Filtrarea metadatelor în fișierele SharePoint

Metadatele ajută la organizarea bibliotecilor de documente. Putem adăuga metadate la fișierele noastre adăugând noi coloane. După ce l-am adăugat la fișierele noastre, le putem utiliza pentru a sorta, filtra sau grupa fișierele noastre. În acest blog, vom discuta despre cum putem filtra metadatele în fișierele noastre SharePoint și despre avantajele acesteia.

Filtrarea metadatelor face ca filtrarea fișierelor/documentelor din listele SharePoint și bibliotecile de documente să fie mai logică și personalizabilă.

Pentru acest exemplu, am adăugat două coloane de metadate și anume Department și Expense Type . Cu acestea, putem sorta, filtra sau grupa după departament.

Cuprins

• Filtrarea fișierelor SharePoint utilizând metadate
• Gruparea fișierelor noastre SharePoint utilizând metadate
• Concluzie

Filtrarea fișierelor SharePoint utilizând metadate

Pentru a filtra fișierele noastre după această coloană, faceți clic pe Filtrați după .

Apoi, selectați Departamentul pe care vrem să-l vedem. De exemplu, dorim să ne filtram fișierele după Contabilitate și vânzări. Deci, să le selectăm și să facem clic pe butonul Aplicați .

După cum putem vedea, acum sunt afișate doar fișierele de contabilitate și vânzări . 

Acesta este un mod mai bun de grupare sau organizare a fișierelor noastre în comparație cu utilizarea unei ierarhii de foldere. Folosind metadatele cu filtru sau grupare după caracteristică, putem vedea atât fișierele de contabilitate , cât și fișierele de vânzări simultan. Folosind foldere, trebuie să deschidem folderul lor individual pentru ca noi să vedem sau să găsim fișierele de care avem nevoie.  

Pentru a elimina filtrul, faceți clic din nou pe Filtrați după , debifați selecțiile dvs. aici sau faceți clic pe butonul Șterge tot și faceți clic pe butonul Aplicați . 

Gruparea fișierelor noastre SharePoint utilizând metadate

Un alt lucru interesant cu metadatele noastre este utilizarea funcției Grupare după . Cu aceasta, ne putem grupa fișierele după departament sau tip de cheltuieli. Doar faceți clic pe Grupare după departament pentru a vedea cum va arăta.

După cum putem vedea, fișierele noastre sunt acum grupate după tipul lor de departament. Fișierele din departamentul Contabilitate sunt grupate împreună, la fel cu Vânzări și așa mai departe.

Acest lucru facilitează clasificarea fișierelor noastre. De asemenea, putem folosi meniurile derulante pentru a vedea cu ușurință fișierele noastre în cazul în care avem sute de ele. Le putem restrânge pe grup și arătăm doar grupul pe care vrem să-l vedem.

Din punct de vedere tehnic, am fi putut face lucruri similare cu structura folderului. Cu toate acestea, aici metadatele ajută cu adevărat, deoarece o putem face și prin alte coloane de metadate, cum ar fi coloana  noastră tip de cheltuieli .

Dacă nu ne pasă de departamentele de fișiere și trebuie să le grupăm sau să le filtram după tipul lor de cheltuieli, am putea face același lucru în această coloană Tip de cheltuieli . De exemplu, haideți să ne filtram fișierele după tipul de cheltuieli de călătorie .

Apoi, vom vedea fișierele referitoare la Cheltuieli de călătorie , indiferent de departamentul lor.

De asemenea, putem face filtrare și grupare în același timp. De exemplu, dacă vrem să vedem toate departamentele, cu excepția marketingului, atunci să omitem marketingul. 

Apoi, putem grupa aceste fișiere în timp ce le avem filtrate doar făcând clic pe Grupare după departament . 

De asemenea, putem crea filtre atât pentru coloana de tip Departament , cât și pentru Cheltuieli în același timp. De exemplu, putem afișa doar cheltuielile de călătorie și aprovizionare în cadrul departamentului de Contabilitate .

Adăugarea de fișiere SharePoint pe computer
Adăugarea de metadate în SharePoint folosind coloane
Biblioteca de documente SharePoint | Tutorial pentru începători

Concluzie

În concluzie, odată ce am adăugat metadate la fișierele noastre, ne putem organiza cu ușurință fișierele așa cum dorim, ceea ce creează eficiență într-o organizație.

Acest mecanism de filtrare și grupare permite utilizatorilor să filtreze și să găsească în mod dinamic conținutul în bibliotecile de documente. Are sens dacă vă configurați biblioteca cu metadate/coloane personalizate. Dacă nu aveți metadate personalizate configurate, singurele filtre pe care le veți avea sunt cele care există implicit în orice bibliotecă.

Toate cele bune,

Henry