Setări bibliotecă de site SharePoint | O imagine de ansamblu

O bibliotecă de documente este întotdeauna creată automat ori de câte ori creăm un site în SharePoint. Putem personaliza o bibliotecă și controlăm modul în care utilizatorii pot vizualiza, gestiona și crea documente sau chiar pot urmări versiunile fișierelor. În acest tutorial, vom vorbi despre cum putem configura setările bibliotecii de site SharePoint.

O bibliotecă de documente în SharePoint este o locație pe un site în care membrii echipei pot colabora la fișiere partajate.

Cuprins

• Accesarea setărilor bibliotecii site-ului
• Setări de versiune în Biblioteca de site SharePoint 
• Validare și setări avansate în biblioteca de site SharePoint 
• Setări de formulare într-o bibliotecă de documente
• Alte setări relevante într-o bibliotecă de documente
• Concluzie

Accesarea setărilor bibliotecii site-ului

Pentru a accesa setările bibliotecii, trebuie să intrăm într-o bibliotecă de documente. Pentru acest exemplu, avem o bibliotecă de documente numită Cheltuieli . 

Apoi, în secțiunea din dreapta sus, faceți clic pe pictograma roată și faceți clic pe setările Bibliotecii .

Ne va duce apoi la o vedere clasică a setărilor. Aici putem face și lucruri precum crearea de vizualizări, adăugarea de coloane, formatare și multe altele. Nu vom discuta unele dintre setări aici în acest tutorial, dar cu siguranță puteți consulta discuția noastră amănunțită despre aceste setări în . 

Una dintre setările comune aici este numele listei, descrierea și setările de navigare. 

Aici putem schimba numele bibliotecii noastre și putem adăuga o descriere dacă dorim. Nu vom discuta aici despre opțiunea Lansare rapidă , ci doar rețineți că este utilă pentru realizarea paginilor de pornire și navigarea site-ului SharePoint.

Setări de versiune în Biblioteca de site SharePoint 

O altă setare de bibliotecă pe care o avem sunt setările de Versiune .

Aici putem face modificări, cum ar fi solicitarea aprobării conținutului pentru articolele trimise. Aceasta este pentru a seta o configurație dacă articolele noi sau modificările asupra articolelor existente ar trebui să rămână în stare de schiță sau nu până când sunt aprobate. 

De asemenea, putem modifica numerotarea etichetei fișierului a versiunilor noastre majore și minore. De exemplu, revizuirile majore pentru fișierele noastre vor fi etichetate cu 1, 2, 3 , iar revizuirile minore vor avea 1.0, 1.1, 1.2 și așa mai departe.

De asemenea, putem seta numărul de copii ale articolelor noastre în ultimele versiuni. De obicei, aceasta ar trebui să fie doar 10-20 din cauza problemelor de restricție de spațiu. 

Securitatea articolului nefinalizat este pentru limitarea utilizatorilor care pot vedea articolele nefinalizate în biblioteca noastră de documente.

În cele din urmă, putem solicita funcția Check Out înainte ca cineva să poată edita documentele. Funcția Check Out este pentru a limita accesul celorlalți utilizatori la fișierul dacă acesta este în curs de editare. 

Validare și setări avansate în biblioteca de site SharePoint 

Să trecem acum la setările avansate.

Acesta conține setări diferite pentru gestionarea tipurilor de conținut, șabloane de documente și foldere.

Urmează setările de validare .

Aici putem seta câteva formule. De exemplu, dacă nu dorim ca alți utilizatori să-și numească noul document sau departament ca „ Pagină de pornire ”, putem face acest lucru în această parte.

Setări de formulare într-o bibliotecă de documente

Acesta este un exemplu de formular SharePoint. Îl putem schimba accesând setările formularului .

Setările formularului este locul în care putem schimba formularul implicit SharePoint.

De exemplu, putem folosi un formular personalizat creat în PowerApps în loc să folosim formularul implicit din SharePoint.

Alte setări relevante într-o bibliotecă de documente

Avem, de asemenea, secțiunea Permisiuni și management de unde ne putem șterge biblioteca, putem seta permisiuni pentru biblioteca noastră, setările fluxului de lucru și așa mai departe. Permisiunea pentru setările acestei biblioteci de documente este locul în care putem acorda acces anumitor persoane pentru anumite documente și aplicații și nu altora. 

Setările fluxului de lucru sunt pentru crearea unui anumit flux de lucru care să apară atunci când cineva modifică sau adaugă un document nou. De exemplu, dacă un utilizator adaugă un nou document de cheltuieli, un e-mail va fi trimis mai întâi managerului pentru aprobare, apoi HR pentru revizuire și așa mai departe. 

În plus, avem  setările RSS . Aici putem seta notificări sau actualizări ori de câte ori un utilizator modifică sau adaugă un articol.

Avem, de asemenea, acces la setări mai avansate pentru Coloane , cum ar fi crearea coloanelor, ordonarea coloanelor și multe altele. 

Mai mult, avem o setare pentru crearea vizualizărilor.

Dacă facem clic pe el, ne va oferi un mod clasic de a crea o vedere.

Adăugarea bibliotecii de documente în
şabloane SharePoint SharePoint pentru bibliotecile de documente
Bibliotecă de imagini în SharePoint | O introducere

Concluzie

Una peste alta, acestea sunt câteva dintre setările pe care le putem accesa pe setările unei biblioteci de site-uri SharePoint. Rețineți că, pe măsură ce creăm un site SharePoint, acesta creează automat și o bibliotecă de documente.

SharePoint permite utilizatorilor să personalizeze și să configureze complet bibliotecile de documente prin intermediul setărilor bibliotecii.

Sper că acest lucru a fost de ajutor. Dacă doriți să aflați mai multe despre restul setărilor, le puteți consulta pe cursul nostru, care va fi inclus în lista de link-uri relevante de mai jos. 

Toate cele bune,

Henry