Como automatizar tarefas rotineiras com o Microsoft Power Automate

A automação usando serviços em nuvem é um conceito relativamente novo. A maioria das pessoas não percebe as vantagens de economizar tempo ao automatizar tarefas repetitivas. Mesmo quando as pessoas estão cientes dos benefícios dos serviços em nuvem, o complexo processo de aprendizagem pode ser intimidante.

O Microsoft Power Automate (anteriormente conhecido como Microsoft Flow) é um serviço em nuvem que visa simplificar processos de automação. Se você não tem habilidades de programação e deseja aproveitar as vantagens da automação em nuvem, o Microsoft Power Automate é um ponto de partida perfeito.

O que é o Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate é um serviço baseado em nuvem que permite automatizar fluxos de trabalho. Digamos que você tenha o trabalho diário de verificar os e-mails do seu gerente. É fácil esquecer esta tarefa simples. Usando o Microsoft Power Automate, você pode agendar notificações de lembrete para verificar e-mails do seu gerente em um determinado horário.

Existem também muitos outros fluxos de trabalho que você pode automatizar, incluindo processos de negócios complexos de coleta de dados. Em outras palavras, o Microsoft Power Automate é mais do que um simples agendador de tarefas. Este é um serviço de nuvem seguro que pode ajudá-lo a agilizar seus negócios.

Como funciona o Microsoft Power Automate?

O Microsoft Power Automate aproveita a nuvem para executar um conjunto de ações predefinidas. As ações podem variar desde o envio de e-mails até a coleta de dados de serviços de terceiros como o Twitter. O legal da automação com o Power Automate é que você não precisa saber codificar.

Você pode criar três tipos de fluxos de trabalho no Power Automate:

1. Os fluxos de trabalho automatizados funcionam sempre que ocorre um evento específico.

2. Fluxos de trabalho agendados que você agenda para execução em um horário específico.

3. Botão Fluxos de trabalho que você ativa pressionando um botão.

Ao abrir a página inicial do Power Automate pela primeira vez, você precisará entrar com sua conta. Se você já possui uma conta do Office 365, pode ir direto para a criação de um fluxo. Se você ainda não possui uma conta, clique em Experimente gratuitamente no canto superior direito.

Você pode usar o Power Automate em seu navegador da Web, aplicativo de desktop e aplicativo móvel. Embora os aplicativos de desktop e navegador sejam iguais no conjunto de recursos, o aplicativo móvel oferece funcionalidade limitada.

Por favor, registre-se usando seu endereço de e-mail. Após o login, você encontrará vários modelos pré-fabricados na página inicial.

Por exemplo, na página inicial, você pode ver Agendar uma reunião com o remetente da mensagem . Com apenas alguns cliques, este modelo permite agendar uma reunião com qualquer pessoa que lhe envie uma mensagem no Microsoft Teams.

Como automatizar tarefas rotineiras com o Microsoft Power Automate

Opção Agendar uma reunião com um remetente de mensagem

Você também pode criar modelos de fluxo personalizados. A criação de modelos personalizados no Power Automate requer pouca ou nenhuma habilidade de codificação. Na maioria dos casos, você pode simplesmente usar ações predefinidas para programar a funcionalidade desejada.

O Microsoft Power Automate é gratuito para quem deseja usá-lo em fluxos de trabalho simples. Ao usá-lo gratuitamente, você obtém um número limitado de execuções e chamadas de API por mês. Você também não tem acesso a conectores premium que podem ser usados ​​para extrair dados de aplicativos de terceiros.

Automatize o trabalho no Power Automate com modelos integrados

O Microsoft Power Automate facilita a automatização de tarefas comuns, como lembretes por email, eventos importantes e coleta de dados. Vamos aprender como automatizar alguns fluxos de trabalho comuns usando modelos integrados no Power Automate!

Envie um e-mail sempre que um novo Tweet usar a palavra-chave

Digamos que você administre uma empresa que vende hardware de jogos, por exemplo, placas gráficas . Naturalmente, você deseja atingir as pessoas que desejam comprar uma GPU . Assim, você ficará atento aos clientes interessados ​​em hardware para jogos. Uma maneira de fazer isso é rastrear determinadas palavras-chave que se alinham aos seus objetivos de negócios.

Na página inicial do Power Automate, use a caixa de pesquisa e pesquise “Twitter". Clique em Enviar um e-mail para novos Tweets sobre uma determinada palavra-chave . Conecte sua conta do Twitter clicando no sinal + e inserindo suas credenciais. Clicar em Continuar o levará para o tela de personalização do processo.

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Clicar em Continuar o levará para a tela de personalização do processo

Personalize o processo com as informações apropriadas nos campos fornecidos:

  • Na caixa Quando um novo tweet aparecer , insira os termos que deseja pesquisar.
  • Na caixa Obter usuário , insira o nome do usuário que você deseja monitorar.
  • Na caixa Enviar e-mail , insira o endereço de e-mail para o qual deseja enviar o e-mail.
  • Clique em Salvar e você criou o processo com sucesso.

Personalize o processo com as informações corretas nos campos

Salve anexos de e-mail no OneDrive

Excluir e-mails antigos traz o risco de perder anexos de e-mail importantes, como contratos. Usando o Microsoft Power Automate, você pode criar um fluxo de trabalho para salvar automaticamente novos anexos no armazenamento em nuvem do OneDrive.

Pesquise "OneDrive" usando a caixa de pesquisa e clique em Salvar anexos de e-mail do Outlook.com em seu OneDrive . Em seguida, insira seu e-mail e credenciais do OneDrive. Clique em Criar fluxo para configurar seu fluxo de trabalho.

Depois de criar seu processo, você verá uma tela onde poderá gerenciá-lo. Por exemplo, você pode excluir, modificar e visualizar o histórico dos seus processos atuais. Além disso, você também pode publicar o processo como modelo clicando em Enviar como modelo .

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Publique o processo como um modelo

Crie tarefas personalizadas no Power Automate

Os fluxos de trabalho dos modelos existentes simplificam muitas tarefas, mas também são um tanto limitados. Existem situações em que você deseja automatizar uma tarefa sem um modelo pré-fabricado. Nessas situações, você pode criar seu próprio processo.

Crie um fluxo personalizado para enviar votos de aniversário a alguém todos os anos. Para fazer isso, clique em Criar na barra lateral esquerda. Isso o levará à tela de criação de processo, onde você poderá selecionar o tipo de processo que deseja criar.

Como você deseja enviar um desejo de aniversário, será um processo agendado que será executado em um dia específico. Então, clique em Fluxo de nuvem agendado .

Como automatizar tarefas rotineiras com o Microsoft Power Automate

Clique em Fluxo de nuvem agendado

Aparece uma tela onde você deverá dar um nome ao processo, data de início e ciclo de repetição. Portanto, dê ao processo o nome que desejar e insira a data em que deseja que ele seja executado. Digite 12 em Repetir a cada e selecione o mês na lista suspensa.

Clique em Criar.

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Clique em Criar

Uma vez na nova tela, clique em + Nova etapa e selecione Enviar uma notificação por e-mail pesquisando por “e-mail” ou rolando para baixo.

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Selecione Enviar uma notificação por e-mail

Insira os detalhes do e-mail e clique em Salvar.

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Insira os detalhes do e-mail

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