Configurarea și testarea fluxului de lucru pentru aprobare în Power Automate

În acest tutorial, vom învăța cum să configurați un în Power Automate . Există momente în care fluxurile nu pot fi complet automatizate și ar putea necesita intervenția utilizatorului.

Aprobarile sunt foarte utile deoarece putem automatiza o parte din flux și împărțim partea care necesită intervenția utilizatorului în propriul flux separat.

De exemplu, ar putea exista un flux pentru o cerere de cheltuieli. Acesta va fi procesat prin canale obișnuite. Cu toate acestea, cineva trebuie să se uite la el doar pentru a se asigura că suma are sens. Dacă este peste o mie de dolari, cererea ar trebui să fie aprobată înainte ca fluxul să continue.

În discuția noastră, vom avea un alt exemplu. Vom folosi acest exemplu de flux care trimite e-mail atunci când este postat un tweet nou.

Apoi, există o condiție în care, dacă articolul include o problemă sau o problemă, creează un card Trello. În caz contrar, retweetează tweetul.

Cu toate acestea, s-ar putea să nu vrem să-l retweet până când o ființă umană reală nu o aprobă. Prin urmare, vom pune o aprobare chiar înainte de a ajunge la pasul de retweet. Fluxul automatizat se va întrerupe de fapt când ajunge la acel punct și va continua odată ce utilizatorul îl aprobă. 

Cuprins

• Crearea unui flux de lucru de aprobare în Power Automate
• Configurarea condițiilor pentru fluxul de lucru de aprobare
• Testarea fluxului de lucru
• Analizarea fluxului de lucru de aprobare
• Aprobari la telefon
• Concluzie

Crearea unui flux de lucru de aprobare în Power Automate

Acum să creăm un flux de lucru de aprobare. Mai întâi, trebuie să adăugăm o acțiune.

Apoi, introduceți pur și simplu „ aprobare ” și faceți clic pe conectorul Aprobări care va apărea.

Există trei acțiuni diferite pentru acest conector. Puteți fie să creați o aprobare, să așteptați o aprobare, fie să combinați aceste două lucruri împreună ( Începeți și așteptați o aprobare ). Vom alege a doua opțiune pentru că vrem să începem și să așteptăm să treacă o aprobare.

Există patru opțiuni de aprobare disponibile pentru această acțiune. Să alegem opțiunea Primul care răspunde .

În câmpul Titlu , trebuie să specificăm ceea ce vrem să știe aprobatorul înainte ca acesta să aprobe. Deci, să-l punem într-o expresie concatenată spunând „ Tweet nou a fost postat; Ar trebui să retweetăm? ”. Apoi faceți clic pe butonul OK .

Voi copia și lipi adresa de e-mail pe care am folosit-o pentru această organizație. Asigurați-vă că utilizați e-mailuri valide.

De asemenea, putem atribui mai multe persoane. Putem avea 20 de evaluatori și doar unul dintre ei trebuie să îi aprobe efectiv.

Pentru câmpul Detalii , avem nevoie doar de textul Tweet-ului și de numele utilizatorului. Deci, să facem clic pe fila Expresii și să folosim o expresie concat . Tastați „ Tweet: ” și asigurați-vă că adăugați virgulă (,) imediat după aceea.

Apoi faceți clic pe fila Conținut dinamic și alegeți „ Tweet text ”.

Să adăugăm și spațiu.

După aceea, tastați „ Nume: ”. Din nou, asigurați-vă că adăugați o virgulă imediat după aceea. 

Apoi faceți clic pe „ Nume ” în fila Conținut dinamic .

În cele din urmă, faceți clic pe OK .

Putem pune și un link pentru un articol dacă vrem să-l conectăm la tweetul real, dar vom omite asta. Deocamdată, să salvăm această acțiune făcând clic pe Salvare .

Configurarea condițiilor pentru fluxul de lucru de aprobare

Dorim ca retweetul să aibă loc cu adevărat după aprobare. Deci, trebuie să schimbăm ordinea celor două acțiuni. Mutați acțiunea Retweet sub acțiunea „ Începeți și așteptați o aprobare ”.

De asemenea, avem nevoie de rute separate sau fluxuri separate, în funcție de faptul dacă utilizatorul aprobă tweet-ul sau îl respinge. Deci, faceți clic pe butonul plus și alegeți „ Adăugați o acțiune ”.

Acțiunea noastră ar trebui să fie o condiție. Deci, faceți clic pe controlul Condiție .

Condiția este dacă rezultatul este egal cu „ Aprobare ”.

Dacă condiția este adevărată, atunci ar trebui să fie retweetata. Prin urmare, să mutăm acțiunea Retweet în calea „ Dacă da ”.

Dacă nu este aprobat, vrem un record pentru asta. Deci, să adăugăm o acțiune în calea „ Dacă nu ”.

Căutați și faceți clic pe „ Trello ”.

Apoi alegeți „ Creați un card ”.

Alegeți Tasks pentru câmpul Board Id și Issues pentru Parent List Id .

Pentru câmpul Nume card , tastați „ Tweetul a fost respins ”.

În ceea ce privește câmpul Descriere , alegeți „ Tweet text ” în fila Conținut dinamic .

Apoi faceți clic pe Salvare .

Testarea fluxului de lucru

Să testăm acum procesul de aprobare. Mai întâi, faceți clic pe Test .

Selectați „ Voi efectua acțiunea de declanșare ” și faceți clic pe butonul Test .

Să deschidem Twitter și să tweetăm „ Power Automate este AMAZEBALLS! ”.

Din nou, acest lucru durează de obicei câteva momente, deoarece interogează constant Twitter. După ce fluxul rulează cu succes, accesați Aprobări .

Vom vedea apoi că există o nouă solicitare de aprobare. 

Analizarea fluxului de lucru de aprobare

Să analizăm acum cum a funcționat fluxul nostru. Procesul a trecut prin condiție.

Tweet-ul nu are cuvântul „ Problemă ”. De aceea nu a fost creat încă un card Trello. În schimb, a așteptat o aprobare.

Vom primi apoi o notificare prin e-mail, telefon și acest tablou de bord. De aici, putem alege dacă îl aprobăm sau nu. Să aruncăm o privire și să facem clic pe cerere.

După cum putem vedea, conține toate argumentele pe care le-am cerut, cum ar fi textul tweetului și numele persoanei care l-a trimis pe Twitter.

Din această cauză, să aprobăm tweetul.

Apoi, faceți clic pe butonul Confirmare .

Să ne întoarcem acum la fluxul nostru. După cum putem vedea, condiția era adevărată. Prin urmare, acțiunea ( Retweet ) din calea „ Dacă da ” a fost executată.

După ce ne verificăm Twitter, vom vedea că tweet-ul a fost deja retweetat.

Aprobari la telefon

Let’s now see how these approvals look on mobile phones. For this example, I just went through the same test process for the flow we had created. Then a notification came up after a newly-posted tweet.

Once we click that, we’ll be redirected to the Approvals page which contains all the approvals that we currently have. Then, we can simply approve, reject, or click the approval.

When we click the approval, we’ll see its details in another page.

Since the tweet meets our condition/standard, let’s click Approve.

And that’s how you can manage approvals in Power Automate mobile app.

Power Automate Actions | A Deep Dive Tutorial
Microsoft Flows: Editing And Tracking In Power Automate
Power Automate Trigger Conditions – An Introduction

Conclusion

We’ve successfully created an approval workflow in Power Automate. Keep in mind that flows don’t need to be fully automated, and you don’t have to worry about being uncertain of what might happen in your flows. You can just include user intervention into your flows and make them more customized and logical. 

If you’re a consultant and you’re going to deploy Power Automate into a company, a lot of these approval processes and tools are built-in for you. This makes the user experience in Power Automate so much better, especially when users can do everything from both their desktop and phone.

All the best,

Henry