Uma planilha simples de controle de folha de pagamento quinzenal pode ajudar você a responder três perguntas rapidamente: quem está sendo pago, quais horas ou valores de pagamento aprovados pertencem ao período atual e se os totais correspondem ao resultado da folha de pagamento que você pretende aprovar. Para uma equipe pequena, o Excel pode lidar bem com essa tarefa, desde que a planilha tenha um escopo limitado e seja revisada regularmente.
Quinzenal significa a cada duas semanas. Não é o mesmo que semestral, que significa duas vezes por mês. O Departamento do Trabalho dos EUA descreve um período de pagamento quinzenal como ocorrendo a cada duas semanas, normalmente resultando em 26 períodos de pagamento por ano. O alinhamento do calendário pode ocasionalmente gerar 27 datas de pagamento em alguns cronogramas, portanto, evite criar uma planilha que assuma que todo ano civil sempre contém exatamente 26 pagamentos. Consulte a definição de pagamento quinzenal do Departamento do Trabalho e a explicação do Escritório de Administração de Pessoal sobre 26 ou 27 datas de pagamento .
A planilha descrita abaixo é uma ferramenta de controle e conciliação , não um sistema completo de folha de pagamento. Ela pode organizar horas trabalhadas, datas de pagamento, componentes do salário bruto, deduções já calculadas em outros sistemas e revisar totais. Não deve ser considerada como a base para retenção de impostos, elegibilidade para horas extras, penhoras salariais, benefícios ou obrigações de declaração, a menos que esses cálculos tenham sido validados separadamente para sua empresa.
Antes de criar qualquer coisa, defina o resultado desejado. Uma planilha útil deve permitir que um revisor confirme cada período de pagamento sem precisar vasculhar vários arquivos desconexos. No mínimo, você deve ser capaz de verificar:
Se essas verificações levarem apenas alguns minutos e os totais coincidirem com o seu relatório de folha de pagamento aprovado, o rastreador está cumprindo sua função. Se você estiver gastando muito tempo corrigindo fórmulas, resolvendo conflitos entre cópias ou interpretando manualmente regras de pagamento complexas, provavelmente a planilha já não atende mais à sua finalidade original.
Comece com os dados de origem, em vez de fórmulas. Para cada funcionário, reúna o ID interno, o nome, o status de emprego, o tipo de pagamento e qualquer taxa autorizada ou valor de salário-base aprovado que o sistema de controle possa armazenar. Para cada período de pagamento, reúna o registro de ponto aprovado, as datas do período de pagamento, os ajustes da folha de pagamento e o relatório final da folha de pagamento que você usará para a conciliação.
Não insira informações confidenciais em um sistema de controle de folha de pagamento compartilhado simplesmente porque esses dados podem ser necessários em outros locais. Para empregadores nos EUA abrangidos pela Lei de Normas Justas de Trabalho (Fair Labor Standards Act), o Departamento do Trabalho lista os registros obrigatórios, que podem incluir informações de identificação, horas trabalhadas, base salarial, acréscimos ou deduções e salários pagos. Mantenha os registros de identidade e fiscais legalmente exigidos em um sistema devidamente seguro e utilize um ID interno do funcionário no sistema de controle de folha de pagamento sempre que possível. Consulte a ficha informativa do Departamento do Trabalho sobre registros de folha de pagamento .
Para registros de impostos trabalhistas nos EUA, o IRS recomenda atualmente que os empregadores mantenham esses registros por pelo menos quatro anos. O período exato de retenção para outros documentos da folha de pagamento pode variar de acordo com o registro e a jurisdição, portanto, sua política de retenção de documentos deve seguir seus requisitos legais e contábeis, e não uma regra genérica. Consulte as orientações do IRS sobre a manutenção de registros de impostos trabalhistas .
Uma planilha para iniciantes funciona melhor quando os dados mestres, as configurações de período, as transações e os totais de revisão estão separados. Crie estas quatro planilhas:
| Folha | Propósito | Campos típicos |
|---|---|---|
| Configurações | Um local para o período de pagamento atual. | Início do período, fim do período, data de pagamento, preparado por, status da revisão |
| Funcionários | Lista mestra resumida | ID do funcionário, nome, tipo de pagamento, taxa autorizada ou valor de referência, situação |
| Folha de pagamento | Uma linha por funcionário por período de pagamento | Datas, ID do funcionário, horas trabalhadas, componentes da remuneração, salário bruto, deduções, salário líquido, situação, observações |
| Resumo | Verificações de pré-aprovação | Número de funcionários, total de horas trabalhadas, salário bruto, total de deduções, salário líquido, exceções |
Usar datas em vez de uma estrutura fixa de "Período 1 a Período 26" torna a planilha mais segura em relação às mudanças de ano e calendários de folha de pagamento atípicos. Se sua empresa tem um cronograma fixo, você pode reutilizar o período anterior e adiantar as datas de início e término em 14 dias, mas confirme as datas reais de pagamento, pois feriados bancários ou políticas da empresa podem alterá-las.
A planilha de Funcionários deve conter valores que mudam com menos frequência do que as transações da folha de pagamento. Use um ID interno como chave principal. Os nomes podem mudar e dois funcionários podem ter o mesmo nome, portanto, fórmulas e pesquisas são mais confiáveis quando dependem do ID do funcionário.
Para uma equipe composta exclusivamente por funcionários horistas, uma configuração mínima pode incluir ID do Funcionário , Nome do Funcionário , Salário por Hora e Status . Se você também tiver funcionários assalariados, adicione uma coluna Tipo de Pagamento e armazene o valor autorizado que seu processo de folha de pagamento realmente utiliza. Evite dividir o salário anual por 26 sem critério, pois alguns cronogramas podem gerar uma 27ª data de pagamento e o tratamento do salário pode variar de acordo com as regras de folha de pagamento do empregador.
Se várias pessoas editarem a planilha, use a validação de dados do Excel para campos como Status ou Tipo de Pagamento, para que as entradas permaneçam consistentes. A Microsoft documenta a validação de dados como uma forma de restringir o tipo ou valor que os usuários podem inserir. Consulte as orientações da Microsoft sobre validação de dados no Excel .
Na planilha de folha de pagamento, insira os cabeçalhos e converta o intervalo em uma tabela do Excel. Nas versões atuais do Excel para desktop, selecione uma célula no intervalo e use Página Inicial > Formatar como Tabela , escolha um estilo, confirme o intervalo e indique que a tabela possui cabeçalhos. A Microsoft documenta o mesmo fluxo de trabalho para o Microsoft 365 e versões perpétuas recentes. Consulte Criar e formatar tabelas no Excel .
Um conjunto de colunas prático é:
As tabelas são úteis porque as fórmulas podem usar referências estruturadas , ou seja, as fórmulas se referem a nomes de colunas em vez de coordenadas de células instáveis. A Microsoft observa que as referências estruturadas se ajustam conforme linhas da tabela são adicionadas ou removidas. Consulte o guia de referências estruturadas da Microsoft .
Para um controle de folha de pagamento por hora simplificado, algumas fórmulas podem reduzir o trabalho manual com cálculos. Suponha que sua tabela do Excel se chame "Folha de Pagamento" . Uma coluna "Total de Horas" pode usar:
=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])
Se os valores por hora e de horas extras na planilha forem entradas autorizadas, o pagamento normal e o pagamento de horas extras podem ser calculados da seguinte forma:
=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]
=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]
O salário bruto pode então usar:
=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])
A documentação da função SOMA da Microsoft confirma que ela pode somar valores individuais, referências ou intervalos. Em uma tabela, a mesma função opera com referências estruturadas.
Não utilize este modelo para inventar regras de horas extras. O sistema de controle de horas extras deve receber a taxa correta de horas extras de acordo com a política de folha de pagamento aprovada ou o sistema de folha de pagamento utilizado. Da mesma forma, uma fórmula simples de reconciliação do salário líquido, como =[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])esta, é puramente aritmética. Ela não calcula impostos nem determina se uma dedução é legalmente permitida.
Se o seu fornecedor de serviços de folha de pagamento já calcula o salário bruto e líquido, o fluxo de trabalho mais seguro costuma ser importar ou digitar esses resultados aprovados e usar o Excel apenas para compará-los com as horas trabalhadas, os ajustes e os totais esperados.
A planilha de resumo deve ser concisa o suficiente para ser visualizada em uma única tela. Totais úteis incluem o número de funcionários ativos, o total de horas normais, o total de horas extras, o total da remuneração bruta, o total de deduções e o total da remuneração líquida. Por exemplo:
=SUM(Payroll[Regular Hours])
=SUM(Payroll[Overtime Hours])
=SUM(Payroll[Gross Pay])
Adicione pelo menos uma verificação de exceção para duplicados. Se cada funcionário deve aparecer apenas uma vez por período de pagamento, uma coluna auxiliar pode ser usada:
=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1
Um resultado VERDADEIRO significa que o mesmo ID de funcionário aparece mais de uma vez para a data de término do período e precisa ser revisado. Você também pode usar a formatação condicional para destacar IDs de funcionários em branco, horas negativas ou status de revisão que não sejam "Concluído". A Microsoft explica que a formatação condicional aplica regras com base nos valores das células para facilitar a visualização das exceções em seu guia de formatação condicional .
Um sistema de controle de ponto pode auxiliar na conciliação, mas pode não conter todos os registros necessários para fins de folha de pagamento, trabalhistas, fiscais ou de auditoria. Mantenha a documentação oficial de controle de ponto, impostos e folha de pagamento nos sistemas e locais de armazenamento exigidos pela sua empresa.
A elegibilidade para horas extras, as taxas de horas extras, a retenção de impostos, o tratamento pré-imposto, as férias remuneradas, as comissões, os bônus e as penhoras salariais podem envolver regras que um modelo genérico não consegue determinar com segurança. Mantenha esses cálculos em um processo de folha de pagamento autorizado e deixe o Excel conciliar os valores resultantes.
Os nomes são fáceis de ler, mas não são chaves únicas confiáveis. Use o ID do funcionário para pesquisas e verificações de duplicatas e, em seguida, exiba o nome para facilitar a leitura.
Uma única planilha que mistura dados cadastrais de funcionários, entradas do período atual, períodos anteriores, premissas e totais torna-se difícil de auditar. Separe a planilha por finalidade e arquive os períodos fechados de forma consistente.
Os cronogramas quinzenais normalmente estão associados a 26 períodos, mas alguns calendários geram 27 datas de pagamento. Baseie o controle de períodos nas datas reais e no seu calendário de folha de pagamento aprovado, em vez de assumir a mesma quantidade todos os anos.
Essa abordagem funciona melhor quando a equipe é pequena o suficiente para que uma pessoa possa revisar a tabela de folha de pagamento linha por linha, as regras de pagamento são simples e existe um processo de folha de pagamento oficial fora da planilha para impostos e conformidade. O Excel é especialmente útil como uma lista de verificação simples, planilha de preparação pré-folha de pagamento ou arquivo de conciliação pós-folha de pagamento.
Considere a migração para um sistema dedicado de folha de pagamento ou controle de ponto quando tiver várias jurisdições de pagamento, múltiplas taxas por funcionário, ajustes retroativos frequentes, comissões complexas, gorjetas, penhoras salariais, benefícios, acúmulo de férias, muitos editores simultâneos ou uma necessidade crescente de acesso baseado em funções e histórico de auditoria. Não existe um limite universal para o número de funcionários; a complexidade e os requisitos de controle são mais importantes do que a quantidade de pessoal.
Para uma equipe pequena, a melhor planilha de controle de folha de pagamento não é aquela com o maior número de fórmulas. É aquela que torna o período de pagamento fácil de entender, fácil de conciliar e difícil de interpretar incorretamente.
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