Vizualizări MS SharePoint | Crearea și salvarea

În acest tutorial, vom vorbi despre crearea și salvarea vizualizărilor pe SharePoint. Filtrarea și sortarea fac vizualizările utile mai ales atunci când ne afișăm datele în Listă SharePoint sau în Biblioteci. Când creăm vizualizări SharePoint, modificăm doar modul în care datele sau fișierele noastre sunt reprezentate, fără a modifica fișierele sau datele reale. Există două moduri de a crea o vizualizare, care vor fi, de asemenea, discutate în acest tutorial.

Vizualizările SharePoint sunt o simplă reprezentare a datelor noastre. 

În bibliotecile noastre de documente, toate fișierele noastre sunt afișate implicit. Cu toate acestea, unii oameni din cadrul organizației doresc să vadă imediat anumite vizualizări sau reprezentări de date, fără ca ei să fie nevoiți să filtreze sau să grupeze fișierele de fiecare dată. 

De exemplu, de fiecare dată când CEO-ul vizitează această bibliotecă de documente, dorește să aibă o vizualizare care afișează deja fișierele care sunt grupate pe departamente.

Cuprins

• Prima metodă de a crea vizualizări SharePoint
• Salvarea vizualizărilor SharePoint
• A doua metodă de creare a vizualizărilor SharePoint
• Modificarea vizualizărilor
• Concluzie

Prima metodă de a crea vizualizări SharePoint

Să presupunem, de exemplu, un HR dorește să aibă o vizualizare în care să poată vedea și fișierele legate de departamentul de Contabilitate. Pentru a face asta, trebuie doar să facem clic pe coloana Departament și să facem clic pe Filtrare după .

Apoi, selectați opțiunea Contabilitate și faceți clic pe butonul Aplicați .

Ne va oferi apoi o vizualizare în care putem vedea doar fișierele din departamentul Contabilitate . Putem face acest pas de fiecare dată când dorim să avem această viziune. Totuși, ceea ce dorim este să salvăm această vizualizare, astfel încât să o putem vizita doar când avem nevoie. 

Salvarea vizualizărilor SharePoint

Pentru a salva vizualizarea curentă, faceți clic pe Toate documentele și faceți clic pe Salvare vizualizare ca .

Acum putem numi această vedere. Pentru acest exemplu, îl vom numi Contabilitate .

Putem crea două tipuri de vizualizări în ceea ce privește publicul aici. Putem face această vedere publică sau privată în funcție de ceea ce ne dorim. Făcând publică această vizualizare, toată lumea din organizație poate folosi această vizualizare, în timp ce o face privată, această vizualizare este disponibilă numai persoanei care a creat-o.

Nu uitați să faceți clic pe butonul Salvare .

Ori de câte ori dorim să avem o vizualizare în care sunt afișate doar fișierele contabile, putem doar să facem clic pe Toate documentele și să facem clic pe vizualizarea Contabilitate .

Mai mult, putem avea cu ușurință o vizualizare în care putem vedea doar fișierele aferente cheltuielilor contabile. Și așa putem crea și salva vizualizări. 

A doua metodă de creare a vizualizărilor SharePoint

O altă modalitate de a crea o vizualizare este făcând clic pe Toate documentele , apoi selectând opțiunea Creare vizualizare nouă . 

Pentru acest exemplu, îl vom numi TestView . Putem face ca această vizualizare să fie afișată ca listă, calendar sau galerie. Deocamdată, să folosim Lista . De asemenea, putem schimba vizibilitatea acestei vizualizări la privată sau publică dacă dorim. Apoi, faceți clic pe Creare pentru a crea această vizualizare.

Deoarece nu am setat nicio filtrare, sortare sau grupare, această vizualizare afișează în continuare toate fișierele.

Pentru a edita această vizualizare, faceți clic din nou pe Toate documentele și faceți clic pe Editați vizualizarea curentă .

Ne va duce apoi la această pagină. Aceasta este o versiune mai avansată a vederii pe care am făcut-o.

Modificarea vizualizărilor

Această parte a vederii noastre ne permite să facem modificări mai avansate. Pentru acest exemplu, să schimbăm numele acestei vizualizări în CEO .

În această secțiune Coloane , putem selecta coloanele pe care dorim să le afișam și ascunde celelalte coloane. Pentru acest exemplu, dorim să afișăm numai coloanele Tip , Nume , Departament , Tip de cheltuieli și Sumă cheltuieli pentru CEO.

Următoarea secțiune este pentru sortarea coloanelor noastre. Pentru acest exemplu, dorim să ne sortăm coloanele după valoarea cheltuielilor și să le afișăm în ordine descrescătoare.

Avem, de asemenea, secțiunea de filtrare unde putem alege între afișarea tuturor elementelor sau crearea unei filtre condiționate simple. Pentru acest exemplu, vom crea un filtru în care va afișa articole numai dacă coloana departamentului nu este egală cu HR. 

Avem alte câteva modificări pe care le putem face aici. Pentru acest exemplu, putem face unele modificări și asupra opțiunilor Grupare după. Doar faceți clic pe el pentru a afișa opțiunile pe care le putem face.

Pentru acest exemplu, dorim să ne grupăm fișierele numai pe departamente. 

Să adăugăm și în Totaluri . Dorim să avem un total în coloana Valoarea cheltuielilor . Deci, să selectăm Sum .

Și acestea sunt lucrurile pe care le putem face atunci când folosim această metodă de a crea și salva o vizualizare. Dacă am terminat de editat această vizualizare, faceți clic pe butonul OK pentru a o salva.

Drept urmare, acum avem o viziune de CEO care arată astfel. După cum putem vedea, este grupat pe departament și există un total în coloana Valoarea cheltuielilor . Coloanele pe care le avem în această vizualizare sunt doar acele coloane pe care le-am adăugat mai devreme. 

Vizualizați formatarea în SharePoint
Microsoft SharePoint | O prezentare generală
Adăugarea de metadate în SharePoint folosind coloane

Concluzie

Una peste alta, am învățat cum să creăm și să salvam vizualizări SharePoint. Am discutat că putem crea opinii în funcție de nevoile organizației noastre. Am mai vorbit despre cele două moduri de a crea o vizualizare și dacă vrem să facem o vizualizare publică sau privată. Din nou, crearea vizualizărilor este doar pentru reprezentări ale datelor noastre.

În acest tutorial, putem crea 3 vederi diferite în bibliotecă de documente SharePoint . Vizualizarea Toate documentele care afișează toate fișierele noastre în mod implicit, vizualizarea Contabilitate care poate fi utilizată de HR unde fișierele sunt legate doar de departamentul de contabilitate și vizualizarea CEO unde fișierele sunt grupate pe departament cu alte câteva modificări. . 

Toate cele bune,

Henry