Outlook postalarında ve toplantılarında Microsoft Teamsden bir dosya nasıl paylaşılır?

İşte Stephie'den bir soru:

Kısa süre önce, şirketten ayrılan bir meslektaşımdan birkaç Microsoft Teams'in bakımını devralmakla görevlendirildim. Son zamanlarda karşılaştığım bir zorluk, Microsoft Teams'de depolanan Word, PDF ve Excel dosyalarını Outlook 365 kullanarak dahili ve harici kullanıcılarla nasıl paylaşacağım. Önerebileceğiniz herhangi bir işaretçi / en iyi uygulama var mı?

Sorunuz için teşekkürler. Cevabımızda, Outlook aracılığıyla dosya paylaşımını kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz adım adım basit bir süreç sağlamak istiyoruz. Birden fazla dosya paylaşmakla ilgileniyorsanız, Teams klasörlerini paylaşma eğitimimize bakmak isteyebilirsiniz .

Outlook'ta Teams'den dosya paylaşma

Teams dosya bağlantısını kopyalayın

Teams'de depolanan bir dosyaya erişimi dahili ve harici taraflarla paylaşmanın en kolay yolu, bağlantıyı Outlook e-postanıza yerleştirmektir.

• Windows veya MacOS bilgisayarınızda Microsoft Teams'i açın ve kanalınıza gidin.
• Dosyalar Sekmesine gidin ve erişime izin vermek istediğiniz dosyaya gidin.
• Dosya adınızın sol tarafındaki onay işaretine basın (1. adım).
• Şimdi dosya adınızın sağ tarafındaki Eylemleri Göster menüsüne (…) basın. (Adım 2)
• Bağlantıyı Kopyala menüsünü seçin (3. adım).

• Şimdi dosyanızın yolunu gösteren bir iletişim kutusu göreceksiniz. Dosya, Teams kanal dosyalarınızı barındıran bir SharePoint kitaplığında bulunur.
• Şimdi devam edin ve Teams dosyanıza erişim izinlerini ayarlayın. İletişim kutusunun altında, dosyaya varsayılan erişim izinlerini göreceksiniz (aşağıda işaretlenmiştir).

Teams dosya izinlerini ayarlayın

• İlgileniyorsanız, Bağlantı Ayarları iletişim kutusunu kullanarak erişim iznini ihtiyacınıza göre değiştirebilirsiniz.
• Ekipler, farklı paylaşım izni seçenekleri arasında seçim yapmanıza olanak tanır. Paylaşım ayarlarının Teams yönetim politikanız tarafından yönetildiğini ve bu nedenle sizin için kullanılamayabilir.
  1. Bağlantıya sahip olan herkesin dosyaya erişmesine / düzenlemesine izin verin.
  2. Kuruluşunuzdaki kişiler
  3. Kanalınıza erişimi olan kişiler (bunlar kuruluşunuzun içinden veya dışından olabilir).
  4. Belirli insanlar. Bu kişilerin e-posta adreslerini sağlamanız gerekir.

• Gerektiğinde Düzenlemeye izin ver seçeneğini işaretleyin.
• Tamamlandığında - Uygula'ya basın .
• Teams şimdi, az önce ayarladığınız erişim izinlerine göre Teams dosyanıza bir bağlantı oluşturacak.
• Şimdi Kopyala'ya basın .

Önemli Not: varsayılan paylaşım izni genellikle BT ekibiniz tarafından belirlenir. Bunlar iş gereksinimlerinize uymuyorsa onlarla görüşmek isteyebilirsiniz.

Bağlantınızı bir Outlook e-postasına veya toplantısına ekleyin

• Son adım, Microsoft Outlook masaüstünüzü veya Office 365 Outlook'u açmaktır.
• Yeni bir e-posta veya toplantı isteği oluşturun.
• E-posta alıcılarınızı ve e-posta/toplantı metninizi tanımlayın.
• Bağlantıyı, önceki adımda oluşturduğunuz Teams dosyanıza yapıştırın.
• E-postanızı veya toplantınızı gönderin.

Not: Aynı işlemi GMail gibi herhangi bir üçüncü taraf e-posta istemcisi ile uygulayabilirsiniz.

Kanal üyeleriyle Teams dosyalarının bağlantısını paylaşma

Ekiplerdeki dosyaları kanal üyelerinizle (dahili veya harici taraflar) paylaşmanın alternatif bir yolu Gönderiler sekmesidir.

• Ekipleri açın ve kanalınıza gidin.
• Yeni bir görüşme başlatmak için Gönderiler sekmesini açın .
• Ek dosyasına basın ve Ekipler ve Kanallardan Gözat'ı seçin .
• Kanal dosyalarınıza göz atın ve paylaşmak istediğinizi seçin.
• Bağlantı Paylaş'a basın .
• Bağlantı, Kanal Gönderileri sekmenizde yayınlanacaktır.
• Gönderinizin sağ üst köşesine gelin ve Eylemleri Göster düğmesine (…) basın.
• Outlook'ta Paylaş'a basın . Bu, konuşmayı Outlook 365'ten bir e-posta olarak paylaşacaktır.

Outlook'ta Dosya Paylaşımı çalışmıyor

Teams'de dosya paylaşımı oldukça basittir. Yukarıda belirtildiği gibi, dosya izni paylaşım seçenekleri BT departmanlarınız veya Teams yöneticileriniz tarafından yönetilir. Harici tarafların dosyalarınızı açamaması veya düzenleyememesi durumunda, Teams kuruluş / kanal ayarlarınızın harici tarafların paylaştığınız dosyalarla etkileşime girmesine izin verip vermediğini öğrenmek isteyebilirsiniz.