Cum să sortați alfabetic în Excel cu mai multe coloane

V-ați văzut vreodată să vă uitați la o grămadă de informații în Excel, zgârâindu-vă cum să faceți totul îngrijit și ordonat? Ești în locul potrivit! Astăzi, abordăm una dintre superputeri ale Excel : sortarea datelor în ordine alfabetică pe mai multe coloane.

Pentru a sorta alfabetic în Excel cu mai multe coloane, mai întâi selectați întregul set de date, asigurându-vă că includeți toate coloanele relevante. Accesați fila „Date” din panglica Excel, apoi faceți clic pe „Sortați”. În caseta de dialog care se deschide, selectați coloana principală după care doriți să sortați în meniul derulant „Sortați după”, apoi alegeți dacă doriți ca aceasta să fie sortată alfabetic , în ordine crescătoare sau descrescătoare.

În acest articol, ne vom murdari mâinile cu Excel și vă vom învăța cum să sortați datele alfabetic pe mai multe coloane. Vom detalia elementele de bază ale modului în care funcționează funcția de sortare din Excel și vă vom ghida prin proces pas cu pas, folosind instrucțiuni clare și ușor de urmat.

Așadar, haideți să ne aruncăm și să vă transformăm într-un expert Excel!

Cuprins

• Înțelegerea funcției de sortare Excel
• Cum să sortați o singură coloană în Excel
  • 1. Sortare ascendentă coloane Excel individuale
  • 2. Sortare descendentă
• Cum să sortați mai multe coloane în Excel
• Opțiuni avansate de sortare pentru coloane în Excel
  • 1. Utilizarea sortării personalizate în filtre
  • 2. Sortarea după mai multe criterii
  • 3. Utilizarea funcției SORT
  • 4. Sortarea datelor cu celule îmbinate
• Depanarea problemelor frecvente la sortarea coloanelor Excel
  • 1. Datele nu sunt sortate corect
  • 2. Cum să gestionați spațiile goale
  • 3. Cum să eliminați coloanele duplicate
  • 4. Excel se blochează sau se blochează în timpul sortării
• Sfaturi și trucuri suplimentare pentru sortarea coloanelor în Excel
  • 1. Utilizarea comenzilor rapide de la tastatură
  • 2. Salvarea și reutilizarea opțiunilor de sortare
• Gânduri finale

Înțelegerea funcției de sortare Excel

Bine, înainte de a ne aprofunda în esențialul sortării pe mai multe coloane, să luăm mai întâi un moment pentru a înțelege despre ce este vorba despre funcția de sortare a Excel.

Gândiți-vă la funcția de sortare ca la propriul organizator de date personale. Este o caracteristică care vă permite să vă aranjați datele într-o anumită ordine - și este foarte util atunci când aveți de-a face cu tone de informații. Funcția de sortare a Excel este ca și cum ai avea un bibliotecar personal care știe exact unde ar trebui să meargă fiecare carte.

Când vine vorba de sortare, Excel vă oferă două opțiuni: ordine crescătoare sau descrescătoare .

• Ordinea crescătoare înseamnă aranjarea datelor de la cel mai mic la cel mai mare sau, în cazul textului, de la A la Z.

• Ordinea descendentă înseamnă aranjarea datelor de la cel mai mare la cel mai mic, sau de la Z la A pentru text.

Dar aici lucrurile devin puțin mai interesante. Excel nu te limitează la sortarea unei singure coloane. Vă permite să sortați mai multe coloane, ceea ce înseamnă că vă puteți aranja datele în funcție de mai mult de un criteriu.

Imaginează-ți că ai de-a face cu o listă de nume, cu coloane separate pentru prenume și prenume. Excel vă permite să sortați lista după nume și apoi să le sortați pe cele cu aceleași nume de familie după prenume. Destul de misto, nu?

Deci, pe scurt, funcția de sortare a Excel este un instrument puternic care vă ajută să înțelegeți datele dvs. Vă organizează informațiile într-un mod logic, ușor de citit, economisind timp și efort.

Acum că avem elementele de bază, să trecem la partea distractivă - să învățăm cum să sortăm datele alfabetic în coloane!

Cum să sortați o singură coloană în Excel

Înainte de a trece la capătul adânc cu sortarea pe mai multe coloane, haideți să facem o scufundare rapidă în capătul puțin adânc, sortând o singură coloană în ordine crescătoare și apoi în ordine descrescătoare.

1. Sortare ascendentă coloane Excel individuale

Pentru a sorta o singură coloană în ordine crescătoare, urmați pașii de mai jos:

Pasul 1: Deschideți foaia de lucru Excel

Începeți deschizând foaia de lucru care conține datele brute pe care doriți să le sortați.

Pasul 2: Selectați datele de sortat

Faceți clic pe antetul coloanei pe care doriți să o sortați. Aceasta va evidenția întreaga coloană. Dacă nu doriți să sortați întreaga coloană, faceți clic și trageți pentru a selecta anumite celule pe care doriți să le sortați.

Pasul 3: Accesați fila Date și găsiți grupul Sortare și filtrare

Pasul 4: Faceți clic pe butonul AZ pentru a sorta coloana selectată în ordine crescătoare

Pasul 5: Alternativ, puteți găsi aceleași opțiuni de sortare din fila Acasă. Accesați grupul Editare, apoi faceți clic pe opțiunile Sortare și filtrare

2. Sortare descendentă

Dacă doriți să sortați o singură coloană în ordine descrescătoare, trebuie să urmați același proces. Iată pașii:

Pasul 1: Deschideți foaia de lucru Excel

Începeți deschizând foaia de lucru care conține datele pe care doriți să le sortați.

Pasul 2: Selectați datele de sortat

Faceți clic pe antetul coloanei pe care doriți să o sortați. Aceasta va evidenția întreaga coloană. Dacă nu doriți să sortați întreaga coloană, faceți clic și trageți pentru a selecta anumite celule pe care doriți să le sortați.

Pasul 3: Accesați fila Date și găsiți grupul Sortare și filtrare.

Pasul 4: Faceți clic pe butonul ZA pentru a sorta coloana selectată în ordine descrescătoare.

Pasul 5: La fel ca și în cazul opțiunii de sortare ascendentă , puteți obține și opțiunea de sortare descendentă din fila Acasă. Accesați grupul Editare și faceți clic pe Sortare și filtrare

Și iată-l! Tocmai ați sortat o singură coloană în ordine crescătoare și descrescătoare în Excel. Acum, să ridicăm lucrurile și să sortăm mai multe coloane.

Cum să sortați mai multe coloane în Excel

Bine, acum că ați stăpânit sortarea pe o singură coloană, este timpul să creșteți căldura și să abordați mai multe coloane . Totuși, nu vă transpirați - dacă aveți o singură coloană în jos, aceasta este doar un hop, săriți și săriți departe.

Pasul 1: Deschideți foaia de lucru Excel

Începeți prin a deschide foaia de lucru care conține toate datele pe care doriți să le sortați.

Pasul 2: Selectați datele dvs

Înainte de sortare, trebuie să vă selectați datele. Faceți clic pe celula din stânga sus a intervalului de date, țineți apăsat butonul mouse-ului, trageți-l în celula din dreapta jos a intervalului de date și apoi eliberați butonul mouse-ului. Toate datele dvs. ar trebui să fie evidențiate.

Pasul 3: Navigați la fila „Date” și faceți clic pe Sortare în grupul Sortare și filtrare

Pasul 4: În caseta de dialog Sortare, alegeți prima coloană pe care doriți să o sortați din meniul derulant Sortare după și specificați ordinea de sortare

Pasul 5: Faceți clic pe „Adăugați nivel” pentru a sorta o altă coloană și repetați procesul până când ați setat toate rândurile în ordinea de sortare dorită.

Pasul 6: Faceți clic pe OK pentru a aplica sortarea

Și iată-l! Așa sortați mai multe coloane alfabetic într-o foaie de calcul Excel. Ești oficial un superstar de sortare!

În secțiunea următoare, vom analiza câteva tehnici avansate de sortare a coloanelor în Excel.

Opțiuni avansate de sortare pentru coloane în Excel

Excel are opțiuni avansate de sortare care vă ajută să personalizați în continuare procesul de sortare. Iată câteva dintre aceste opțiuni:

1. Utilizarea sortării personalizate în filtre

Excel vă permite să sortați datele în mai multe moduri decât doar alfabetic. De asemenea, puteți sorta după culoare, după pictograma celulei sau chiar după o listă personalizată pe care ați creat-o.

De exemplu, dacă aveți o coloană care utilizează culoarea celulei pentru a indica nivelurile de prioritate, vă puteți sorta datele în funcție de acele culori.

Pur și simplu accesați caseta de dialog „Sortați”, selectați coloana, apoi alegeți „Sortați după culoare” din meniul drop-down „Sort On”.

2. Sortarea după mai multe criterii

Am explicat cum să sortați după mai mult de o coloană, dar puteți sorta și după mai mult de un criteriu într-o singură coloană.

De exemplu, este posibil să doriți să sortați mai întâi o coloană de text după culoarea celulei și apoi alfabetic.

Acest lucru se poate face prin adăugarea a două niveluri de sortare pentru aceeași coloană, fiecare cu un criteriu „Sort On” diferit.

3. Utilizarea funcției SORT

Funcția SORT din Excel vă poate ajuta să sortați datele pe mai multe coloane. Iată un exemplu:

=SORT(range, [sort_index1], [sort_order1], [sort_index2], [sort_order2], ...)

În această formulă, trebuie să specificați următoarele:

• Intervalul de date

• Coloane de sortat după (index)

• Ordinea de sortare (1 pentru crescător, -1 pentru descrescător)

Puteți adăuga mai multe coloane pentru sortare adăugând mai multe perechi sort_index și sort_order la funcția SORT.

4. Sortarea datelor cu celule îmbinate

Datele cu celule îmbinate pot fi dificil de sortat. Când încercați să sortați un interval care include celule îmbinate, Excel vă va trimite un mesaj de eroare.

Dar nu vă panicați, există o soluție.

Va trebui să dezlipiți toate celulele, să sortați datele și apoi să aplicați din nou îmbinarea. Asigurați-vă că copiați valoarea celulei îmbinate în toate celulele necombinate înainte de a sorta.

Aceste tehnici avansate vă pot oferi și mai mult control asupra datelor dvs. Așa că mergeți mai departe, scufundați-vă în aceste ape mai adânci și vedeți ce poate face cu adevărat sortarea Excel!

În continuare, vom depana unele probleme obișnuite cu care ați putea întâlni atunci când sortați coloanele Excel.

Depanarea problemelor frecvente la sortarea coloanelor Excel

Chiar dacă Excel este un instrument puternic, nu este lipsit de ciudateniile sale. S-ar putea să întâlniți câteva denivelări de-a lungul drumului în timp ce sortați, dar nu vă îngrijorați. Suntem aici pentru a vă ajuta să remediați unele dintre cele mai frecvente probleme.

1. Datele nu sunt sortate corect

Uneori, datele dvs. nu vor fi sortate corect, deoarece nu sunt stocate în formatul corect. De exemplu, dacă numerele sunt stocate ca text, este posibil să nu fie sortate numeric.

Pentru a aplica un format de celulă comun datelor dvs., apăsați Ctrl+1 , accesați fila Număr și selectați formatul potrivit sub „Categorie”.

2. Cum să gestionați spațiile goale

Dacă datele dvs. nu sunt sortate conform așteptărilor, verificați dacă există spații suplimentare la începutul sau la sfârșitul celulelor. Excel include aceste spații în sortarea sa, ceea ce ar putea duce la pierderea rezultatelor.

Puteți elimina spațiile suplimentare folosind funcția TRIM din Excel tastând „=TRIM(A1)” într-o celulă nouă (dacă A1 este celula care conține spațiul de început) și apoi copiați rezultatul în celula originală.

De asemenea, asigurați-vă că nu există rânduri sau celule neașteptate neașteptate în setul de date. Celulele goale vă pot afecta procesul de sortare. Dacă găsiți celule goale, puteți fie să ștergeți întregul rând, fie să îl completați cu datele corecte.

3. Cum să eliminați coloanele duplicate

Înainte de a sorta datele, este o idee bună să eliminați rândurile duplicate . Acest lucru vă asigură că datele dvs. sortate sunt exacte și reprezentative. Urmați acești pași pentru a elimina duplicatele:

Pasul 1: Selectați întregul interval de date, inclusiv anteturile, făcând clic și trăgând peste celule.

Pasul 3: Accesați fila „Date” din bara de instrumente Excel și faceți clic pe „Eliminați duplicatele”.

Pasul 4: Excel va apărea caseta de dialog „Eliminați duplicatele”. Selectați toate casetele de selectare a coloanelor sau pur și simplu faceți clic pe butonul „Selectați tot”.

Pasul 5: Faceți clic pe „OK”

Excel va elimina toate rândurile duplicate și va afișa un mesaj care arată câte rânduri duplicate au fost eliminate.

4. Excel se blochează sau se blochează în timpul sortării

Dacă Excel se blochează sau se blochează în timpul sortării, este posibil ca foaia de lucru să fie prea mare sau este posibil ca computerul să nu aibă suficiente resurse. Încercați să închideți alte aplicații pentru a elibera memorie.

Dacă foaia de lucru este mare, luați în considerare împărțirea în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat.

Amintiți-vă, sortarea poate fi un proces complex, mai ales cu seturi mari de date. Dacă întâmpinați probleme, faceți un pas înapoi și încercați să remediați o problemă pe rând. Ai asta!

Sfaturi și trucuri suplimentare pentru sortarea coloanelor în Excel

Acum că te-ai priceput la sortarea în Excel, ce zici să presărăm puțină magie în plus?

Pentru a vă ajuta să deveniți un maestru al datelor și mai eficient, vă vom împărtăși câteva sfaturi și trucuri suplimentare care vă pot face sarcinile de sortare mai rapide, mai fluide și, în general, mai grozave.

1. Utilizarea comenzilor rapide de la tastatură

Comenzile rapide de la tastatură vă pot economisi timp și vă pot îmbunătăți productivitatea atunci când lucrați cu date Excel. Iată câteva comenzi rapide pentru sortarea alfabetică:

• Alt + A + S + A: Sortați datele selectate în ordine alfabetică de la A la Z.

• Alt + A + S + D: Sortați datele selectate în ordine alfabetică de la Z la A.

• Alt + D + S: deschideți caseta de dialog Sortare pentru a aplica sortarea personalizată.

Nu uitați să selectați intervalul de date sau celula dorită pe același rând sau coloană înainte de a utiliza aceste comenzi rapide de la tastatură. În caz contrar, veți obține rezultate greșite.

2. Salvarea și reutilizarea opțiunilor de sortare

Excel vă permite să salvați setările de sortare personalizate pentru a le reutiliza ulterior. Urmați acești pași pentru a salva opțiunile de sortare:

Pasul 1: Selectați intervalul de date sau celulele din coloana pe care doriți să o sortați

Pasul 2: Faceți clic pe fila „Date” de pe panglică, apoi faceți clic pe butonul „Sort”.

Pasul 3: În caseta de dialog „Sort”, selectați numele coloanei din meniul derulant Sortare după. Rețineți că, dacă nu există antete de coloană, Excel afișează litere de coloană.

Pasul 4: extindeți meniul derulant „Comandă” și faceți clic pe „Lista personalizată...”

Pasul 5: Selectați „LISTA NOUĂ” din „Liste personalizate” și introduceți articolele în caseta „Inregistrări din listă” în ordinea dorită, apoi faceți clic pe „Adăugați”

Pasul 6: Faceți clic pe „OK” în casetele de dialog

Acum setările dvs. de sortare personalizate sunt salvate și le puteți vedea în secțiunea Listă personalizată din meniul derulant Comandă din caseta de dialog Sortare pentru utilizare ulterioară.

Așadar, gata - o mână de sfaturi și trucuri suplimentare pentru a vă supraalimenta priceperea de sortare Excel. Aceste pepite pot face toată diferența atunci când vine vorba de navigarea datelor dvs. ca un profesionist, economisind timp și o mulțime de clicuri!

Gânduri finale

Ați reușit să treceți prin scufundarea noastră profundă în lumea sortării Excel. De la elementele de bază ale sortării pe o singură coloană la tehnici mai avansate pe mai multe coloane și chiar o incursiune în depanare, ați acoperit o mulțime de teren.

Dar amintiți-vă, acesta este doar începutul. Excel este un instrument incredibil de puternic, cu nenumărate mai multe caracteristici și funcționalități care așteaptă să fie descoperite.

Acest ghid ar fi trebuit să vă ofere abilitățile și cunoștințele necesare pentru a aborda sortarea datelor în Excel ca un profesionist. Dar nu te opri aici. Adevărata magie se întâmplă atunci când iei aceste lecții și le aplici în propria ta muncă.

Exersați aceste abilități, experimentați cu datele dvs. și nu vă fie teamă să faceți câteva greșeli pe parcurs. Excel este o călătorie de învățare și fiecare pas pe care îl faceți, fiecare buton pe care faceți clic, vă duce cu un pas mai aproape de stăpânirea acestui instrument esențial.

Pentru a afla mai multe trucuri Excel, vedeți videoclipul de mai jos: