Adăugarea de metadate în SharePoint folosind coloane

Metadatele din SharePoint oferă informații despre fișierele noastre. Ne ajută să ne organizăm corect fișierele și să ne găsim fișierele cu ușurință. În acest articol, vom afla cum să profităm de sistemul de metadate din biblioteca noastră de documente SharePoint pentru a clasifica fișierele.

Pentru acest exemplu, am creat un folder numit Cheltuieli – BETTER . Acesta conține fișiere diferite pentru rapoarte de cheltuieli pentru diferite departamente.

SharePoint ne oferă automat câteva coloane de metadate care sunt Nume , Modificat și Modificat de . Coloana modificată este o metadate despre acest fișier care ne spune când a fost modificat. Pe de altă parte, Modified by este o metadate care ne spune cine a modificat de fapt acest fișier. Deoarece aceste două coloane sunt create automat de SharePoint la adăugarea fișierelor noastre, nu le putem modifica sau edita. 

Ceea ce putem face este să adăugăm propriile coloane de metadate.

Cuprins

• Adăugarea de metadate în documentele SharePoint
• Adăugarea valorii metadatelor în SharePoint
• Adăugarea altor metadate
• Adăugarea metadatelor unui număr
• Gruparea fișierelor după departament în SharePoint
• Concluzie

Adăugarea de metadate în documentele SharePoint

Mai întâi, faceți clic pe Adăugați coloană . 

Utilizatorii pot adăuga metadate în SharePoint sub formă de coloane, descrieri și etichete la conținutul lor. 

Există diferite tipuri de coloane pe care le putem adăuga. Pentru acest exemplu, dorim o coloană în care un utilizator poate alege o opțiune. Trebuie să adăugăm o coloană care reprezintă departamentele companiei, cum ar fi Contabilitate, HR, Marketing și Vânzări. Putem face asta selectând coloana Alegere .

Apoi, trebuie să oferim câteva informații pentru această coloană. Vom numi această coloană ca Departament și vom adăuga și o descriere.

Avem și opțiunea de a schimba tipul acestei coloane dacă dorim.

Sub Opțiuni este locul în care putem adăuga opțiunile dintre care utilizatorii pot alege. Aici putem adăuga diferitele departamente. Să adăugăm opțiunile Contabilitate , HR , Marketing și Vânzări .

De asemenea, putem schimba culoarea opțiunilor noastre făcând clic pe pictograma de culoare.

Dacă vrem să eliminăm o opțiune, faceți clic pe pictograma X.

În plus, putem oferi utilizatorilor o opțiune de a adăuga ei înșiși valori. Deocamdată, vom lăsa această opțiune nebifată, deoarece nu dorim ca utilizatorii să adauge singuri valori. 

Mai mult, putem avea o valoare implicită dacă dorim. 

Putem vedea alte opțiuni făcând clic pe Mai multe opțiuni . 

Apoi putem alege dacă dorim ca această coloană să fie afișată ca meniu derulant sau butoane radio . Pentru acest exemplu, să alegem meniul derulant.

Opțiunea de permite selecții multiple înseamnă că utilizatorul poate selecta 2 sau mai multe departamente pentru afișare. Se cere ca această coloană să conțină informații este pentru a forța utilizatorul să adauge informații despre departament pentru fișiere, ceea ce dorim, așa că vom activa această opțiune.

Nu dorim să activăm Aplicarea valorilor unice . Opțiunea Adaugă la toate tipurile de conținut impune această coloană pentru toate tipurile de documente, cum ar fi imagini, wiki-uri etc. 

Faceți clic pe butonul Salvare pentru a salva această coloană. 

Apoi, vom vedea că acum a fost adăugată o nouă coloană de metadate numită Department . 

Adăugarea valorii metadatelor în SharePoint

Deoarece fișierele noastre sunt deja adăugate înainte de a crea coloana Departament , trecerea cu mouse-ul pe ele va afișa acest marcator care spune „ Metadate lipsă ”. Acest lucru se datorează faptului că am activat mai devreme opțiunea Solicitați ca această coloană să conțină informații în coloana Departamentului . Aceasta înseamnă că fiecare fișier ar trebui să aibă o valoare de departament . 

Există două moduri de a face acest lucru. O modalitate este să faceți clic pe punctele de suspensie de lângă fișier. Apoi faceți clic pe Detalii . 

Va apărea panoul Proprietăți și putem găsi metadatele Departamentului unde le putem seta valoarea. Acesta este un fișier de cheltuieli în cadrul departamentului de conturi, așa că vom alege Contabilitate .

Dacă trecem din nou cursorul peste acest fișier, vom vedea că avertismentul de metadate lipsă a dispărut. 

Actualizează pagina pentru a putea vedea modificările pe care le-am făcut până acum. După cum putem vedea, primul fișier are acum o valoare de departament ( Contabilitate ), în timp ce celelalte fișiere necesită încă valoarea lor de departament.

Cealaltă modalitate de a face acest lucru este făcând clic pe opțiunea Editare în vizualizare grilă . Această opțiune este mai bună, deoarece ne permite să ne modificăm metadatele pentru mai multe rânduri simultan. 

Apoi, faceți clic pe rândul corespunzător al departamentului pentru a selecta valoarea departamentului. 

După ce setați valoarea departamentului nostru de fișiere, va arăta așa. 

Pentru a ieși din această vizualizare grilă, faceți clic pe opțiunea Ieșire vizualizare grilă .

Acum, toate fișierele noastre au metadatele valorii departamentului asociate cu ele. 

Adăugarea altor metadate

Vom repeta același proces acum adăugând metadate de tip Cheltuială pe ele. Să creăm o nouă coloană Opțiune de metadate.

Să adăugăm apoi numele și descrierea acestei coloane.

De data aceasta, vom elimina stilul pentru alegeri. Doar faceți clic pe pictograma Stil și faceți clic pe Niciun stil .

Vom adăuga apoi tipul de cheltuieli, cum ar fi Diverse , Rechizite , Călătorii și Mese .

Să activăm aceleași opțiuni în Mai multe opțiuni și nu uitați să faceți clic pe butonul Salvare . 

Accesați din nou vizualizarea Editare în grilă pentru a adăuga valorile tipului de cheltuieli pentru fiecare dintre fișiere.

După ce le-am adăugat valorile tipului de cheltuieli, acum avem și metadate pentru tipul lor de cheltuieli. 

S-ar putea să observați un punct roșu aici. Deoarece am adăugat coloana de tip Departament și Cheltuieli ca metadate necesare, SharePoint a reușit să detecteze că există încă fișiere în biblioteca noastră de documente care nu au valoarea lor pentru aceste coloane de metadate. 

De exemplu, dacă ne întoarcem la documente și verificăm folderul Food , vom vedea că aceste fișiere nu au încă valorile lor de tip departament și cheltuieli. Deci, acesta este singurul motiv pentru indicatorul punct roșu. După cum putem vedea, nu are sens să adăugați metadate de departament și tip de cheltuieli pe aceste fișiere, deoarece nu are legătură cu acestea. 

Acesta este, de asemenea, motivul pentru care am dori să creăm diferite biblioteci de documente pentru diferite lucruri, cum ar fi o bibliotecă de documente în principal pentru rapoartele de cheltuieli, o bibliotecă de documente doar pentru fotografii și așa mai departe.  

Adăugarea metadatelor unui număr

Să vorbim acum despre cum să adăugați metadate pentru numere. Pentru acest exemplu, avem un folder cu fișiere de cheltuieli și dorim să adăugăm o metadate pentru suma. 

Pentru a adăuga metadate pentru numere, putem folosi numărul de tip coloană sau moneda. Pentru acest exemplu, vom adăuga o nouă coloană și vom alege Moneda . 

Vom numi coloana ca Sumă cheltuieli și vom adăuga o descriere.

Apoi, vom folosi 2 zecimale. Putem seta aici formatul monedei în funcție de țara în care ne aflăm. Pentru acest exemplu, vom folosi moneda Statelor Unite. Pentru valoarea implicită, o vom seta la 0 . Nu uitați să faceți clic pe butonul Salvare pentru a salva modificările.

Pentru a adăuga cu ușurință valoarea metadatelor, dați clic pe Editați în vizualizarea grilă .

Doar introduceți informațiile pentru fiecare fișier în coloana Sumă cheltuielilor .

După ce ați adăugat informațiile necesare, faceți clic pe Ieșire din vizualizarea grilă .

Apoi, vom vedea metadatele adăugate pentru valoarea cheltuielilor fiecărui fișier.

Acum putem clasifica cu ușurință fișierele noastre în funcție de valoarea cheltuielilor prin filtrarea acestei coloane. De exemplu, putem filtra acest lucru după o cantitate mai mică sau mai mare sau invers. 

Fișierele noastre sunt sortate de la cantități mai mari, la început, la cantități mai mici.

Un alt lucru pe care îl putem face cu aceste metadate este să adăugăm totaluri . Doar faceți clic pe coloană, faceți clic pe Totaluri și alegeți Sumă . Există și alte Totaluri aici pe care le putem folosi și explora.

Apoi, vom vedea că a adăugat suma tuturor cheltuielilor din partea de jos.

Gruparea fișierelor după departament în SharePoint

Doar pentru a vă arăta cât de cool este această funcție, să încercăm să grupăm fișierele noastre în funcție de departamentele lor.

După cum putem vedea, este prevăzută o sumă pentru fiecare dintre cheltuielile departamentului.

Dacă nu avem nevoie de aceste informații și dorim să le eliminăm, faceți clic din nou pe coloană, accesați Totaluri și faceți clic pe Niciunul .

Ceea ce este frumos în a avea aceste totaluri este că atunci când ne grupăm fișierele, putem vedea și totalurile la nivel de grup. Din nou, puteți încerca diferitele opțiuni Totals în funcție de ceea ce aveți nevoie. Acesta este unul dintre avantajele utilizării acestor metadate numerice.

Metadate SharePoint | O introducere
Versiune SharePoint pentru fișierele non-Office.
Verificați și introduceți fișierele SharePoint

Concluzie

Pentru a rezuma, am învățat cum să adăugați metadate personalizate în bibliotecile de documente SharePoint. Deținerea acestor metadate este foarte utilă în localizarea, gruparea și filtrarea datelor noastre. Am discutat, de asemenea, cum să adăugați totaluri pentru metadatele numerelor.

Cu aceasta, nu trebuie să deschidem fișierul doar pentru a verifica suma cheltuielilor sau orice număr care este esențial pentru noi să îl vedem imediat. Le-am putea arăta doar adăugând metadate numerice. Acest lucru face lucrurile mult mai ușor atunci când ne clasificați fișierele. 

Toate cele bune,

Henry