Cum să analizați e-mailurile și să completați listele SharePoint în Power Automate

O utilizare comună a Power Automate este automatizarea fluxurilor de lucru care încep cu primirea de e-mailuri. De exemplu, [primiți e-mail] à [efectuați acțiune]. Pentru a face acest lucru, trebuie să știm cum să analizăm datele din e-mailuri și cum să adăugăm/salvam orice atașamente de e-mail. În acest tutorial, voi explica acest concept cu un exemplu foarte familiar. Vă voi arăta cum să analizați e-mailurile și să le salvați într-o listă SharePoint. Puteți viziona videoclipul complet al acestui tutorial în partea de jos a acestui blog.

Aici am întocmit un exemplu foarte simplu pe care mi-am văzut clienții folosindu-l tot timpul. Să presupunem că lucrăm pentru o companie de consultanță și au aplicații pe care le implementează propriilor clienți și au nevoie de un sistem eficient de ticketing.

Ceea ce se întâmplă în prezent este că dacă cineva găsește o problemă cu aplicația sa, trimite un e-mail, apoi cineva trebuie să intre și să se uite la e-mail și apoi manual trebuie să îl adauge la lista SharePoint numită bilete. După ce a fost adăugat la lista SharePoint, este apoi triat de ingineri și apoi este în cele din urmă rezolvat.

Deci, acesta este întregul flux de lucru; vom automatiza partea în care cineva citește de fapt e-mailul și apoi îl încarcă manual în SharePoint. Vom automatiza asta cu Power Automate.

O altă complicație este că această căsuță de e-mail este o căsuță de e-mail generală. Este folosit pentru toate tipurile de e-mailuri. Vrem doar ca e-mailurile care sunt legate de bilete să intre în lista SharePoint. Cealaltă problemă este că e-mailurile conțin uneori atașamente, cum ar fi fotografii ale problemei sau alte lucruri pentru a ajuta inginerii să determine care este problema. Vrem să ne asigurăm că îl salvăm și în lista SharePoint.

Acum că am stabilit scenariul, să mergem mai departe și să începem.

Cuprins

• Cum să analizați e-mailurile folosind Power Automate
• Concluzie

Cum să analizați e-mailurile folosind Power Automate

Să deschidem Power Automate și să ne creăm fluxul. Să facem clic pe butonul de creare de aici. Tipul de flux pe care îl vom crea se numește Automated Cloud Flow , care este un flux care este declanșat de un eveniment desemnat. Evenimentul nostru desemnat este, evident, e-mailul care vine în căsuța noastră de e-mail.

Deci, să facem clic pe Automated Cloud Flow. Nu îi vom da un nume deocamdată sau un declanșator, așa că vom face clic pe Omitere.

Acum, evident, are nevoie de un declanșator, iar declanșatorul nostru va fi atunci când sosește un nou e-mail. Deci, voi căuta Office 365 Outlook . Folosesc Outlook. Acest lucru poate funcționa cu Gmail, Yahoo Mail sau orice conector pe care îl are Power Automate, care este în mii.

Deci, voi alege Office 365 Outlook, iar acțiunea pe care o voi alege este atunci când sosește un nou e-mail. Acum am o grămadă de opțiuni din care pot alege. Vreau să mă asigur că atunci când un nou e-mail sosește în dosarul căsuței primite, fluxul este declanșat. Cu toate acestea, nu vreau ca toate e-mailurile să declanșeze acest flux de lucru, ci numai e-mailurile care pot avea acest filtru de subiect numit Ticket.

Deci, voi afișa Opțiuni avansate și voi introduce un filtru de subiect numit Ticket . Aceasta înseamnă că acest flux va fi declanșat numai dacă șirul Ticket se află în subiectul e-mailului. Voi spune, de asemenea , include atașamente , astfel încât să putem adăuga atașamente la lista SharePoint.

De obicei, ceea ce puteți face este, de asemenea, dacă știți că veți primi cereri de bilete doar din câteva căsuțe de e-mail, puteți modifica și De aici , dar ne vom uita doar la filtrul de subiect al biletului.

Următorul lucru de știut este cum arată un e-mail de bilet înainte de a-l analiza. Acum le-am oferit utilizatorilor noștri un formular de e-mail standardizat pe care să-l folosească atunci când ne trimit bilete prin e-mail. Și cam așa arată.

Au un tabel, în care primul rând este Titlu , unde au introdus titlul plângerii , apoi Reclamația , unde descriu ce se întâmplă și nu le place. Aplicația este ceea ce se referă plângerea . Este posibil să avem mai multe aplicații diferite implementate pentru utilizatorii noștri. Și apoi în cele din urmă Urgența este din 10 .

Acesta este probabil un șablon de e-mail pe care le-am oferit. Și asta este important pentru că, dacă doriți să puteți analiza e-mailurile dvs., doriți să vă asigurați că e-mailurile vin într-o formă de șablon foarte standardizată.

Următoarea parte a fluxului este capacitatea de a transfera un e-mail HTML , care este ceea ce primim de obicei cu e-mailurile în zilele noastre, și de a-l transforma într-un e-mail text pe care apoi îl putem analiza. Deci următorul nostru pas se numește acțiunea HTML în text .

Facem clic pe acesta și tot ce are nevoie este conținutul real. Motivul pentru care trebuie să facem acest lucru este că tabelele precum cele pe care le primim sunt în formă HTML. Este dificil de analizat prin tabelele HTML. Deci, voi alege Corpul . Acest pas va converti corpul acestui e-mail în text.

Următorul pas este să puteți crea lista SharePoint . Avem tot ce ne trebuie acum pentru a-l putea crea.

Deci, vom merge la SharePoint și vom crea un element, ceea ce înseamnă, practic, crearea unui alt rând într-o listă. Trebuie să specificăm adresa site-ului nostru și folosim site-uri de testare. Lista noastră va fi Bilete. După aceea, ar trebui să apară cu o listă de valori care corespunde coloanelor din lista noastră.

Vrem să ne asigurăm că obținem aceleași rezultate. Deci, vom avea titlul, reclamația, cererea și urgența. Și apoi, avem și un alt câmp numit e-mail, unde vom arunca întregul conținut al e-mailului în acel câmp, deoarece dorim să păstrăm întregul e-mail în cazul în care metoda noastră de analiză a devenit coruptă sau incorectă sau ceva de genul acesta.

Deci, vom lua această ieșire. Această ieșire va fi practic tabelul, dar fără liniile reale.

Dorim să putem împărți acest text lung într-o matrice în care primul element al matricei este titlul . Al doilea element al matricei este aplicația Hoola care nu funcționează . Al treilea element este plângerea și așa mai departe.

După ce facem asta, putem specifica exact ce dorim în fiecare dintre aceste coloane. În prima coloană numită titlu, vrem că primul element, Hoola App nu funcționează. În a doua coloană, acea plângere, apoi vrem al treilea element etc.

Funcția pe care o folosim pentru aceasta se numește Split . Returnează o matrice care conține sub-șiruri separate prin virgule, pe baza delimitatorului specificat. Delimitatorul nostru, caracterele care ne separă textul, sunt țevile de pe masă.

Deci acum să trecem peste titlul nostru și să trecem la expresie și vom apela funcția de împărțire. Putem vedea că funcția de împărțire are două argumente, un text și un delimitator sau un separator. Textul va fi conținutul text simplu. Ieșirea acestei acțiuni, virgula și apoi al doilea argument, care este separatorul sau delimitatorul, va fi conducta.

Acum, după ce a fost împărțit, trebuie să specificăm elementul. Elementul titlu va locui apoi în primul element. Vom copia asta și apoi vom face clic pe Ok. Vom face același lucru pentru reclamație, cerere și urgență. În cele din urmă, avem întregul e-mail. Dorim să salvăm întregul e-mail, deci nu trebuie să facem niciunul dintre tipurile de matrice divizată de logică. Deci, vom selecta doar contextul text simplu.

În cele din urmă, trebuie să facem ceva și în privința atașamentelor . Deci, facem clic pe Pas nou, iar în conectorul SharePoint, există o acțiune numită adăugare atașament . Vom face clic pe acesta și ne specifică adresa și lista. Adresa este Site. Lista este Biletele.

ID-ul este locul în care doriți să atașați atașamentul. Acum aceasta va fi o ieșire a acțiunii de creare a articolului, așa că vom face clic pe ea. Ne vom uita la Creare articol și avem nevoie de ID. De asemenea, dorim să adăugăm numele fișierului, așa că îl vom numi Atașat. Și apoi conținutul fișierului va fi atașarea în sine de la e-mail. Dacă derulăm în jos până unde vedem e-mailul, conținutul atașamentului este ceea ce am dori să adăugăm.

Din punct de vedere tehnic, puteți avea mai multe atașări într-un singur e-mail, astfel încât acest proces va fi efectuat pentru fiecare atașament. Dacă au mai multe imagini, veți primi toate imaginile lor, de exemplu.

Apoi, facem clic pe Salvare.

Integrarea fluxului de procese de afaceri în Power Automate
Microsoft Power Automate: Automatizarea fluxului de lucru
folosind Power Automate pentru a reîmprospăta datele în Power BI

Concluzie

În acest blog, v-am arătat un exemplu foarte simplu despre cum să analizați e-mailurile într-un flux de lucru Power Automated care preia conținutul unui e-mail și populează o listă SharePoint.

Am creat un flux de lucru foarte simplu, dar vă puteți imagina că poate deveni mai complex.

Al doilea lucru aici este că am automatizat doar aspectul de încărcare a biletelor. Biletele au un ciclu de viață foarte lung. A apărut un bilet, ceea ce am automatizat și este, de asemenea, comentat ca fiind rezolvat. Apoi rezoluția este comunicată înapoi clientului. Acesta este un întreg flux de lucru Power Automated pe care îl puteți automatiza de fapt.

De asemenea, clienții noștri au folosit e-mailul pentru a declanșa fluxul de lucru. Cu toate acestea, este posibil să doriți și Power App.

Puteți urmări tutorialul video complet despre cum să analizați e-mailurile de mai jos. Dacă doriți să aflați mai multe despre Power Automate, consultați linkurile de mai jos.

Toate cele bune!

Henry