Funcția de automatizare SharePoint | O introducere

În acest tutorial, vom discuta despre cum putem folosi caracteristica de automatizare Microsoft SharePoint pentru a crea fluxuri de lucru .

Funcția de „automatizare” din SharePoint vă poate ajuta în microgestionarea utilizatorilor, bibliotecilor, listelor și fluxurilor de lucru SharePoint.

Înainte de a trece direct la subiectul nostru principal, să discutăm mai întâi despre fluxurile de lucru . În acest fel, veți putea înțelege clar cum funcționează funcția de „ automatizare ” în crearea fluxurilor de lucru.

Cuprins

• Flux de lucru în SharePoint
• Crearea unui flux de lucru utilizând caracteristica de automatizare SharePoint
• Verificarea și testarea fluxului de lucru în SharePoint
• Crearea unui flux de lucru cu condiții utilizând SharePoint Automate
• Testarea condiției fluxului de lucru
• Concluzie

Flux de lucru în SharePoint

Un flux de lucru este pur și simplu o reprezentare vizuală a oricărei sarcini. Fluxurile de lucru au de obicei o componentă de declanșare și acțiune. Declanșatorul este cel responsabil pentru executarea fluxului de lucru . Pe de altă parte, acțiunea este evenimentul sau condiția care are loc în fluxul de lucru.

SharePoint folosește pentru a lucra în jurul fluxurilor de lucru. Cu ajutorul Power Automate, veți putea crea fluxuri de lucru concise și utilizabile . Imaginați-vă că aveți un flux de lucru în care declanșatorul este atunci când cineva face modificări la un element din listă și acțiunea ar fi primirea unei notificări prin e-mail.

Acest flux de lucru este similar cu ceea ce numim „ Alerta ” în SharePoint. Mai târziu vom încerca să recreăm unele dintre alerte folosind Power Automate . Rețineți că Power Automate poate fi utilizat în diferite aplicații. Cu toate acestea, în acest tutorial, ne vom concentra doar pe utilizarea acestuia în SharePoint.

Crearea unui flux de lucru utilizând caracteristica de automatizare SharePoint

Pentru a crea un flux de lucru și a utiliza funcția de „automatizare” din SharePoint, navigați la „ Liste ” dvs. și faceți clic pe butonul „ Go ” din lista Clienți .

După deschiderea listei, ar trebui să vedeți funcția „ Automatizare ” chiar în partea de sus a listei de clienți.

Rețineți că această caracteristică funcționează în orice tip de listă care are o coloană de tip utilizator. În acest caz, avem coloana Asociat de vânzări . Acum să începem să creăm un flux de lucru în care, dacă un articol este adăugat la lista de clienți , ne va fi trimisă o notificare prin e-mail.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe meniul derulant „ Automatizare ”, apoi selectați opțiunea „ Creați o regulă ”.

După ce selectați opțiunea „Creați o regulă”, va apărea o fereastră Creați o regulă . Această fereastră conține diferite condiții din care puteți alege. Fiecare dintre aceste condiții sau reguli acționează ca un declanșator . Pentru acest exemplu, să alegem condiția „ Este creat un articol nou ”.

După aceea, va trebui să personalizați starea. Cu toate acestea, pentru această regulă, nu trebuie, pentru că nu există nicio condiție pe care trebuie să o schimbăm. În acest caz, singurul lucru pe care îl vom modifica este cine va fi notificat când este creat un nou articol.

Să atribuim o valoare adresei de e-mail făcând clic pe ea. Apoi, din meniul drop-down, alegeți opțiunea „ Eu ”. Aceasta înseamnă că vom fi înștiințați prin e-mail ori de câte ori este creat un articol nou în lista de clienți .

Apoi, faceți clic pe butonul Creare pentru a finaliza personalizarea regulii.

Apoi asigurați-vă că această regulă este activă comutând comutatorul la „ Activat ”. Apoi închide fereastra.

Verificarea și testarea fluxului de lucru în SharePoint

Dacă doriți să verificați dacă fluxul de lucru este creat corect, puteți face clic pe caracteristica „ Automatizați ” și selectați opțiunea „ Gestionați regulile ”.

Dacă faceți acest lucru, veți reveni la aceeași fereastră pe care ați văzut-o după crearea fluxului de lucru. Aici puteți controla fluxurile de lucru pe care le veți crea activând și dezactivându-le.

Închideți această fereastră după ce ați terminat de verificat fluxul de lucru recent creat. Să începem să testăm fluxul de lucru făcând clic pe butonul „ Nou ”.

Apoi completați câmpurile pentru noul articol.

După completarea câmpurilor, faceți clic pe „ Salvare ” pentru a finaliza crearea articolului.

Pentru a găsi noul articol, să derulăm în jos până la capătul listei.

În cele din urmă, accesați căsuța dvs. de e-mail pentru a verifica dacă ați primit un e-mail cu privire la noul articol creat în această listă.

După ce mi-am verificat Outlook , am primit un e-mail automat de la SharePoint Online care spunea „Henry Legge a adăugat [email protected]” la lista de clienți . Aceasta înseamnă că fluxul de lucru creat de noi funcționează corect.

Atâta timp cât fluxul de lucru este activ, veți primi un e-mail ori de câte ori cineva creează un articol nou în lista Clienți. Doar pentru a clarifica, în acest exemplu, declanșarea fluxului de lucru pe care l-am ales este atunci când „ Este creat un articol nou ” și acțiunea este că vom primi un e-mail .

Crearea unui flux de lucru cu condiții utilizând SharePoint Automate

În exemplul anterior, am creat un flux de lucru fără a personaliza condițiile. De data aceasta vom crea un alt flux de lucru , dar cu condiții. Să începem prin a face clic pe „ Automatizare ” și selectând opțiunea „ Creați o regulă ”.

c

Apoi, din lista de reguli, selectați opțiunea „ O coloană se modifică ”.

Cu această opțiune, acum puteți personaliza declanșarea stării dumneavoastră. De exemplu, voi seta declanșatorul când se schimbă coloana Asociat de vânzări . Trimiterea unui e-mail va fi acțiunea și îl voi seta la Asociat de vânzări. Doar faceți clic pe butonul „ Creare ” pentru a crea fluxul de lucru.

Pentru acest exemplu, fiecare articol din lista Clienți este conectat la un asociat de vânzări. Cu toate acestea, dacă asociatul de vânzări este reziliat, managerul este obligat să atribuie clientul unui nou asociat de vânzări. Apoi, asociatul de vânzări nou atribuit ar trebui să primească un e-mail cu privire la această problemă.

După crearea fluxului de lucru, va apărea fereastra „Gestionați regulile” și veți vedea că sunt disponibile 2 reguli care includ fluxul de lucru creat anterior și cel recent.

Închideți fereastra după ce ați terminat de verificat starea regulilor. 

Testarea condiției fluxului de lucru

Pentru a ne testa starea, voi selecta Jason Zelenia din listă și voi începe să-și editez înregistrarea făcând clic pe butonul Editare .

După ce faceți clic pe butonul Editați , derulați în jos din lista de înregistrări până când găsiți câmpul Asociat de vânzări .

În acest caz, voi schimba asociatul de vânzări din Jamie Crust în Brad Pitt .

Apoi faceți clic pe butonul Salvare pentru a salva modificările.

În cele din urmă, vom verifica dacă fluxul de lucru funcționează corect accesând e-mailul lui Brad Pitt .

Întrucât Brad Pitt este noul asociat de vânzări alocat la [email protected], i-a fost trimis e-mailul. În e-mail, puteți face clic pe butonul „ Accesați articolul ” pentru a merge direct la articolul modificat și dezactivați notificarea făcând clic pe „ De ce primesc această notificare? ” link.

Acesta este unul dintre fluxurile de lucru complexe pe care le puteți crea în SharePoint folosind funcția de automatizare.

Microsoft Power Automate: Automatizarea fluxului de lucru
Integrarea SharePoint cu Power Platform
Configurarea alertelor de listă SharePoint

Concluzie

Pentru a rezuma, ați învățat ce este un flux de lucru și componentele sale care sunt declanșatorul și acțiunea. De asemenea, ați putut înțelege cum funcționează funcția de automatizare pe SharePoint. Funcția de „automatizare” din SharePoint este excepțională în ceea ce privește alertarea persoanelor din organizația dvs. Cu aceasta, nu trebuie să trimiteți un e-mail manual cuiva când ceva se schimbă într-o listă sau bibliotecă.

Există mai multe lucruri pe care le puteți face cu funcția de automatizare, așa că faceți-vă timp pentru a explora mai multe despre aceasta. Dacă doriți să aflați mai multe despre acest subiect și despre alte conținuturi conexe, cu siguranță puteți consulta lista de link-uri relevante de mai jos.

Toate cele bune,

Henry