คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 25): วิธีตรวจสอบและป้องกันเอกสาร Word

เมื่อแชร์เอกสาร Word คุณอาจไม่ต้องการรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนหรือต้องการให้ผู้อื่นแก้ไขไฟล์เอกสารของคุณ โชคดีที่ Word 2016 ได้รวมคุณสมบัติต่างๆ ไว้เพื่อช่วยตรวจสอบและปกป้องเอกสาร โปรดติดตามบทความด้านล่างเพื่อดูรายละเอียดวิธีการดำเนินการ

• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 22): วิธีสร้างแผนภูมิ
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 23): วิธีตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์

Document Inspector เครื่องมือตรวจสอบเอกสาร

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างหรือแก้ไขไฟล์ Word ข้อมูลส่วนบุคคลอาจถูกเพิ่มลงในเอกสารโดยอัตโนมัติ (เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนเอกสาร) คุณสามารถใช้ เครื่องมือ ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูลนี้ก่อนที่จะแชร์กับผู้อื่นได้

ใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

ขั้นตอนที่ 1:คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage (ศูนย์กลางสำหรับการจัดการเอกสาร)

ขั้นตอนที่ 2: จากแผงข้อมูลคลิกตรวจสอบปัญหา จากนั้นคลิกตรวจสอบเอกสารจากเมนูแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 3:ณ จุดนี้ หน้าต่างตัวตรวจสอบเอกสารจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องได้ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการตรวจสอบ จากนั้นคลิกตรวจสอบ ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4:ผลการทดสอบจะแสดงเครื่องหมายอัศเจรีย์ถัดจากส่วนที่พบข้อมูลที่ถือว่าละเอียดอ่อนและมีปุ่มลบทั้งหมดสำหรับแต่ละประเภท คุณสามารถคลิกลบทั้งหมดเพื่อลบข้อมูลนั้นได้

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปิด

ปกป้องเอกสาร

ตามค่าเริ่มต้น ใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงเอกสารของคุณจะสามารถเปิด คัดลอก และแก้ไขเนื้อหาได้ เว้นแต่คุณจะตั้งค่าการป้องกันสำหรับไฟล์ Word นั้น

ขั้นตอนที่ 1:คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

ขั้นตอนที่ 2:จากแผงข้อมูล คลิกป้องกันเอกสาร

ขั้นตอนที่ 3:ในเมนูแบบเลื่อนลง คลิกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกทำเครื่องหมายว่าเป็นที่สิ้นสุด

ขั้นตอนที่ 4:กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณบันทึกการเลือกของคุณ คลิกตกลง

ขั้นตอนที่ 4:กล่องโต้ตอบอื่นจะปรากฏขึ้น คลิกต่อไปตกลง .

เอกสารจะถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย เมื่อใดก็ตามที่บุคคลอื่นเปิดไฟล์นี้ Word จะปรากฏแถบเตือนความจำที่ด้านบนของเอกสารเพื่อแนะนำว่าไม่ควรแก้ไข

หมายเหตุ:ตัวเลือกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายไม่ได้ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสาร เนื่องจากสามารถเลือกแก้ไขต่อไปได้ หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ คุณสามารถใช้ตัว เลือก จำกัดการเข้าถึง

ขอให้โชคดี.