Șabloane SharePoint pentru biblioteci de documente

Șabloanele sunt modele prefabricate pe care le putem folosi pentru a standardiza un anumit aspect. În acest tutorial, vom vorbi despre cum să adăugați și să utilizați șabloane personalizate SharePoint în bibliotecile de documente . 

Șabloanele de documente pot fi stocate și reutilizate pentru a standardiza procesele și pentru a aduce coerență în cadrul unei organizații. În general, acestea sunt preformatate într-un fel care informează despre utilizarea documentului.

Cuprins

• Importanța utilizării șabloanelor de documente în SharePoint
• Încărcarea șabloanelor de documente pe SharePoint
• Utilizarea șabloanelor SharePoint pentru documente
• Concluzie

Importanța utilizării șabloanelor de documente în SharePoint

Motivul principal pentru utilizarea unui șablon de document în SharePoint este că economisește timp pentru utilizatorii săi. În loc să ne petrecem timp formatând un tip de document de fiecare dată când îl folosim, putem doar să salvam un șablon de document și apoi să-l reutilizam. În plus, utilizarea șabloanelor poate asigura uniformitatea, deoarece păstrează totul formatat corespunzător. 

De exemplu, dacă suntem o companie de mașini, de obicei avem un fișier Excel de cotație pentru oamenii de vânzări. În acest exemplu, avem un folder Citate .

În acest folder, avem câteva exemple de fișiere de cotație Excel pentru Honda și Ford . 

Pe măsură ce deschidem aceste fișiere de cotații, putem vedea că au formate diferite care pot fi confuze pentru cel care dorește să le verifice sau să creeze un nou fișier de cotații pentru o altă companie de mașini. 

În plus, dacă un alt utilizator trebuie să creeze un fișier de cotație, ar putea avea o altă modalitate de a-l realiza. 

Putem oferi un șablon pe care utilizatorii de vânzări îl pot folosi de fiecare dată când au nevoie pentru a crea o ofertă. Apoi, îl putem încărca pe SharePoint. 

Încărcarea șabloanelor de documente pe SharePoint

Pentru acest tutorial, am creat un model de șablon de cotație pe care vreau să-l folosească utilizatorii de fiecare dată când vor crea o cotație. Pe acest șablon am adăugat numele companiei, sloganul, cotația, data și așa mai departe. 

Pentru a încărca un șablon pe SharePoint, faceți clic pe butonul Nou , apoi faceți clic pe Adăugați șablon .

După aceea, selectați șablonul pe care l-ați creat. Pentru acest exemplu, am creat un șablon numit șablon de cotație de preț .

Vom vedea o notificare că șablonul nostru a fost deja încărcat.

Utilizatorii pot folosi acum acest șablon. Trebuie doar să facă clic pe butonul Nou .

Apoi, vom vedea că șablonul de citat pe care l-am încărcat a fost adăugat la listă. Din nou, acest lucru este util, deoarece, dacă utilizatorii adaugă ghilimele, le putem spune să nu creeze un fișier Excel de cotație pe calea lor și să folosească în schimb acest șablon pe care l-am furnizat. 

Pentru acest exemplu, voi șterge aceste două exemple de fișiere de citate care nu au același format. 

Utilizarea șabloanelor SharePoint pentru documente

Pentru a utiliza șablonul pe care l-am adăugat, faceți clic pe butonul Nou , apoi faceți clic pe șablonul respectiv. 

După cum putem vedea, în loc să avem un fișier Excel gol și să creăm o cotație de la zero, acum avem un șablon de cotație pe care trebuie doar să-l completăm.

După ce am introdus detaliile necesare pentru această ofertă, acum îl putem redenumi. Acesta este un exemplu de citat pentru Ford , așa că l-am numit Ford .

De fiecare dată când un utilizator trebuie să creeze o ofertă, poate doar să folosească șablonul nostru de cotație. Cu aceasta, putem avea și șabloane pentru cotații de preț, foi de apel, note de întâlnire și multe altele. Rețineți că putem face acest lucru și pentru fișierele Word sau PowerPoint.

Dar dacă nu vrem ca utilizatorii să-și mai creeze propriul registru de lucru Excel sau document Word? Putem face și asta. Mai întâi, faceți clic pe butonul Nou , apoi faceți clic pe meniul Editați nou . 

Debifați opțiunile pe care utilizatorii le pot folosi atunci când adaugă un fișier nou. De exemplu, dacă avem un șablon pentru un registru de lucru Excel, atunci putem debifa registrul de lucru Excel aici. 

De asemenea, ne putem aranja opțiunile. De exemplu, putem trage șablonul nostru de cotație și îl putem pune deasupra dacă dorim.

Pentru a salva modificările, faceți clic pe Salvare .

Apoi, dacă facem din nou clic pe butonul Nou , vom vedea că registrul de lucru Excel nu a fost pe listă și șablonul nostru de cotație este acum în partea de sus. 

Putem aduce cu ușurință registrul de lucru Excel dacă dorim. Mergeți din nou la meniul Editare și bifați caseta de selectare registru de lucru Excel. Asigurați-vă că salvați de fiecare dată când faceți unele modificări.

Dacă vrem să eliminăm un anumit șablon, faceți clic pe elipse apoi faceți clic pe Ștergere .

Adăugarea de fișiere SharePoint pe computer
Site-uri SharePoint: o scurtă prezentare generală
a site-ului SharePoint | Aspect și meniu

Concluzie

În concluzie, șabloanele SharePoint oferă o oportunitate excelentă de a ne eficientiza munca, în special procesul de creare a documentelor. În acest tutorial, ați putut învăța cum să încărcați și să utilizați șabloane de documente personalizate pe SharePoint.

Această funcție pe SharePoint este foarte puternică, deoarece îi obligă pe utilizatorii noștri să organizeze și să creeze formate de documente coezive. Sper că ați reușit să înțelegeți utilizarea și importanța acestuia.

Toate cele bune,

Henry