Cum să îmbinați corespondența din Excel în Outlook: rapid și ușor

Am fost cu toții acolo. Aveți o listă lungă de persoane pe care trebuie să le contactați și doriți să oferiți fiecăreia dintre ei o notă personalizată, dar gândul de a introduce manual sute sau chiar mii de e-mailuri vă face capul să se învârtă. Îmbinare prin corespondență pentru salvare!

Pentru a îmbina prin corespondență din Excel în Outlook, începeți prin a pregăti foaia de calcul Excel cu datele necesare, asigurându-vă că detalii precum numele, e-mailul etc. au propria sa coloană. Deschideți Outlook și compuneți un nou e-mail. Faceți clic pe fila „Mailing-uri”, apoi „Start Mail Merge” și selectați „Mesaje de e-mail”. Faceți clic pe „Selectați destinatari” și „Utilizați o listă existentă”, apoi navigați și selectați fișierul dvs. Excel. Ajustați setările după cum este necesar și faceți clic pe „OK” pentru a vă trimite e-mailurile personalizate.

Aceasta este versiunea prescurtată a procesului. În articolul de astăzi, vom arăta cum să utilizați Microsoft Excel , Word și Outlook pentru a efectua o îmbinare a corespondenței. Vom crea o listă de corespondență prin Excel, vom folosi Microsoft Word pentru a compune un mesaj și apoi vom realiza îmbinarea corespondenței pentru Outlook.

Indiferent dacă sunteți nou în combinarea corespondenței sau pur și simplu aveți nevoie de o actualizare, acest ghid este conceput pentru a vă ajuta să navigați în proces.

Să începem!

Cuprins

• Ce este Mail Merge?
• Partea 1. Pregătiți-vă foaia de lucru Excel pentru îmbinare prin corespondență
• Partea 2. Configurarea documentului Word pentru combinarea corespondenței
  • 1. Crearea unui șablon de e-mail
  • 2. Selectați Tip de îmbinare
  • 3. Conectați Excel Sheet la Word
  • 4. Modificați lista de destinatari
  • 5. Inserați blocul de adrese și linia de întâmpinare
  • 6. Inserarea câmpurilor de îmbinare – Personalizare avansată
  • 7. Formatarea și personalizarea șablonului
  • 8. Previzualizarea rezultatelor
• Partea 3. Finalizarea îmbinării corespondenței
• Tehnici avansate de îmbinare a corespondenței
  • 1. Formatare condiționată
  • 2. Îmbinare corespondență pentru atașamente
• Depanarea problemelor frecvente în combinarea corespondenței
  • 1. Tratarea erorilor
  • 2. Rezolvarea nepotrivirii datelor
• Gânduri finale

Ce este Mail Merge?

Îmbinarea corespondenței este o caracteristică de la Microsoft care simplifică comunicarea în masă prin e-mail. Vă permite să trimiteți mesaje personalizate unei liste de persoane prin plasarea mesajelor cu anumite câmpuri de date, cum ar fi nume sau adrese, din foaia de calcul.

De la trimiterea de conținut personalizat și reclame sau actualizări importante către mulți destinatari, utilizarea îmbinării corespondenței poate economisi mult timp și efort, deoarece nu mai trebuie să personalizați mesajele unul câte unul.

Iată un rezumat rapid al modului de utilizare a îmbinării corespondenței din Excel în Outlook:

1. Organizați-vă informațiile de contact într -un fișier Excel pe baza locației generale și a altor factori

2. Creați un mesaj în Word și configurați personalizări

3. Utilizați Outlook pentru a procesa și trimite documentul de îmbinare a corespondenței

Să trecem peste fiecare parte din următoarele trei secțiuni!

Partea 1. Pregătiți-vă foaia de lucru Excel pentru îmbinare prin corespondență

Înainte de a începe îmbinarea corespondenței, nu trebuie să vă asigurați că foaia de calcul Excel este pregătită corespunzător .

Organizați-vă datele în coloane separate cu etichete de corespondență adecvate ca antete pentru fiecare tip de date, cum ar fi:

• Numele și prenumele

• Adrese de email

• Numele companiei

• numele strazii

• Numele orasului

• Codurile poștale

Verificați-vă de două ori datele pentru acuratețe și coerență, deoarece erorile pot duce la probleme în procesul de îmbinare a corespondenței. Mai mult, asigurați-vă că coloanele separate din foaia de lucru se potrivesc cu câmpurile care vor fi utilizate.

Iată un exemplu de foaie de calcul Excel pe care o vom folosi pentru îmbinarea corespondenței:

Odată ce foaia de calcul este gata, acum putem crea documentul de îmbinare prin corespondență folosind Word.

Partea 2. Configurarea documentului Word pentru combinarea corespondenței

Acum că foaia de calcul este gata, procesul de îmbinare a corespondenței începe prin crearea de conținut personalizat de e-mail în Word.

După ce conectați datele Excel la mesajul de e-mail, puteți previzualiza e-mailurile personalizate și puteți finaliza îmbinarea corespondenței.

Iată cum să o faci:

1. Crearea unui șablon de e-mail

A avea un șablon de e-mail bine conceput este esențial atunci când plănuiți să trimiteți mesaje de e-mail în bloc utilizând îmbinarea corespondenței din Excel în Outlook.

Pentru a crea un șablon de e-mail remarcabil, procedați în felul următor:

• Concentrați-vă pe redactarea conținutului e-mailului dvs

• Prioritizează claritatea și concizia

• Spuneți clar scopul e-mailului

• Asigurați-vă că tonul este potrivit pentru publicul dvs.

• Verificați-vă conținutul pentru erori și faceți toate revizuirile necesare.

Iată cum arată șablonul nostru de e-mail pentru documente Microsoft Word:

2. Selectați Tip de îmbinare

Deschideți Microsoft Word și creați un document nou. Apoi, accesați fila Mailings și selectați Start Mail Merge .

După aceea, alegeți Tipul de îmbinare . Opțiunile dvs. includ scrisori, e-mailuri, plicuri și multe altele. Pentru acest exemplu, am ales mesaje de e-mail .

3. Conectați Excel Sheet la Word

Apoi, conectați fișierul Excel ca sursă de date făcând clic pe Selectați destinatari > Utilizați o listă existentă.

Căutați fișierul Excel care conține lista dvs. de corespondență. Selectați-l și faceți clic pe Deschidere .

Asigurați-vă că este selectată foaia de lucru dorită și faceți clic pe OK .

După conectarea sursei de date, puteți insera câmpuri de îmbinare în document oriunde doriți să apară date personalizate.

4. Modificați lista de destinatari

Doriți să faceți modificări listei de destinatari pe care ați importat-o? Alegeți Editați lista de destinatari .

Aici, puteți bifa/debifa casetele pentru a include/elimina destinatari. De asemenea, puteți Sorta, Filtra, Găsi duplicate, Găsi destinatari și Validați adrese .

5. Inserați blocul de adrese și linia de întâmpinare

Acum, vă vom arăta cum să adăugați substituenți pentru blocul de adrese și linia de salut.

Selectați Blocare adrese sau Linie de salut în grupul Scriere și inserare câmpuri .

Confirmați formatul pe care doriți să îl utilizați și verificați previzualizarea pentru a vă asigura că arată OK. Apoi, faceți clic pe OK .

Notă: dacă informațiile nu sunt complete, faceți clic pe Potriviți câmpurile . Apoi, potriviți opțiunile date cu coloana din foaia de lucru Excel. În cazul nostru, vom potrivi adresa 1 cu coloana Stradă .

Substituenții câmpului de îmbinare vor arăta astfel odată adăugați:

6. Inserarea câmpurilor de îmbinare – Personalizare avansată

Apoi, va trebui să adăugați câmpuri de îmbinare pentru a personaliza e-mailul pentru fiecare destinatar. Pentru exemplul nostru, vom include anii în care fiecare client a fost cu noi pentru o notă personală.

Mai întâi, selectați cuvântul/spațiul în care doriți să introduceți informațiile. Apoi, accesați Mailing-uri și faceți clic pe Inserați câmpul de îmbinare .

Din lista de câmpuri disponibile, selectați-le pe cele care corespund datelor din foaia de calcul Excel. Alegem ani pentru destinatarii îmbinării corespondenței.

Iată rezultatul:

7. Formatarea și personalizarea șablonului

Cu câmpurile de conținut și de îmbinare la locul lor, este timpul să formatați și să personalizați șablonul de e-mail.

Luați în considerare următoarele aspecte:

• Tipul fontului și dimensiunea textului: alegeți un font lizibil și o dimensiune ușor de citit. De exemplu, dacă utilizați combinarea corespondenței pentru a trimite anunțuri personalizate pe baza activității anterioare, atunci utilizați un tip de font și o culoare care se potrivesc cu marca dvs.

• Formatarea paragrafelor: utilizați spațierea, indentarea și alinierea adecvate pentru a vă prezenta informațiile în mod clar.

• Marcatori și tabele: utilizați marcatori pentru liste și tabele pentru a prezenta date, cum ar fi detalii despre produse sau prețuri, într-un mod organizat.

• Imagini: dacă, de exemplu, difuzarea anunțurilor dvs. se bazează pe activitate, atunci utilizați imagini relevante. In orice caz; asigurați-vă că sunt dimensionate corect și nu distrage atenția de la conținutul e-mailului.

8. Previzualizarea rezultatelor

Înainte de a trimite e-mailurile îmbinate, fă-ți timp pentru a previzualiza mesajul și a-l corecta și a face toate ajustările necesare.

Faceți clic pe Previzualizare rezultate în fila Mailings.

Utilizați săgețile pentru a naviga prin diferiți destinatari. Acest lucru vă permite să vedeți cum va apărea îmbinarea pentru fiecare individ și să faceți toate ajustările necesare.

După ce ați finalizat fiecare pas din această secțiune, mesajul dvs. de e-mail personalizat este gata de trimis!

În secțiunea următoare, aruncăm o privire la pasul final și la modul în care vă puteți muta e-mailul în Outlook pentru procesare. Să mergem!

Partea 3. Finalizarea îmbinării corespondenței

Dacă sunteți mulțumit de mesajul dvs., este timpul să finalizați îmbinarea corespondenței în Word.

Faceți clic pe Finish & Merge > Trimiteți mesaje e-mail în fila Mailings.

Va apărea o nouă casetă de dialog. Adăugați coloana foii de lucru care conține adrese de e-mail în câmpul Către , inserați o linie Subiect, apoi faceți clic pe OK .

Deschideți Outlook și accesați folderul Căsuță de ieșire . Aici, vei vedea că e-mailurile tale sunt trimise. Aveți răbdare, deoarece acest lucru poate dura ceva timp, în funcție de setările dvs. și de numărul de destinatari.

Si asta e! Ați trimis cu succes e-mailuri în vrac care conțin un mesaj personalizat pentru fiecare destinatar!

În secțiunea următoare, aruncăm o privire asupra unor tehnici avansate care vă vor face să îmbinați corespondența ca un profesionist.

Tehnici avansate de îmbinare a corespondenței

Bine, ai înțeles noțiunile de bază și acum poți trimite acele e-mailuri personalizate. Buna treaba! Dar hai să urcăm un pas.

În această secțiune, vom aprofunda în câteva lucruri de nivelul următor. Vorbim despre formatarea condiționată și adăugarea de atașamente,

1. Formatare condiționată

Formatarea condiționată vă permite să vă adaptați mesajele de îmbinare a corespondenței pe baza unor criterii specifice din datele dvs.

Pentru a utiliza formatarea condiționată în îmbinarea corespondenței:

1. Creați o instrucțiune IF în documentul dvs. Word, unde este configurată îmbinarea corespondenței. Declarația ar trebui să respecte acest format: { IF <> = „Valoare” „Text dacă este adevărat” „Text dacă este fals” }

2. Înlocuiți <> cu câmpul corespunzător din datele dvs. Excel, Valoare cu criteriile pe care doriți să le potriviți și Text dacă este adevărat și Text dacă fals cu conținutul pe care doriți să îl afișați în funcție de condiție.

3. Actualizați declarația IF pentru toate câmpurile relevante și ajustați conținutul e-mailului în consecință.

Această tehnică vă va ajuta să creați mesaje de îmbinare a corespondenței mai eficiente, care se vor simți mai personalizate și mai relevante pentru destinatari.

2. Îmbinare corespondență pentru atașamente

Outlook nu are suport încorporat pentru atașamente în combinarea corespondenței. Urmați acești pași pentru a adăuga atașamente la îmbinarea corespondenței:

1. Instalați un program de completare terță parte pentru Outlook (cum ar fi Mail Merge Toolkit ) care acceptă atașamente în timpul îmbinării corespondenței.

2. Configurați programul de completare cu setările necesare, inclusiv specificarea fișierului atașat ca câmp în datele dvs. Excel.

3. Continuați cu procesul obișnuit de îmbinare a corespondenței, iar programul de completare se va asigura că atașamentul corespunzător este trimis cu fiecare e-mail pe baza criteriilor specificate de dvs.

Includerea atașamentelor care sunt relevante pentru destinatarii individuali vă va face mesajele mai atractive și mai utile.

În secțiunea finală, vom analiza câteva probleme comune atunci când lucrați cu îmbinarea corespondenței și cum le puteți remedia.

Depanarea problemelor frecvente în combinarea corespondenței

Acum ești un profesionist de îmbinări prin corespondență și treci rapid prin toate acestea când – bam! – te-ai lovit.

Această secțiune următoare vă va ajuta să navigați în eventualele gropi din călătoria îmbinării corespondenței și acoperă cum să faceți față erorilor și să rezolvați nepotrivirile de date.

1. Tratarea erorilor

Când întâmpinați erori în timpul procesului de îmbinare a corespondenței, iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să le rezolvați:

• Verificați versiunile software: asigurați-vă că utilizați aceeași versiune de Microsoft Outlook și Microsoft Word. Pot apărea probleme de compatibilitate dacă acestea diferă.

• Dezactivați programe de completare: rulați atât Word, cât și Outlook în modul sigur pentru a dezactiva programele de completare pentru a vă asigura că nu interferează cu funcția de îmbinare a corespondenței.

2. Rezolvarea nepotrivirii datelor

Probleme cu nepotrivirea datelor apar adesea în timpul îmbinării corespondenței. Este esențial să le adresați pentru a genera e-mailuri valide. Iată câteva soluții pentru problemele comune de nepotrivire a datelor:

• Verificați-vă datele: asigurați-vă că foaia de calcul Excel este formatată corect și că toate informațiile necesare sunt disponibile.

• Conectați și editați lista de corespondență: vă puteți conecta la sursa de date și puteți modifica lista de destinatari. Pentru mai multe informații, vizitați Asistența Microsoft .

• Previzualizează rezultatele îmbinării corespondenței: previzualizați întotdeauna e-mailurile îmbinate înainte de a le trimite. Faceți modificări după cum este necesar înainte de a finaliza îmbinarea corespondenței.

Prin remedierea erorilor și rezolvarea problemelor de nepotrivire a datelor, puteți asigura un proces de îmbinare a corespondenței fără probleme de la Excel la Outlook.

Gânduri finale

Acest articol v-a arătat cum să trimiteți e-mailuri personalizate în bloc, folosind combinarea corespondenței. Și întregul proces este împărțit în trei părți:

• Pregătirea foii de lucru Excel

• Configurarea documentului Word

• Finalizarea procesului în Outlook

Ați navigat prin dezavantajele îmbinării corespondenței și chiar ați abordat unele dintre cele mai comune sughițuri de-a lungul drumului și ați folosit cookie-uri și date.

Stăpânirea îmbinării corespondenței este totul despre practică și răbdare. Este un instrument puternic care vă poate economisi mult timp, vă poate crește productivitatea și îmbunătăți calitatea mesajelor, mai ales atunci când trebuie să trimiteți e-mailuri personalizate unui grup mare.

Deci, data viitoare când vă confruntați cu o listă descurajantă de e-mailuri de trimis, veți fi gata să o gestionați ca un profesionist. Continuați să explorați, să învățați și, cel mai important, să vă faceți viața mai ușoară cu aceste instrumente tehnologice la îndemână. Îmbinare de corespondență fericită!

Dacă doriți să aflați mai multe abilități utile Outlook, cum ar fi cum să adăugați ChatGPT la Outlook, consultați lista de redare de mai jos: