Các tùy chọn để di chuyển dữ liệu sang Salesforce
Việc thiết lập Salesforce sẽ yêu cầu bạn di chuyển dữ liệu của mình. Sử dụng hướng dẫn này để khám phá các mẹo và thủ thuật giúp quá trình di chuyển dữ liệu của bạn thành công.
Các tùy chọn để di chuyển dữ liệu sang Salesforce
Salesforce có một trình hướng dẫn dễ sử dụng hướng dẫn bạn nhập các bản cập nhật Thành viên Chiến dịch, Khách hàng tiềm năng, Tài khoản, Danh bạ và các đối tượng tùy chỉnh. Nếu bạn là quản trị viên hệ thống hoặc bạn có quyền hồ sơ phù hợp, bạn có thể thực hiện các tác vụ này cho người dùng của mình.
Đối với dữ liệu kế thừa của các đối tượng khác (chẳng hạn như Cơ hội, Trường hợp và Hoạt động) mà bạn muốn có trong Salesforce, bạn phải nhập thông tin theo cách thủ công hoặc sử dụng Trình tải dữ liệu, là công cụ xuất và nhập dữ liệu đi kèm với Enterprise và Unlimited để tự động di chuyển dữ liệu vào Salesforce.
Sử dụng thuật sĩ Nhập dữ liệu Salesforce
Trình hướng dẫn Nhập dữ liệu để nhập Khách hàng tiềm năng, Tài khoản, Danh bạ, Giải pháp và các đối tượng tùy chỉnh được đặt thuận tiện trong tiêu đề Tích hợp trong Thiết lập Trải nghiệm Lightning. Nó có giao diện thân thiện với người dùng hướng dẫn bạn nhập hoặc cập nhật hồ sơ.
Khởi chạy trình hướng dẫn Nhập dữ liệu Salesforce.
Nếu bạn là quản trị viên, bạn cũng sẽ thấy nút Nhập ở phần phía trên bên phải của trang chủ tab. Ví dụ: nếu bạn muốn nhập Khách hàng tiềm năng của công ty mình, hãy nhấp vào tab Khách hàng tiềm năng, sau đó nhấp vào nút Nhập, ở bên phải của tiêu đề chế độ xem danh sách được hiển thị của trang. Các bước và mẹo sử dụng trình hướng dẫn nhập cho các bản ghi của các đối tượng khác nhau sẽ khác nhau:
- Nhập khách hàng tiềm năng: Chỉ người dùng có quyền Nhập khách hàng tiềm năng mới có thể thực hiện thao tác này.
- Nhập Danh sách Liên hệ và Tài khoản: Salesforce sử dụng cùng một trình hướng dẫn có thể đưa bạn qua việc nhập Danh sách Liên hệ và / hoặc Tài khoản. Người dùng cá nhân cũng có khả năng nhập Danh bạ và Tài khoản cá nhân của họ.
- Nhập thành viên chiến dịch mới hoặc cập nhật chúng khi được liên kết với một chiến dịch: Salesforce sử dụng cùng một trình hướng dẫn Nhập dữ liệu, nhưng lần này chỉ hiển thị đối tượng Thành viên chiến dịch để cập nhật trạng thái tiếp thị cho Khách hàng tiềm năng và Địa chỉ liên hệ.
Điều tra Trình tải dữ liệu Salesforce
Di chuyển dữ liệu là một vấn đề phức tạp. Trình tải dữ liệu là một ứng dụng khách nhỏ giúp nhập hàng loạt hoặc xuất hàng loạt dữ liệu ở định dạng giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv). Bạn truy cập công cụ này bằng cách chọn Tích hợp → Bộ tải dữ liệu. Với công cụ này, bạn có thể di chuyển dữ liệu vào và ra khỏi bất kỳ loại bản ghi nào trong Salesforce, bao gồm Cơ hội và đối tượng tùy chỉnh. Trình tải dữ liệu hỗ trợ chèn, cập nhật, xóa và xuất bản ghi Salesforce.
Như ai đó nổi tiếng đã từng nói, với quyền lực lớn cũng đi kèm với trách nhiệm lớn. Chỉ sử dụng Trình tải dữ liệu nếu bạn cảm thấy thoải mái với việc hiểu các đối tượng, bản ghi và quy trình làm việc và / hoặc trình kích hoạt có liên quan với nhau như thế nào. Data Loader là một công cụ rất mạnh mẽ dành cho người dùng không chuyên về kỹ thuật. Bạn có thể xuất dữ liệu, nhập dữ liệu, vô tình ghi đè và xóa nhiều dữ liệu, đồng thời thiết lập hiệu ứng domino của các quy tắc quy trình làm việc nếu bạn không cẩn thận. Luôn đảm bảo sao lưu dữ liệu nếu bạn định cập nhật. Bạn có thể không gặp sự cố nếu không có bản sao lưu cho đến khi một lần xảy ra lỗi và bạn không thể hoàn tác 1000 trường bạn đã ghi đè.
Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các công cụ trích xuất, chuyển đổi, tải (ETL) đã được chứng minh cho phép bạn di chuyển các bản ghi sang (hoặc từ) Salesforce, tự động lọc và chuyển đổi dữ liệu dựa trên logic tùy chỉnh mà bạn xác định và nối các bản ghi đó nếu thích hợp.
Không cần quá kỹ thuật, các chuyên gia liên kết dữ liệu bằng cách sử dụng giao diện chương trình ứng dụng Salesforce (API) để cho phép nhân viên kỹ thuật của bạn truy cập dữ liệu theo chương trình. Các nền tảng Salesforce được sử dụng để tùy chỉnh hoặc tích hợp Salesforce để làm những việc thậm chí snazzier hơn những gì bạn có thể làm gì với nó ra khỏi hộp. Và trước khi bạn bị quá tải biệt ngữ, một nền tảng về cơ bản là một tập hợp các quy tắc và lệnh mà lập trình viên có thể sử dụng để yêu cầu một chương trình - trong trường hợp này là Salesforce - thực hiện một số việc nhất định. Tuy nhiên, để truy cập API Salesforce, bạn phải có phiên bản Enterprise hoặc Unlimited.
Di chuyển dữ liệu kế thừa của bạn vào Salesforce
Trong giai đoạn chuẩn bị triển khai, bạn cần có một kế hoạch được suy nghĩ kỹ lưỡng và có tài liệu cho chiến lược di chuyển dữ liệu của mình. Kế hoạch đó cần bao gồm các chi tiết về mục tiêu, nguồn lực, tình huống dự phòng và tiến trình dựa trên các bước khác nhau trong kế hoạch của bạn. Dưới đây là một số bước mà bạn nên xem xét.
Xác định nguồn dữ liệu của bạn
Hầu hết các công ty thường có một số loại công cụ quản lý liên hệ hiện có, nhiều bảng tính với dữ liệu khách hàng khác và thông thường, thông tin liên hệ nằm trong hộp thư đến email của người dùng và các ứng dụng năng suất (không kể đến tài liệu Word và ghi chú dán).
Khi bạn thực hiện quá trình chuẩn bị của mình, hãy đánh giá thông tin cần có và lượng thông tin cần có trong Salesforce. Dưới đây là một số mẹo cho bước này:
- Rác vào, rác ra. Khi chuyển đến một ngôi nhà mới, bạn thường xem qua tủ quần áo của ngôi nhà cũ và quyết định những gì nên mang theo và những gì nên vứt bỏ. Dữ liệu di chuyển yêu cầu cùng một loại đánh giá.
- Lập danh sách. Lập danh mục các nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm loại bản ghi nào, phạm vi nào và số lượng.
- Thiết kế một kế hoạch lưu trữ. Làm việc với nhóm dự án quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn để xác định thông tin khác nhau nên đi đến đâu - và tại sao.
- Suy nghĩ về thời gian và trình tự nhập. Ví dụ: nhiều công ty tạo hồ sơ người dùng trước, sau đó nhập Tài khoản và Danh bạ, cuối cùng, di chuyển và nối Cơ hội.
- Giữ nó đơn giản, nếu có thể. Bạn thực hiện quá trình di chuyển càng phức tạp, tác động càng lớn đến dòng thời gian của bạn. Đánh giá mức độ nỗ lực so với giá trị tiềm năng của nỗ lực.
Chuẩn bị dữ liệu của bạn để chuyển sang Salesforce
Làm sạch nó ngay bây giờ hoặc làm sạch nó sau. Một số nhóm dự án muốn "lọc" dữ liệu trước khi nhập dữ liệu đó vào Salesforce. Việc xác định và hợp nhất các bản sao giúp việc tìm kiếm bản ghi phù hợp dễ dàng hơn. Khắc phục sự không nhất quán trong dữ liệu của bạn, chẳng hạn như đảm bảo rằng tất cả các trường Bang / Tỉnh đều có hai ký tự viết tắt, giúp báo cáo chính xác hơn.
Nếu hệ thống kế thừa của bạn không giúp việc dọn dẹp dễ dàng, bạn có thể muốn đưa tất cả các bản ghi vào Salesforce trước rồi sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu Salesforce để dọn dẹp dữ liệu sau đó. Rủi ro là những người có ý định tốt nhất vẫn có thể khuất phục trước bản chất con người và không muốn tập trung vào nỗ lực dọn dẹp một khi dữ liệu đã có trong hệ thống mới.
Bất kể khi nào bạn làm việc đó, việc dọn dẹp dữ liệu không phải là công việc hấp dẫn, nhưng nó phải được thực hiện và nên được thực hiện thường xuyên. Dưới đây là một số mẹo khi bạn chuẩn bị dữ liệu của mình:
- Xuất sang định dạng đơn giản. Thông thường, thật dễ dàng nhất để xuất dữ liệu sang các ứng dụng như Microsoft Access hoặc Excel, nhờ đó bạn có thể xóa cột, sắp xếp hàng và thực hiện các thay đổi chung.
- Cố gắng sử dụng các quy ước đặt tên tiêu chuẩn. Nếu các nguồn dữ liệu khác nhau đề cập đến Tài khoản bằng các tên khác nhau (ví dụ: IBM so với Máy kinh doanh quốc tế), thì bây giờ là thời điểm tốt để chuẩn hóa việc đặt tên. Điều này có thể giúp tránh tạo bản ghi trùng lặp.
- Chỉnh sửa hoặc thêm các trường trong Salesforce để hỗ trợ việc di chuyển. Ví dụ: nếu báo cáo đường ống của bạn theo dõi lợi nhuận trên mỗi Cơ hội, bạn cần tạo trường Cơ hội tùy chỉnh để hỗ trợ dữ liệu lợi nhuận.
- Nếu nguồn dữ liệu hiện tại của bạn có các ID bản ghi duy nhất, hãy di chuyển các ID đó sang trường chỉ đọc tùy chỉnh. Bạn luôn có thể xóa hoặc ẩn trường ở giai đoạn sau. Điều này không chỉ có thể giúp bạn xác minh tính chính xác của quá trình di chuyển mà còn có thể có ích cho việc tích hợp (đặc biệt nếu bạn không định tắt nguồn dữ liệu khác).
- Ánh xạ các cột dữ liệu của bạn với tên trường trong Salesforce. Ví dụ: trường Công ty trong Microsoft Outlook thường ánh xạ đến trường Tài khoản trong Salesforce. Một số quản trị viên hệ thống thậm chí còn đổi tên tiêu đề cột trong tệp di chuyển để chúng khớp chính xác với tên trường trong Salesforce. Làm điều này giảm thiểu sự điên rồ di chuyển.
- Chỉnh sửa dữ liệu của bạn để phù hợp với các tiêu chuẩn của Salesforce (hoặc ngược lại). Mỗi trường trong Salesforce có một số thuộc tính nhất định có thể bao gồm các giới hạn về kích thước, dấu thập phân, định dạng ngày, v.v.
- Thêm cột Nguồn dữ liệu vào tệp nhập của bạn và ánh xạ cột đó vào trường tùy chỉnh trong Salesforce. Bằng cách này, bạn có thể bảo vệ dữ liệu đến từ đâu.
- Assign the correct owners to records wherever possible. If you don’t have all records assigned, the owner defaults to whichever administrator is executing the migration.
- Gain acceptance from stakeholders of the files you’ve prepared. At least if you offer them the chance to review, you avoid surprises.
Testing the import into Salesforce
Test before you execute the final migration. Often, you discover things that you missed or could improve. For example, fields can be mapped incorrectly, or you may just need to create some extra ones. Here are a couple of tips:
- Select a small sample of significant records. The higher profile the records, the better — especially when reviewed by a stakeholder.
- Hãy nhớ tắt quy trình làm việc. Bạn không muốn làm phiền người dùng khác bằng cách cảnh báo họ một cách không cần thiết khi dữ liệu kiểm tra chạy qua các quy tắc quy trình làm việc. Một số bạn có thể nghĩ rằng sẽ rất hữu ích nếu giữ một số quy tắc quy trình làm việc nhất định, đặc biệt nếu chúng được xây dựng để ngăn dữ liệu xấu xâm nhập. Điều này không đúng. Thực hiện công việc trước thời hạn và chuẩn bị dữ liệu tốt trước khi nhập.
- Xem lại bố cục trang. Cân nhắc điều chỉnh bố cục trang để việc nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Đặt các trường trong Salesforce ở các vị trí màn hình tương tự như các trường trong hệ thống cũ của bạn .
Phân tích kết quả dữ liệu thử nghiệm
Khi dữ liệu thử nghiệm của bạn có trong Salesforce, hãy so sánh cẩn thận với tệp thử nghiệm của bạn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Dưới đây là một số mẹo về cách phân tích hiệu quả kết quả dữ liệu thử nghiệm:
- Tạo một báo cáo tùy chỉnh cho phép bạn xem xét dữ liệu bản ghi một cách tổng thể.
- Mở bản ghi, nếu cần và so sánh nó với tệp nhập. Xác nhận rằng các trường của bản ghi hiển thị những gì bạn nghĩ rằng chúng sẽ hiển thị.
- Tạo chế độ xem tùy chỉnh từ trang chủ của tab có liên quan để xem dữ liệu đã nhập của bạn được trình bày trong các cột trên trang danh sách. Người dùng có thể xem một báo cáo, nhưng một chế độ xem giúp họ tập trung.
- Xác thực dữ liệu với các bên liên quan được chọn để nhận được phản hồi của họ và hỗ trợ rằng kết quả dữ liệu thử nghiệm trông chính xác. Việc bạn nghĩ rằng quá trình nhập thử nghiệm là chính xác là chưa đủ. Người dùng cuối của bạn là thử nghiệm cuối cùng.
- Điều chỉnh quy trình của bạn hoặc thực hiện các thay đổi đối với tệp nhập hoặc Salesforce dựa trên kết quả của quá trình nhập thử nghiệm. Ví dụ: có thể bạn quên ánh xạ một trường hoặc dữ liệu không được nhập chính xác do thuộc tính của trường.
Di chuyển dữ liệu cuối cùng của bạn
Sau khi bạn phân tích thành công kết quả dữ liệu thử nghiệm, bạn đã sẵn sàng nhập (các) tệp của mình. Vâng, đó là sự đơn giản hóa những gì có thể là một tập hợp các nhiệm vụ phức tạp, nhưng quy trình tổng thể đã được thử và đúng.
Dưới đây là một số gợi ý cho bước này:
- Truyền đạt kỳ vọng với người dùng của bạn. Nếu bạn đang chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác, bạn có thể gặp lỗi trong đó dữ liệu phải được cập nhật trước khi xuất hiện trực tuyến.
- Làm điều đó trong thời gian chết. Nếu bạn có dữ liệu quan trọng, hãy cân nhắc chạy quá trình di chuyển trong giờ không làm việc. Đặc biệt nếu hệ thống đang hoạt động cho một số nhóm người dùng, điều này có thể tránh nhầm lẫn.
- Lưu tệp nhật ký của các bản ghi không nhập thành công. Các thông báo lỗi khá trực quan và bạn thường có thể thấy các lý do từ chối phổ biến cho lý do tại sao một số bản ghi nhất định không được nhập. Đảm bảo dành thời gian xác định xem liệu việc từ chối có phải do vấn đề định dạng dữ liệu hoặc chất lượng gây ra hay không so với quy tắc quy trình làm việc phiền phức mà bạn không có ý định kích hoạt.
- Xây dựng cho mình một số đệm cho lỗi. Đừng cố thực hiện việc di chuyển vào ngày trước khi đào tạo bán hàng. Điều gì đó không lường trước có thể xảy ra ngăn cản việc hoàn thành thành công.
Xác thực và bổ sung dữ liệu của bạn
Tương tự như phân tích kết quả của dữ liệu thử nghiệm khi dữ liệu đã được tải, chạy báo cáo để xác nhận việc lấy mẫu chéo các bản ghi để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Nếu bạn có thể, hãy so sánh các màn hình trong Salesforce với các màn hình trong hệ thống cũ của bạn.
Đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ trong các trường chính xác và các giá trị đó có ý nghĩa. Nếu bạn thấy một địa chỉ trong trường điện thoại, bạn cần xóa dữ liệu của mình hoặc sửa ánh xạ trường của mình. Cố gắng đạt được dữ liệu được nhập hoàn hảo - nhưng cũng mong đợi ít hơn thế.
Trước khi triển khai Salesforce, hãy thực hiện thêm bước cập nhật thủ công hoặc tự động một số bản ghi để khiến người dùng ngạc nhiên và thúc đẩy thành công hơn. Khi trình diễn hoặc đào tạo, hãy cho người dùng xem các ví dụ đã nhập đầy đủ này và cho họ biết tiềm năng của Salesforce.
Khi bạn có mọi thứ trong Salesforce, niềm vui sẽ bắt đầu!