MS Flow: Cum se încarcă în SharePoint prin e-mail

În acest blog, vom crea și analiza un MS Flow care nu provine din SharePoint . Vom folosi acest flux pentru a încărca fișiere în SharePoint, trimițându-le prin e-mail.

Cuprins

• Prezentare generală
• Crearea unei noi biblioteci de documente pentru MS Flow
• Configurarea unui flux automatizat de cloud
  • 1. Configurarea numelui fluxului și a declanșatorului
  • 2. Configurarea acțiunii pentru notificări
  • 3. Configurarea acțiunii pentru încărcarea fișierelor
• Testarea fluxului MS automatizat
• Concluzie

Prezentare generală

În acest exemplu de flux Power Automate , trebuie să setăm o cutie poștală în care oamenii să poată trimite rapoarte de cheltuieli, rapoarte contabile și alte fișiere. Aceste fișiere vor fi trimise la această cutie poștală, unde SharePoint ar trebui să le ia și să le adauge la o bibliotecă de documente din SharePoint .

În loc ca un utilizator să meargă la o bibliotecă de documente din SharePoint și să adauge fișiere acolo, ei e-mail fișierul la o adresă de e-mail cu subiectul fiind numele fișierului. După aceea, ar trebui adăugat automat la biblioteca de documente.

Învățând acest lucru, puteți avea un sistem în care vă puteți trimite fotografiile către căsuța poștală centrală și va adăuga acele fotografii în biblioteca dvs. centrală de fotografii, care are întotdeauna o copie de rezervă.

Crearea unei noi biblioteci de documente pentru MS Flow

Mai întâi, vom crea o nouă bibliotecă de documente făcând clic pe Nou .

Apoi, faceți clic pe Bibliotecă de documente .

Apoi, va afișa panoul Creare bibliotecă de documente .

În  câmpul de text Nume , tastați „ Rapoarte financiare ”.

Apoi, faceți clic pe Creare .

Deocamdată, noua bibliotecă de documente ar trebui să fie încă goală.

Configurarea unui flux automatizat de cloud

Începeți făcând clic pe Automatizare .

Apoi, alegeți Power Automate .

Apoi, faceți clic pe Vedeți fluxurile dvs.

Apoi vă va redirecționa către o pagină nouă.

Apoi, faceți clic pe Flux nou .

Apoi, faceți clic pe Flux automat în cloud .

Se va deschide o nouă casetă de dialog .

1. Configurarea numelui fluxului și a declanșatorului

În câmpul de text Nume flux , tastați „ E-mail către DL ”.

În caseta de text Alegeți declanșatorul fluxului dvs. , alegeți Când sosește un e-mail. Doar tastați „ e-mail ”, iar acesta vă va sugera declanșatorii de mai jos.

Alegeți Când sosește un e-mail nou (V3) .

Apoi, faceți clic pe Creare .

Rețineți că acesta este de obicei un e-mail centralizat, dar pentru acest exemplu, vom folosi un e-mail personal.

După aceea, va apărea o casetă pop-up Când sosește un nou e-mail .

Vom seta acest lucru doar pentru e-mailurile cu atașamente. Așadar, faceți clic pe Afișare opțiuni avansate .

Pentru câmpul Includeți atașamente , setați-l la Da .

Setați și câmpul Numai cu atașamente la Da .

Apoi, faceți clic pe + Pas nou .

Aceasta va afișa caseta Alegeți un câmp de operare.

2. Configurarea acțiunii pentru notificări

Ne vom trimite un mesaj de echipă, așa că tastați „echipă” și alegeți Microsoft Teams .

După ce facem clic pe Microsoft Teams , trebuie să setăm Acțiunile . În exemplul nostru, vom folosi Postează mesaj într-un chat sau canal .

Apoi, vom seta Postarea la Canal .

După aceea, setați echipa la TestSite .

Și Canalul ar trebui să fie setat la Depanare, deoarece vom folosi acest lucru în scopuri de depanare.

Apoi, vom seta mesajul ca „ Un fișier nou a fost adăugat! ”.

În cele din urmă, faceți clic pe Salvare .

Să trecem la pasul următor făcând clic pe + Pasul următor .

3. Configurarea acțiunii pentru încărcarea fișierelor

Să revenim la SharePoint tastând „ sharepoint ” în bara de căutare.

Apoi, alegeți SharePoint din rezultate.

Pentru Acțiuni , tastați „ fișier ” în bara de căutare.

Apoi faceți clic pe Creare fișier .

Pentru a crea un fișier, trebuie să specificăm adresa site-ului și calea folderului .

Adresa site- ului este TestSite . Dacă facem clic pe meniul derulant, îl veți putea selecta.

Faceți clic pe pictograma folderului pentru Calea folderului .

Apoi, alegeți Rapoarte financiare din caseta de text .

Apoi, vom seta numele fișierului . Îl putem seta în moduri diferite, dar pentru acest exemplu, îl vom seta la Subiect . Aceasta înseamnă că numele fișierului va avea același nume ca și subiectul .

Apoi, Conținutul fișierului ar trebui să fie setat la Conținut atașat .

În cele din urmă, faceți clic pe Salvare .

Testarea fluxului MS automatizat

Pentru a testa fluxul, să facem clic pe Test în dreapta sus.

Apoi, faceți clic pe Manual .

Apoi, faceți clic pe butonul Test .

După aceasta, vom trimite un e-mail la această adresă folosind o altă adresă de e-mail. În acest exemplu, îl vom trimite lui Henry, așa că vom introduce „ [email protected] ”.

Subiectul va fi „ Contabilitatea_20210930 ”.

Apoi, trebuie să atașăm un fișier. În această aplicație de corespondență, vom face clic pe Inserare .

Apoi faceți clic pe Fișiere .

Vom atașa un fișier aleatoriu. Pentru acest exemplu, vom folosi „ Meniu alimentar ”.

Apoi faceți clic pe Trimitere .

Ca urmare, ar trebui să primim e-mailul.

Dacă ne întoarcem la fluxul nostru, vom putea vedea fiecare pas al procesului.

Deoarece am automatizat un mesaj când este adăugat un fișier nou, vom primi o notificare în echipele noastre MS .

Și dacă ne întoarcem la biblioteca de documente Rapoarte financiare , vom vedea un fișier cu același nume ca subiectul e-mailului nostru anterior.

Cum să utilizați Power Automate pentru a reîmprospăta datele în fluxul automat LuckyTemplates în Microsoft Power Automate
Microsoft Flows: editare și urmărire în Power Automate

Concluzie

În concluzie, am creat cu succes un flux MS pentru încărcarea fișierelor în SharePoint, ceea ce am făcut prin trimiterea fișierelor prin e-mail. De asemenea, am învățat cum să setăm declanșatoarele și acțiunile adecvate pentru acest flux specific. Am testat și monitorizat fluxul, apoi am obținut rezultatele așteptate.

Acest flux este diferit de utilizarea SharePoint Automate, deoarece am setat e-mailul primit ca declanșator, iar acțiunea este un fișier atașat care este adăugat la biblioteca dvs. de documente. Aceasta este o modalitate excelentă de a utiliza și integra fluxurile Power Automate în SharePoint .

Toate cele bune,

Henry Habib