Configurarea alertelor listei SharePoint

În acest blog, vom discuta despre procesul de configurare a alertelor listei SharePoint pentru articole individuale și pentru lista în sine.

Alertele sunt funcții simple, dar puternice, pe care le puteți utiliza. Dacă aveți date pe care doriți să le monitorizați, nu trebuie să verificați în mod constant dacă au existat modificări, deoarece veți primi o actualizare atunci când configurați alerta în mod corect.

De asemenea, îl puteți folosi pentru a alerta alte persoane din organizație pentru orice modificări aduse listei sau articolului. În primul nostru exemplu, dorim să primim o alertă cu privire la un anumit client. Deci, primul lucru pe care trebuie să-l facem este să filtram lista.

Cuprins

• Configurarea alertelor de listă SharePoint pentru anumite elemente
• Modificarea alertei listei
• Editarea unui articol din lista dvs
• Gestionarea alertelor de listă SharePoint
• Configurarea alertelor de listă SharePoint pentru întreaga listă
• Concluzie

Configurarea alertelor de listă SharePoint pentru anumite elemente

Mai întâi, faceți clic pe Asociat de vânzări .

Apoi, faceți clic pe Filtrați după .

Din acest panou, veți putea filtra coloana.

Alegeți-l pe cel pe care doriți să îl utilizați. În acest exemplu, vom folosi propriul meu cont.

Apoi, faceți clic pe Aplicare .

Acum, veți vedea toate elementele care sunt filtrate. În acest exemplu, există un singur articol din listă.

Apoi, faceți clic pe cele trei puncte de lângă Titlu .

După aceea, dă clic pe Alertă- mă .

Va apărea o casetă de dialog unde puteți seta alerta.

Să discutăm acum cele cinci secțiuni ale acestei casete de dialog.

Modificarea alertei listei

Prima setare este Titlul alertei , care stabilește titlul alertei.

Următorul este Trimiteți alerte către . Puteți pune numele persoanelor cărora doriți să primiți alerta în câmpul de text Utilizatori . În acest exemplu, îl vom trimite doar nouă. Dar rețineți că îl puteți trimite și la alte adrese de e-mail.

După aceea, veți vedea Metoda de livrare . Aici vei primi alerta. Puteți alege fie prin e-mail , fie prin mesaj text (SMS) .

Apoi, îl puteți configura în funcție de modificările făcute în secțiunea Trimiteți alerte pentru aceste modificări . Veți avea patru opțiuni:

1. Orice modificare este pentru primirea unei alerte cu privire la orice modificări efectuate.
2. Altcineva modifică un articol înseamnă că veți primi o alertă atunci când altcineva decât dvs. modifică sau adaugă informații despre articol.
3. Altcineva modifică un articol creat de mine este pentru a primi o alertă atunci când cineva modifică un articol pe care l-ați creat.
4. Altcineva modifică un articol modificat ultima dată de mine este o opțiune prin care veți primi o alertă când altcineva modifică un articol care a fost modificat anterior de dvs..

În cele din urmă, Când să trimiți alerte . În această secțiune, veți avea trei opțiuni: Trimiteți imediat o notificare, Trimiteți un rezumat zilnic și Trimiteți un rezumat săptămânal .

După cum sugerează și numele, primul vă va trimite o alertă când se fac modificări. Nu vă recomandăm să utilizați acest lucru pentru articolele care sunt modificate des. În schimb, puteți alege un rezumat zilnic sau săptămânal.

Cea mai bună parte este că puteți seta ora la care să vă trimiteți alerta atunci când alegeți să primiți o alertă zilnic.

Și săptămânal, puteți alege și ziua.

Cu toate acestea, pentru acest exemplu, vom rămâne la setările implicite.

În cele din urmă, faceți clic pe OK .

În continuare, vom deschide Microsoft Outlook . Doar faceți clic pe pictograma Lansator din stânga sus.

Apoi, faceți clic pe Outlook .

Pe Outlook , veți vedea o notificare că ați creat cu succes o alertă și care sunt setările.

Editarea unui articol din lista dvs

Mai întâi, faceți clic pe cele trei puncte de lângă titlul articolului pe care doriți să îl editați.

Apoi, faceți clic pe Editați .

Și veți vedea informațiile despre element în panoul din dreapta.

Vom edita marca pe care o are clientul. Deci, în câmpul Marca curentă , îl vom schimba din „ BMW ” în „ Mercedes ”.

Apoi, faceți clic pe Salvare .

Și veți primi un e-mail pe Outlook care vă anunță despre modificările aduse articolului. Rețineți că, în unele cazuri, poate dura câteva secunde pentru a primi e-mailul.

E-mailul conține modificările aduse articolului, inclusiv persoana care l-a actualizat și momentul în care au fost efectuate modificări.

Gestionarea alertelor de listă SharePoint

Când doriți să vă gestionați alertele sau poate să editați setările, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe cele trei puncte din partea de sus.

Apoi, faceți clic pe Gestionați alertele mele.

Și veți fi redirecționat către o altă pagină unde vă puteți gestiona alertele.

Când faceți clic pe o alertă pe care ați configurat-o, puteți modifica toate setările pe care le-ați setat anterior. Este foarte util, deoarece nu trebuie să creați o alertă nouă.

Configurarea alertelor de listă SharePoint pentru întreaga listă

Configurarea unei alerte pentru întreaga listă este destul de ușoară.

În primul rând, asigurați-vă că nu există filtre pe lista dvs. Deci, să facem clic pe pictograma Filtru .

Apoi, anulați filtrarea listei.

Apoi, dați clic pe cele trei puncte de sus și faceți clic pe Avertizare-mă .

Și se va deschide o casetă de text . Aici, îl puteți configura în mod similar cu crearea unei alerte pentru articole individuale.

Principala diferență pe care o veți vedea este titlul alertei. Acesta arată titlul întregii liste în loc de un singur element pe care l-am făcut mai devreme.

Dacă l-ați configurat cu succes, veți primi un e-mail dacă există modificări în listă, inclusiv adăugarea unui articol.

Vizualizare calendar în Lista SharePoint
Liste SharePoint: O
prezentare generală a formatării listei SharePoint

Concluzie

Pentru a rezuma totul, ați învățat cum să configurați o alertă pentru un articol și pentru întreaga listă. Utilizarea acestei funcții simple vă va oferi confort, deoarece nu trebuie să verificați articolul în mod regulat. În schimb, puteți aștepta un e-mail care vă anunță despre modificările făcute.

Pe lângă comoditatea pe care o aduce, poate promova și munca în echipă excelentă. Alți membri ai organizației dvs. pot primi alerte și pot lucra la articolul pe care le-ați cerut. Nu trebuie să vorbiți personal cu ei, deoarece o simplă alertă poate duce la bun sfârșit sarcina.

Toate cele bune,

Henry