Tipuri de fluxuri Power Automate și când să le utilizați

Sunteți confuz cu privire la tipurile de flux Power Automate? În acest blog, parcurgem asemănările și diferențele dintre diferitele tipuri de flux și stabilim când să folosim fiecare flux. Trecem printr-un proces simplu de luare a deciziilor care vă va ajuta să decideți. Acesta este primul pas prin care trebuie să-l parcurgeți atunci când creați un flux. Puteți viziona videoclipul complet al acestui tutorial în partea de jos a acestui blog.

Power Automate face parte din Power Platform. Este folosit pentru automatizarea fluxurilor, care sunt doar reprezentări vizuale ale sarcinilor. În cazul în care găsesc că mulți începători folosesc Power Automate este că nu știu ce flux să folosească pentru situația lor.

Există 5 fluxuri în partea dreaptă și atunci când începeți, Power Automate vă întreabă ce tip de flux doriți să creați. Puteți selecta Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud și Scheduled Cloud. Este foarte mult pentru un începător, deoarece, în funcție de sarcina pe care o aveți, puteți alege Desktop flow sau puteți alege Scheduled Cloud.

Deci, în acest tutorial, am întocmit pur și simplu un proces de luare a deciziilor sau o diagramă pe care să o parcurgeți cu o sarcină în minte, care vă va spune întotdeauna ce flux să utilizați pentru sarcina dvs.

Așa că gândiți-vă la o sarcină pe care doriți să o automatizați. Poate fi orice lucru repetabil și necreativ pe care îl faceți zilnic sau de la săptămână la săptămână sau de la o lună la lună. Nu contează. Având în vedere acest lucru, trebuie să răspundeți la trei întrebări.

Cuprins

• Cum să alegeți ce tipuri de flux automate de putere să creați
• Concluzie

Cum să alegeți ce tipuri de flux automate de putere să creați

Prima întrebare este: Sarcina necesită mai multe puncte de contact complexe și datele sunt legate de sarcină într-un tabel implicit în Dataverse?

Dacă nu știi ce este Dataverse, atunci te duci automat la paranteza NO și poți continua. Dar dacă compania dvs. folosește Dataverse și dacă sarcina pe care doriți să o automatizați este asociată cu unul dintre tabelele din Dataverse, atunci puteți face automatizarea foarte ușoară utilizând un flux de proces de afaceri . Fluxurile de procese de afaceri sunt utilizate în asociere cu tabelele Dataverse pentru a ghida utilizatorii prin procese în mai mulți pași.

Următorul lucru pe care trebuie să-l întrebați, presupunând că ați răspuns NU aici, (ceea ce cred că probabil că mai mult de 99% dintre oameni o vor face) este ce fel de acțiune doriți să automatizați .

Există două răspunsuri aici. Fie doriți doar să automatizați acțiunile care sunt asociate cu conectorii Power Automate , fie doriți, în plus, să automatizați și acțiunile pe desktop sau pe web .

Ce sunt conectorii Power Automate? Sunt pur și simplu conectori terți pe care Power Automate îi folosește pentru a automatiza acțiunile .

De exemplu, un conector Power Automate este Outlook. Acțiunile asociate cu conectorul Outlook vă permit să trimiteți un e-mail. Vă permite să creați un grup. Vă permite să răspundeți la un e-mail, să redirecționați un e-mail, să stabiliți dacă un e-mail a fost primit în căsuța dvs. de e-mail sau nu.

Deci, toate aceste acțiuni fac parte din conectorul Outlook. Dacă toate acțiunile dvs. implică acțiuni care sunt deja cu un conector Power Automate, atunci puteți merge pe această cale și este mult mai ușor. Cu toate acestea, dacă aveți o acțiune care nu este un Power Automate Connector, atunci trebuie să alegeți Desktop flow , deoarece atunci va fi acoperit prin desktop sau web.

Power Automate are mii de conectori pe care i-au instalat. Acestea sunt lucruri pe care oamenii le fac de obicei. Dacă doriți să faceți vreo acțiune pe un server SQL sau pe Twitter sau pe 12 Trello sau pe slack, de exemplu, atunci există un conector Power Automate deja creat pentru dvs.

Mai mult de 90% dintre sarcinile pe care ai dori să le faci, există un conector pentru tine. Trebuie doar să-l găsești. Și cel mai bun mod de a face asta este să accesați această adresă URL și să căutați conectori acolo.

De exemplu, doriți să automatizați mișcarea unui folder de la un fișier la altul pe computer. Sau să presupunem că dacă aveți un software proprietar pe computer care nu are un conector Power Automate, atunci trebuie să utilizați un flux Desktop pentru acesta.

Ultima întrebare la care doriți să răspundeți este: cum declanșați de fapt fluxul? Cu alte cuvinte, de unde știi când începe de fapt fluxul ?

Există trei tipuri diferite: eveniment, clic și oră.

Primul este Evenimentul ( Flux automatizat de cloud ). Doriți ca fluxul să fie declanșat pe baza unui eveniment care se întâmplă ? Deci, să presupunem că dacă sarcina ta este să creezi o acțiune de făcut pentru tine de fiecare dată când primești un e-mail de la șeful tău, aceasta este marcată ca fiind de mare importanță. Ei bine, acțiunea reală este stabilirea corectă a sarcinilor de făcut, dar declanșatorul se bazează pe evenimente. Se bazează pe un eveniment care are loc și evenimentul înseamnă că primiți acel e-mail. Deci, atunci ar trebui să alegeți Eveniment.

Apoi, avem Click ( Instant Cloud flow ), ceea ce înseamnă că doriți să declanșați acțiunea să se întâmple oricând doriți . Deci, dacă faceți clic pe un buton, acțiunea are loc de fapt. Unele moduri în care am văzut acest lucru folosit, de exemplu, sunt să spunem dacă doriți să creați un flux în Slack care să trimită un mesaj de felicitare tuturor după o întâlnire mare a comitetului de conducere pe care ați avut-o.

În loc să accesați Slack și să trimiteți mesaje fiecăruia individual și toate acestea, puteți crea un flux care se bazează pe un clic pe un buton. Puteți doar să accesați Power Automate, să faceți clic pe un buton și trimite doar un mesaj de felicitare tuturor celor din grupul dvs. Slack sau tuturor celor din întâlnirea dvs. sau tuturor celor pe care îi specificați. Dar declanșatorul este clicul pe un buton care se bazează pe momentul în care doriți să o faceți.

În cele din urmă, puteți avea fluxuri bazate pe Timp ( Scheduled Cloud flow ). Acestea sunt tipurile de fluxuri pe care doriți să le rulați. De exemplu, în fiecare săptămână, în fiecare zi, în fiecare oră, în fiecare lună, de două ori pe lună, de trei ori pe lună, de patru ori pe an, trimestrial etc.

De exemplu, doriți să trimiteți un e-mail la sfârșitul fiecărei săptămâni care rezumă toți clienții pe care i-ați încorporat în ultimele 10 zile. Deci, ați folosi conectorul de e-mail și ați folosi, de asemenea, un conector SharePoint, deoarece probabil datele dvs. ar fi în SharePoint la acel moment.

Concluzie

Așa puteți determina ce flux să utilizați în funcție de sarcina pe care doriți să o automatizați. Din nou, vă întrebați, fluxul necesită mai multe puncte de contact complexe sau datele dvs. sunt într-un tabel implicit? Și Dataverse ce acțiune doriți să automatizați? Și cum vrei să declanșezi fluxul?

Fluxurile de proces de afaceri sunt cele mai greu de creat, urmate de fluxurile Desktop, urmate de celelalte trei fluxuri.

Sper că totul a avut sens. Dacă nu a fost, vă rog să-mi lăsați un comentariu și să-mi puneți o întrebare. Urmărește videoclipul complet de mai jos al acestui tutorial pentru mai multe detalii

Toate cele bune!

Henry

Integrarea fluxului de procese de afaceri în Power Automate
Fluxuri de interfață de utilizare Power Automate: crearea și configurarea
fluxului Power Automate: explicarea utilizării și a tipurilor