Beneficiile SharePoint în dezvoltarea de rapoarte LuckyTemplates

Vreau să vorbesc despre cele trei avantaje principale ale SharePoint. Vom vorbi despre cele trei beneficii generale și vom intra în detaliu cu privire la ceea ce înseamnă acele beneficii și modul în care caracteristicile SharePoint permit să apară aceste beneficii. Puteți viziona videoclipul complet al acestui tutorial în partea de jos a acestui blog.

Cuprins

• Beneficiul SharePoint 1: Gestionarea și livrarea conținutului
• Biblioteci de documente
• Liste SharePoint
• Site-ul echipei
• Beneficiul SharePoint 2: Fluxuri de lucru ale proceselor de afaceri
• SharePoint și Power Automate
• SharePoint și Power Apps
• SharePoint și LuckyTemplates
• Beneficiul SharePoint 3: Colaborare
• Concluzie

Beneficiul SharePoint 1: Gestionarea și livrarea conținutului

Primul dintre beneficiile SharePoint este ceea ce îmi place să numesc management și livrare de conținut . Această zonă a fost întotdeauna o problemă cheie în locurile de muncă din întreaga lume.

Se estimează că aproximativ 30% din timpul tău este petrecut trimițând, răspunzând și organizând e-mailuri și date. SharePoint vă poate ajuta pe angajați și pe dvs. să recuperați o parte din acest timp.

Apropo, înseamnă aproximativ 2,6 până la 3 ore pe zi pe care le-ați putea recupera cu SharePoint. Oamenii folosesc SharePoint pentru a stoca documente similar cu cum o fac pentru OneDrive. Dar avantajul stocării documentelor cu SharePoint este că puteți atașa metadate fiecărui document.

De exemplu, să presupunem că aveți un folder de contabilitate în care aveți toate fișierele separate mai întâi în funcție de an și apoi de contul propriu-zis.

Pentru a găsi fișierul fiscal al angajaților din 2017, va trebui să faceți mai întâi clic pe folderul 2017, apoi să faceți clic pe taxele angajaților și apoi să găsiți persoana fizică reală pentru care doriți impozitele.

Acum, acesta este un sistem foarte complicat, mai ales dacă vrei să vezi toate fișierele pentru o anumită persoană, nu? Toate fișierele pentru o anumită persoană sau toate fișierele fiscale pentru fiecare an sunt situate în foldere diferite, așa că este greu să faci asta într-un format tradițional OneDrive sau desktop.

Biblioteci de documente

Deci, ceea ce a făcut SharePoint este să creeze biblioteci de documente , în care toate fișierele dvs. sunt într-o listă și puteți atașa metadate la documente.

În exemplul nostru, avem o metadate numită Year , o altă metadate numită Account Type și o altă metadate numită Person .

Dacă doriți să vă uitați la toate fișierele pentru o anumită persoană, puteți doar să mergeți la acele metadate și să filtrați la acea persoană. Veți vedea toate fișierele pentru toți anii. Dacă doriți să reveniți la modul inițial și să vă uitați la toate fișierele pentru un anumit an, atunci veți trece la acele metadate și veți filtra la acel an.

Metadatele reprezintă următorul nivel de organizare pentru biblioteca dvs. de documente.

Sunt atât de surprins că nu mai multe companii fac asta. Când fac acest lucru, văd o productivitate îmbunătățită în găsirea documentelor de care au nevoie.

Acest lucru este, de asemenea, foarte scalabil. De exemplu, puteți avea o bibliotecă de documente pentru contractele dvs., o altă bibliotecă de documente pentru contabilitate și o altă bibliotecă de documente pentru HR. Acestea pot fi deținute separat, astfel încât cineva din HR să nu poată revizui documentele în contabilitate.

Liste SharePoint

O altă caracteristică care permite livrarea robustă de gestionare a conținutului este prin intermediul listelor SharePoint . În acest exemplu, avem o bază de date personalizată pe care cineva a creat-o pentru a păstra datele care sunt relevante pentru el.

Aceasta este o listă de itinerarii de evenimente. Fiecare înregistrare de aici este un eveniment specific din acel itinerariu eveniment. Avem un mic dejun întâlnire și salutare bun venit și introducere și așa mai departe.

Ceea ce a făcut această persoană este să creeze coloane relevante pentru ea. Deci, pentru fiecare sesiune, au un cod, tip, descriere, difuzoare, ora de începere și ora de încheiere.

Ceea ce este puternic la listele SharePoint este că vă oferă versatilitatea unei baze de date robuste și sunt ușor de angajat de către un lucrător. Este foarte ușor să vă creați propria listă și tipul de coloane. Puteți avea tipuri de coloane sofisticate, cum ar fi coloane de alegere (de exemplu, tip de sesiune) sau coloane bazate pe utilizator (de exemplu, difuzoare).

Există multe lucruri pe care le puteți face odată ce lista dvs. SharePoint a fost creată. De asemenea, este scalabil, deoarece puteți crea unul pentru multe lucruri. Puteți crea unul pentru cheltuieli în loc să o faceți într-un fișier Excel aleator, care este foarte greu de accesat. Toată lumea îl poate accesa și actualiza. Dacă există modificări, puteți solicita aprobări pentru acele modificări și puteți adăuga fluxuri de lucru mici.

Aceste liste pot fi modificate și cu atașamente. De exemplu, aceasta este o listă de articole de blog în care fiecare este un fișier real. Deci, acesta este un amestec de biblioteci de documente și liste SharePoint, în care cineva a creat o bibliotecă de documente cu metadate și coloane dintr-o listă SharePoint.

Deci, puteți face o mulțime de amestecuri și potriviri și aici. Acest lucru este mult mai bun decât ca datele dvs. să fie într-un depozit aleatoriu sau OneDrive sau e-mailuri.

SharePoint este un loc all-in-one pentru toate datele dvs., fie că este o bibliotecă de documente sau o listă SharePoint.

Site-ul echipei

Caracteristica finală pentru SharePoint este că este un site de echipă . Este un site intern al echipei unde toți angajații tăi pot accesa informațiile de care au nevoie. Puteți avea un site de echipă pentru întreaga organizație pentru lucruri precum știri, postări pe blog, calendare, linkuri rapide și resurse externe pe care le folosesc angajații dvs.

De exemplu, dacă vreau să-mi găsesc politicile de resurse umane, nu trebuie să trimit un e-mail persoanei de resurse umane. Pot să merg pe site-ul echipei și să găsesc secțiunea HR pentru a găsi toate documentele de care am nevoie.

De asemenea, este foarte relevant faptul că, atunci când aveți SharePoint, site-ul echipei organizației dvs. este pagina dvs. de pornire. Deci, de îndată ce cineva deschide Chrome sau Explorer, poate vedea cele mai recente știri și activități ale companiei.

Puteți avea și site-uri pentru echipe specifice grupului. Puteți avea un site de echipă pentru întreaga organizație și un alt site de echipă care este privat pentru echipa dvs., astfel încât să le fie oferite numai informații relevante pentru angajat.

Vă puteți crea propriile site-uri SharePoint și liste SharePoint. Este foarte ușor pentru oricine să-l creeze, deoarece nu este implicată nicio codificare și totul este prin glisare și plasare.

Beneficiul SharePoint 2: Fluxuri de lucru ale proceselor de afaceri

Unul dintre avantajele importante ale SharePoint se referă la fluxurile de lucru ale proceselor de afaceri . Acesta este un exemplu de flux de lucru al unui proces de afaceri foarte simplu pentru o organizație.

O bucată de document ajunge într-o căsuță de e-mail, care este redirecționată către examinatori. Apoi trece prin mai multe etape ale recenzenților. Dacă aprobă, este acceptat; daca nu, este respins.

Acest proces implică câteva e-mailuri, nu? Primești un e-mail în căsuța de e-mail propriu-zisă. Apoi, trebuie trimis un e-mail către Anna și Sean pentru a le revizui. Anna și Sean probabil se vor e-mail unul altuia pentru a-l revizui. Și apoi, în sfârșit, un alt e-mail pentru a indica aprobarea sau dezaprobarea.

Acum, dacă datele utilizate sunt de fapt în SharePoint, acest flux de lucru poate fi automatizat. De exemplu, putem crea o listă SharePoint care conține toate aceste documente. Documentul sosește și trebuie să fie revizuit de Sean sau Anna înainte de a fi acceptat.

În loc de un proces de e-mail, persoana care dorește aprobarea o poate încărca într-o listă SharePoint sau într-o bibliotecă de documente, care apoi trimite automat o notificare prin e-mail către Sean și Anna. Acest lucru se poate face fie prin Power Automate , fie prin sistemul intern de flux de lucru SharePoint.

E-mailul poate conține, de asemenea, un link către documentul SharePoint din biblioteca de documente SharePoint, așa că Anna va primi un e-mail care spune că o persoană a încărcat un document nou. Anna examinează documentul și dă clic pe Aprobare sau respingere .

Același lucru este valabil și pentru Sean; iar dacă amândoi dau clic pe Aprobare , un alt e-mail este trimis expeditorului inițial care spune că Sean și Anna au aprobat amândoi. În continuare, actualizează automat starea acelui document la Aprobare , iar toată această urmărire a stării se face în SharePoint.

SharePoint și Power Automate

De fapt, am realizat un sistem de aprobare a cheltuielilor în seria noastră YouTube, unde am vorbit despre cum să folosim Power Automate cu SharePoint pentru a automatiza acel sistem.

Iată o aprobare simplă a cheltuielilor pe care am făcut-o pentru o organizație, care anterior obișnuia să primească aproximativ 7 sau 8 e-mailuri și avea mult prea multe puncte dure. Anterior, angajatul care a depus cheltuielile era ținut în afara buclei, iar ulterior nu a existat nicio modalitate de a organiza totul.

SharePoint și un sistem de flux de lucru precum Power Automate pot rezolva cu adevărat acest lucru. Odată ce aveți datele, procesele și SharePoint, este foarte ușor pentru alte aplicații să intre și să îmbunătățească acest proces.

SharePoint și Power Apps

Am vorbit despre modul în care SharePoint și Power Automate pot fi utilizate pentru a automatiza fluxurile de lucru ale proceselor de afaceri. Dar același lucru poate fi spus și cu SharePoint și Power Apps. Să presupunem că nu doriți ca Sean și Anna să acceseze SharePoint deloc.

Puteți crea o aplicație pentru Sean și Anna, unde aceștia pot accesa un site web care le arată contractele pe care trebuie să le revizuiască unul câte unul. Nu primesc niciun e-mail, doar se conectează la aplicație. Și din nou, cel mai bun lucru despre Power Apps este că nu este un cod.

SharePoint și LuckyTemplates

SharePoint este, de asemenea, foarte puternic cu LuckyTemplates. De exemplu, să presupunem că aveți sistemul dvs. de aprobare a cheltuielilor în SharePoint. Aceasta înseamnă, de asemenea, că urmăriți toate datele pentru acel proces. Urmăriți cine trimite cheltuielile, cât de mult sunt acestea și cât timp durează să revizuiți totul. Unul dintre avantajele SharePoint este că puteți utiliza datele pentru a crea un raport și un tablou de bord pe .

SharePoint permite fluxurile de lucru, dar integrarea acestuia cu alte aplicații Power Platform duce cu adevărat la următorul nivel.

Beneficiul SharePoint 3: Colaborare

Al treilea dintre beneficiile SharePoint este colaborarea. Acesta este unul dintre motivele pentru care majoritatea organizațiilor justifică achiziționarea SharePoint pentru a-și îmbunătăți productivitatea. Există o mulțime de beneficii și caracteristici SharePoint care permit un mediu de colaborare. Voi trece prin fiecare foarte repede.

Controlul versiunii vă permite să vă asigurați că documentele sunt actualizate și dacă există modificări aduse documentelor, puteți oricând să reveniți la versiunea anterioară.

Aprobarea și revizuirea este ca ceea ce am vorbit în fluxurile de lucru ale procesului de afaceri. Puteți configura un sistem de bibliotecă de documente în care cineva trimite un document și altcineva trebuie să aprobe sau să respingă acel document.

Banca all-in-one este o filozofie în care toate informațiile organizației dvs. ar trebui să fie într-un singur loc. Deci nu ar trebui să fie repetabil și ușor de găsit pentru oricine trebuie să îl găsească.

Extensiile pot fi create în SharePoint și importate pentru a vă îmbunătăți colaborarea. Lucruri precum instrumentul de urmărire a sarcinilor, widget-urile și panourile Kanban sunt ceva care este foarte utilizat în paginile SharePoint pentru a îmbunătăți colaborarea.

Permisiunile vă permit să selectați anumite grupuri de persoane pentru a avea acces la informații. Uneori, companiile suferă de supraîncărcare de informații. Nu doriți ca toată lumea să aibă acces la toate, iar dacă aveți date foarte sensibile, trebuie să vă asigurați că doar persoanele pe care doriți să le vedeți le văd efectiv.

Scalabilitatea este un alt mare beneficiu. Dacă nu faceți SharePoint local, dar faceți SharePoint pe cloud, puteți crește de la 10 persoane până la un milion de persoane pe un server Microsoft. Este foarte ușor de angajat și trebuie doar să joci un tarif fix de persoană.

Funcțiile sociale sunt disponibile și prin postări și pagini de blog. De asemenea, le puteți comenta, aprecia și distribuie. De asemenea, puteți partaja anumite liste de articole dacă aveți permisiunea.

Integrare puternică cu Office 365 există, de asemenea, deoarece este realizat de aceeași companie-mamă, Microsoft. Dacă aveți fișiere în Excel , Word sau PowerPoint, le puteți edita online în SharePoint, în loc să le descărcați și să le editați.

Concluzie

În această postare, am discutat despre cele trei beneficii cheie ale SharePoint. Am vorbit despre cum SharePoint este foarte bun la gestionarea conținutului , fluxurile de lucru ale proceselor de afaceri și colaborare .

Henry