Validarea coloanei SharePoint în două moduri

În acest blog, veți învăța cum să faceți validarea coloanei SharePoint prin logica condiționată și descriere. Să presupunem, de exemplu, că doriți să limitați accesul unui utilizator la un anumit câmp, cu excepția cazului în care introduce valoarea corectă.

Folosind formule și descrieri adecvate pentru validarea coloanei SharePoint, puteți limita și valida cu ușurință intrările de la utilizatori.

Cuprins

• Adăugarea unui element în lista SharePoint
• Adăugarea unei coloane SharePoint
• Adăugarea unei alte coloane pe lista SharePoint
• Validarea coloanelor SharePoint folosind logica condiționată
• Editarea formulei condiționate pentru validarea coloanei SharePoint
• Adăugarea unei alte coloane în lista SharePoint
• Validarea coloanelor SharePoint folosind descrieri
• Concluzie

Adăugarea unui element în lista SharePoint

Să adăugăm mai întâi un element la lista SharePoint. Deci, faceți clic pe Nou .

Apoi, completați detaliile din panoul Element nou .

În exemplul nostru, veți vedea că câmpul Prenume spune „ Nu puteți lăsa acest necompletat. ”

Pentru a-l schimba, faceți clic pe coloana Prenume și faceți clic pe Setări coloane.

Apoi, faceți clic pe Editați.

Apoi, faceți clic pe Mai multe opțiuni din panoul Editare coloană .

Apoi, comutați Nu în câmpul „ Solicitați ca această coloană să conțină informații ”.

În cele din urmă, faceți clic pe Salvare.

Acum, dacă adăugați un articol nou, nu vi se va cere să completați informații pentru coloana Prenume .

Adăugarea unei coloane SharePoint

Rețineți că vom folosi aceste coloane în scopuri de validare. În exemplul nostru, vom folosi o listă pe care am făcut-o anterior și se numește Brands .

Să începem prin a adăuga o coloană făcând clic pe Adăugare coloană .

Apoi, faceți clic pe un singur rând de text .

În panoul Creați o coloană , vom introduce detaliile coloanei.

În câmpul Nume , vom introduce „ Tip atelier de reparații ”.

Apoi, pentru Tip, vom alege Alegere.

Pentru prima alegere, vom tasta „ Independent ”. Apoi vom introduce „ Afiliat ” pentru a doua alegere .

În cele din urmă, faceți clic pe Salvare

Apoi, să le edităm făcând clic pe Editare în vizualizarea grilă.

Sub Tip atelier de reparații, vom seta BMW și Honda la Independent. Pe de altă parte, Mazda și Mercedes vor fi afiliate .

În cele din urmă, faceți clic pe Ieșire din vizualizarea grilă.

Adăugarea unei alte coloane pe lista SharePoint

Acum, să adăugăm o altă coloană pe această listă. Îi vom numi „ Nume magazin afiliat ”. Doar asigurați-vă că tipul său este O singură linie de text.

Apoi faceți clic pe Salvare .

Deoarece avem două „ Independente ” pentru Tipul atelierului de reparații în exemplul nostru, putem lăsa necompletat Numele magazinului afiliat . Cu toate acestea, celelalte două – Mazda și Mercedes sunt afiliate . Prin urmare, vom introduce „ Mr. Lube ” pentru Mazda și „ Oil True ” pentru Mercedes .

Apoi să facem clic pe Editare în vizualizarea grilă și să aplicăm modificările. După ce ați terminat, faceți clic pe Ieșire din vizualizarea grilă pentru a salva modificările pe care le-ați făcut.

Apoi, vom adăuga un articol pe listă numit „ Ford ”, iar pentru Ambasadorul mărcii, vom introduce „ Luke ”.

În continuare, vom adăuga o imagine.

 Pentru exemplul nostru, avem imagini salvate, așa că vom folosi doar fotografia noastră Ford.

Iar pentru atelierul de reparații, vom tasta „ Reparația Ford ”.

Apoi tipul atelierului de reparații este „ Independent”.

Pentru Numele magazinului afiliat, vom tasta „ ?? Ford ”.

În cele din urmă, faceți clic pe Salvare .

Validarea coloanelor SharePoint folosind logica condiționată

După cum puteți vedea, puteți schimba orice, chiar dacă nu ar trebui să existe nicio opțiune pentru a face acest lucru. De exemplu, chiar dacă Tipul atelierului de reparații este setat la „ Independent ”, veți putea în continuare să tastați orice. Dar cu validare, putem remedia acest lucru.

Când adăugați un articol nou în lista SharePoint, în panoul Articol nou , puteți adăuga o formulă în care utilizatorii pot introduce informații numai pentru coloana Nume magazin afiliat atunci când coloana Tip atelier de reparații este setată la „ Afiliat ”.

Pentru a face acest lucru, să facem clic pe Nou pentru a adăuga un articol și să facem clic pe pictograma Editați formularul din dreapta sus.

Apoi, dați clic pe Editați coloanele .

După aceea, veți vedea coloanele disponibile pe lista dvs.

Apoi, vom face clic pe cele 3 puncte de lângă coloana pe care dorim să o edităm. În exemplul nostru, vom edita coloana Nume magazin afiliat deoarece nu dorim să apară atunci când coloana Tip atelier de reparații este setată la „ Independent ”.

Apoi, faceți clic pe  Editați formula condiționată .

Unul dintre cele mai bune lucruri despre lista SharePoint este că puteți introduce și formule în coloanele SharePoint.

Editarea formulei condiționate pentru validarea coloanei SharePoint

Caseta de text Editați formula condiționată pentru câmpul Nume magazin afiliat este locul în care veți introduce condițiile de care aveți nevoie pentru validarea coloanei.

Rețineți că, dacă doriți să ștergeți condiția, trebuie doar să lăsați câmpul de text necompletat. Să facem clic pe linkul Învață să folosești formule condiționale într-un formular de listă din casetă. 

Acest lucru ne va redirecționa către documentația Microsoft a formulelor. Rețineți că puteți utiliza acest lucru pentru a cunoaște mai multe formule care ar putea face lista dvs. SharePoint mai convenabilă de utilizat.

În exemplul nostru, cel mai simplu mod este să folosiți formula „ =if([$Category] == 'Product Management', 'true', 'false') ” .

Aceasta înseamnă că dacă un câmp este egal cu o anumită valoare, atunci arătați acel câmp utilizatorului. Dacă expresia este adevărată, ne va arăta câmpul. Dar dacă este fals, câmpul nu va fi afișat.

Deci, să revenim la caseta de text de pe SharePoint și vom introduce formula „ =if([$RepairShopType] == „Afiliat”, „adevărat”, „fals”) ”. Acest lucru înseamnă practic că, dacă valoarea Tip atelier de reparații este Afiliat , expresia va returna adevărată. Altfel, va fi fals. 

Amintiți-vă întotdeauna că, dacă numele coloanei dvs. are spații, Microsoft îl condensează. De aceea nu am pus spații între cuvinte.

Apoi, faceți clic pe Salvare .

Apoi, faceți clic pe Salvare în partea dreaptă sus a coloanelor Editare din panoul de formulare.

După aceea, vom face clic pe Anulare.

În cele din urmă, vom reîmprospăta pagina.

Adăugarea unei alte coloane în lista SharePoint

Apoi, să adăugăm o nouă coloană pentru a o încerca. Mai întâi, faceți clic pe Nou .

Și veți vedea că coloana Nume magazin afiliat nu este încă vizibilă.

Cu toate acestea, odată ce alegeți „ Afiliat ” în câmpul Tip atelier de reparații ...

… va apărea câmpul Nume magazin afiliat .

Și când schimbăm câmpul Tip atelier de reparații în Independent , câmpul Nume magazin afiliat va dispărea.

Dar rețineți că această formulă nu vă împiedică să faceți formule condiționale complexe. Dacă doriți să aflați mai multe despre alte formule pe care le puteți utiliza, faceți clic pe linkul care spune Aflați să utilizați formulele condiționate într-un formular de listă din casetă atunci când setați o condiție pe o coloană.

Și cel mai bun lucru despre adăugarea unei formule este că nu trebuie să o refaceți, deoarece se aplică tuturor elementelor din lista SharePoint. Indiferent dacă editați un articol sau adăugați un articol nou, setul de condiții se aplică în continuare.

Validarea coloanelor SharePoint folosind descrieri

O altă modalitate de a informa oamenii ce să pună în fiecare câmp din lista SharePoint este să adăugați o descriere. Acesta va informa utilizatorul ce reprezintă câmpul.

În exemplul nostru, vom pune o descriere în coloana Nume magazin afiliat . Faceți clic pe coloană, alegeți Setări coloane și faceți clic pe Editare .

În caseta Descriere , vom tasta „ Acesta se referă la scopul afiliatului de care este legat atelierul de reparații. Vă rugăm să completați acest câmp numai dacă tipul atelierului de reparații este „Afiliat” ”

Apoi, faceți clic pe Salvare .

După aceea, reîmprospătați pagina.

Acum, dacă adăugați un articol în listă, veți observa că descrierea pe care am stabilit-o în câmpul de text Nume magazin afiliat este acolo.

Adăugarea unei descrieri poate ajuta utilizatorii să identifice ceea ce trebuie să pună în câmpul de text. Poate fi o modalitate simplă, dar cu siguranță este eficientă. Rețineți că descrierea nu îi va împiedica să introducă alte valori, dar cu siguranță ajută la ghidarea utilizatorilor.

Coloane calculate în SharePoint | O prezentare generală
Listele SharePoint: O prezentare generală
Adăugarea de navigare în listă SharePoint

Concluzie

Pentru a finaliza lucrurile, ați învățat cum să utilizați logica condiționată pentru validarea coloanelor SharePoint. Puteți folosi formule de la bază până la complexe pentru a face coloanele mai eficiente și mai convenabil de utilizat. De asemenea, ați învățat cum să adăugați o descriere pentru a ghida utilizatorul pentru ce este câmpul.

Nu uitați că puteți căuta alte formule de la Microsoft, care cu siguranță pot funcționa bine pentru coloanele din lista SharePoint. Dacă doriți să aflați mai multe despre acest subiect și despre alte conținuturi conexe, cu siguranță puteți consulta lista de link-uri relevante de mai jos.

Toate cele bune,

Henry