SharePoint Siteleri Nasıl Paylaşılır ve Takip Edilir

Bir SharePoint sitesini takip etmek ve o sitede olup bitenlerle ilgili güncellemeleri almak kolaydır. SharePoint'in en son sürümü ile seçenek, gösterildiği gibi bir SharePoint web sitesinin ana sayfasında bir yıldız simgesine tıklamak kadar basittir.

Siteyi takip etmek için bir SharePoint sitesinde yıldıza tıklayın.

SharePoint Mobil Uygulamasını kullanıyorsanız, aşağıdaki şekilde gösterildiği gibi yıldız yalnızca bir dokunuş uzağınızdadır.

Bir siteyi takip etmek için SharePoint Mobil Uygulamasında yıldıza dokunun.

Bir SharePoint sitesini takip ettiğinizde, ana SharePoint panonuzda, yani Microsoft Office 365'te oturum açıp SharePoint uygulamasını tıkladığınızda gördüğünüz ana panoda görünecektir. Uygulama menüsüne (ekranınızın sol üst köşesindeki waffle simgesi) ve SharePoint'e tıklayarak istediğiniz zaman panoya geri dönebilirsiniz.

Bir siteyi takip ettiğinizde, tüm haberleri, güncellemeleri ve etkinlikleri ana SharePoint panonuzda alırsınız. Aşağıdaki resimde, LuckyTemplates için SharePoint sitesini takip ettiğimizi ve “Sitelerden Haberler” altında yeni bir haber makalesinin yayınlandığını görüyoruz.

Takip ettiğiniz sitelerden haberler ve etkinlikler, SharePoint panonuzda görünür.

SharePoint Mobil Uygulamasını kullanıyorsanız, ana ekranda bir Haberler sekmesi göreceksiniz. Bu sekme, takip ettiğiniz sitelerdeki tüm haberleri ve etkinlikleri gösterir. Haberler sekmesi burada gösterilir.

Takip ettiğiniz sitelerdeki haberler ve etkinlikler, SharePoint Mobil Uygulamasındaki Haberler sekmesinde görünür.

Daha önce web tarayıcısında gösterilen haber makalesinin aynısı burada da SharePoint Mobil Uygulamasında gösterilmektedir. Bu yinelenen bir temadır. SharePoint Mobil Uygulaması, web tarayıcınızda SharePoint kullanırken bulacağınız içeriğin aynısını görüntüler. Sadece küçük cihazlarda kullanımı daha kolay olacak şekilde tasarlanmış bir mobil versiyondur.

Office 365 SharePoint panosu yalnızca Office 365'in bir parçası olarak SharePoint kullanıyorsanız kullanılabilir olacaktır. SharePoint On-Premises kullanıyorsanız, bildirimler ve etkinlikler için sahip oldukları birleştirilmiş bir site olup olmadığını öğrenmek için BT departmanınıza danışın.

SharePoint için uyarılar nasıl ayarlanır?

Bir siteyi takip etmenin yanı sıra, SharePoint'in diğer alanları için de uyarılar ayarlayabilirsiniz. Örneğin, belgeler Kitaplık adı verilen özel bir SharePoint kapsayıcı uygulamasında depolanır. Varsayılan Ekip sitenizin sol gezinme bölümünde görünen Belgeler uygulaması buna bir örnektir. Uyarılar , ekip arkadaşlarınızın belgelerde ve öğelerde yaptığı değişiklikleri takip etmenin harika bir yoludur.

Uyarıları almak için SharePoint profilinizde yapılandırılmış bir e-posta adresiniz olmalıdır. SharePoint sunucunuz ağınızda bulunuyorsa, bu genellikle bir sorun değildir. Ancak Office 365, ağ ve e-posta bilgilerinizle entegre olmayabilir. Bu durumlarda, yöneticiniz e-posta adresinizi manuel olarak yapılandırabilir veya bunu yapmanız için size izin verebilir.

Belgeler uygulamasındaki içerik için bir uyarı ayarlamak için şu adımları izleyin:

Web tarayıcınızı açın ve Microsoft Office web sitesine gidin .

İstenirse oturum açın.

Siteyi açmak için SharePoint sitenizi seçin.

Sol gezinme bölmesinde görünen Belgeler uygulamasını seçin.

Belgeler uygulamasının en üstünde üç noktaya tıklayın ve ardından gösterildiği gibi Beni Uyar'a tıklayın.
Öğeler Değiştiğinde Beni Uyar iletişim kutusu açılır.

Bir SharePoint Belgeleri uygulamasında Beni Uyar seçeneğini belirleme.

SharePoint Şirket İçi kullanıyorsanız ve Beni Uyar düğmesini görmüyorsanız, yöneticiniz giden e-posta ayarlarını yapılandırmamış olabilir. Giden e-posta ayarları Merkezi Yönetim'de yapılandırılmamışsa, Beni Uyar düğmesi kullanıcılara görünmez. Ancak SharePoint Online kullanıyorsanız, giden e-posta zaten Microsoft tarafından yapılandırılmıştır ve hazırsınız.

Uyarı Başlığı metin kutusuna uyarı için bir ad girin.
Adınızı, Bugün Değiştirilen Belgeler – Bütçe Ekip Sitesi gibi gelen kutunuzda sizin için anlamlı bir şey haline getirmenizi öneririz. Aksi takdirde, bir uyarıyı diğerinden ayırt etmenin anlamlı bir yolu yoktur.

Uyarı Gönder metin kutusuna, size ek olarak uyarıyı alması gereken kişilerin adlarını girin.
Bu doğru, diğer insanları bir uyarıya abone edebilirsiniz! Varsayılan olarak Site Sahiplerine verilen Uyarıları Yönetme iznine sahip olmanız gerekir.

Kuruluşlar ve site sahipleri, önemli güncellemeleri aldıklarından emin olmak ve onları bir tartışma panosuna, bloga veya wiki'ye katkıda bulunmaya teşvik etmek için birden fazla kullanıcıyı bir uyarıya abone etmek isteyebilir. Kullanıcılar, Uyarı ayarlarındaki ayarları değiştirerek yine de devre dışı bırakabilir.

Teslimat Yöntemi bölümünde, cep telefonunuza e-posta veya metin mesajı yoluyla uyarılar alıp almayacağınızı seçin.
Kısa mesaj, SharePoint yöneticinizin bu hizmeti bir üçüncü taraf aracılığıyla yapılandırmasını gerektirir, bu nedenle telefonunuza uyarı gönderemeyebilirsiniz.

Değişiklik Türü bölümünde, almak istediğiniz bildirim türüyle eşleşen seçeneği belirleyin: Tüm Değişiklikler, Yeni Öğeler Eklendi, Mevcut Öğeler Değiştirildi veya Öğeler Silindi.
Bir uygulamayı yönetmekten siz sorumluysanız, öğeler her silindiğinde bir uyarı almanızı öneririz.

Bu Değişiklikler İçin Uyarı Gönder bölümünde, uyarıların ne zaman alınacağını seçin.
Burada gördüğünüz seçenekler, birlikte çalıştığınız uygulamanın türüne göre değişir. Örneğin, Görevler uygulaması, bir görev Tamamlandı olarak işaretlendiğinde veya yüksek öncelikli bir görevin durumu değiştiğinde bir uyarı almanıza olanak tanır.

Uyarıların Ne Zaman Gönderileceği bölümünde, uyarının teslim sıklığını seçin.
Bunları hemen, günde bir veya haftada bir alabilirsiniz. Günlük bir özet almayı seviyoruz; aksi takdirde çok fazla e-posta alırız.

Gösterildiği gibi uyarınızı oluşturmak için Tamam'a tıklayın.

SharePoint Belgeleri uygulaması için yeni bir uyarı oluşturma.

Uyarı oluşturmak için Uyarı Oluşturma iznine ihtiyacınız var. Bu izin genellikle Site Üyeleri SharePoint grubunun kullanıma hazır yapılandırmasıyla verilir.

Kullanıcılar proje dosyalarında yapılan değişikliklerin bildirimini almak için bir iş akışına ihtiyaçları olduğunu söylediklerinde önce bir uyarıyı deneyin. Uyarıların gerekli seçenekleri ne sıklıkta sağladığına şaşıracaksınız.

Uygulamanızın bir filtre içeren kişisel veya genel bir görünümü varsa, yalnızca bu görünümdeki değişikliklere abone olabilirsiniz. Örneğin, bir Sorun İzleme uygulamasındaki bir öğenin önceliği Yüksek olarak ayarlandığında kısa mesajla bilgilendirilmek istediğinizi varsayalım. Uygulamayı yüksek öncelikli sorunlar için filtreleyen bir görünüm oluşturursunuz. Uyarınızı oluşturduğunuzda Bu Değişiklikler için Uyarı Gönder bölümünde filtrelenmiş görünümü seçin; öğeler filtre kriterlerini karşıladığında uyarı alırsınız.

SharePoint siteleri için uyarılar nasıl yönetilir

Her zaman geri dönüp uyarıları ayarlayabilirsiniz. Üç noktaya tıkladığınızda (Şekil 10-5) daha önce gösterilmektedir, Uyarıları Yönet'i seçebilir ve önceden oluşturduğunuz tüm uyarıları düzenleyebilirsiniz. Bu düğme, bir uyarı ayarladığınız her uygulamaya gitmek yerine sizi tek bir sayfaya götürür. Aşağıdaki şekil, Uyarılarım sayfasını göstermektedir.

Tüm bir SharePoint sitesi için uyarılarınızı yönetme.

Belirli bir sitede sahip olduğunuz tüm uyarıları yönetmek ve bunları değiştirmek veya silmek için şu adımları izleyin:

Şu anda bir uyarıya abone olduğunuz bir uygulamaya göz atın.

Üç nokta açılır menüsünde Uyarılarımı Yönet'i seçin.
Bu Sitedeki Uyarılarım sayfası görünür.

Uygun uyarı adı bağlantısını seçin.
Bu Sitedeki Uyarıyı Düzenle sayfası, uyarıyı ilk oluşturduğunuzda görüntülediğiniz tüm seçeneklerle birlikte görünür. Ayarları istediğiniz gibi değiştirin.
Başlamak için uyarıyı ayarlamadınız mı? Yine de ayarları okuyabilir ve seçenekleri değiştirebilirsiniz (önceki adımlara bakın). Uyarı aynı anda birden çok kullanıcı için oluşturulmuşsa, değişiklikleriniz diğerlerinin uyarı ayarlarını etkilemez.

Uyarıyı yeni ayarlarınızla değiştirmek için Tamam'ı veya uyarıyı silmek için Sil'i tıklayın.
Sizin için oluşturulmuş bir uyarıyı silmek, uyarının oluşturulduğu gruptaki diğer kullanıcılardan gelen uyarıyı silmez.

Site yöneticisiyseniz, Site Ayarları sayfasının Site Yönetimi bölümündeki Kullanıcı Uyarıları bağlantısını tıklayarak sitedeki herkesin uyarılarını yönetebilirsiniz.

Uyarınızla eşleşen etkinlik gerçekleştiğinde (örneğin, bir takvim etkinliğinin zamanı veya yeri değiştiğinde) gelen kutunuzda bir e-posta alırsınız. Aldığınız e-posta bildirimi bir şablona dayalıdır. Bu şablonlar yöneticiniz tarafından değiştirilebilir, böylece daha fazla ayrıntı sağlayabilirler.