkcjonuje autorytatywnie. Excel jest szczególnie przydatny jako lekka lista kontrolna, arkusz przygotowawczy przed wypłatą lub plik uzgodnień po wypłacie.
Rozważ przejście na dedykowany system płac lub ewidencji czasu pracy, jeśli masz kilka jurysdykcji płacowych, różne stawki dla każdego pracownika, częste korekty wsteczne, złożone prowizje, napiwki, zajęcia komornicze, świadczenia, naliczanie urlopów, wielu redaktorów jednocześnie lub rosnące zapotrzebowanie na dostęp oparty na rolach i historię audytów. Nie ma uniwersalnego progu liczby pracowników; złożoność i wymagania kontrolne są ważniejsze niż liczba pracowników.
Dla małego zespołu najlepszym narzędziem do śledzenia listy płac nie jest skoroszyt z największą liczbą formuł. To właśnie skoroszyt sprawia, że okres rozliczeniowy jest łatwy do zrozumienia, uzgodnienia i trudny do pomylenia.
Utwórz prosty, dwutygodniowy moduł śledzenia listy płac w programie Excel dla małego zespołu, z przejrzystymi arkuszami, formułami, kontrolami i praktycznymi ograniczeniami dla bezpiecznego uzgadniania list płac.
Dowiedz się, jak eksportować kontakty z Salesforce do czystego pliku Excel, zachowywać identyfikatory i pola tekstowe, bezpiecznie usuwać duplikaty i unikać typowych błędów w plikach CSV.
Utwórz wydruk kosztorysu prac budowlanych w programie Excel z praktycznymi kategoriami kosztów, formułami, polami narzutów, ustawieniami drukowania i listą kontrolną gotową do przygotowania dla wykonawcy.
Skorzystaj z tej drukowalnej listy kontrolnej planowania wydarzenia i szablonu budżetu w Wordzie, aby śledzić odpowiedzialnych, terminy, koszty, dostawców i gotowość na dzień wydarzenia dzięki jasnym kontrolom jakości.
Napraw formuły w Excelu, które nie przeliczają się automatycznie, w trzech krokach: przywróć tryb przeliczania, wymuś przeliczenie i napraw formuły sformatowane jako tekst.
Skorzystaj z tego tygodniowego harmonogramu sprzątania do wydruku w hostingu Airbnb, aby zorganizować wymianę gości, regularne sprzątanie, uzupełnianie zapasów, inspekcje oraz konwersję z Worda do PDF.
Zbuduj praktyczny rejestr konserwacji sprzętu w Excelu dla kierowników warsztatu, zawierający identyfikatory zasobów, historię serwisową, terminy przeglądów, kontrolę statusu, śledzenie przestojów oraz końcową listę kontrolną audytu.
Zbuduj minimalistyczną prezentację dla inwestorów w PowerPoint, stosując praktyczną strukturę 12 slajdów dla startupów technologicznych, wraz z wytycznymi dotyczącymi dowodów, metryk, twierdzeń o pozyskiwaniu funduszy oraz wielokrotnego użytku szablonów .potx.
Stwórz nowoczesną prezentację oferty nieruchomości w PowerPoint dzięki bezpłatnemu szablonowi slajdów, zweryfikowanym wskazówkom, uwagom dotyczącym CMA, sprawdzeniu praw do zdjęć oraz zabezpieczeniom Fair Housing.
Porównaj HubSpot Free CRM i Zoho CRM dla samodzielnych agentów nieruchomości, uwzględniając kontakty, lejki sprzedażowe, automatyzację, personalizację, harmonogramowanie, limity i momenty wymagające aktualizacji planu.
