Cum să încorporați un document Word în Excel: 3 moduri simple

Încorporarea documentelor Word în foile de calcul Excel vă permite să consolidați informații din diverse surse într-un singur document cuprinzător.

Există 3 moduri de a încorpora un document Word în Excel:

1. Inserarea documentului ca obiect.

2. Încorporarea unui link către documentul Word.

3. Copiați și lipiți conținutul documentului.

Acest articol vă arată cum să implementați aceste trei tehnici. Veți afla beneficiile și limitările fiecărei metode și care abordare se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

Să începem!

Cuprins

• Cum să încorporați un document Word în Excel prin inserție
  • Ghid pas cu pas
  • Afișarea unei părți din conținut
  • Afișarea documentului Word ca pictogramă
• Cum să încorporați un document Word în Excel prin conectare
  • Ghid pas cu pas
• Cum să utilizați Copy and Paste pentru a încorpora conținutul Word în Excel
• Lucrul cu documente încorporate în Excel
• Cum să încorporați mai multe documente
• Cum să încorporați un document în mai multe celule
  • 1. Îmbinarea înainte de încorporare
  • 2. Redimensionare manuală
• Cum funcționează legarea și încorporarea obiectelor (OLE).
• Gânduri finale

Cum să încorporați un document Word în Excel prin inserție

Când inserați un document Microsoft Word ca obiect, încorporați întregul fișier Word în registrul de lucru Excel.

Aceasta înseamnă că documentul Word devine o parte a fișierului Excel și puteți vizualiza sau edita documentul Word direct din Excel. Rezultatul arată astfel:

Este important să înțelegeți că:

• Dacă partajați registrul de lucru Excel, documentul Word este, de asemenea, partajat în cadrul acestuia.

• Modificările aduse documentului Word original nu vor fi reflectate în Excel.

• Dimensiunea datelor dvs. Excel poate crește, deoarece acum include conținutul documentului Word.

Dacă fișierele dvs. încep să devină prea mari, există mai multe metode pentru a reduce dimensiunea unui fișier Excel .

Ghid pas cu pas

Pentru a insera un document Word ca obiect:

1. Faceți clic în interiorul celulei în care doriți să inserați documentul Word.

2. Accesați fila Inserare din Panglica Excel.

3. În grupul Text, faceți clic pe Obiect.

4. În caseta de dialog Obiect, selectați fila Creare din fișier.

5. Faceți clic pe Răsfoire și găsiți documentul Word pe care doriți să îl încorporați.

6. Dacă doriți să inserați documentul ca pictogramă în loc să-i afișați conținutul, bifați caseta Afișare ca pictogramă.

7. Faceți clic pe OK pentru a încorpora documentul Word în celula selectată.

Puteți face dublu clic pe obiectul încorporat (sau pe pictogramă, dacă ați ales să afișați unul) pentru a deschide și edita conținutul Word într-o fereastră separată.

Afișarea unei părți din conținut

Există o opțiune în fila „Creare din fișier” care controlează modul în care documentul Word încorporat este afișat în foaia de calcul.

Când nu bifați caseta de selectare „afișare ca pictogramă” (este dezactivată în mod implicit), conținutul primei pagini va fi afișat.

Afișarea documentului Word ca pictogramă

Când bifați caseta de selectare „Afișare ca pictogramă”, foaia de calcul va afișa o pictogramă care indică faptul că există un document Word inserat.

Această imagine arată un exemplu:

Încorporarea unui document Word în Excel folosind inserarea este un proces simplu, dar după cum veți vedea în secțiunea următoare, aveți și o altă opțiune - conectarea.

Cum să încorporați un document Word în Excel prin conectare

Când creați o legătură către un document Word, stabiliți o conexiune între registrul de lucru și documentul Word extern. Linkul vă permite să deschideți documentul Word făcând clic pe hyperlink în Excel.

Există diferențe importante în rezultatul acestei metode și inserarea documentului ca obiect:

• Dimensiunea registrului de lucru rămâne neafectată.

• Modificările se vor reflecta atunci când deschideți documentul prin hyperlinkul din Excel.

• Când partajați registrul de lucru Excel cu un link, documentul Word nu este inclus.

Țineți cont de aceste limitări atunci când partajați fișierul Excel pe SharePoint sau alt spațiu de stocare partajat.

Ghid pas cu pas

Pentru a conecta la un document Word dintr-o foaie de calcul Excel:

1. Faceți clic pe celula în care doriți să apară linkul.

2. Accesați fila Inserare din panglica Excel.

3. Faceți clic pe „Link” în grupul Linkuri.

4. În caseta de dialog „Inserare hyperlink”, faceți clic pe „Fișier sau pagină web existentă” în panoul din stânga.

5. Navigați la documentul Word pe care doriți să îl conectați și selectați-l.

6. Faceți clic pe OK pentru a crea hyperlinkul.

Când faceți clic pe documentul Word legat, documentul se deschide în Microsoft Word.

Încorporarea unui document Word în Excel prin link este suficient de bună pentru majoritatea cazurilor, dar aveți și opțiunea de a copia și lipi conținutul documentului Word, ceea ce vom trata în continuare!

Cum să utilizați Copy and Paste pentru a încorpora conținutul Word în Excel

Dacă căutați o metodă alternativă rapidă, puteți pur și simplu să copiați și să lipiți conținutul unui document Word în foaia de calcul Excel.

Acest lucru funcționează bine cu text simplu sau cu un tabel de cuvinte simplu.

Principalul dezavantaj este că nu păstrați formatarea și caracteristicile avansate ale documentului Word. Celelalte metode din acest articol sunt mai potrivite pentru păstrarea caracteristicilor Word.

Pentru a copia și lipi din Word în Excel:

1. Deschideți documentul Word pe care doriți să îl încorporați în Excel.

2. Selectați conținutul pe care doriți să îl copiați din documentul Word (utilizați „ Ctrl +A” pentru întregul document).

3. Copiați conținutul selectat apăsând „Ctrl+C”.

4. Deschideți registrul de lucru Excel în care doriți să lipiți conținutul Word.

5. Faceți clic pe celula în care doriți să apară conținutul Word.

6. Apăsați „Ctrl+V” pentru a lipi datele direct în Excel.

Această imagine prezintă un exemplu de rezultate. Rețineți că formatul titlului H2 din Word nu a fost păstrat în foaia de calcul Excel. Cu toate acestea, tabelul afișează bine datele Excel.

Copierea și lipirea datelor este una dintre sarcinile fundamentale în Excel. Consultați introducerea noastră în Microsoft Excel pentru alte operațiuni fundamentale.

În continuare, vom acoperi cum puteți lucra cu documente încorporate, cum puteți încorpora mai multe documente și cum să încorporați un document în mai multe celule în secțiunile următoare. Să mergem!

Lucrul cu documente încorporate în Excel

Un avantaj al încorporarii unui document ca obiect este că îl puteți redimensiona sau muta pentru a avea o afișare mai clară în foaia de calcul.

Cum să redimensionați obiectul încorporat

Pentru a redimensiona un document Word încorporat în Excel, urmați acești pași:

1. Faceți clic o dată pe obiectul încorporat pentru a-l selecta.

2. Veți vedea cercuri albe, numite „mânere”, care apar în jurul marginii obiectului.

3. Mutați cursorul peste unul dintre mânere; ar trebui să se transforme într-o săgeată cu două capete.

4. Faceți clic și trageți mânerul pentru a redimensiona obiectul în funcție de nevoile dvs.

5. Eliberați butonul mouse-ului când sunteți mulțumit de noua dimensiune.

Puteți redimensiona obiectul proporțional ținând apăsată tasta Shift în timp ce trageți mânerele de colț.

Cum să mutați obiectul încorporat

Pentru a muta un document Word încorporat în Excel, deschideți Excel și urmați acești pași:

1. Faceți clic o dată pe obiectul încorporat pentru a-l selecta.

2. Plasați cursorul peste obiect, dar nu pe un mâner de redimensionare. Cursorul ar trebui să se transforme într-o săgeată cu patru capete.

3. Faceți clic și țineți apăsat butonul mouse-ului.

4. Trageți obiectul în locația dorită în foaia de calcul.

5. Eliberați butonul mouse-ului pentru a plasa obiectul în noua sa poziție.

Cum să încorporați mai multe documente

Când lucrați cu mai multe documente Word, este posibil să le încorporați pe toate într-o singură foaie de lucru Excel. Pentru a face acest lucru, pur și simplu deschideți Excel și urmați procesul standard de încorporare pentru fiecare fișier:

1. Faceți clic pe celula în care doriți să încorporați primul document Word.

2. Accesați fila Inserare, apoi faceți clic pe Obiect în grupul Text.

3. În caseta de dialog Obiect, selectați fila Creare din fișier.

4. Faceți clic pe Răsfoire pentru a naviga la fișier.

5. Lăsați opțiunea „Link către fișier” nebifată.

6. Selectați o altă celulă.

7. Repetați pașii de la 1 la 6 pentru documentele Word rămase.

Iată un exemplu de două documente încorporate (afișate ca pictograme):

Țineți cont de aceste considerații pentru încorporarea mai multor documente:

• Fișierele dvs. Excel pot deveni destul de mari ca dimensiune.

• Organizați-le într-un mod logic pentru a facilita navigarea și înțelegerea informațiilor.

• Celulele cu documente încorporate se pot extinde, așa că ajustați lățimea coloanei sau înălțimea rândurilor în consecință.

Cum să încorporați un document în mai multe celule

Există momente în care poate fi necesar să încorporați un document Word în mai multe celule dintr-o foaie Excel. Acest lucru poate oferi o structură mai bună pentru informațiile dvs., ceea ce le face mai accesibile și mai ușor de înțeles pentru publicul dvs.

Există două metode pentru a realiza acest lucru:

1. Îmbinarea celulelor înainte de a încorpora documentul.

2. Redimensionați manual după ce ați încorporat documentul.

1. Îmbinarea înainte de încorporare

Pentru a utiliza această metodă înainte de inserare, urmați acești pași:

1. Selectați intervalul de celule în care doriți să încorporați documentul Word.

2. Accesați fila Acasă, apoi faceți clic pe Îmbinare și Centrare în grupul Aliniere.

3. Selectați celula îmbinată.

4. Urmați pașii de mai devreme în acest articol pentru a încorpora documentul.

2. Redimensionare manuală

Pentru a utiliza această metodă după inserare, urmați acești pași:

1. Finalizați procesul de încorporare într-o singură celulă.

2. Faceți clic pe documentul încorporat și veți vedea mânerele acestuia în jurul chenarului.

3. Trageți mânerele pentru a redimensiona documentul pentru a cuprinde mai multe celule după cum este necesar.

Amintiți-vă să păstrați un format și un stil consecvent pe întreaga pagină pentru un aspect coeziv și profesional.

Acum că ne-am uitat la modalitățile de a încorpora documente în diferite scenarii în Excel, să vorbim despre modul în care funcționează legarea și încorporarea obiectelor în secțiunea următoare!

Cum funcționează legarea și încorporarea obiectelor (OLE).

Object Linking and Embedding (OLE) este o tehnologie folosită în aplicațiile Microsoft Office, care vă permite să inserați conținut dintr-un program în altul prin crearea unei legături dinamice între cele două.

Este tehnologia de bază care permite încorporarea unui document Word în Excel. OLE permite documentului Word să-și mențină funcționalitatea în Excel, permițându-vă să vizualizați sau să editați documentul direct din registrul de lucru Excel.

Există patru componente tehnice ale tehnologiei:

1. OLE stabilește comunicarea între Microsoft Word și Microsoft Excel folosind un protocol standard.

2. Pentru documentele inserate, OLE creează o instanță a documentului Word în Excel.

3. Documentele introduse sunt stocate în fișierul Excel ca obiect binar .

4. OLE vă permite să utilizați funcțiile și instrumentele de formatare ale Word în mediul Excel pentru a face modificări documentului Word încorporat.

Gânduri finale

Încorporarea unui document Word în Excel vă permite să consolidați informațiile, să simplificați colaborarea și să creșteți productivitatea.

Ați învățat trei metode în acest articol și acum ar trebui să înțelegeți ce tehnică se potrivește cerințelor dvs. Folosind puterea combinată a Word și Excel, veți crea documente mai organizate, mai accesibile și profesionale.

Totul este să găsești metoda care ți se potrivește și nevoilor tale. Așa că mergeți mai departe, luați acel document Word și dă-ți foaia de calcul Excel o mică întorsătură de text. Și amintiți-vă, nu vă fie frică să experimentați. Excel e mai tare decât crezi. Încorporare fericită!