Ce este Sharepoint? Caracteristici și funcții de top

Te-ai săturat să pierzi evidența documentelor importante într-o mare de e-mailuri, documente șterse, dosare și note Post-it?

Uneori simți că ai nevoie de un GPS doar pentru a găsi acel fișier pe care l-a cerut șeful tău acum trei săptămâni? Nu vă temeți, dragă cititor, căci există un erou printre noi: Microsoft SharePoint.

SharePoint este o platformă web dezvoltată de Microsoft care oferă organizațiilor un spațiu centralizat pentru a gestiona, partaja și colabora la diferite tipuri de conținut, cum ar fi documente, calendare, sarcini și multe altele.

Platforma permite utilizatorilor să creeze site-uri pentru diferite departamente, proiecte sau echipe, cu permisiuni de utilizator și fluxuri de lucru personalizabile pentru a controla accesul, a afișa informații și a eficientiza procesele.

Caracteristicile solide ale SharePoint pot fi adaptate pentru a răspunde nevoilor specifice ale organizației dvs., făcându-l un instrument esențial pentru creșterea productivității și a colaborării.

Dar acesta este doar vârful aisbergului! În secțiunile următoare, vom aprofunda istoricul Microsoft SharePoint, caracteristicile de bază, versiunile disponibile, integrările Microsoft și cazurile de utilizare potențiale.

Așadar, luați băutura dorită, așezați-vă pe loc și haideți să explorăm împreună minunile SharePoint.

Cuprins

• Ce este SharePoint?
• Istoricul SharePoint
  • SharePoint actual
• Top 6 caracteristici și capabilități de bază ale SharePoint
  • 1. Colaborare
  • 2. Managementul conținutului
  • 3. Automatizarea fluxurilor de lucru
  • 4. Caracteristici sociale
  • 4. Business Intelligence
  • 5. Căutați
• Versiuni și prețuri SharePoint
  • SharePoint Online
  • Server SharePoint
  • SharePoint Foundation și SharePoint Designer
• Integrare cu Microsoft Ecosystem
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Platformă de putere
• Cazuri de utilizare Microsoft SharePoint
• Concluzia

Ce este SharePoint?

Imaginează-ți asta: îți începi ziua de lucru și ești întâmpinat de o căsuță de e-mail plină, de o listă de lucruri de făcut fără sfârșit și de o grămadă de livrabile care pur și simplu nu se vor opri. Sună copleșitor, nu? Acolo intervine Microsoft SharePoint pentru a salva ziua!

Deci, ce este SharePoint? Mai simplu spus, este o platformă dezvoltată de Microsoft care oferă o locație centralizată pentru ca organizațiile să gestioneze, să stocheze și să partajeze diferite tipuri de conținut și sarcini prin aplicații web, cum ar fi:

• Documente : Word, Excel, PowerPoint, PDF-uri și multe altele

• Calendare partajate : programele echipei, termenele limită ale proiectelor și întâlniri

• Sarcini : liste de sarcini, fluxuri de lucru și aprobări

• Liste moderne : contacte, cutii poștale partajate, inventar, metadate și informații despre clienți

Microsoft SharePoint include instrumente puternice de colaborare, permițând utilizatorilor să lucreze împreună la conținut în timp real, să partajeze actualizări și să primească feedback într-un singur loc. În plus, cu capabilitățile de căutare, găsirea documentului sau a informațiilor potrivite este o briză.

Dar stai, mai sunt! În secțiunea următoare, vom explora istoria de peste două decenii a SharePoint înainte de a arunca o privire asupra caracteristicilor sale de bază ale produsului.

Dacă doriți să duceți productivitatea organizației dvs. la următorul nivel, continuați să citiți pentru a descoperi întregul potențial al SharePoint.

Istoricul SharePoint

Să facem o plimbare pe banda memoriei, înapoi la o perioadă în care telefoanele flip erau la furie, MySpace era rețeaua de socializare preferată și SharePoint era doar o licărire în ochii Microsoft.

Așa e, vorbim de începutul anilor 2000, o perioadă în care internetul era încă la început, iar lumea abia începea să înțeleagă importanța colaborării și a managementului conținutului.

Microsoft SharePoint a fost introdus pentru prima dată în 2001, când lumea încă se obișnuia cu ideea de a folosi internetul pentru mai mult decât pentru a trimite e-mailuri și a răsfoi videoclipuri cu pisici.

Versiunea inițială a acestui proiect MS a fost o aplicație web de bază care a permis echipelor să partajeze documente și să colaboreze la proiecte. Nu a fost chiar o schimbare a jocului, dar a pus bazele pentru ceea ce urma.

De-a lungul anilor, platforma SharePoint a continuat să evolueze, adăugând noi caracteristici și capabilități care au făcut-o un instrument indispensabil pentru companii și organizații de toate dimensiunile.

În 2003, Microsoft a lansat SharePoint Portal Server, care a permis un management de conținut mai avansat și o funcționalitate de căutare.

Și în 2006, a fost lansat Microsoft Office SharePoint Server 2007, introducând funcții sociale și capabilități de business intelligence.

SharePoint actual

Abia după lansarea SharePoint Server 2010, platforma a început cu adevărat să câștige teren.

Cu interfața sa de utilizator îmbunătățită și noi funcții puternice, cum ar fi co-autorarea documentelor și automatizarea fluxului de lucru, SharePoint 2010 a devenit rapid platforma de bază pentru colaborare și managementul conținutului.

Astăzi, SharePoint este o platformă puternică care oferă o gamă largă de caracteristici și capabilități, de la gestionarea documentelor și luarea deciziilor de afaceri până la colaborarea socială și funcționalitatea de căutare.

Totul a început însă cu o idee simplă: nevoia ca echipele de a împărtăși informații și de a colabora la proiecte.

În secțiunea următoare, vom arunca o privire mai atentă asupra caracteristicilor care fac din SharePoint un instrument atât de puternic pentru companii și organizații.

Top 6 caracteristici și capabilități de bază ale SharePoint

Microsoft SharePoint nu este doar un vechi sistem plictisitor de gestionare a documentelor. Este o platformă plină de funcții care poate ajuta companiile și organizațiile să colaboreze, să automatizeze procesele și chiar să ia decizii bazate pe date.

În această secțiune, vom arunca o privire mai atentă asupra unora dintre caracteristicile și capabilitățile cheie care fac din SharePoint un instrument atât de puternic pentru locul de muncă digital.

1. Colaborare

Să începem cu colaborarea. Microsoft SharePoint oferă o gamă largă de instrumente pentru a ajuta echipele să partajeze informații și să lucreze împreună mai eficient într-un mediu SharePoint.

Puteți crea site-uri de echipă pentru diferite departamente sau proiecte și le puteți utiliza pentru a stoca și organiza documente, urmări sarcini și partaja actualizări în timp real.

Și cu funcții precum controlul versiunilor și co-autorarea , vă puteți asigura că toată lumea lucrează la aceeași versiune a unui document și puteți evita durerea de cap a lanțurilor nesfârșite de e-mail.

Caracteristicile de colaborare ale SharePoint permit crearea în comun și permit utilizatorilor să creeze site-uri SharePoint, să acceseze documente partajate, să partajeze rapid actualizări și să ofere feedback.

Platforma oferă, de asemenea, setări de permisiuni personalizabile, astfel încât să puteți controla cine are acces la anumite documente de pe site-ul dvs. SharePoint.

2. Managementul conținutului

Cu un site SharePoint, utilizatorii pot crea, încărca și stoca cu ușurință documente într-o bibliotecă de documente centralizată. Utilizatorii pot folosi, de asemenea, integrările cu MS Teams pentru a îmbunătăți și mai mult comunicarea.

O pagină de start SharePoint oferă, de asemenea, controlul versiunilor, astfel încât să puteți urmări modificările și să vă asigurați că toată lumea lucrează cu cele mai actualizate informații.

3. Automatizarea fluxurilor de lucru

Un site SharePoint este mai mult decât un sistem de gestionare a documentelor. De asemenea, oferă capabilități puternice de automatizare a proceselor de afaceri, permițându-vă să simplificați fluxurile de lucru și să automatizați sarcinile repetitive.

Fluxurile de lucru SharePoint sunt personalizabile și pot automatiza sarcini și eficientiza procesele. De exemplu, puteți configura un flux de lucru pentru a aproba documente, a trimite notificări, a include angajați sau pentru a colecta feedback.

Și prin integrarea sa cu Power Automate (fostă Microsoft Flow), puteți chiar să automatizați procesele dincolo de site-ul dvs. SharePoint și prin diferite aplicații și servicii.

4. Caracteristici sociale

SharePoint oferă, de asemenea, funcții sociale pentru a crea site-uri de comunicare unde vă puteți conecta cu colegii și vă puteți împărtăși cunoștințele în organizația dvs.

Puteți utiliza instrumentele sociale pentru a crea medii SharePoint care funcționează ca comunități de practică, unde angajații pot împărtăși idei și bune practici și pot colabora la proiecte.

4. Business Intelligence

Și să nu uităm de business intelligence! Cu SharePoint, puteți crea tablouri de bord și rapoarte puternice pentru a vă ajuta să luați decizii bazate pe date pe mai multe servere.

Puteți utiliza instrumentele de analiză și raportare încorporate ale SharePoint și, de asemenea, puteți integra serverul de proiect cu LuckyTemplates pentru a crea vizualizări și perspective interactive.

5. Căutați

Capacitățile puternice de căutare ale SharePoint le permit utilizatorilor să găsească rapid conținutul de care au nevoie, fie că este vorba despre un anumit document, o pagină de site de proiect sau profilul unui coleg.

Acestea sunt doar câteva dintre caracteristicile de bază care fac din SharePoint un instrument esențial pentru locurile de muncă moderne. Dar știați că există diferite versiuni de SharePoint disponibile, fiecare cu capacități diferite?

În secțiunea următoare, vom explora diferitele versiuni de SharePoint, de la SharePoint Online la SharePoint Server, astfel încât să puteți descoperi care este cea potrivită pentru organizația dvs.

Versiuni și prețuri SharePoint

Această secțiune acoperă diferitele versiuni de SharePoint și modul în care acestea răspund diferitelor nevoi organizaționale.

Există o varietate de versiuni disponibile, dar cele două care sunt în curs de dezvoltare activă sunt versiunile online și on-premises: SharePoint Online și SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online este versiunea bazată pe cloud a platformei care este inclusă în planurile de abonament Microsoft Office 365 și poate fi accesată prin aplicația mobilă SharePoint.

Este perfect pentru organizațiile care doresc să se bucure de beneficiile SharePoint fără bătaia de cap de a-și gestiona propriile servere SharePoint.

Cu SharePoint Online, utilizatorii pot accesa toate caracteristicile SharePoint de pe orice dispozitiv (inclusiv dispozitive mobile) cu o conexiune la internet și un browser web, făcându-l o opțiune flexibilă și convenabilă pentru locurile de muncă moderne.

Unele avantaje ale SharePoint Online includ:

• Accesibil de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet

• Nu este nevoie să vă gestionați propriile servere sau părți web

• Actualizări automate și funcții noi

• Integrare cu alte aplicații Microsoft Office 365

SharePoint Online este disponibil ca parte a unui abonament Microsoft Office 365 . Prețul variază în funcție de planul de abonament pe care îl alegeți, dar SharePoint Online este inclus în toate planurile, cu excepția planului de bază Microsoft Office 365 Business Basic.

Server SharePoint

SharePoint Server este versiunea locală a SharePoint care poate fi instalată pe serverele organizației dvs.

Oferă toate caracteristicile SharePoint Online, plus opțiuni suplimentare de personalizare și control asupra stocării datelor și a altor controale de securitate.

Utilizarea SharePoint local este ideală pentru organizațiile care au nevoie de control complet asupra mediului SharePoint sau care creează site-uri web cu cerințe specifice de securitate și conformitate.

Câteva avantaje ale SharePoint Server sunt:

• Control deplin asupra stocării datelor, bibliotecilor de documente și securității

• Opțiuni suplimentare de personalizare pentru site-urile SharePoint

• Integrare cu alte sisteme SharePoint locale

• Mai multă flexibilitate în opțiunile de implementare

SharePoint Server 2019 este licențiat pe server și pe utilizator sau dispozitiv care accesează serverul. Există două modele de licență disponibile : CAL Standard (Licență de acces client) și CAL Enterprise.

CAL standard oferă caracteristici de bază SharePoint, în timp ce CAL Enterprise include funcții mai avansate, cum ar fi business intelligence și căutare de întreprindere.

SharePoint Foundation și SharePoint Designer

Acești doi merită mențiuni onorabile. Ambele sunt instrumente gratuite care nu mai sunt în curs de dezvoltare activă și pot chiar să dezactiveze caracteristicile produsului găsite în versiunile viitoare; cu toate acestea, unele versiuni încă funcționează pe sistemele de operare moderne.

SharePoint Designer este folosit de obicei de utilizatori avansați sau dezvoltatori care doresc să creeze fluxuri de lucru și soluții personalizate pe lângă SharePoint.

SharePoint Foundation, pe de altă parte, este o versiune gratuită, la nivel de intrare, a SharePoint, care poate fi utilizată pentru partajarea documentelor de bază, management și colaborare.

Este un punct de plecare excelent pentru începători și pentru organizațiile mici care nu au nevoie de toate caracteristicile SharePoint Online sau SharePoint Server, dar doresc totuși să se bucure de beneficii precum partajarea fișierelor.

Unele avantaje ale SharePoint Foundation includ:

• Gratuit de utilizat

• Capacități de bază de gestionare a documentelor și colaborare

• Ușor de configurat și utilizat

Acum că am acoperit diferitele versiuni și opțiuni de preț, haideți să explorăm un alt aspect important al SharePoint: integrarea sa cu alte produse Microsoft.

SharePoint poate fi integrat cu produse precum Teams, OneDrive și Power Platform își poate îmbunătăți foarte mult funcționalitatea.

În secțiunea următoare, vom arunca o privire mai atentă asupra modului în care SharePoint se integrează cu aceste produse și cum poate îmbunătăți productivitatea și colaborarea organizației dvs. Deci, haideți să ne scufundăm!

Integrare cu Microsoft Ecosystem

Integrarea cu alte produse Microsoft este un beneficiu major, deoarece oferă o colaborare perfectă, fluxuri de lucru simplificate și o experiență modernă.

În această secțiune, aruncăm o privire mai atentă asupra unora dintre produsele cheie Microsoft care se integrează cu SharePoint.

Microsoft Office 365

Ca parte a ecosistemului Office 365, SharePoint se integrează perfect cu alte instrumente de productivitate, cum ar fi Excel , Word și PowerPoint . Acest lucru vă permite să accesați și să partajați documente în timp real, asigurându-vă că echipa dvs. rămâne pe aceeași pagină.

Prin încorporarea SharePoint în suita de servicii Office 365, utilizatorii de afaceri ale organizației dvs. pot beneficia de:

• Stocare centralizată a fișierelor cu control securizat al accesului

• Comunicare eficientă și colaborativă în echipă

• Design flexibil și personalizabil al site-ului echipei

Microsoft Teams

Microsoft Teams este o platformă de colaborare care permite echipelor să discute, să partajeze fișiere și să colaboreze la proiecte în timp real. Teams se integrează cu SharePoint, permițând utilizatorilor să acceseze fișierele și documentele SharePoint direct din interfața Teams.

Prin integrarea cu Microsoft Teams, puteți:

• Accesați cu ușurință documente actualizate partajate cu echipa dvs

• Colaborați la documente simultan cu alți membri ai echipei

• Urmăriți revizuirile și mențineți istoricul versiunilor

Platformă de putere

SharePoint interacționează cu instrumentele Microsoft Power Platform , cum ar fi Power Automate , Power Apps și LuckyTemplates . Folosind capabilitățile Power Platform, puteți adăuga automatizare personalizată, soluții de aplicații și vizualizare a datelor la site-urile dvs. de comunicare SharePoint.

Cu integrarea Power Platform, puteți:

• Creați fluxuri de lucru automate între SharePoint și alte aplicații și servicii

• Creați aplicații personalizate pentru a gestiona și afișa datele SharePoint

• Generați vizualizări puternice de date cu LuckyTemplates

Integrarea cu ecosistemul Microsoft vă permite să deblocați întregul potențial al SharePoint, creând posibilități infinite de colaborare și inovare în cadrul organizației dvs.

În secțiunea următoare, vom arunca o privire mai atentă asupra unor posibile cazuri de utilizare a SharePoint în lumea reală. Să mergem!

Cazuri de utilizare Microsoft SharePoint

După cum știți acum, SharePoint este o platformă versatilă cu o gamă largă de cazuri de utilizare în diferite industrii și este favorită în atât de multe organizații. Mai jos sunt câteva dintre cele mai frecvente cazuri de utilizare pentru SharePoint:

1. Gestionarea documentelor : capabilitățile sistemului de management al documentelor SharePoint sunt printre cele mai populare caracteristici ale sale. Organizațiile pot folosi SharePoint pentru a stoca, organiza și gestiona documente din diferite surse de date, asigurându-se că membrii echipei pot accesa și colabora cu ușurință la cea mai recentă versiune a unui document. Funcțiile de control al versiunilor și de check-in/check-out ale SharePoint ajută la prevenirea conflictelor și se asigură că membrii echipei lucrează mereu, fie on-premises, fie online, cu cea mai recentă versiune a unui document.

2. Intranet și portaluri : SharePoint poate fi, de asemenea, utilizat pentru a crea site-uri și portaluri intranet autonome pentru comunicare internă, partajare de informații, părți web moderne și colaborare. Site-urile intranet pot fi personalizate pentru a include știri, evenimente, wiki-uri și anunțuri importante, precum și politici și proceduri ale companiei. Capacitățile sale de căutare încorporate fac ca utilizatorul final să găsească rapid informații sensibile stocate la nivel local.

3. Managementul proiectelor: capabilitățile de management de proiect ale SharePoint pot ajuta echipele să gestioneze proiecte de la început până la sfârșit. Echipele pot folosi SharePoint pentru a crea pagini de site de proiect, pentru a atribui sarcini, pentru a urmări progresul, pentru a modifica structura site-ului și pentru a colabora la documente de proiect pe un singur server. Integrarea sa cu alte produse Office 365 și aplicații Office, cum ar fi MS Teams și Planner, poate îmbunătăți, de asemenea, capacitățile de gestionare a proiectelor.

4. Automatizarea proceselor de afaceri: integrarea SharePoint cu Power Automate (cunoscută anterior ca Microsoft Flow) permite utilizatorilor să automatizeze sarcini și procese repetitive. Puteți utiliza o fermă SharePoint împreună cu Power Automate pentru a automatiza fluxurile de lucru, cum ar fi procesele de aprobare a documentelor, cu suport pentru fișiere mari.

SharePoint are o gamă largă de cazuri de utilizare, iar acestea sunt doar câteva exemple. Indiferent de nevoile organizației dvs., platforma, împreună cu programele de completare SharePoint, vă pot ajuta să îmbunătățiți productivitatea și direcționarea către public și să eficientizați fluxurile de lucru.

Concluzia

SharePoint este o platformă puternică și versatilă care ajută organizațiile și serviciile de conectivitate de afaceri să îmbunătățească productivitatea și să îmbunătățească colaborarea.

Cu funcțiile sale de intranet și portal, integrări de aplicații Office 365, instrumente de management de proiect, părți web și servicii de acces și capabilități de automatizare a proceselor de afaceri, ghișeu unic de soluții SharePoint pentru organizații de toate dimensiunile și industriile.

În plus, integrarea SharePoint cu alte produse Office 365 și servicii Office, cum ar fi MS Teams, OneDrive, Outlook și Power Automate, o face o aplicație web și mai valoroasă pentru îmbunătățirea fluxului de lucru.

Și, cu diverse opțiuni de preț și modele de implementare disponibile, poate fi adaptat pentru a se potrivi nevoilor și bugetului oricărei organizații.

Indiferent dacă sunteți o companie mică care dorește să eficientizeze procesele de afaceri sau o întreprindere mare care dorește să îmbunătățească munca în echipă, comunicațiile interne și colaborarea între departamente și locații, SharePoint este o platformă care merită luată în considerare.

Pentru a afla mai multe despre beneficiile utilizării SharePoint ca aplicație web, consultați tutorialul de mai jos: