Metadate SharePoint | O introducere

În acest blog, vă vom arăta cum să vă organizați fișierele prin structura de foldere. Vom vorbi, de asemenea, despre beneficiile metadatelor SharePoint pentru organizarea și localizarea cu ușurință a fișierelor noastre, în comparație cu utilizarea ierarhiei de foldere. 

Metadatele SharePoint sunt informații suplimentare despre fișierele dvs., nu conținutul fișierelor. Ajută utilizatorii să găsească, să recupereze și să organizeze cu ușurință conținutul dvs.

Organizarea corectă a fișierelor ne ajută să le găsim corect, ceea ce este crucial pentru productivitatea noastră. Pe computerul nostru, de obicei ne grupăm fișierele prin structuri de foldere sau ierarhii.

Cuprins

• Utilizarea structurii de foldere tradiționale pe SharePoint
• Utilizarea ierarhiei folderelor în loc de metadatele SharePoint
• Beneficiile metadatelor SharePoint pentru organizarea fișierelor
• Concluzie

Utilizarea structurii de foldere tradiționale pe SharePoint

Unii oameni încă preferă să-și organizeze fișierele folosind foldere. Pentru acest exemplu, avem un folder numit Cheltuieli – TRADIȚIONAL .

În interiorul acestui folder se află exemple de rapoarte de cheltuieli de la diferitele departamente ale companiei noastre. Organizarea inițială pe care am făcut-o pentru aceste fișiere este prin redenumirea lor.

E înseamnă cheltuieli, urmat de numele departamentului, pentru ce este cheltuiala, apoi un cod numeric aleatoriu la sfârșit. Într-o companie mare, ar putea exista o sută de aceste rapoarte în fiecare zi. Prin urmare, organizarea lor prin nume nu va fi atât de utilă. 

Primul lucru pe care îl putem face pentru a le organiza este să creăm foldere și să le separăm pe departamente.

Deci, am mutat toate rapoartele de cheltuieli contabile în folderul de contabilitate, raportul de cheltuieli de resurse umane în folderul de resurse umane și așa mai departe.

Deci, acesta este modul tradițional de a ne organiza fișierele în bibliotecile noastre de documente. 

Utilizarea ierarhiei folderelor în loc de metadatele SharePoint

Cu toate acestea, utilizarea folderelor sau a sistemelor de directoare ne limitează prin faptul că avem o singură modalitate de a ne grupa fișierele. În acest caz, ne permite doar să organizăm pe o singură categorie, care este departamentul. Deci, dacă vrem să ne uităm la toate rapoartele de călătorie sau de consumabile, trebuie să le căutăm în fiecare dintre dosarele departamentului. Acest lucru nu este cu adevărat eficient și face ca localizarea fișierelor să fie încă dificilă. 

O altă problemă cu utilizarea numai a ierarhiei de foldere pentru organizarea fișierelor sunt duplicatele fișierelor. Am putea dori să ne grupăm fișierele pe departamente și, de asemenea, după tipul lor de cheltuieli. Cu acestea, s-ar putea să intenționăm să salvăm o copie a aceluiași fișier, dar în fiecare folder.

De asemenea, putem căuta fișierele noastre pe SharePoint prin câmpul de căutare. Cu toate acestea, unii utilizatori pot scrie incorect rapoartele de fișiere. 

Beneficiile metadatelor SharePoint pentru organizarea fișierelor

Metadatele SharePoint oferă informații suplimentare despre fișierele noastre, cum ar fi numele fișierului, data creării, cine l-a creat, dimensiunea fișierului, tipul fișierului și multe altele. Acest lucru ne ajută să organizăm, să regăsim și să ne găsim fișierele cu ușurință.

În imaginea exemplu de mai jos, putem vedea metadatele prin coloanele Nume , Modificat , Modificat de , Departament și Tip de cheltuieli . Există o mulțime de moduri de a utiliza aceste coloane de metadate, cum ar fi crearea de Vizualizări , Gruparea după și Filtrarea . 

Putem crea mai multe coloane de metadate și le putem personaliza în funcție de nevoile noastre. Unele coloane de metadate, cum ar fi Modificat și Modificat de, sunt populate automat, ceea ce înseamnă că nu le putem modifica. 

Pentru fișierul nostru exemplu, am creat coloana Departament și tip de cheltuieli împreună cu filtrul și gruparea după caracteristică. 

Prin urmare, putem grupa sau găsi cu ușurință fișierele pe departamente sau după tipul lor de cheltuieli.

De asemenea, putem folosi metadatele SharePoint pentru securitatea informațiilor, cum ar fi blocarea utilizatorilor de la vizualizarea sau editarea unor fișiere. Cu aceasta, putem stoca în siguranță fișiere care sunt private sau sensibile în cadrul organizației noastre. 

Adăugarea de fișiere SharePoint pe computerul dvs.
Șabloane SharePoint pentru bibliotecile de documente
Biblioteca de documente SharePoint | Tutorial pentru începători

Concluzie

Pentru a rezuma, suntem capabili să înțelegem diferența dintre organizarea fișierelor prin ierarhia de foldere și utilizarea metadatelor SharePoint. Rețineți că metadatele SharePoint sunt informații despre fișierele dvs., nu conținutul fișierelor.

Este complet personalizabil în funcție de rolurile și industria dvs. Cea mai puternică caracteristică pe care ne-o oferă metadatele este capacitatea de a grupa, sorta sau găsi cu ușurință fișierele noastre. Veți afla mai multe despre acest lucru odată ce înțelegeți cum să adăugați coloane de metadate. 

Toate cele bune,

Henry