Permisiuni SharePoint | Grupuri vs. Niveluri

În acest blog, vom discuta despre permisiunile SharePoint . Vă vom explica de ce sunt importante și de ce ar trebui să le utilizați. Împreună cu acesta, vom vorbi despre diferența dintre Permisiuni și Autentificare . Mai mult, vom discuta despre grupuri și niveluri și de ce a învăța diferența dintre cele două este un factor critic atunci când configurați permisiuni pe site-ul dvs. SharePoint.

Permisiunile SharePoint este o caracteristică fundamentală a unui site SharePoint. Menține site-ul mai organizat și mai ușor de gestionat. De asemenea, va oferi securitate pe întregul site.

Cuprins

• Permisiuni vs autentificare
• Importanța permisiunilor SharePoint
• Grupuri vs niveluri: o prezentare generală a permisiunilor SharePoint
  • Categorii de grupuri
  • Categorii de nivel
• Importanța grupurilor și a nivelurilor pentru permisiunile SharePoint
• Concluzie

Permisiuni vs autentificare

Permisiunile și autentificarea sunt două lucruri similare, dar vă pot oferi beneficii pentru fiecare. Îți vor oferi siguranță site-ului tău.

Când configurați o permisiune de pagină SharePoint, permiteți unei anumite persoane sau unor persoane din organizația dvs. să acceseze o pagină. Ei vor putea face unele modificări, adăuga sau șterge un fișier.

Pe de altă parte, autentificarea oferă securitate suplimentară, deoarece utilizatorul va trebui să demonstreze cine este cu adevărat. Pe lângă introducerea parolelor atunci când un utilizator se conectează, acesta va trebui să demonstreze că este ceea ce spune că este.

Când vă conectați la site-ul SharePoint , autentificarea se face prin Microsoft 365. Rețineți că autentificarea se face în afara autentificării SharePoint. Acest lucru se datorează faptului că site-ul SharePoint este același cu autentificarea pentru Outlook, Microsoft 365 sau orice altceva legat de Microsoft.

Pentru a spune simplu, Autentificarea dovedește că ești cine spui că ești, în timp ce Permisiunile se bazează pe cine ești.

Importanța permisiunilor SharePoint

Permisiunile SharePoint oferă beneficii organizației dvs. Dacă nu doriți ca alte persoane din organizația dvs. să acceseze o listă sau date sau chiar pagina în sine, Permisiunile vă va rezolva problema.

Principalul avantaj pe care Permissions îl poate oferi organizației dvs. este că veți putea permite celor din grupul dvs. să acceseze ce pagină și fișier.

De exemplu, doriți ca Persoana A să acceseze pagina. Această persoană poate adăuga și modifica datele din pagină. Și dacă alte persoane încearcă să acceseze pagina, nu ar putea. Cu toate acestea, odată ce sunt autentificați că sunt Persoana A , pot accesa și controla pagina.

Dar cel mai bun lucru despre setarea permisiunilor pe site-ul dvs. SharePoint este echilibrul.

După cum am menționat mai sus, puteți seta o persoană din organizația dvs. să aibă control asupra unei pagini, în timp ce ceilalți vor avea celelalte pagini. De asemenea, puteți seta un grup pe o pagină și puteți avea setări individuale pentru toată lumea.

De exemplu, puteți da Persoanei A setările 1, 5, 10 și 12, în timp ce Persoana B are setările 2, 6, 8. Persoana C are setările 11, 12, 13, 14 și ceilalți membri ai organizației. Aceasta înseamnă că Persoana A nu poate accesa un document pe care îl are Persoana C. Același lucru este valabil și pentru Persoana B și Persoana C.

De asemenea, puteți acorda permisiuni tuturor utilizatorilor . Acest lucru le va permite să aibă acces deplin la întregul site. Ar putea adăuga, edita, șterge și multe altele. Cu toate acestea, nu am recomanda acest lucru. Deoarece au acces complet, ar putea șterge accidental un fișier și șterge coșul de reciclare.

Grupuri vs niveluri: o prezentare generală a permisiunilor SharePoint

Permisiunile SharePoint sunt compuse din doi factori principali: grupuri și niveluri . În această parte a blogului, vom explica diferențele dintre ele și de ce sunt importante.

Grupurile (uneori numite Echipe ) și Nivelurile au categorii.

Categorii de grupuri

• Proprietarii. Ei sunt cei care dețin site-ul și au controlul deplin. Acesta este practic proprietarul și, în cele mai multe cazuri, mâna dreaptă sau cineva în care are deplină încredere.
• Membrii. Acestea sunt direct relevante pentru site-ul SharePoint.
• Vizitatori. Aceștia sunt toți oamenii din organizația ta. Este posibil să nu fie direct relevante pentru site-ul SharePoint.

Cu toate acestea, trebuie să rețineți că puteți adăuga și alte grupuri. Dacă aveți o organizație mare, îi puteți numi în funcție de biroul sau locația lor. Alte exemple sunt „ Senior Management ”, „ Tured ”, „ Cisco Members ” și multe altele.

Categorii de nivel

• Control total. Aici oamenii din grup au acces complet. În principal, grupul Owners are acest nivel.
• Proiecta. Grupurile pot adăuga o pagină și o pot proiecta. De asemenea, pot adăuga pagini noi, edita constructe de tabel, edita coloane din tabel și poate modifica formatarea coloanelor
• Editați | ×. Acesta are un nivel mai scăzut decât Design , deoarece utilizatorii de la acest nivel nu pot adăuga pagini sau date pe site-ul SharePoint.
• A contribui. Grupurile din acest nivel pot adăuga elemente în listă, pot modifica structura sau pot adăuga comentarii. Ei nu vor putea adăuga pagini noi.
• Citit. Acesta este cel mai scăzut nivel implicit. Ei pot citi doar date și nu pot modifica niciun element.

Similar cu Grupuri , puteți adăuga și alte niveluri. De exemplu, puteți crea un nivel numit „ Aprobare ” și va avea permisiuni doar pentru a aproba lucruri, nu pentru a edita lucruri doar pentru a le aproba. Puteți avea un alt nivel de permisiune numit citire tabele, care permite utilizatorilor doar să citească tabelele de pe site-ul dvs. și nimic altceva.

Importanța grupurilor și a nivelurilor pentru permisiunile SharePoint

Principalul beneficiu al Grupurilor și Nivelurilor este alinierea permisiunilor . Puteți seta cine din organizația dvs. va fi în grupul Proprietari și alte grupuri la nivelurile corespunzătoare.

Dar cea mai bună parte este că puteți adăuga grupuri și niveluri noi în afară de cele implicite. Cu aceasta, puteți decide cu ușurință cine are permisiuni specifice, deoarece puteți combina și potrivi nivelurile. În plus, puteți specifica ce pot face.

De exemplu, avem un grup nou și îl vom numi Grup X. Apoi, să facem alte niveluri de permisiuni și le vom numi Nivelul 1 și Nivelul 2 . Grupurile de la nivelul 1 pot edita o pagină, în timp ce grupurile de la nivelul 2 pot modifica antetul coloanei unui tabel. Și dacă aliniem Grupul X atât la Nivelul 1, cât și la Nivelul 2 , ei vor avea permisiuni pentru ambele.

Rețineți că, dacă un utilizator face parte din mai multe grupuri, acesta își va moșteni ambele permisiuni. De exemplu, un utilizator poate face parte din grupul de vizitatori și din grupul X. Asta înseamnă că utilizatorul va avea nivelul Citire și, în același timp, Nivelul 1 și Nivelul 2 . 

De asemenea, puteți combina și potrivi permisiunile pe niveluri pentru personalizare completă.

Concluzie

Pentru a rezuma totul, ați aflat despre ce înseamnă permisiunile SharePoint și de ce sunt foarte importante. De asemenea, ați învățat diferența dintre grupuri și niveluri împreună cu categoriile lor.

Utilizarea permisiunilor pe SharePoint este foarte recomandată, deoarece oferă securitate. De asemenea, face organizația mai sistematizată, deoarece fiecare poate avea propriile permisiuni .

Sper că acest lucru a fost de ajutor. Dacă doriți să aflați mai multe despre acest subiect și despre alte conținuturi conexe, cu siguranță puteți consulta lista de link-uri relevante de mai jos. 

Toate cele bune,

Henry

Element din listă SharePoint: Editarea elementelor individuale și multiple
Liste SharePoint: O prezentare generală
Exportați liste SharePoint în fișierul Excel sau CSV