Salvați atașamentul de e-mail în SharePoint cu Power Automate

În blogul de astăzi, veți învăța cum să salvați automat atașamentul de e-mail în SharePoint folosind Power Automate. Folosind un flux Power Automate, economisesc mult timp în activitățile mele de zi cu zi și sper că poate face același lucru pentru tine. Puteți viziona videoclipul complet al acestui tutorial în partea de jos a acestui blog.

Cuprins

• Prezentare generală
• Salvați atașamentul de e-mail în SharePoint și ștergeți e-mailul
• Power Automate Flow Exemplu: LawtonAR
• Crearea unui flux folosind șablonul Power Automate
  • Pasul 1: Când sosește un e-mail cu atașament
  • Pasul 2: Salvarea atașamentului de e-mail în Sharepoint
  • Pasul 3: Ștergerea e-mailului
• Utilizarea fluxului desktop după salvarea atașamentului de e-mail în SharePoint
• Concluzie

Prezentare generală

În fiecare zi, primesc mai multe e-mailuri cu atașamente și ceea ce fac în mod regulat este să iau aceste atașamente și să le salvez într-un folder  SharePoint .

Dar, în loc să parcurg fiecare e-mail individual, să salvez atașamentele în SharePoint și să actualizez fișierele zilnic, am creat un flux unic în Power Automate pentru a automatiza această sarcină plictisitoare.  

Deci, pentru fiecare e-mail primit de la un anumit expeditor, fluxul preia atașamentul, îl mută în SharePoint și suprascrie fișierul existent în acel folder. Și apoi folosesc datele care sunt stocate în acel fișier pentru a-mi actualiza fișierele LuckyTemplates . Să intrăm în pașii despre cum a fost configurat acest flux Power Automate.

Salvați atașamentul de e-mail în SharePoint și ștergeți e-mailul

Începeți prin a deschide Power Automate Online . După cum puteți vedea în fluxurile Mele, există mai multe fluxuri pe care le folosesc zilnic. De exemplu, primele trei fluxuri din lista mea folosesc același șablon Power Automate despre care am tot vorbit. 

Le-am creat folosind un șablon Power Automate care preia atașamente de e-mail, le salvează în SharePoint și chiar șterge e-mailul după aceea, astfel încât să nu-mi fac griji să le șterg. 

Pentru a accesa acest șablon, dați clic pe Șabloane , apoi introduceți salvare atașamente de e-mail în bara de căutare. 

În rezultate vor apărea mai multe șabloane Power Automate asociate, dar ne vom concentra pe Salvarea atașamentelor de e-mail în SharePoint și pe ștergerea e-mailului . 

Și în loc să creăm acest lucru de la zero, vom lua unul existent și vom vedea cum este configurat și cum a funcționat acest flux de-a lungul timpului.

Power Automate Flow Exemplu: LawtonAR

Să luăm ca exemplu unul dintre fluxurile mele. LawtonAR este unul dintre fluxurile pe care le-am creat și rulează de ceva timp. 

Deschiderea acestuia ne va arăta descrierea, care este șablonul pe care l-am ales mai devreme. Putem vedea și data la care a fost creată pe 20 august și știm că funcționează de atunci. 

Dacă derulăm în jos, vom vedea istoricul de rulare zilnic al fluxului, durata procesului și starea dacă a reușit sau a eșuat.

Concentrați-vă pe coloana Durată și observați timpul necesar pentru a realiza procesul. Odată ce e-mailul ajunge în căsuța de e-mail, este nevoie de 2 până la 3 secunde pentru ca fluxul să preia atașamentul, să îl salveze în SharePoint și apoi să ștergă e-mailul.

Am nevoie de acest flux pentru că am clienți care folosesc QuickBooks Online și am niște rapoarte personalizate care îmi trimit e-mail în fiecare zi. Cu toate acestea, QuickBooks Online nu acceptă în prezent programarea e-mailului.

De obicei, e-mailurile ajung între 4:30 – 5:00 AM, ora mea, ceea ce oferă suficient timp pentru ca fișierele să fie salvate în SharePoint înainte de reîmprospătarea zilnică LuckyTemplates.

Deci aceasta este prezentarea generală a eșantionului nostru, LawtonAR. Să continuăm acum cu procesul de configurare a unui flux Power Automate similar.

Crearea unui flux folosind șablonul Power Automate

Începeți prin a face clic pe Editare pentru a deschide fluxul și pașii pe care trebuie să îi setați pentru acest flux anume. Există trei pași principali pe care trebuie să-i facem pentru acest flux.

Pasul 1: Când sosește un e-mail cu atașament

Primul este Când sosește un nou e-mail . Faceți clic pe acest pas pentru a deschide opțiunile avansate. 

Pentru acest exemplu, să alegem Inbox pentru Folder . În câmpul Către , alegeți adresa de e-mail corectă, mai ales dacă aveți mai multe adrese de e-mail salvate. 

Alegeți Da pe Includeți atașamente, deoarece asta dorim să trecem la SharePoint. Filtrul de subiect conține aceeași linie de subiect a e-mailului pe măsură ce sosesc. Setați Importanța la Normal și alegeți Da la Numai cu atașamente . 

Și asta este tot ce trebuie să umplem pentru acest prim pas. 

Pasul 2: Salvarea atașamentului de e-mail în Sharepoint

Odată ce sosește e-mailul, al doilea pas ne spune unde să mutăm sau să luăm atașamentele. Dacă aveți un e-mail care vine cu cinci atașamente diferite, ar putea muta fiecare dintre aceste fișiere dintr-un punct în locația atribuită.

Deschideți al doilea pas, Aplicați la fiecare atașament de pe e-mail . Odată ce se deschide, puteți vedea că Atașamente este deja plasat sub Selectați o ieșire din pașii anteriori.

Faceți clic stânga lângă Atașamente pentru a deschide lista de conținut dinamic și expresie . Deschideți subpasul Creare fișier . În Adresa site-ului, adăugați adresa SharePoint de utilizat. De asemenea, completați Calea folderului preferată cu locul în care doriți să fie mutate atașamentele.

Pentru Nume fișier , accesați lista de conținut dinamic și alegeți Nume atașament . Pentru Conținutul fișierului, alegeți Conținut atașat .

Pentru a rezuma al doilea pas, luăm atașamentul din e-mailul original, apoi îl desemnăm unde și în ce folder dorim să fie adăugat în SharePoint. Apoi, îl salvăm cu numele și conținutul atașamentului. 

Pasul 3: Ștergerea e-mailului

În cele din urmă, vom șterge e-mailul în al treilea pas. Deschideți acest pas așa cum am făcut în cele două anterioare.

Apoi, pentru ID-ul mesajului , alegeți -l din lista de conținut dinamic . Acest ID de mesaj are identificatorul unic al mesajului , care va ajuta la ștergerea e-mailului mai târziu. Apoi adăugați adresa de e-mail corespunzătoare în câmpul Adresă cutie poștală originală .

Ceea ce este grozav la acest flux este că, odată ce ați configurat și rulați acest lucru, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la programare. Acest lucru se datorează faptului că fluxul va avea loc numai odată ce un e-mail este trimis la adresa de e-mail dorită, cu filtrul de subiect specificat și un atașament. Numai atunci va salva atașamentul de e-mail în SharePoint.

Utilizarea fluxului desktop după salvarea atașamentului de e-mail în SharePoint

Odată ce fișierele sunt salvate, am alte fluxuri desktop care apoi duc fișierele din folderul nostru temporar, (FilesToMove) în folderele corespunzătoare unde fișierele ar trebui să fie salvate pentru procesare. 

Dacă îmi deschid Fișierele pe computer, voi merge în folderul meu SharePoint > Power Reports – Documente > .FilesToMove . În prezent, am un fișier salvat și numit ReconAR.

Odată salvat în acest folder de primul nostru flux, fluxul meu de pe desktop preia acest fișier de aici și apoi îl mută în folderul corespunzător. Deci, dacă mă întorc la Power Reports – Documents , pot deschide un alt folder numit RECON .

În interiorul acestui folder, putem vedea că fluxul desktop a funcționat și ReconAR este deja mutat. 

Microsoft Power Automate: automatizarea fluxului de lucru
MS Power Automate vs. SharePoint Automate
Power Automate Actions | Un tutorial Deep Dive

Concluzie

În concluzie, Power Automate poate fi un instrument puternic pentru salvarea automată a atașamentului de e-mail în SharePoint. Prin crearea unui flux simplu folosind declanșatorul Când sosește un e-mail nou și acțiunea Creare fișier , puteți configura cu ușurință un sistem pentru a salva automat atașamentele în folderul SharePoint dorit. 

Acest șablon Power Automate vă poate economisi timp și efort, eliminând necesitatea de a descărca și încărca manual atașamentele și vă poate ajuta, de asemenea, să vă asigurați că documentele importante sunt stocate și organizate corect. Cu Power Automate, este ușor să automatizați acest proces și să vă simplificați fluxul de lucru.

Toate cele bune,

Jarrett Moore