Что такое Trello и почему вы должны использовать его для управления проектами

Если вы участвуете во многих рабочих проектах или работаете не по найму, то эффективного управления проектами много. Если вы не планируете свое время и усилия, вы в конечном итоге растратите их на Facebook и в результате пропустите сроки (я говорю из опыта). Индустрия онлайн-инструментов для управления проектами отличается высокой конкуренцией, но Trello , похоже, побеждает среди всех остальных .

Trello любят те, кто одержим управлением своим временем и проектами, и легко понять, почему. Trello не только дешев и доступен, но и чрезвычайно прост в использовании. Используя визуальный подход к управлению временем и проектами, вы можете перемещать карточки, чтобы сразу видеть, что и когда нужно сделать.

Пристальный взгляд на Trello

Некоторые называют Trello «заметками на стероидах». На экране вы делаете «списки», как на большой белой доске на стене. Затем в каждом списке есть «карточки», вроде заметок Post-it. На каждой карточке отдельный пункт списка дел.

По мере выполнения задачи вы можете использовать мышь, чтобы перетаскивать карточку с «в процессе» на «завершено» (или любую другую формулировку, которую вы предпочитаете).

Четыре основные особенности Trello

Чуть позже мы рассмотрим каждую функцию более подробно. Но вот четыре основных момента, на которые стоит обратить внимание, если вы посмотрите на скриншот выше.

• Каждая карта может быть окрашена полосой. Например, каждый цвет может относиться к другому клиенту.
• Значок, показывающий граватар/изображение пользователя, показывает, кто участвует в этой карте. Вы можете приглашать людей на карту, чтобы они могли оставлять отзывы и обновления. Или если вы хотите поручить им эту задачу. Если задача назначена, можно добавить дату выполнения и отправить напоминание, когда срок выполнения близок. Когда карта обновляется, все пользователи этой карты получают уведомление.
• Фон каждой доски Trello можно настроить. Trello предоставляет вам фоны, или вы можете загрузить свои собственные. Будучи фанатиком Лего, я загрузил этот Лего. Но если вы представляете компанию, вы можете украсить свою доску Trello логотипом компании.
• Карточки можно перемещать на другие доски, копировать на другие доски или архивировать по завершении.

Создание новой доски

Первым шагом является добавление новой платы. В правом верхнем углу экрана (после входа в систему) нажмите кнопку +. Затем выберите « Создать доску » из выпадающего списка.

Затем вас попросят дать доске имя, уровень конфиденциальности и фон. Если вы уже создали команду, вы можете назначить доску этой команде.

Несколько слов об уровнях конфиденциальности : если доска останется общедоступной, она будет проиндексирована поисковыми системами, и к ней сможет получить доступ любой, кто найдет ее в Google. Недавно выяснилось, что сотрудники Uber использовали Trello для составления списка конфиденциальных паролей компании, которые затем были получены Google.

Так что будьте осторожны, и если вы должны использовать Trello для паролей, установите уровень конфиденциальности Private . Хотя для паролей вам действительно следует использовать менеджер паролей .

Добавление нового списка

Когда у вас есть новая доска, пришло время начать новый список. Вы можете делать это как хотите, но я обычно делаю свои доски со списками на разных этапах процесса. Итак , « ожидание»,  « в процессе » и так далее. Или у вас могут быть списки проектов с несколькими задачами, такими как « украшение дома », « достижение мира во всем мире» и « завоевание космоса ».

Чтобы добавить новый список, нажмите  Добавить список.

Затем введите название этого списка и сохраните его.

Промойте и повторите для любых других списков, которые нужны доске (если они есть).

Добавление новой карты

Теперь пришло время добавить новую карту, и у карты есть различные элементы, которые делают ее мощной.

Создание новой карты

В соответствующем списке нажмите Добавить карту.

Теперь введите задачу, которую хотите добавить. Сохраните его, нажав зеленую кнопку « Добавить  » .

Повторите, как и раньше, для других задач, которые необходимо добавить (если есть).

Но это только начало того, что вы можете добавить на карту, что вы можете увидеть, если щелкнете по ней, чтобы открыть ее.

Назначение других пользователей

Во-первых, если вы создали команду, а другим было предложено получить доступ к доске, вы можете назначить кого-то для выполнения определенной задачи. Или просто пометьте их, чтобы они вошли в разговор на этой карточке.

Чтобы добавить кого-то на карту, нажмите « Участники  » и нажмите на граватар человека, которого вы хотите добавить. Точно так же их можно удалить с карты, снова нажав на граватар.

Добавление примечаний и вложений

Будь то для сохранения собственной памяти или для того, чтобы посоветовать другим, может возникнуть необходимость оставлять заметки. Вы можете сделать это в верхней части заметки и оставить там кликабельные ссылки.

Под разделом заметок находится область для загрузки вложений. Это может быть что угодно, от документа до zip-файла и изображения. Если изображение, изображение будет отображаться на карте

Добавление срока выполнения

Если у задачи есть крайний срок, вы можете назначить ей дату выполнения. Затем вы получите напоминания, когда дата приближается и когда дата прошла.

Добавление цветных меток

Я добавляю цветные метки в свой рабочий список, чтобы показать, какая работа связана с какими клиентами. Например, красный цвет для Luckytemplates.

Вы можете отредактировать ярлыки, чтобы сказать все, что хотите, и вы можете добавить столько, сколько хотите, на карточку.

Добавление комментариев

Если у других людей есть доступ к вашим карточкам, со временем они начнут оставлять комментарии. Вы можете использовать @, чтобы пометить людей в определенных комментариях, и они получат уведомление от Trello.

Перемещение, копирование, просмотр и архивирование карт

Есть также четыре других действия, которые вы можете выполнить с картой.

Шаг

Если у вас несколько досок, вы можете перемещать карты с одной доски на другую. Поэтому, если бы я хотел переместить карточку с доски Luckytemplates на одну из своих личных досок, эта опция переместила бы карточку вместе со всеми комментариями, вложениями и т. д.

Копировать

Это то же самое, что и опция «  Переместить », за исключением того, что карта не будет полностью перемещена. Просто скопировано. Я использую это все время для копирования моих заданий Luckytemplates на мою личную рабочую доску.

Смотреть

Если у кого-то еще есть карточка на доске, вы можете просмотреть ее и получать уведомления о новых комментариях, не участвуя в этом сами. Также известен как «режим луркера» (ну, я его так называю).

Архив

В Trello нет такого понятия, как «удалить». Вместо этого, чтобы удалить карточку, список или доску, вы «архивируете» их. Затем он исчезнет, ​​но его можно легко вернуть, если он понадобится вам позже.

Другие варианты использования Trello

У Trello так много применений, если вы сосредоточитесь на этом и будете думать нестандартно. Для этого в Trello есть страница под названием «Вдохновение Trello ». Он дает вам шаблоны и бесчисленные идеи использования.

Интеграция Trello с другими приложениями с помощью IFTTT.

Я большой поклонник IFTTT (If This Then That), и у них есть огромное количество автоматизированных скриптов для Trello . Проверь их.

Вывод

Это лишь малая часть того, что может сделать Trello, чтобы сделать вашу жизнь более организованной. Вы используете Трелло? Если да, то для чего вы его используете?