Verificați și verificați fișierele SharePoint

 Ca platformă de gestionare a documentelor, SharePoint oferă caracteristici indispensabile, cum ar fi versiunea , verificarea și înregistrarea, care îi ajută pe utilizatori să transforme modul în care lucrează. În acest blog, vom înțelege cum funcționează funcția de check-out și check-in din fișierele SharePoint.

Check-in și check-out sunt termeni obișnuiți legați de sistemele de gestionare a documentelor, inclusiv SharePoint. Sunt utile în prevenirea conflictelor atunci când mai multe persoane doresc să editeze aceleași elemente sau fișiere în același timp. 

Oricine dintr-o bibliotecă de documente SharePoint poate deschide un fișier și poate face modificări în același timp. Funcția de înregistrare și de check-out din SharePoint este utilă dacă nu dorim ca nimeni să deschidă sau să editeze un anumit fișier pe care îl edităm în prezent.  

Cuprins

• Cum să verificați fișierele SharePoint
• Cum se înregistrează fișierele SharePoint
• Verificarea modificărilor din istoricul versiunilor
• Concluzie

Cum să verificați fișierele SharePoint

Verificarea fișierelor profită la maximum de versiunea. Termenul de check-out descrie procesul de obținere a unei versiuni a unui document sau a unui element de listă într-o listă sau bibliotecă. Prin verificarea unui articol sau a unui fișier, un utilizator poate împiedica alte persoane să editeze acel conținut. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe punctele de suspensie de lângă fișier. Faceți clic pe Mai multe , apoi faceți clic pe Check out . 

Acest lucru îi spune lui SharePoint să nu lase pe nimeni altcineva să deschidă sau să editeze acest fișier, deoarece în prezent îl edităm. După cum putem vedea, a adăugat și un marcaj roșu săgeată pentru fișier. 

Dacă trecem cu mouse-ul peste marcajul roșu cu săgeată, putem vedea o solicitare care indică faptul că am verificat acest fișier, astfel încât ceilalți membri să nu îl poată edita, înregistra sau verifica.

Deoarece noi suntem cei care a verificat acest fișier, îl putem edita în continuare. Să deschidem acest fișier.

Apoi, să facem câteva modificări. De exemplu, să introducem „ Mașina mea preferată este Honda Civic ”.

După aceea, să-l închidem.

Să-l deschidem din nou și vom vedea că editările noastre sunt salvate. Din nou, doar cei care au verificat acest fișier îl pot edita. Ceilalți membri nu pot face nimic în acest fișier acum.

Dacă am terminat de editat acest fișier și dorim ca alți membri să-l poată edita, trebuie doar să verificăm fișierul. 

Cum se înregistrează fișierele SharePoint

Termenul de înregistrare descrie procesul de adăugare a unui articol sau fișier nou sau modificat la o bibliotecă de documente pentru a înlocui versiunea anterioară. Prin înregistrarea unui fișier SharePoint, utilizatorul poate permite altora să editeze conținutul fără a-și face griji cu privire la înlocuirea modificărilor pe care le-au făcut alții. Pentru a face acest lucru, faceți clic din nou pe punctele de suspensie, faceți clic pe Mai multe , apoi faceți clic pe Înregistrare .

De asemenea, putem să înregistrăm fișierul trecând cu mouse-ul peste marcajul roșu și făcând clic pe Înregistrare .

Putem apoi adăuga câteva comentarii despre ce modificări am făcut în acest fișier. Pentru acest exemplu, să introducem „ Adăugat o nouă linie care spune tuturor care este mașina mea preferată ”. 

Apoi faceți clic pe butonul Înregistrare .

Acum totul a revenit la normal și nu mai există semn roșu. Aceasta înseamnă că oricine poate deschide și edita fișierul din nou în același timp.

Verificarea modificărilor din istoricul versiunilor

Modificările pe care le-am făcut pot fi văzute și în Istoricul versiunilor . Să-l deschidem dând clic pe punctele de suspensie, apoi alegeți Istoricul versiunilor .

Putem vedea aici că cea mai recentă versiune are un comentariu. Este comentariul pe care l-am adăugat mai devreme când am verificat fișierul.

Microsoft SharePoint | O prezentare generală
a bibliotecii de documente SharePoint | Tutorial pentru începători
Site-ul SharePoint | Aspect și meniu

Concluzie

Pentru a rezuma, dacă vrem să facem o editare în fișierele SharePoint și să ne asigurăm că nimeni altcineva nu poate face modificări în același timp, putem verifica un fișier, face modificări și îl putem verifica din nou.

În timp ce articolul sau fișierul este extras, alți utilizatori pot vedea numai ultima versiune care a fost înregistrată . Ei nu vor putea vedea modificările pe care utilizatorul actual le-a făcut asupra fișierului în timp ce acesta a fost verificat.

Această caracteristică este utilizată pentru activități comerciale legate de audit, cum ar fi contractele. Cele două avantaje majore ale acestei funcții sunt că, atunci când este verificată, nimeni altcineva nu poate edita fișierele în timp ce le edităm și când verificăm fișierul, putem oferi un comentariu care detaliază ce am schimbat în acel fișier. 

Toate cele bune,

Henry