Ce este Power Automate? - Ghidul suprem

Căutați o modalitate mai ușoară de a vă îndeplini toate sarcinile obositoare și de rutină rapid și eficient? Dacă da, atunci Power Automate poate fi soluția pe care ați căutat-o.

Acest ghid pentru Power Automate oferă toate informațiile și exemplele de care aveți nevoie pentru a debloca întregul potențial al fluxurilor de lucru automatizate ale Power Automate.

Creați roboți simpli în timpul procesului de introducere a datelor pentru a crea fluxuri complexe care orchestrează soluții de afaceri end-to-end - Power Automate vă poate revoluționa afacerea dacă este făcută corect!  

Cuprins

• Ce este Microsoft Power Automate?
• Cum funcționează Power Automate cu aplicațiile Microsoft 365?
• Importanța automatizării în procesele de afaceri
• Utilizări obișnuite ale Power Automate în diferite industrii
• Caracteristicile cheie ale Power Automate 
• Cum să creați și să configurați un cont Power Automate 
• Terminologie Power Automate: concepte cheie și definiții
• Conectarea la surse și servicii externe de date 
• Tipuri de fluxuri de lucru pentru a vă ajuta să începeți
  • Fluxurile proceselor de afaceri
  • Fluxuri de desktop
  • Cloud Flows
    • 1. Fluxuri automatizate
    • 2. Fluxuri instantanee
    • 4. Fluxuri programate
  • Alegerea fluxului de nor potrivit
• Rolul declanșatorilor și acțiunilor în Power Automate
• Tehnici avansate de automatizare a puterii 
  • Utilizarea variabilelor și expresiilor în Power Automate
• Implementarea logicii și buclelor condiționate
• Crearea de conectori și API-uri personalizate
• 2 Aplicații practice ale Power Automate în scenarii din lumea reală
  • Exemplul 1: Trimiteți e-mailuri în bloc cu Instant Cloud Flow în Power Automate
  • Exemplul 2: Migrarea datelor Excel la o listă Sharepoint 
• 6 Cele mai bune practici pentru Power Automate
  • 1. Gestionarea fluxurilor și a proceselor de automatizare
  • 2. Fluxuri de lucru de testare și depanare 
• Power Automate vs alte instrumente de automatizare
• 3 avantaje uimitoare ale Power Automate
• 3 Limitări ale utilizării Microsoft Power Automate
• Pentru a porni automate sau nu pentru a alimenta automate?

Ce este Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (anterior Microsoft Flow) este un instrument puternic de automatizare care vă ajută să automatizați sarcinile repetitive și manuale într-un mod ușor de utilizat.

Cu o interfață intuitivă de tip drag-and-drop, Power Automate este ideal atât pentru programatori, cât și pentru cei care nu sunt codificatori, permițându-vă să creați fluxuri de lucru bazate pe reguli și să economisiți timp în sarcinile de rutină.

Pentru a începe automatizarea procesului, puteți începe prin a vizualiza fluxul procesului folosind o diagramă. Această diagramă de flux include diverse elemente, cum ar fi pași, variabile, bucle și condiții. Puteți replica apoi această diagramă pe Microsoft Power Automate pentru a vă automatiza procesul.

De asemenea, oferă o mare flexibilitate atunci când vine vorba de implementare - pur și simplu personalizați șabloanele existente sau construiți o soluție personalizată de la zero.

Astfel, puteți automatiza o gamă largă de sarcini cu Microsoft Power Automate, făcându-l un instrument puternic pentru companii.

În acest ghid cuprinzător, vom oferi o prezentare generală a Microsoft Power Automate și vom acoperi componentele acestuia. De asemenea, vă vom ghida prin procesul de creare a fluxului de lucru și vă vom oferi exemple reale despre cum funcționează și cum să îl utilizați pentru a automatiza diferite aspecte ale fluxurilor de lucru. 

Power Automate acceptă peste 900 de aplicații și servicii populare, cum ar fi Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive și multe altele, făcându-l un instrument versatil pentru multe industrii și afaceri. În plus, se integrează cu alte produse Microsoft precum SharePoint, Dynamics 365 și PowerApps, astfel încât să puteți crea fluxuri de lucru mai puternice și personalizate, într-un mod low-code.

Cum funcționează Power Automate cu aplicațiile Microsoft 365?

Microsoft Office 365 este suita de aplicații esențială pentru operațiunile a mii de companii din întreaga lume.

Aceste aplicații includ Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive și alte produse Microsoft. Fiecare aplicație își îndeplinește propria funcție specifică, dar în general funcționează independent și nu interacționează între ele.

Ei bine, asta a fost până când Power Automate a apărut în imagine.

Odată cu introducerea Power Automate, aceste aplicații pot acum colecta date, pot comunica între ele și pot lua măsuri pe baza declanșatorilor din alte aplicații. Această integrare îmbunătățește productivitatea și eficiența prin automatizarea sarcinilor manuale anterior.

De exemplu, e-mailurile primite în Outlook pot declanșa acțiuni în Excel sau OneDrive pentru a eficientiza fluxurile de lucru și a reduce riscul de erori. 

Importanța automatizării în procesele de afaceri

Un instrument de automatizare a proceselor de afaceri precum Power Automate oferă o interfață ușor de utilizat, care permite utilizatorilor să creeze și să gestioneze fluxuri de lucru complexe fără a fi nevoie de codare sau expertiză tehnică.

Piața globală de automatizare a proceselor robotizate este în creștere, cu o rată de creștere anuală compusă proiectată de 38,2% din 2022 până în 2030.

Această tehnologie transformă modul în care operează întreprinderile, cu roboți software care pot automatiza sarcinile de zi cu zi în diverse industrii

Beneficiile automatizării sunt numeroase și puternice, inclusiv:

• Economisește timp și permite personalului să îndeplinească sarcini de nivel superior care adaugă mai multă valoare afacerii.  
• Îmbunătățește eficiența prin menținerea vitezei constante a procesului. 
• Reduce costurile cu forța de muncă prin îndeplinirea unor sarcini excepțional de complexe, eliberând bani care pot fi folosiți în altă parte.
• Elimină erorile, în special în cazul sarcinilor de introducere manuală a datelor, care pot preveni greșelile costisitoare pentru afacerea dvs. 

În cele din urmă, îmbunătățește serviciul pentru clienți, oferind o comunicare rapidă și eficientă, permițându-vă să construiți relații mai bune fără a investi mult timp

Să vedem câteva utilizări cheie ale Power Automate.

Utilizări obișnuite ale Power Automate în diferite industrii

Power Automate este un instrument de automatizare versatil care poate fi aplicat la o gamă largă de industrii și cazuri de utilizare. Iată câteva exemple despre modul în care Power Automate este utilizat în diferite industrii:

• Asistență medicală : Industria sănătății este una dintre cele mai importante industrii cu nevoi esențială de automatizare. Cu Power Automate, organizațiile din domeniul sănătății pot automatiza sarcinile și fluxurile de lucru care au fost efectuate anterior manual, economisind timp și îmbunătățind eficiența.
  
  Aceste sarcini și fluxuri de lucru includ programarea programărilor prin integrarea cu sistemele electronice de evidență medicală. De asemenea, poate automatiza facturarea medicală, procesarea reclamațiilor și gestionarea inventarului, reducând erorile și îmbunătățind timpii de livrare. 
• Finanțe : Utilizările frecvente ale Power Automate în domeniul financiar sunt gestionarea conturilor de plătit și a creanțelor, stabilirea prețurilor, procesele de aprobare și introducerea datelor. Prin automatizarea acestor procese, facturile pot fi procesate și plătite rapid, iar datele pot fi reconciliate, reducând riscul erorilor și plăților întârziate.
  
  Cu Power Automate, datele pot fi importate și reconciliate automat, reducând nevoia de introducere manuală a datelor și inexactitățile.
• Producție : industria de producție este cunoscută de multă vreme pentru procesele manuale, care necesită multă muncă, care sunt lente și dificil de gestionat.
  
  Utilizarea tehnologiilor de automatizare precum Microsoft Power Automate este esențială pentru producătorii care doresc să îmbunătățească eficiența, să reducă costurile și să mențină un avantaj competitiv. 
  
  Power Automate poate îmbunătăți eficiența producției prin automatizarea cu ușurință a sarcinilor repetitive și integrându-le cu sistemele existente. Poate ajuta la eficientizarea proceselor de producție și a gestionării comenzilor, îmbunătățește funcționarea mașinii, simplifică procesarea datelor și a documentelor și se integrează perfect cu soluțiile ERP.
  
  În plus, Power Automate poate facilita generarea automată de rapoarte și optimizează și întreținerea echipamentelor. 
• Comerț cu amănuntul : Power Automate poate oferi retailerilor un avantaj competitiv prin automatizarea sarcinilor care necesită timp și integrându-le cu sistemele. Folosind inteligența artificială, sistemele ERP, IoT, software-ul POS și automatizarea proceselor robotice, comercianții cu amănuntul pot eficientiza procesele și pot îmbunătăți serviciile pentru clienți, economisind timp și bani.
  
  Power Automate îi ajută pe manageri să gestioneze inventarul, să automatizeze onorarea comenzilor, să expedieze și să urmărească datele vânzărilor, oferind în același timp tablourile de bord ale KPI. 

Caracteristicile cheie ale Power Automate 

După cum știți acum, Microsoft Power Automate oferă o gamă largă de caracteristici care permit utilizatorilor să creeze fluxuri de lucru personalizate, să integreze aplicații și să îmbunătățească colaborarea. 

Să ne aprofundăm puțin în acestea.

Automatizarea fluxului de lucru

Folosind diagrame vizuale, utilizatorii pot crea fluxuri de lucru personalizate pentru a gestiona sarcini precum trimiterea de notificări, gestionarea aprobărilor sau actualizarea înregistrărilor. Platforma acceptă numeroși conectori, permițând integrarea perfectă cu servicii populare precum SharePoint, Dynamics 365 și Outlook.

Integrare și personalizare perfectă

Integrarea perfectă cu aplicațiile Microsoft 365, permite utilizatorilor să creeze fluxuri de lucru automate și să inițieze sarcini direct din aplicații precum SharePoint, Excel și Microsoft Teams. Pentru a simplifica crearea fluxurilor de lucru, Power Automate oferă șabloane predefinite pentru sarcini comune pe care utilizatorii le pot personaliza pentru nevoile lor specifice.

În plus, Power Automate poate integra aplicații și servicii terțe precum Salesforce, Google Sheets, Mailchimp și o bibliotecă extinsă de peste 900 de conectori, făcându-l un instrument versatil și puternic pentru automatizarea sarcinilor și proceselor pe platforme. deveni un instrument. 

În plus, puteți folosi Power Automate pentru a posta pe rețelele sociale și pentru a programa câteva tweet-uri, dar aceasta este o altă poveste pentru o altă zi.

Automatizare robotică a proceselor (RPA)

Power Automate Desktop introduce capabilități Robotic Process Automation (RPA), permițând utilizatorilor să automatizeze sarcini pe computerele lor desktop. RPA este util în special pentru automatizarea proceselor care implică sisteme vechi, fișiere locale sau screen scraping.

Utilizatorii își pot înregistra acțiunile și pot folosi Power Automate Desktop pentru a crea roboți care reproduc automat aceste acțiuni.

Aplicatie mobila

Aplicația mobilă Power Automate permite utilizatorilor să-și gestioneze și să-și monitorizeze fluxurile de lucru din mers. Aplicația acceptă fluxuri instantanee, permițând utilizatorilor să declanșeze acțiuni manual prin butoanele de flux. În plus, utilizatorii pot urmări starea fluxurilor lor, pot primi notificări push și pot aproba cereri direct de pe dispozitivele lor mobile.

Securitate și conformitate

Power Automate respectă standardele stricte de securitate și conformitate ale Microsoft pentru a asigura protecția datelor și confidențialitatea. Platforma acceptă politici de prevenire a pierderii datelor (DLP) care permit organizațiilor să controleze fluxul de informații sensibile între aplicații. În plus, Power Automate respectă diverse standarde industriale, cum ar fi GDPR, HIPAA și FedRAMP.

Ok, acum este timpul să vă punem în funcțiune.

Cum să creați și să configurați un cont Power Automate 

Pentru a începe cu Power Automate, vizitați site-ul web oficial Power Automate

După conectare, veți ajunge pe pagina de pornire, care servește drept hub central pentru gestionarea fluxurilor de lucru și a conectorilor.

Acum, înainte de a începe să faceți ceva, haideți să vă punem rapid la capăt câteva concepte cheie.

Terminologie Power Automate: concepte cheie și definiții

Pe măsură ce vă scufundați mai adânc în lumea Power Automate, este esențial să vă familiarizați cu terminologia utilizată în întreaga platformă.

Înțelegerea acestor termeni vă va facilita crearea, gestionarea și optimizarea fluxurilor.

Iată o listă cuprinzătoare de termeni Power Automate cu explicații clare pentru a vă ajuta să navigați cu încredere pe platformă:

Flux: Un flux se referă la diferite tipuri de fluxuri de lucru pentru a se potrivi diferitelor nevoi de afaceri. Aceste fluxuri sunt o serie de pași, acțiuni și condiții automate care definesc procesul dvs. automatizat.

Conector: O integrare pre-construită care permite comunicarea între Power Automate și aplicațiile sau serviciile externe.

Conectorii vă permit să accesați date și să efectuați acțiuni în cadrul serviciilor conectate.

Șablon: sunt fluxuri preambalate care conțin un set de declanșatori, acțiuni și condiții pentru a automatiza o anumită sarcină sau proces. Șabloanele pot fi folosite ca punct de plecare pentru crearea de fluxuri personalizate, economisind timp și efort.

Alt text: șabloane Microsoft Power Automate

Declanșator: un eveniment sau o condiție care inițiază un flux. Declanșatoarele se pot baza pe evenimente specifice, cum ar fi primirea unui e-mail, sau pot fi programate să ruleze la intervale prestabilite.

Acțiune: O singură operație sau sarcină efectuată într-un flux. Acțiunile pot include trimiterea de e-mailuri, actualizarea înregistrărilor sau crearea de elemente noi într-o listă.

Condiție: un element de luare a deciziei în cadrul unui flux care evaluează criteriile specificate și efectuează diferite acțiuni în funcție de îndeplinirea criteriilor (adevărate) sau nu (false).

Buclă: O structură de control al fluxului care repetă o secvență de acțiuni pentru fiecare articol dintr-o colecție sau până când este îndeplinită o anumită condiție. Buclele vă permit să efectuați operații în lot sau să aplicați operații la mai multe elemente.

Conectarea la surse și servicii externe de date 

Conectarea la surse și servicii externe de date este un avantaj cheie al utilizării Power Automate.

Pentru a se conecta la o sursă de date sau un serviciu extern, utilizatorii trebuie să furnizeze acreditări sau o cheie API pentru a autentifica conexiunea. Odată autentificat, conectorul acordă acces la date și permite utilizatorului să efectueze acțiuni în cadrul serviciului conectat.

Această caracteristică nu numai că face Power Automate mai versatil, dar simplifică și procesul de integrare a diferitelor aplicații și servicii pentru a crea fluxuri de lucru mai eficiente și mai eficiente. 

Însă, stabilirea infrastructurii de date necesare pentru informații despre afaceri poate fi atât costisitoare, cât și consumatoare de timp, datorită multitudinii de tehnologii de date, API-uri și modele de securitate implicate.

În plus, dezvoltatorii calificați cu experiență în implementarea, configurarea, gestionarea și integrarea acestor tehnologii sunt adesea greu de găsit și costisitor de angajat.

Dataverse abordează aceste provocări oferind un serviciu de date SaaS accesibil, gestionabil, conform, sigur, scalabil și disponibil la nivel global. 

Cunoscut anterior sub numele de Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse este o platformă de date versatilă care oferă întreprinderilor o soluție sigură, scalabilă și ușor de utilizat pentru gestionarea și integrarea datelor într-o mare varietate de aplicații și servicii.

Capacitățile unice ale Dataverse permit companiilor să creeze aplicații personalizate, să automatizeze procese și să creeze rapoarte perspicace folosind Power Apps, Power Automate și LuckyTemplates.

Prin valorificarea puterii Dataverse în Power Automate, utilizatorii pot crea și automatiza fluxuri de lucru care accesează și manipulează datele stocate în Dataverse. 

Acum, să verificăm diferitele tipuri de fluxuri de lucru, astfel încât să puteți decide pe ce trebuie să vă concentrați.

Tipuri de fluxuri de lucru pentru a vă ajuta să începeți

Există mai multe tipuri de flux diferite, fiecare proiectat pentru un scenariu de automatizare specific. Înțelegerea diferitelor tipuri de flux și a cazului lor ideal de utilizare vă va ajuta să deblocați întregul potențial al Power Automate.

Să ne scufundăm.

Fluxurile proceselor de afaceri

Business Process Flows oferă o experiență ghidată de utilizator care ghidează utilizatorii printr-un anumit proces.

Aceste fluxuri sunt organizate în etape și pași în cadrul fiecărei etape. Când creează un flux de proces de afaceri, utilizatorii ar trebui să opteze pentru opțiunea „ Fluxul de proces de afaceri” în timp ce inițiază un nou flux.

Acest lucru vă permite să definiți diferitele etape implicate în proces și să determinați acțiunile care trebuie executate în fiecare etapă.

Fluxurile de procese de afaceri sunt concepute special pentru Dataverse și pot fi utilizate numai cu tabelele Dataverse, Dynamics 365 sau aplicațiile bazate pe model.

Acestea necesită licențe suplimentare pe lângă licențele standard Microsoft 365.

Fluxuri de desktop

Desktop Flows utilizează Robotic Process Automation (RPA) pentru a automatiza sarcinile pe computerul desktop al unui utilizator.

Pentru a crea Desktop Flows, utilizatorii trebuie să descarce și să instaleze aplicația Power Automate Desktop. Aceste fluxuri sunt potrivite pentru automatizarea sarcinilor care implică software vechi, foi Excel sau screen scraping.

O versiune gratuită a Power Automate Desktop este disponibilă pentru utilizatorii Windows și Mac, dar unele scenarii pot necesita actualizarea la o licență premium.

Cloud Flows

În Power Automate, „fluxurile cloud” se referă la fluxuri care sunt proiectate și rulează în întregime într-un mediu bazat pe cloud. Aceste fluxuri nu necesită infrastructură sau resurse on-premise și pot fi ușor accesate și gestionate de oriunde cu o conexiune la internet.

Interacțiunile utilizatorului, cum ar fi apăsarea unui buton pe o pagină web sau pe o aplicație mobilă, sau chiar programe predefinite, cum ar fi rularea la o anumită oră în fiecare zi, pot servi, de asemenea, drept declanșatori pentru aceste fluxuri. 

Există trei tipuri de Cloud Flows:

1. Fluxuri automatizate

Fluxurile automate sunt cel mai comun tip de flux în Power Automate. Aceste fluxuri declanșează automat fluxuri de lucru atunci când apar evenimente în sursa dvs. de date.

De exemplu, un flux de lucru poate fi declanșat atunci când un articol este adăugat la o listă SharePoint sau un fișier este încărcat într-o bibliotecă de documente SharePoint.

Fluxurile automate funcționează cu peste 900 de conectori diferiți și nu necesită intervenție manuală.

Alt text: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Fluxuri instantanee

Spre deosebire de fluxurile automate, fluxurile instant necesită interacțiunea utilizatorului pentru a declanșa fluxul de lucru.

Acestea pot fi pornite manual din Power Automate, Power Apps sau din alte aplicații, cum ar fi SharePoint, OneDrive sau Microsoft Teams.

Fluxurile instant pot fi, de asemenea, declanșate de solicitări HTTP și utilizate cu Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

Până acum, ar trebui să aveți o idee bună despre ce este capabil Power Automate. Ca orice faceți, este important să înțelegeți cele mai bune practici.

Să le verificăm.

6 Cele mai bune practici pentru Power Automate

Pentru a profita la maximum de Power Automate, este important să urmați cele mai bune practici atunci când vă creați și gestionați fluxurile.

Aici sunt câțiva dintre ei:

1. Gestionarea fluxurilor și a proceselor de automatizare

Planificați și proiectați-vă fluxul

Când automatizați sarcinile cu Power Automate, este tentant să începeți imediat să construiți fluxuri (credeți-mă), dar planificarea este cheia unei implementări de succes.

Pentru proiectele mari, planificarea vă poate ajuta să evitați limitările platformei, problemele de întreținere și performanță.

Înainte de a începe, este important să adunați toate informațiile de care aveți nevoie, cum ar fi tipul de licență, volumul de rulare și complexitatea procesului de afaceri.

Apoi, identificați declanșatorii, acțiunile și condițiile necesare și subliniați structura generală a fluxului. Această fază inițială de planificare vă va ajuta să evitați potențialele probleme și să asigurați un proces de creare a fluxului mai ușor.

Utilizați șabloanele încorporate

Power Automate oferă o gamă largă de șabloane încorporate pe care le puteți folosi ca puncte de plecare pentru fluxurile dvs. Explorați aceste șabloane pentru a găsi pe cel care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și personalizați-l în consecință.

Șabloanele vă economisesc timp și vă ajută să învățați cele mai bune practici din fluxurile pre-construite.  

Utilizați gestionarea erorilor și notificări

Pentru a vă face fluxurile mai robuste și mai tolerante la erori, implementați mecanisme de gestionare a erorilor, cum ar fi utilizarea acțiunilor „Scope” pentru a grupa acțiunile asociate și pentru a gestiona erorile sau excepțiile.

În plus, luați în considerare adăugarea de notificări (de exemplu, e-mail sau mesaje Teams) pentru a vă alerta atunci când apar erori, permițându-vă să rezolvați problemele cu promptitudine.

Optimizați performanța fluxului

Power Automate impune anumite limite și constrângeri asupra fluxurilor de rulare. Pentru a asigura o performanță optimă, vă rugăm să rețineți următoarele:

• Minimizați numărul de acțiuni din fluxul dvs. pentru a reduce riscul atingerii acestor limite.
• Folosiți opțiunile „Interogare de filtrare” în acțiuni precum „Obțineți elemente” sau „Obțineți rânduri” pentru a prelua numai datele necesare, reducând sarcina fluxului dvs. și îmbunătățind eficiența acestuia.

Păstrați-vă fluxurile organizate și menținute:

Pe măsură ce fluxurile dvs. cresc în complexitate, devine crucial să le mențineți organizate și menținute. Utilizați următoarele sfaturi pentru a realiza acest lucru:

• Furnizați nume clare și descriptive pentru acțiunile, variabilele și conectorii dvs.
• Folosiți comentariile pentru a explica scopul anumitor acțiuni sau secțiuni din fluxul dvs.
• Grupați acțiunile conexe în cadrul acțiunilor „Scope” pentru a crea o structură modulară și organizată.

2. Fluxuri de lucru de testare și depanare 

Testarea și depanarea fluxurilor de lucru în Power Automat este esențială pentru a vă asigura că fluxul dumneavoastră funcționează corect și își atinge scopul propus

Power Automate oferă mai multe instrumente și tehnici de testare și depanare a fluxurilor.

1. Utilizați medii: utilizați diferite medii în cadrul chiriașului organizației dvs. pentru a separa etapele de dezvoltare, testare și producție. Această practică ajută la reducerea erorilor și asigură un proces de dezvoltare mai ușor.
   
   Dacă utilizați licență premium pentru Power Apps, profitați de această funcție. 

1. Monitorizare: instrumentul Monitor din Power Apps vă ajută să diagnosticați problemele aplicației și să urmăriți solicitările și răspunsurile rețelei în timp real.
   
   Oferă informații despre numele, controlul și proprietatea formulei, unde se întâmplă problema în aplicație, cererea și detaliile răspunsului. 

1. Funcția de urmărire: utilizați funcția de urmărire împreună cu instrumentul Monitor pentru a înregistra mesaje personalizate și pentru a obține informații despre performanța și problemele din cadrul aplicației dvs. Această funcție vă ajută să înțelegeți funcționarea aplicației și să identificați potențiale blocaje sau zone cu probleme.

1. Power Apps Test Studio: este o caracteristică concepută pentru a facilita testarea și validarea aplicației dvs. în timpul procesului de dezvoltare. Acesta oferă un mediu pentru crearea și rularea cazurilor de testare pentru aplicația dvs. canvas, asigurându-vă că aplicația dvs. funcționează conform așteptărilor înainte de a o implementa utilizatorilor finali.
   
   Test Studio poate fi găsit în Portalul Power Apps Maker navigând la meniul din secțiunea Instrumente avansate din stânga. 

Power Automate vs alte instrumente de automatizare

În peisajul în continuă expansiune al instrumentelor de automatizare, Microsoft Power Automate se remarcă ca o soluție puternică și versatilă, dar nu este singura opțiune disponibilă.

Platformele concurente precum Automation Anywhere, UiPath și Zapier oferă, de asemenea, capabilități robuste de automatizare, fiecare cu propriile puncte forte și capabilități.

Power Automate se remarcă prin integrarea perfectă cu produsele Microsoft 365, interfața ușor de utilizat și gama largă de conectori încorporați. Pe de altă parte, Automation Anywhere și UiPath sunt cunoscute pentru capabilitățile lor avansate de automatizare a proceselor robotizate (RPA), nevoi mai complexe și automatizarea aplicată la scară largă a întreprinderilor.

Atunci când alegeți instrumentul de automatizare potrivit pentru dvs. sau afacerea dvs., este important să luați în considerare factori precum nevoile specifice, ecosistemul software existent și nivelul de complexitate al procesului pe care doriți să îl automatizați.  

3 avantaje uimitoare ale Power Automate

Sunt atât de multe de iubit la Power Automate, dar iată 3 lucruri care ne plac la el.

1. Biblioteca extinsă de conectori : Power Automate oferă cea mai cuprinzătoare listă de conectori, cu peste 900 de conectori disponibili în prezent. În plus, platforma adaugă 10-30 de conectori noi în fiecare lună, asigurându-se că rămâne la curent cu cele mai recente aplicații și servicii.
   
   Această adăugare continuă de noi conectori îmbunătățește și mai mult versatilitatea platformei, făcând-o o alegere de încredere pentru companiile de toate dimensiunile.
2. Ușurință în utilizare:   Power Automate este conceput pentru a fi ușor de utilizat, cu o interfață de tip drag-and-drop care facilitează crearea de fluxuri de lucru fără cunoștințe de codare. De asemenea, oferă o gamă largă de șabloane pe care utilizatorii le pot personaliza pentru a se potrivi nevoilor lor specifice, simplificând și mai mult procesul de automatizare.
3. Noul AI Builder de la Power Automate : Pe măsură ce utilizarea AI generativă crește în industrie, AI Builder este un instrument valoros care oferă companiilor un avantaj competitiv. Companiile pot economisi timp și resurse prin automatizarea proceselor complexe, îmbunătățind în același timp acuratețea și precizia. Interfața intuitivă a AI Builder și șabloanele predefinite facilitează crearea de modele personalizate de învățare automată fără abilități de codare.
   
   Această democratizare a inteligenței artificiale va permite companiilor de toate dimensiunile să profite de învățarea automată și de inteligența artificială fără a investi în echipe costisitoare de știință a datelor.

În plus, AI Builder se integrează perfect cu alte produse Microsoft, permițând utilizatorilor să-și automatizeze în continuare fluxurile de lucru.

Un exemplu este că companiile pot folosi AI Builder pentru a extrage date din facturi și chitanțe și pot folosi Power Automate pentru a trimite acele informații către alte aplicații precum Dynamics 365 și Excel.

Această integrare ajută companiile să eficientizeze procesele, să reducă erorile și, în cele din urmă, să îmbunătățească eficiența și productivitatea.

3 Limitări ale utilizării Microsoft Power Automate

1. Costurile se adună cu planurile plătite: Power Automate oferă un plan gratuit, dar cu limitări, cum ar fi o frecvență maximă a fluxului de 15 minute.
   
   Este posibil ca organizațiile cu fluxuri de lucru mai complexe și cu o nevoie mai mare de automatizare să treacă la un plan plătit. Costurile Power Automate variază în funcție de plan și utilizare. Planurile premium încep de la 40 USD per utilizator pe lună. Aceste planuri plătite vin cu funcții și opțiuni avansate cu flux mai mare, care sunt importante pentru companiile cu nevoi mari de automatizare.
   
   Cu toate acestea, costurile planului se pot adăuga rapid, mai ales în organizațiile mari cu mulți utilizatori. Prin urmare, este important ca organizațiile să își evalueze cu atenție nevoile de automatizare și utilizarea înainte de a se angaja. 
2. Impactul asupra performanței datorită fluxurilor de lucru complexe: Power Automate poate experimenta o scădere considerabilă a performanței atunci când execută fluxuri de lucru complexe.
   
   Acest lucru poate afecta eficiența și viteza programului, ducând la întârzieri și la reducerea productivității.
3. Fără paralelizare: Power Automate acceptă numai fluxuri de lucru secvențiale, ceea ce înseamnă că acțiunile sunt executate într-o ordine fixă. Aceasta poate fi o limitare pentru companiile care necesită fluxuri de lucru paralele sau condiționate.

Pentru a porni automate sau nu pentru a alimenta automate?

Aceasta este întrebarea…

Pe scurt, Microsoft Power Automate este un instrument de neprețuit pentru companiile care doresc să eficientizeze operațiunile și să îmbunătățească eficiența. 

Power Automate ajută organizațiile să economisească timp, să reducă erorile umane și să îmbunătățească productivitatea generală prin automatizarea sarcinilor repetitive și prin integrarea cu o varietate de servicii și aplicații.

Cu o bibliotecă bogată de conectori, interfață ușor de utilizat și funcții puternice, Power Automate este o soluție versatilă pentru companiile din toate industriile.

Folosind cele mai bune practici, încorporând îmbunătățiri ale AI și înțelegând tipurile de fluxuri de lucru disponibile, organizațiile pot debloca întregul potențial al Power Automate și își pot revoluționa operațiunile. 

Pe măsură ce vă începeți călătoria automatizării, nu uitați să vă planificați, să testați și să optimizați fluxurile de lucru pentru a vă asigura succesul și a maximiza beneficiile acestui instrument puternic de automatizare.

Doriți să aflați mai multe despre Power Automate? Începeți să învățați cu și îmbunătățiți-vă abilitățile de date în cel mai scurt timp!