Microsoft SharePoint | O imagine de ansamblu

În acest tutorial, vom avea o prezentare generală a Microsoft SharePoint . Vom discuta, de asemenea, despre utilizările sale și de ce este esențial să învățăm despre el.

SharePoint este un instrument de colaborare bazat pe web pentru o organizație care permite utilizatorilor să comunice și să partajeze informații pe web. 

Cuprins

• Înțelegerea Microsoft SharePoint
• Utilizări ale Microsoft SharePoint
  • 1. Bibliotecă sofisticată pentru a păstra documentele organizației tale
  • 2. Știri și actualizări pentru echipa ta
  • 3. Microsoft SharePoint ca bază de date
  • 4. Mențineți fluxurile de lucru comune în afaceri
  • 5. Ghișeu unic pentru afaceri
• Caracteristicile Microsoft SharePoint
• Importanța învățării Microsoft Sharepoint
• Concluzie

Înțelegerea Microsoft SharePoint

Toată lumea dintr-o organizație poate folosi SharePoint, deoarece ajută echipele să colaboreze.

Poate fi, de asemenea, propriul dvs. intranet personal . Internetul este o colaborare de site-uri web și resurse pe care oricine le poate vizita. Intranetul, pe de altă parte, este o colecție de site-uri web și resurse pe care doar oamenii dintr-o organizație le pot vizita.

Cu intranet, putem avea mai multe site-uri care sunt similare cu ceea ce putem accesa prin internet. Putem avea diferite site-uri pentru organizația noastră pe care doar oamenii din organizația noastră le pot accesa pentru un anumit proiect.

În plus, SharePoint este o modalitate de a partaja și gestiona conținut și cunoștințe într-o echipă . Ca organizație, este posibil să avem o mulțime de conținut și cunoștințe, cum ar fi trimiterea unui raport de cheltuieli, cine sunt clienții noștri sau echipa noastră de vânzări sau cum să intrăm într-un anumit birou. 

De asemenea, SharePoint permite unei echipe să aibă un „ ghișeu unic ” pentru toate informațiile. Toate informațiile ar putea fi într-un singur loc și pot fi, de asemenea, ușor accesibile.

Este posibil să folosim în continuare vechiul proces, chiar dacă există deja un proces actualizat. De aceea, SharePoint este util ca modalitate de a partaja și gestiona conținutul și cunoștințele echipei noastre. 

În cele din urmă, SharePoint împuternicește munca în echipă folosind site-uri . Oferă un spațiu de colaborare care permite echipelor să colaboreze, să urmărească progresul și să gestioneze conținutul sau permisiunile folosind site-uri web. 

De asemenea, este foarte accesibil și intuitiv. Este una dintre acele abilități care sunt ușor de învățat și de înțeles.

Utilizări ale Microsoft SharePoint

SharePoint este un instrument flexibil. Puteți face diverse lucruri, sau puteți face doar unul sau două dintre acele lucruri, de asemenea. Depinde de tine cum vrei să-l folosești. Când utilizați SharePoint, este posibil să utilizați instrumente simple pentru moment și apoi să le scalați la funcții mai bogate pe măsură ce organizația dvs. crește. 

1. Bibliotecă sofisticată pentru a păstra documentele organizației tale

SharePoint este o bibliotecă sofisticată pentru a păstra documentele organizației dvs. Acest lucru este similar cu OneDrive sau Google Drive. Este o modalitate de a vă păstra toate documentele într-un singur loc. 

O caracteristică a SharePoint pe care OneDrive și Google Drive nu o oferă este că puteți asocia metadate cu aceste documente. Deci, în loc să aveți o structură tipică de foldere a modului în care vă păstrați documentele, puteți asocia și metadatele și le puteți grupa în funcție de diferite lucruri.

De exemplu, unele organizații puternice nu își pun conținutul partajat într-o structură asemănătoare folderelor, deoarece pot apărea o mulțime de probleme cu asta. De obicei, au o listă de fișiere cu metadate.

Făcând acest lucru, ei pot urmări cu ușurință, grupa diferite lucruri pe care le doresc și pot menține metadatele. Dacă lucrurile se actualizează, nu trebuie să se miște prin foldere, deoarece trebuie doar să actualizeze metadatele. 

2. Știri și actualizări pentru echipa ta

SharePoint poate fi folosit și pentru a oferi cu ușurință știri și actualizări pentru echipa ta . Pe lângă faptul că puteți seta site-uri care conțin informații, puteți, de asemenea, să creați pagini pe site-ul dvs. pentru a vă actualiza echipa cu anumite lucruri.

Să presupunem, de exemplu, că aveți un site SharePoint pentru echipa dvs. Apoi, există un nou proces de vânzare pe care doriți să îl implementați. În loc să îl trimiteți prin e-mail, îl puteți posta ca pagină nouă pe SharePoint.

Cu aceasta, oferă tuturor acces la pagina respectivă pe care o pot comenta. Dacă, de exemplu, ați făcut o eroare, o puteți modifica sau actualiza din când în când.

3. Microsoft SharePoint ca bază de date

SharePoint poate fi folosit ca bază de date pentru a păstra informații despre orice . Există organizații care creează o listă SharePoint care conține date despre clienți, date despre tranzacții, date despre comenzi și multe altele. De asemenea, este puternic și foarte flexibil, deoarece poate stoca practic orice tip de date, cum ar fi atașamente, utilizatori și profiluri. 

De asemenea, este mai intuitiv decât alte baze de date. De exemplu, nu ați folosi Excel pentru a stoca date deoarece doriți ca acestea să fie partajate între mai multe persoane și doriți să fie în același loc. Vrei să ai reguli de validare în care unele persoane pot adăuga doar clienți care au anumite condiții și sunt valide. 

Nu ați dori să utilizați SQL, Salesforce sau orice altă bază de date complicată, deoarece trebuie să învățați limbajul SQL pentru a putea folosi asta. Deci, SharePoint este un instrument atât de bun de utilizat ca bază de date și, de asemenea, o alternativă bună la Microsoft Dataverse. 

4. Mențineți fluxurile de lucru comune în afaceri

SharePoint este, de asemenea, utilizat pentru a menține fluxurile de lucru comune în afacerea dvs. pentru eficiență . Odată ce aveți baza de date în SharePoint, puteți utiliza capacitățile sale de flux de lucru pentru a gestiona anumite sarcini comerciale comune.

Să presupunem, de exemplu, că aveți un flux de lucru legat de completarea unui raport de cheltuieli. Pe vremuri, trebuia să mergem la e-mailul nostru și să căutăm raportul de cheltuieli pentru a-l completa manual. Apoi, trebuie să trimitem atașamentul managerului pentru aprobare și să facem alte procese care sunt complicate.

Puteți face acest proces mult mai ușor dacă rulați un flux de lucru în întregime în SharePoint. Va exista o bază de date pentru a păstra toate cheltuielile. Puteți crea apoi o nouă înregistrare și o puteți trimite către SharePoint al managerului pentru aprobare.

După aprobare, va merge direct la conturile de plătit în SharePoint. În cele din urmă, ei îl vor aproba astfel încât să puteți primi plata. Nu este nevoie de e-mailuri înainte și înapoi și este, de asemenea, urmăribil și auditabil. 

5. Ghișeu unic pentru afaceri

Una peste alta, este un ghișeu unic pentru tot ce este în afacerea dvs. Totul se întâmplă pe platforma lor, ceea ce o face foarte eficientă. Cu SharePoint, nu trebuie să aveți surse diferite de baze de date. De asemenea, nu este nevoie să aveți fluxuri de lucru cu adevărat complexe, care sunt pur manuale.

Iată care sunt caracteristicile SharePoint pe care vreau să le experimentați mai târziu. 

Caracteristicile Microsoft SharePoint

SharePoint este un sistem de management al conținutului pe care îl puteți căuta cu ușurință. Are, de asemenea, unele capacități de rețele sociale care permit angajaților să colaboreze. De exemplu, puteți pune postări de discuții, întrebări frecvente, fluxuri de știri despre ceea ce fac oamenii și altele asemenea. Aduce un aspect de rețea socială organizației dvs. 

De asemenea, are o integrare excelentă cu aplicațiile Office 365.

Mai mult decât atât, SharePoint este foarte personalizabil nu numai din punct de vedere al designului, ci și din punct de vedere funcțional. Puteți crea orice flux de lucru sau date dorite prin listele SharePoint. De asemenea, puteți avea un sistem de bibliotecă de documente bazat pe foldere sau pe metadate. Poate chiar să permită utilizatorilor să aibă pagini în cadrul paginilor sau o pagină întreagă. 

SharePoint are propria sa bază de date. Este suficient de complicat pentru a păstra tipuri de date foarte complexe, dar și suficient de intuitiv pentru ca oricine să îl poată folosi fără să cunoască codificare. 

Există și funcții bune de business intelligence în SharePoint. După ce aveți datele în SharePoint, puteți gestiona ce se schimbă și cum se schimbă. Puteți avea vizualizări, tablouri de bord și alte lucruri de genul acesta. 

SharePoint are și unul dintre cele mai bune permisiuni și sisteme de securitate. Puteți gestiona permisiunile foarte ușor și granular. Puteți seta permisiuni la nivel bio, la nivel de aplicație, la nivel de bază de date, la nivel de coloană sau la nivelul întregului site. 

În loc de sistemele tipice în care permisiunile sunt tratate la nivel de utilizator, acest lucru este tratat la nivel de grup. Deci, atribuiți permisiunea anumitor grupuri și apoi atribuiți utilizatori acelor grupuri. 

În cele din urmă, Microsoft face SharePoint foarte ușor, intuitiv și accesibil tuturor nivelurilor organizației, indiferent de nivelul de calificare.

Importanța învățării Microsoft Sharepoint

Există o mulțime de motive pentru care trebuie să învățăm SharePoint. Unul dintre motivele principale este că permite utilizatorilor să crească colaborarea, să îmbunătățească munca în echipă și să conducă eficiența în organizație. 

De asemenea, permite utilizatorilor să creeze un „ ghișeu unic pentru toți angajații actuali și viitori”. De exemplu, s-ar putea să aveți un angajat la bord sau noi angajați care au ratat știri sau e-mailuri importante din istorie. Este mai bine dacă toate aceste informații sunt conținute în SharePoint, astfel încât, atunci când acei angajați noi sunt încorporați, să poată vedea tot acel istoric în SharePoint însuși. 

Ultimul motiv pentru care ar trebui să învățăm acest lucru este să ne angajăm. SharePoint este folosit atât de mult în organizații încât este unul dintre lucrurile pe care oamenii le caută atunci când sunteți angajat. Similar cu abilitățile de birou, SharePoint este, de asemenea, foarte important, mai ales dacă vă puteți crea propriul site.

Un utilizator SharePoint este diferit de un dezvoltator SharePoint. Dacă spui în CV-ul tău că ești un dezvoltator SharePoint, asta este foarte relevant pentru că șeful tău ar ști că le poți automatiza fluxurile de lucru și știi cum să faci un ghișeu unic pentru toți angajații lor.

Cursuri viitoare: Introducere SharePoint și concepte avansate
Configurarea mediului Power Apps: Conectați-vă la OneDrive și Google Drive
Actualizări LuckyTemplates pentru iunie și ce să așteptăm cu nerăbdare în iulie

Concluzie

Pentru a rezuma, este esențial să învățați cum să utilizați SharePoint, deoarece oferă o mulțime de beneficii pentru organizația dvs. Este deosebit de important pentru echipele care folosesc LuckyTemplates, deoarece lucrează perfect între ele și se completează reciproc.

Este posibil să deblocați valoare și funcții suplimentare ale SharePoint pe care organizația dvs. le poate folosi. Puteți face multe lucruri cu listele SharePoint, sistemele de permisiuni, gestionarea fluxului de lucru, istoricul versiunilor și multe altele. 

Este, de asemenea, ceva pe care toți membrii unei organizații îl pot folosi cu ușurință fără a fi copleșiți. Ca utilizator, este foarte ușor de utilizat, dar poate fi și dificil de stăpânit și dezvoltat. Dar, odată ce îl obțineți, vă va ajuta să oferiți eficiență fluxurilor de lucru ale afacerii dvs.

Toate cele bune,

Henry