Adăugarea bibliotecii de documente în SharePoint

Biblioteca de documente oferă o locație pe site-ul nostru SharePoint unde ne putem stoca fișierele în siguranță, le putem crea, actualiza și partaja altor utilizatori din organizația noastră. În acest tutorial, vom discuta cele două moduri despre cum să adăugați o nouă bibliotecă de documente în SharePoint.

O bibliotecă de documente SharePoint ne ajută să ne gestionăm cu ușurință fișierele pentru departamentul sau organizația noastră. 

În mod implicit, configurarea unui site SharePoint ne oferă o bibliotecă de documente numită Documente . Putem folosi deja acest lucru ca stocare a fișierelor noastre. 

În acest exemplu, avem o ierarhie de foldere în interiorul Documentelor pentru a ne organiza fișierele. Cu toate acestea, utilizarea caracteristicii de metadate a SharePoint ne-ar putea ajuta să ne organizăm fișierele mai corect în loc să folosim structuri de foldere. 

După cum puteți vedea, avem dosare și fișiere pentru cheltuieli, cotații, videoclipuri, lungimi importante, mâncare, mașini și multe altele. În loc să folosiți o singură bibliotecă de documente și să le grupați pe foldere, cel mai bun mod de a face acest lucru este să creați o bibliotecă de documente pentru fiecare dintre ele.

Metadatele pentru aceste fișiere sunt, de asemenea, diferite între ele. De exemplu, a avea metadate pentru departament este importantă pentru fișierele de cheltuieli . În ceea ce privește cotațiile, metadatele care ne-ar putea interesa sunt suma cotată, numele clientului, tipul locului de muncă și așa mai departe. Acesta este un alt motiv pentru care este util să aveți biblioteci de documente diferite pentru aceste tipuri diferite de fișiere.

Să învățăm acum cum să creăm o nouă bibliotecă de documente. Există două moduri de a crea o nouă bibliotecă de documente. 

Cuprins

• Crearea unei biblioteci de documente în SharePoint prin conținutul site-ului
• Crearea unei biblioteci de documente prin intermediul paginii de pornire
• Concluzie

Crearea unei biblioteci de documente în SharePoint prin conținutul site-ului

Prima metodă este accesarea conținutului site-ului . Acolo putem vedea toate celelalte biblioteci de documente pe care le avem. Unele dintre aceste biblioteci de documente, cum ar fi Șabloanele de formulare , Elementele site-urilor și Biblioteca de stiluri, sunt utilizate în scopuri backend. Paginile site-ului se numesc o bibliotecă de pagini în care sunt stocate toate paginile site-ului nostru. Pentru acest exemplu, avem doar o singură pagină, care este Pagina de pornire . 

Pentru a adăuga o nouă bibliotecă de documente, faceți clic pe Nou , apoi selectați Aplicație . Putem alege și opțiunea Bibliotecă de documente . Cu toate acestea, ar putea exista un moment în care Microsoft va avea o actualizare și opțiunea Bibliotecă de documente ar putea fi eliminată. Deci, pe lângă faptul că avem această opțiune, putem adăuga și o bibliotecă de documente, adăugându-le prin intermediul aplicației .

Crearea unei biblioteci de documente prin intermediul paginii de pornire

A doua modalitate este accesarea paginii de pornire . Faceți clic pe Nou și alegeți Aplicație .

Apoi ne va duce la această pagină numită Aplicațiile mele . Aici putem vedea aplicațiile noastre SharePoint .

De asemenea, putem merge la Magazinul SharePoint unde putem căuta toate aplicațiile disponibile pe care le putem folosi. 

Pentru acest exemplu, dorim să căutăm aplicații încorporate. Le putem găsi făcând clic pe linkul experienței clasice . 

Apoi ne va redirecționa către această pagină. Din nou, avem aici diferite aplicații pe care le putem folosi pe site-ul nostru SharePoint. Ceea ce avem nevoie este aplicația Document Library . Deci, să facem clic pe el.

După aceea, ne va cere un nume de bibliotecă de documente. Pentru acest exemplu, îl vom numi Cheltuieli . Apoi faceți clic pe butonul Creare .

Noua noastră bibliotecă de documente numită Cheltuieli va fi apoi adăugată pe lista din conținutul site-ului nostru . Hai să facem clic pe el.

Acum putem încărca fișierele noastre de cheltuieli în această bibliotecă de documente.

Apoi, acum putem adăuga metadatele noastre pentru aceste fișiere. Pentru acest exemplu, am adăugat coloana pentru metadatele Departamentului .

Vizualizări MS SharePoint | Crearea și salvarea
șabloanelor SharePoint pentru bibliotecile de documente
Filtrarea metadatelor în fișierele SharePoint

Concluzie

În concluzie, ne putem crea propria bibliotecă de documente. Din nou, există două moduri de a crea o nouă bibliotecă de documente. Prima este accesând pagina de pornire , faceți clic pe Nou , apoi alegeți Bibliotecă de documente sau Aplicație . Al doilea accesează conținutul site-ului , faceți clic pe Nou , apoi alegeți Bibliotecă de documente sau Aplicație .

Puteți vizita apoi noile biblioteci de documente pe conținutul site-ului , unde sunt listate toate bibliotecile de documente și bibliotecile de pagini. 

Toate cele bune,

Henry