Cum să sortați în Excel și să păstrați rândurile împreună: 4 metode simple

Sortarea datelor în Excel este o abilitate crucială atunci când vă gestionați informațiile. O provocare pe care o puteți întâlni este să păstrați rândurile împreună în timpul sortării, asigurându-vă că datele aferente rămân legate atunci când vă organizați foaia de calcul după o anumită coloană.

Cea mai comună metodă de sortare a datelor cu două sau mai multe coloane în Excel păstrând rândurile împreună este să alegeți „extindeți selecția” în caseta de dialog de sortare. Există și alte metode, inclusiv utilizarea funcției de sortare și a listelor personalizate.

Veți învăța toate aceste metode în acest articol, parcurgând mai multe scenarii.

Cuprins

• Cum să sortați în timp ce păstrați rândurile împreună
• 3 moduri de a accesa comenzile de sortare
  • Fila Acasă
  • Fila Date
  • Click dreapta
• Cum să sortați selectând mai multe coloane pentru a menține rândurile împreună
• Cum să sortați cu ajutorul Excel Prompt pentru a păstra rândurile împreună
• Cum să utilizați funcția de sortare pentru a menține rândurile împreună
  • Sortarea și filtrarea împreună
• Cum să utilizați liste personalizate pentru a sorta și a păstra rândurile împreună
  • Cum se creează lista personalizată
  • Cum să utilizați lista
• 3 sfaturi pentru manipularea tipurilor de date
• 4 sfaturi pentru o sortare eficientă
• Gânduri finale

Cum să sortați în timp ce păstrați rândurile împreună

Înainte de a ne aprofunda în tehnici, să aruncăm o privire la problema pe care doriți să o evitați.

Să presupunem că aveți date de inventar de articole de îmbrăcăminte, unde tipul de articol este în coloana A și culoarea este în coloana B. Acestea sunt datele:

• Tricou, rosu

• Blugi, albastru

• Hanorac, verde

• Tricou, violet

• Hanorac, negru

Doriți să sortați articolele în ordine alfabetică, păstrând asocierea dintre element și culoarea acestuia. Iată cum ar trebui să arate rândurile sortate (am codificat cu culori fonturile pentru a fi mai clar):

Dacă sortați doar prima coloană, culorile nu se vor muta cu elementul asociat. Acest lucru va duce la confuzie de date care își pierde orice semnificație.

Iată rezultatele unei metode de sortare incorecte:

Acum că sunteți clar ce doriți să obțineți, să vedem cum să accesați opțiunile de sortare ale Excel .

3 moduri de a accesa comenzile de sortare

Cel mai obișnuit mod de a sorta în Excel este să utilizați comanda Sort. Există trei moduri de a accesa această funcție:

• Fila Acasă

• Fila de date

• Click dreapta

Fila Acasă

1. Accesați fila Acasă.

2. Extindeți meniul drop-down „Sort & Filter” din grupul Editare.

3. Alegeți opțiunea de ordine crescătoare sau descrescătoare.

Excel presupune că aveți un rând de antet cu această opțiune.

Fila Date

1. Accesați fila Date.

2. Faceți clic pe butonul Sortare din grupul Sortare și filtrare.

3. Alegeți opțiunile de sortare în caseta de dialog de sortare.

Această metodă vă permite să specificați dacă datele dvs. au antete de coloană.

Click dreapta

1. Selectați datele pe care doriți să le sortați.

2. Click dreapta.

3. Alegeți „Sortați” din meniul derulant (în partea de jos).

Cum să sortați selectând mai multe coloane pentru a menține rândurile împreună

Această metodă funcționează atunci când doriți să sortați după prima coloană din setul de date. Dacă coloana țintă nu este coloana A, atunci utilizați una dintre celelalte metode din acest articol.

Pentru a utiliza această metodă, veți selecta toate datele implicate înainte de a utiliza comanda Sort. Aceasta înseamnă că nu selectați pur și simplu o coloană.

În datele noastre eșantion de mai sus, ați selecta fie întreaga foaie de lucru, intervalul de date specific al celulelor de la A1 la B6, fie cele două coloane A și B.

Urmați acești pași:

1. Selectați toate celulele care sunt înrudite (sau Ctrl-A pentru tot).

2. Accesați fila Acasă.

3. Extindeți meniul derulant Sortare și filtrare.

4. Alegeți „Sortare de la A la Z”.

Rețineți că nu veți vedea solicitări suplimentare despre modul în care doriți să sortați datele. Microsoft Excel presupune că doriți să păstrați rândurile asociate împreună, deoarece ați selectat toate datele.

Dacă aveți un rând de antet, acesta va fi, de asemenea, recunoscut.

Cum să sortați cu ajutorul Excel Prompt pentru a păstra rândurile împreună

În secțiunea anterioară, v-ați asigurat că solicitarea dvs. de sortare nu este ambiguă, selectând toate datele pe care doriți să le includeți.

Cu toate acestea, poate doriți să sortați după o coloană care nu este prima din foaia de lucru. De exemplu, să presupunem că doriți să sortați datele eșantionului după culoarea articolelor de îmbrăcăminte.

Urmați acești pași:

1. Selectați coloana pe care doriți să o sortați făcând clic pe litera de antet.

2. Accesați fila Acasă.

3. Extindeți meniul derulant Sortare și filtrare.

4. Alegeți „Sortare de la A la Z” (sau preferința dvs.).

5. În fereastra „Avertisment de sortare” care apare, alegeți „Extindeți selecția”.

Rețineți că Excel a detectat că există coloane adiacente celei pe care ați selectat-o. În acest scenariu, Excel vă întreabă dacă doriți să includeți mai multe coloane, nu.

Prin extinderea selecției, Excel sortează coloana aleasă , păstrând intacte datele asociate din același rând.

Cum să utilizați funcția de sortare pentru a menține rândurile împreună

Funcția SORT din Excel păstrează automat rândurile împreună la sortare.

Această funcție este deosebit de utilă deoarece o puteți utiliza într-o formulă și se actualizează automat când datele dvs. se modifică.

Funcția SORT este o funcție matrice dinamică. Dacă îl introduceți într-o singură celulă, Excel va completa automat celelalte celule necesare pentru a afișa întreaga gamă de date sortate, cu condiția să existe suficiente celule goale disponibile.

După ce ați introdus această formulă într-o celulă, Excel va afișa versiunea sortată a datelor dvs. pornind de la acea celulă. Rețineți că acest lucru nu va schimba datele originale; va afișa doar o versiune sortată a acestuia.

Sintaxa funcției SORT este următoarea:

=SORT(matrice, [sort_index], [sort_order], [coloană_sau_rând]

• matrice: intervalul de celule după care trebuie sortat.

• sort_index: coloana după care să sortați.

• sort_order: TRUE pentru crescător (prestabilit) și FALSE pentru descrescător.

• column_or_row: FALSE pentru coloane (implicit) și TRUE pentru rânduri

Să presupunem că aveți date în celulele de la A1 la B6 cu un antet. Doriți să sortați aceste date după valorile din coloana A în ordine crescătoare. Utilizați această formulă:

=SORTARE(A2:B6)

Aveți grijă să nu includeți celula cu funcția în matrice. În caz contrar, veți avea o referință circulară .

Sortarea și filtrarea împreună

Funcția FILTER din Excel este folosită pentru a filtra o serie de date pe baza anumitor criterii , mai degrabă decât pentru a sorta datele. Cu toate acestea, puteți combina funcția FILTER cu funcția SORT pentru a filtra și sorta datele, păstrând rândurile împreună.

Funcția FILTER este, de asemenea, o funcție de matrice dinamică (cum ar fi SORT). După cum am menționat în secțiunea anterioară, Excel va completa celelalte celule necesare pentru a afișa întreaga gamă de date filtrate.

Să presupunem că unele dintre articolele de îmbrăcăminte din datele eșantionului au aceeași culoare. Doriți să aranjați datele pentru a afișa articolele de îmbrăcăminte roșii sortate alfabetic. Acest lucru necesită doi pași:

1. Filtrați rândurile pe coloana B (culoare).

2. Sortați rândurile filtrate după coloana A (numele articolului).

Aceasta este sintaxa funcției FILTER:

=FILTER(matrice, criterii, [dacă_gol])

• matrice: intervalul de celule după care trebuie sortat.

• criterii: după ce se filtrează.

• if_empty: ce să returneze dacă nu există potrivire.

Cheia este să includeți funcția SORT în jurul rezultatelor filtrate. Pentru exemplul nostru, ați folosi această formulă:

=SORTARE(FILTER(A2:B6;B2:B6 = „Verde”), 1)

După ce ați introdus această formulă într-o celulă, Excel va afișa versiunea filtrată și sortată a datelor dvs. pornind de la acea celulă. Rețineți că acest lucru nu va schimba datele originale; va afișa doar o versiune filtrată și sortată a acesteia.

Cum să utilizați liste personalizate pentru a sorta și a păstra rândurile împreună

Listele personalizate din Microsoft Excel vă permit să vă definiți propriile reguli de sortare pe baza unor elemente specifice. Acest lucru este util atunci când întâlniți un set de date în care sortarea implicită alfabetică sau numerică nu este adecvată.

Să presupunem că doriți să sortați articolele astfel încât violetul să fie întotdeauna înainte de roșu, care să fie întotdeauna înainte de albastru etc. Puteți configura o listă de culori în ordinea exactă pe care o doriți.

Există două etape pentru a comanda după o listă personalizată:

1. Creați lista.

2. Utilizați lista ca o secvență de ordine.

Cum se creează lista personalizată

1. Accesați fila Fișier.

2. Alegeți Opțiuni.

3. Faceți clic pe Avansat.

4. Derulați în jos la secțiunea General.

5. Faceți clic pe Editare listă personalizată pentru a deschide caseta de dialog Liste personalizate.

6. Adăugați intrările comandate ca o listă delimitată prin virgulă.

Această imagine arată o listă de culori introduse în interfață.

Cum să utilizați lista

Acum că ați creat lista, o puteți aplica unui set de date.

1. Selectați coloana după care doriți să sortați.

2. Accesați fila Date.

3. Faceți clic pe butonul Sortare din grupul Sortare și filtrare.

4. Alegeți „extindeți selecția” pentru a vizualiza caseta de dialog de sortare.

5. Extindeți lista derulantă sub titlul „Comandă”.

6. Alegeți „Lista personalizată”.

7. Alege-ți lista.

8. Faceți clic pe OK de două ori.

Acest infografic arată secvența:

3 sfaturi pentru manipularea tipurilor de date

Când aveți de-a face cu diferite tipuri de date în Excel, cum ar fi textul, ziua, luna și numele de familie, este esențial să fiți conștienți de distincțiile lor. Pentru a obține rezultate precise de sortare, urmați aceste sfaturi:

1. Pentru sortarea textului (ordine alfabetică), selectați o celulă din coloana pe care doriți să o sortați, accesați fila Date și faceți clic fie pe Sort A to Z (crescător), fie Sort Z to A (descrescător).

2. Când sortați după zi sau lună, asigurați-vă că datele sunt într-un format consecvent (de exemplu, LL/ZZ/AAAA).

3. Dacă sortați după vârstă sau numere, asigurați-vă că toate datele din coloană sunt stocate ca același tip (text sau numere).

4 sfaturi pentru o sortare eficientă

Iată cele mai bune sfaturi ale noastre pentru o sortare eficientă:

1. Dacă există coloane sau rânduri ascunse în datele dvs., afișați-le înainte de a sorta.

2. Este util să folosiți caracteristica Înghețare panouri atunci când sortați date lungi.

3. Vă puteți asigura că ordinea de sortare nu este modificată prin blocarea celulelor .

4. Amintiți-vă că rândurile goale vor fi împinse până la sfârșit la sortare, adică eliminate.

Sortarea datelor pentru a elimina rândurile goale este o pregătire utilă atunci când căutați valori distincte în datele dvs. Acest videoclip arată sarcina în acțiune:

Gânduri finale

Sortarea este una dintre cele mai comune sarcini atunci când lucrați cu o foaie de calcul Excel.

Ați învățat cum să sortați alfabetic sau numeric în ordine crescătoare sau descrescătoare, păstrând rândurile intacte.

Acest lucru asigură că semnificația datelor dvs. este păstrată intactă și că analiza ulterioară a datelor este corectă.