Cum să reduceți dimensiunea unui fișier Excel - 6 metode eficiente

Gestionarea fișierelor Excel mari poate fi o provocare, mai ales atunci când trebuie să le partajați sau să le încărcați rapid. În acest articol, veți învăța șase metode eficiente pentru a reduce dimensiunea fișierului Excel fără a pierde date importante.

Nu trebuie să aveți abilități experte în Excel pentru a înțelege și aplica aceste tehnici. Metodele prezentate sunt simple și ușor de urmat, făcându-le accesibile utilizatorilor cu diferite niveluri de experiență.

Reducerea dimensiunii fișierului Excel vă va ajuta:

• Economisiți spațiu

• Faceți mai ușor să partajați munca

• Remediați fișierele Excel lente și lipicioase

Să intrăm în asta.

Cuprins

• Înțelegerea dimensiunii fișierului Excel
• 6 moduri de a reduce dimensiunea fișierului Excel
• #1 – Optimizează formulele Excel
  • Formule simplificate
  • Utilizarea funcțiilor eficiente
  • Eliminați formulele inutile și convertiți-le în valori
• #2 – Gestionarea datelor și formatare
  • Eliminarea rândurilor și coloanelor neutilizate
  • Reducerea complexității formatării
  • Conversia datelor în tabele
• #3 - Comprimarea imaginilor și a obiectelor
• #4 - Împărțirea fișierelor Excel mari
• #5 - Salvarea fișierelor în diferite formate
  • Caiet de lucru Excel binar
  • Format CSV
• #6 - Ștergeți cache-ul tabelului pivot
• Să o rotunjim

Înțelegerea dimensiunii fișierului Excel

Diferiți factori contribuie la dimensiunea mare a fișierului Excel. Știind ce contribuie la foaia de calcul Excel vă va ajuta să identificați strategiile pentru a reduce dimensiunea în mod eficient.

Iată câțiva factori cheie care pot afecta dimensiunea fișierului tau Excel:

• Date și conținut: cu cât mai multe date, obiecte, cache de date și imagini încorporate aveți în registrul de lucru, cu atât dimensiunea fișierului va fi mai mare.

• Formule: Utilizarea de formule complexe și lungi poate crește dimensiunea fișierului, mai ales dacă le aplicați într-un număr mare de celule. Mai mult decât atât, formulele inutile contribuie și la o dimensiune mai mare a fișierului.

• Formatare: toate formatările, cum ar fi stilurile de celule, formatarea condiționată și celulele îmbinate, pot crește dimensiunea fișierului.

• Date ascunse sau neutilizate: foile de lucru, rândurile sau coloanele ascunse sau inutile, care conțin date excesive pot fi, de asemenea, un factor decisiv.

• Pivot Cache: tabelele pivot sunt legate la un cache de date, care poate crește semnificativ dimensiunea fișierului dvs. Eliminarea memoriei cache a tabelului pivot poate ajuta cauza.

• Format de fișier: formatul de fișier Excel poate afecta și dimensiunea fișierului. Fișierul în format binar (.xlsb) este în general mai mic decât formatul XML implicit (.xlsx).

Înțelegând acești factori, puteți aplica în mod eficient diferite strategii pentru a reduce dimensiunea fișierului Excel, făcându-l mai ușor de gestionat și mai eficient.

Acum să reducem!

6 moduri de a reduce dimensiunea fișierului Excel

Cele 6 moduri de a reduce fișierele Excel sunt:

• Optimizați formulele Excel

• Gestionați datele și formatarea

• Comprimați imagini și obiecte

• Împărțiți fișiere Excel mari

• Salvați fișierele în diferite formate

• Ștergeți memoria cache a tabelului pivot

Să parcurgem aceste metode, astfel încât să puteți alege modalitatea optimă de a reduce dimensiunea fișierului excel.

#1 – Optimizează formulele Excel

Optimizarea formulelor Excel este o modalitate excelentă de a reduce dimensiunea fișierului registrului de lucru și de a-i îmbunătăți performanța.

Această secțiune va acoperi trei metode: simplificarea formulelor, utilizarea funcțiilor eficiente și eliminarea formulelor inutile și transformarea lor în valori.

Formule simplificate

Formulele complexe pot crește dimensiunea fișierului Excel și pot încetini registrul de lucru.

Urmați acești pași pentru a simplifica formulele:

1. Descompune formulele lungi în părți mai mici și mai ușor de gestionat.

2. Evitați utilizarea funcțiilor imbricate inutile. În schimb, utilizați coloane sau rânduri auxiliare pentru a efectua calcule intermediare.

3. Utilizați referințe de celule pentru a evita repetarea aceluiași calcul de mai multe ori.

Utilizarea funcțiilor eficiente

Alegerea funcțiilor adecvate poate afecta semnificativ performanța registrului de lucru și poate economisi spațiu. Iată câteva funcții eficiente cu utilizarea lor:

• Utilizați INDEX și MATCH în loc de VLOOKUP sau HLOOKUP pentru a efectua căutări mai versatile și mai eficiente.

• Utilizați SUMIFS și COUNTIFS în loc să utilizați mai multe funcții SUMIF sau COUNTIF. De asemenea, utilizați SUMIFS și COUNTIFS pentru a vă simplifica calculele condiționate.

• Folosiți IFERROR în loc să imbricați mai multe funcții IF pentru a gestiona erorile. De asemenea, optați pentru IFERROR pentru a furniza o valoare implicită atunci când apare o eroare.

Nu uitați să utilizați aceste sfaturi și strategii atunci când lucrați cu formule Excel pentru a maximiza eficiența și a menține lizibilitatea.

Eliminați formulele inutile și convertiți-le în valori

Prea multe formule din foaia dvs. Excel pot crește drastic dimensiunea acesteia.

Eliminarea formulelor și convertirea lor în valori vă poate economisi tone de spațiu. Iată un ghid pas cu pas pentru asta:

1. Deschideți fișierul Excel și alegeți întreaga foaie. Apăsați F5 și așteptați să apară fereastra Accesați . Apoi, selectați Special .

2. Alegeți caseta radio Formule și faceți clic pe OK .

3. Rândurile/Colurile cu formule vor fi selectate. Selectați butonul Copiere din fila Acasă .

4. Alegeți o celulă goală și selectați meniul derulant Lipire .

5. Sub Paste Values, selectați sigla Paste Value .

#2 – Gestionarea datelor și formatare

Gestionarea datelor și formatarea fișierului Excel poate avea un impact enorm asupra dimensiunii totale.

Iată trei moduri de a reduce dimensiunea fișierului Excel prin gestionarea datelor și formatare:

Eliminarea rândurilor și coloanelor neutilizate

Eliminarea rândurilor și coloanelor neutilizate este importantă pentru a reduce dimensiunea fișierului Excel. Iată cum poți realiza asta:

1. Selectați rândul sau coloana nefolosită făcând clic pe antetul acesteia.

2. Faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. Apoi, selectați Ștergere .

Reducerea complexității formatării

O altă modalitate de a reduce dimensiunea fișierului documentului Excel este prin simplificarea formatării acestuia. Țineți cont de aceste indicații:

• Reduceți numărul de fonturi, dimensiunile fonturilor și culorile utilizate în registrul de lucru.

• Eliminați culorile de fundal și chenarele celulelor care nu sunt necesare pentru organizarea vizuală.

• Eliminați regulile de formatare condiționată inutile.

Conversia datelor în tabele

Prin convertirea datelor în tabele, puteți utiliza funcții eficiente Excel, cum ar fi sortarea, filtrarea și referințele structurate, care pot ajuta la minimizarea dimensiunii fișierului și la îmbunătățirea navigării.

Iată cum să convertiți datele în tabele:

1. Selectați intervalul de date pe care doriți să îl convertiți într-un tabel.

2. Accesați fila Inserare și faceți clic pe butonul Tabel .

3. Bifați caseta pentru Tabelul meu are anteturi dacă intervalul de date conține rânduri de antet, apoi faceți clic pe OK .

4. Datele dvs. vor fi convertite într-un tabel.

#3 - Comprimarea imaginilor și a obiectelor

Comprimarea imaginilor în foaia de calcul poate reduce dimensiunea fișierului registrului de lucru Excel. Pentru a comprima imaginile, urmați acești pași simpli:

1. Selectați imaginea sau imaginile pe care doriți să le comprimați.

2. Accesați fila Format/Format imagine , care va apărea imediat ce selectați o imagine.

3. În grupul Ajustare, faceți clic pe caseta de dialog Comprimare imagini .

4. Alegeți opțiunile de compresie care se potrivesc nevoilor dvs., cum ar fi aplicarea compresiei numai imaginii selectate sau tuturor imaginilor. Nu uitați să selectați E-mail (96 ppi) . Apoi, faceți clic pe OK .

Pe lângă imagini, obiectele încorporate precum diagramele și formele pot fi, de asemenea, optimizate pentru a minimiza dimensiunile fișierelor. Urmați acești pași pentru a comprima obiecte:

1. Selectați obiectul sau obiectele pe care doriți să le comprimați și faceți clic dreapta pe ele.

2. Faceți clic pe Format Object .

3. Accesați fila Dimensiune .

4. Alegeți opțiunile de dimensiune adecvate pentru obiectul dvs., ținând cont de compromisul dintre dimensiunea fișierului și reprezentarea vizuală. Apoi, faceți clic pe OK .

#4 - Împărțirea fișierelor Excel mari

Când aveți de-a face cu un fișier Excel mare, împărțirea acestuia în fișiere mai mici și mai ușor de gestionat poate ajuta la reducerea dimensiunii totale. Iată cum:

1. Mai întâi, analizați datele și determinați punctele logice pentru a diviza fișierul. Aceste puncte se pot baza pe regiuni, perioade de timp sau alți factori care sunt relevanți pentru datele dvs.

2. După ce ați identificat aceste puncte, creați un nou fișier Excel pentru fiecare dintre aceste secțiuni mai mici. Puteți face acest lucru selectând datele corespunzătoare fiecărei secțiuni și apoi apăsați Ctrl+C pentru a le copia.

3. Deschideți un nou registru de lucru Excel și apăsați Ctrl+V pentru a lipi datele în noul fișier. Salvați fiecare fișier nou cu un nume semnificativ pentru a-i identifica conținutul.

Sfat: Nu uitați să eliminați datele originale din fișierul Excel inițial după ce l-ați împărțit în fișiere mai mici.

După parcurgerea acestor pași, fișierul original mare va fi separat în fișiere mai mici și mai ușor de gestionat, ceea ce duce la o performanță mai bună și o partajare mai ușoară.

#5 - Salvarea fișierelor în diferite formate

O modalitate de a reduce dimensiunea unui fișier Excel este prin salvarea acestuia în diferite formate. Câteva formate vă pot ajuta să mențineți dimensiunea fișierului mai mică fără a pierde datele stocate în fișier.

Caiet de lucru Excel binar

În loc să salvați fișierul Excel în formatul implicit XLSX, luați în considerare salvarea acestuia ca registru de lucru Excel binar (format de fișier XLSB). Formatul XLSB comprimă mai bine datele și tinde să se deschidă și să se salveze mai repede, în special pentru fișierele mari.

Pentru a salva fișierul în format XLSB, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe fila Fișier .

2. Selectați Salvare ca .

3. Selectați Mai multe opțiuni .

4. Alegeți destinația fișierului și selectați blocul Salvare ca tip .

5. În meniul drop-down Salvare ca tip, selectați Excel Binary Workbook .

6. Faceți clic pe Salvare pentru a finaliza procesul.

Format CSV

O altă opțiune pentru reducerea dimensiunii fișierului este să vă salvați datele ca fișier cu valori separate prin virgulă (CSV). Acest format este deosebit de util pentru eliminarea oricăror formatări inutile, deoarece reține doar datele brute separate prin virgule.

Pentru a salva fișierul în format CSV, urmați acești pași:

1. Accesați Fișier > Salvare ca > Mai multe opțiuni > alegeți o destinație de fișier și faceți clic pe Salvare ca bloc de tip.

2. Selectați CSV (delimitat prin virgulă) .

3. Faceți clic pe Salvare pentru a finaliza procesul.

Notă: formatul CSV nu este potrivit pentru fișierele cu formule complexe, macrocomenzi sau formatare.

#6 - Ștergeți cache-ul tabelului pivot

Un tabel pivot este un instrument puternic care vă ajută să calculați, să analizați și să rezumați datele. Dar când creați unul, acesta creează automat Pivot Cache – un obiect care conține copia datelor sursă originale.

Modificările pe care le faceți într-un tabel pivot nu sunt direct legate de datele sursă originale. În schimb, sunt în Pivot Cache.

Așadar, iată cum să eliminați datele duplicate și să economisiți puțin spațiu atunci când lucrați cu tabelele pivot:

1. Selectați Pivot Table și alegeți fila PivotTable Analyze . Faceți clic pe Opțiuni sub PivotTable.

2. Selectați fila Date .

3. Debifați salvarea datelor sursă și selectați Reîmprospătare date când deschideți fișierul .

4. Faceți clic pe OK pentru a salva.

Să o rotunjim

În acest articol, ați învățat șase metode despre cum să reduceți dimensiunea unui fișier Excel. Aplicarea acestor tehnici poate ajuta la îmbunătățirea vitezei de rulare a Excel și poate face partajarea fișierelor cu alții mai ușor de gestionat.

A își aminti să:

• Ștergeți sau ștergeți datele inutile, inclusiv celulele goale și ascunse

• Comprimați imaginile

• Salvați fișierul în format binar Excel

• Verificați și optimizați formulele

• Eliminați formatarea condiționată

• Păstrați-vă Pivot Cache curat

Urmând acești pași, puteți reduce eficient dimensiunea fișierului Excel și puteți asigura o experiență mai eficientă și organizată cu foile de calcul.

Doriți să vă îmbunătățiți învățarea, ce zici de numărarea valorilor distincte în Excel? Vezi mai jos videoclipul nostru despre asta.