الدليل الكامل لبرنامج Word 2013 (الجزء 3): كيفية تخزين المستندات ومشاركتها

• Word 2013: إرشادات لاستخدام حسابات Microsoft وOneDrive
• الدليل الكامل لبرنامج Word 2013 (الجزء 1): المهام الأساسية في Word
• الدليل الكامل لبرنامج Word 2013 (الجزء 2): كيفية إنشاء مستندات جديدة وفتح المستندات الموجودة

عندما تقوم بإنشاء مستند جديد في Word، ستحتاج إلى معرفة كيفية حفظه حتى تتمكن من الوصول إليه وتحريره لاحقًا. كما هو الحال مع الإصدارات السابقة من Word، يمكنك بسهولة حفظ الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، إذا أردت، يمكنك أيضًا حفظ الملفات في الخدمة السحابية باستخدام OneDrive .

يمكنك أيضًا تصدير المستندات ومشاركتها مباشرة من Word .

مشاهدة المزيد من مقاطع الفيديو: إرشادات حول كيفية حفظ مستندات Word ومشاركتها

كان OneDrive يُعرف سابقًا باسم SkyDrive . لا يوجد شيء مختلف بشكل أساسي في طريقة عمل OneDrive - إنه مجرد اسم جديد يُطلق على خدمة موجودة. خلال الأشهر القليلة المقبلة، قد لا يزال بإمكانك رؤية SkyDrive في بعض منتجات Microsoft.

أ. حفظ وحفظ باسم

يوفر Word للمستخدمين خيارين لحفظ أي ملف: حفظ وحفظ باسم . بشكل عام، يعمل هذان الخياران بشكل مشابه، مع وجود بعض الاختلافات المهمة في الإعدادات.

• حفظ : عند إنشاء أو تحرير أي مستند، ستستخدم أمر الحفظ لحفظ التغييرات. في معظم الحالات سوف تستخدم هذا الأمر. عند حفظ ملف، فإن الخطوة الأولى هي تسمية الملف والعثور على الموقع لحفظ الملف. بعد الانتهاء من عملية التحرير، انقر فوق الأمر Save لحفظ الملف في نفس الموقع وبنفس الاسم.
• حفظ باسم : استخدم هذا الأمر لإنشاء نسخة من المستند مع ترك الأصل كما هو. وعند استخدام الأمر "حفظ باسم"، سيتعين عليك إعطاء اسم عنوان مختلف والعثور على موقع آخر لحفظ تلك النسخة.

I. احفظ مستندًا

عندما تفتح مشروعًا جديدًا أو تجري بعض التغييرات على مستند Word الخاص بك، فمن المهم جدًا حفظ المستند. يساعدك تخزين المستندات مبكرًا وبشكل منتظم على عدم القلق بشأن فقدان المستندات. بالإضافة إلى ذلك، تحتاج أيضًا إلى الانتباه إلى الموقع الذي تم حفظ المستند فيه حتى تتمكن من العثور على المستند وفتحه بسهولة أكبر.

1. انتقل وحدد أمر الحفظ على شريط أدوات الوصول السريع .

2. إذا كنت تقوم بحفظ الملفات للمرة الأولى، فسيتم عرض نافذة "حفظ باسم" في عرض Backstage .

3. الخطوة التالية التي يتعين عليك القيام بها هي اختيار موقع لحفظ الملف وتسميته . انقر فوق "استعراض" لاختيار موقع لحفظ الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو يمكنك النقر فوق OneDrive لحفظ الملف على OneDrive.

4. الآن سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم" . حدد الموقع الذي تريد حفظ المستند فيه.

5. قم بتسمية الملف ثم انقر فوق حفظ .

6. سيتم حفظ المستند. يمكنك النقر فوق أمر "حفظ" مرة أخرى لحفظ التعديلات التي تم إجراؤها على المستند. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا الوصول إلى أمر الحفظ بالضغط على مجموعة المفاتيح Ctrl + S.

ثانيا. استخدم حفظ باسم لعمل نسخة

إذا كنت تريد حفظ المستند كنسخة أخرى مع الاحتفاظ بالأصل، فيمكنك إنشاء نسخة . على سبيل المثال، إذا كان الملف الخاص بك يسمى تقرير المبيعات ، فيمكنك حفظ نسخة باسم تقرير المبيعات 2 ويمكنك تحرير المستند بحرية في الإصدار الجديد مع ترك النسخة الأصلية كما هي.

للقيام بذلك، انقر فوق الأمر "حفظ باسم" في طريقة عرض Backstage. واتبع نفس الخطوات المتبعة عند حفظ ملف، واختيار موقع لحفظ الملف وتسمية الملف الجديد.

ثالثا. قم بتغيير موقع حفظ الملف الافتراضي

إذا كنت لا تريد استخدام OneDrive ، لأنه تم تحديد OneDrive كموقع تخزين افتراضي، فيمكنك تغيير موقع التخزين الافتراضي إلى الكمبيوتر .

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage.

2. انقر فوق خيارات .

3. سيتم عرض مربع الحوار خيارات Word على الشاشة. حدد "حفظ" في الجزء الأيمن، ثم حدد المربع الموجود بجوار الخيار "حفظ إلى الكمبيوتر افتراضيًا". انقر فوق "موافق" وسيتم تغيير موقع التخزين الافتراضي.

ب. الاسترداد التلقائي

سيقوم Word 2013 بحفظ المستند تلقائيًا في مجلد مؤقت أثناء استخدام مستند Word. إذا نسيت عن طريق الخطأ حفظ التغييرات في المستند أو في حالة تعطل Word، فيمكنك استعادة الملف باستخدام الاسترداد التلقائي .

استخدام الاسترداد التلقائي:

1. افتح ورد 2013. إذا تم العثور على نسخة محفوظة تلقائيًا من الملف، فستظهر لوحة Document Recovery في الجزء الأيمن.

2. انقر فوق فتح لفتح الملفات المتاحة. وسيتم استعادة المستندات الخاصة بك.

افتراضيًا، سيقوم Word تلقائيًا بالحفظ كل 10 دقائق . إذا قمت بتحرير مستند لمدة أقل من 10 دقائق، فقد لا يقوم Word بإنشاء نسخة محفوظة تلقائيًا.

• إذا لم تجد الملف الذي تحتاجه، فيمكنك استعراض جميع الملفات المحفوظة تلقائيًا من طريقة عرض Backstage . حدد علامة التبويب ملف ، ثم انقر فوق إدارة الإصدارات، ثم انقر فوق استرداد المستندات غير المحفوظة .

ج. تصدير المستندات

افتراضيًا، سيتم حفظ مستندات Word بتنسيق ملف ‎.docx . ومع ذلك، في بعض الحالات قد تحتاج إلى استخدام تنسيقات ملفات أخرى، مثل مستندات PDF أو Word 97-2003 . إن أبسط طريقة هي تصدير مستندك من Word إلى تنسيقات الملفات الأخرى المتوفرة.

I. تصدير المستندات كملفات PDF

يعد تصدير مستندك كمستند Adobe Acrobat ، والمعروف أيضًا باسم ملف PDF، مفيدًا بشكل خاص في حالة مشاركة ملف مع أي مستخدم لا يستخدم Word. سيسمح ملف PDF للمستلم بعرض - وليس تحرير - محتوى المستند.

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage.

2. حدد تصدير ، ثم حدد إنشاء PDF/XPS .

3. الآن سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم" على الشاشة . حدد الموقع الذي تريد حفظ المستند الذي تم تصديره فيه، ثم قم بتسميته بأي اسم تريده، ثم انقر فوق نشر .

بشكل افتراضي، يقوم Word بتصدير كافة الصفحات الموجودة في المستند. إذا كنت تريد تصدير الصفحة الحالية فقط، فانقر فوق Options في مربع الحوار Save As . سيظهر مربع الحوار الخيارات. حدد الصفحة الحالية ( الصفحة الحالية )، ثم انقر فوق موافق للإنهاء.

إذا كنت تريد تحرير ملف PDF، فإن برنامج Word يسمح لك بتحويل ملف PDF إلى مستند قابل للتحرير . يرجى الرجوع إلى مقالتنا كيفية تحويل ملفات PDF إلى Word ببساطة، دون أخطاء في الخط لمعرفة المزيد.

ثانيا. تصدير المستندات إلى تنسيقات ملفات أخرى

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا تصدير المستندات إلى تنسيقات ملفات أخرى، مثل مستندات Word 97-2003 في حالة رغبتك في مشاركتها مع مستخدمين آخرين يستخدمون إصدارات أقدم من Word، أو إلى ملف .txt إذا كان مستندك نصًا عاديًا .

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage.

2. حدد تصدير ، ثم حدد تغيير نوع الملف .

3. اختر تنسيق الملف ثم انقر فوق حفظ باسم .

4. سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم" على الشاشة . اختر أي موقع تريد حفظ المستند المصدر فيه، ثم قم بتسميته ثم انقر فوق حفظ .

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا استخدام القائمة المنسدلة " حفظ بنوع" : في مربع الحوار "حفظ باسم" لحفظ المستندات بتنسيقات ملفات مختلفة.

د. مشاركة المستندات

يتيح Word 2013 للمستخدمين إمكانية مشاركة المستندات والتعاون فيها بسهولة باستخدام OneDrive. في السابق، إذا كنت تريد مشاركة ملف مع مستخدم آخر، كان عليك إرفاق ملف المستند هذا في رسالة بريد إلكتروني. على الرغم من أنه مناسب، إلا أن هذا النظام يقوم أيضًا بإنشاء إصدارات متعددة من نفس الملف، وهو أمر يصعب تنظيمه.

عندما تقوم بمشاركة مستند من Word 2013، فإنك في الواقع تسمح للآخرين بالوصول إلى نفس الملف بالضبط. يتيح لك هذا وللأشخاص الذين تشاركهم تحرير نفس المستند دون الحاجة إلى تتبع إصدارات متعددة.

لمشاركة مستند، الخطوة الأولى التي يتعين عليك اتخاذها هي حفظه على OneDrive .

مشاركة المستندات:

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage، ثم انقر فوق "مشاركة" .

2. ستظهر نافذة المشاركة على الشاشة . انقر فوق أي خيار مشاركة لمشاركة المستند الخاص بك.

شاهد المزيد: كيفية تثبيت اللغة الفيتنامية لمجموعة Microsoft Office 2013

استمتع!