Versiune în biblioteca de documente SharePoint

În acest tutorial, să vorbim despre versiunea și istoricul versiunilor în SharePoint . Versiunea este un instrument puternic în SharePoint. Dacă avem toate fișierele noastre în SharePoint, putem edita fișierele în aplicația noastră desktop sau online. 

Cu versiunea documentelor în SharePoint, puteți urmări și gestiona cu ușurință modificările articolelor și datelor. 

Dacă ne gândim la procesul obișnuit de afaceri, odată ce cineva creează un document, pot fi făcute multe editări prin acest proces. Fără SharePoint, oamenii fac versiunea fișierelor pe baza titlului fișierului, cum ar fi versiunea 1, versiunea 2, versiunea finală și așa mai departe. 

Problema este că, uneori, s-ar putea să trimitem un fișier la 2 manageri și fiecare dintre ei efectuează modificări, indiferent unul de celălalt. Deci, când ni-l vor trimite înapoi, trebuie să consolidăm acele editări. Acesta este motivul pentru care multe echipe își mută sistemul de gestionare a fișierelor direct în SharePoint. Acest lucru se datorează eficienței versiunilor SharePoint.

Cuprins

• Editarea unui fișier pentru versiunea documentului în SharePoint
• Versiune document în SharePoint
• Restaurarea versiunilor în SharePoint
• Concluzie

Editarea unui fișier pentru versiunea documentului în SharePoint

Să deschidem un fișier în SharePoint. 

Să facem o editare. Pentru acest exemplu, voi adăuga aici o propoziție care spune „ Cea mai bună mașină este Tesla ”. Din nou, unul dintre lucrurile frumoase din SharePoint este că doi oameni pot lucra la același fișier de birou în același timp.

După aceea, închideți fișierul.

Versiune document în SharePoint

Să presupunem, de exemplu, că ne-am dat seama că nu vrem cu adevărat să facem acea modificare sau modificări și că vrem să revenim acel fișier la versiunea anterioară. Vom putea face asta cu ușurință doar făcând clic pe punctele de suspensie de lângă fișier. 

Faceți clic pe Istoricul versiunilor .

Apoi putem vedea diferitele versiuni ale acestui fișier când au fost salvate și persoanele care l-au modificat. Acest lucru este foarte util deoarece nu trebuie să salvăm și să trimitem o nouă versiune altor persoane de fiecare dată când trebuie să facem unele modificări la fișier. Totul este stocat în fișierul pe care îl edităm în site-ul SharePoint. 

Să revenim acum la modificările pe care le-am făcut mai devreme în fișier. Știm că versiunea recentă este momentul în care am făcut modificările la fișier. Deci, ar trebui să căutăm versiunea anterioară. În acest caz, să facem clic pe versiunea 5.

Ne va cere să-l deschidem în aplicația Word pentru desktop. Să facem clic pe butonul Open Word .

Apoi, ne va cere să ne conectăm. Din nou, trebuie să folosim contul pe care îl folosim în SharePoint. 

După conectare, acum putem vedea versiunea fișierului fără editările sau modificările pe care le-am făcut recent.

Restaurarea versiunilor în SharePoint

De asemenea, putem vedea în partea de sus că putem face această versiune ca cea mai recentă versiune făcând clic pe butonul Restaurare .

Să închidem acest fișier pentru moment. 

De asemenea, putem restabili acea versiune făcând clic pe mica săgeată derulantă de lângă ea.

Apoi, faceți clic pe Restaurare .

După aceea, faceți clic pe butonul OK din caseta pop-up.

Acum, pe listă a fost adăugată o versiune care este versiunea 7 . Ceea ce am făcut este că am creat o versiune care este exact aceeași cu versiunea 5 , care este versiunea pe care vrem să o restaurăm. 

Să închidem acum istoricul versiunilor .

Apoi, să deschidem acest fișier din nou.

Acum, vom vedea că modificările pe care le-am făcut mai devreme au dispărut.

Tutorial SharePoint: Crearea unui site nou
Bibliotecă de documente SharePoint | Tutorial pentru începători
Site-uri Microsoft SharePoint: O scurtă prezentare generală

Concluzie

Pentru a rezuma, am aflat că mai multe persoane pot edita un fișier în același timp. De asemenea, am aflat că versiunea în SharePoint permite utilizatorilor să urmărească toate modificările pe care oamenii le-au făcut într-un fișier utilizând Istoricul versiunilor . Acest lucru permite utilizatorilor să gestioneze mai bine documentele. Nu este nevoie să facem o versiune și apoi să o trimitem managerului nostru, apoi o altă versiune de fiecare dată când facem modificări. 

Mai mult, putem învăța cum să restabilim versiunile documentelor și modificările fișierelor. Este deosebit de util atunci când mai multe persoane lucrează împreună la un proiect sau când informațiile trec prin mai multe etape de dezvoltare și revizuire.

Toate cele bune,

Henry