Как использовать слияние в Microsoft Word 2016 для Mac

Если вам нужно отправить пакет документов группе лиц, например, приглашение на мероприятие или собрание, функция слияния Microsoft Mail — это быстрый и простой способ сделать это. Ранее мы показывали вам, как подготовить документы с помощью функции слияния в Word 2016 для Windows , но этот процесс немного отличается для пользователей Word 2016 для Mac. В этой статье мы покажем вам, как это работает.

Использование функции слияния в Microsoft Word 2016 для Mac

Слияние почты предназначено не только для документов; вы можете использовать его для брошюр, информационных бюллетеней или материалов для массовых рассылок. Настройка документа для слияния — это процесс, состоящий из двух частей, который включает в себя основной документ и источник данных, состоящий из имен и адресов лиц для каждого документа. Word использует информацию, хранящуюся в источнике данных, для объединения и создания документов для каждого из них.

Давайте начнем со сбора информации для каждого получателя под названием «Имя поля». Имя поля содержит такую ​​информацию, как имя, адрес и приветствие. Другой важной частью создания документа слияния является форма, которая включает информацию, доставляемую получателю. Образец письма ниже содержит список полей, которые я включу в каждый документ.

Создание списков получателей

Запустите Microsoft Word, затем выберите вкладку «Рассылки» > «Выбрать получателей» > «Создать новый список» .

На экране появится окно источника данных. Как видите, поля списка уже заполнены именами, которые вы могли бы использовать. Чтобы быть в безопасности, я бы удалил их все и использовал ваши собственные, чтобы избежать путаницы. Выберите каждое поле, затем нажмите кнопку «минус», чтобы удалить его. После очистки каждого поля переходите к вводу собственного. Вы можете упорядочить каждое поле, используя стрелки вверх и вниз. Когда вы закончите, нажмите «Создать».

Дайте источнику данных имя, затем нажмите «Сохранить».

Заполните поля именами и адресами каждого получателя; когда закончите, нажмите OK. Обратите внимание: чтобы добавить или удалить запись, щелкните знак плюс или минус в левом нижнем углу окна.

Вставьте поля слияния и завершите слияние документа

Теперь самое простое — вставить поля слияния. Выберите вкладку «Рассылки», затем нажмите « Вставить поле слияния», затем выберите поле слияния. Повторите шаги, чтобы заполнить документ соответствующими полями слияния.

Сохраните форму письма, выберите вкладку «Рассылки», затем нажмите кнопку «Готово и объединить», затем нажмите «Редактировать отдельные документы».

Затем вы можете просмотреть свои документы или распечатать их.

Пользователи Word 2016 для Windows заметят небольшие различия между обеими версиями. Word 2016 для Mac по иронии судьбы напоминает Word 97 для Windows. Независимо от того, оба дают одинаковые результаты.

Дополнительные советы и рекомендации по использованию Microsoft Office см. в нашем полном архиве статей по Office .