الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء 2): التعرف على OneDrive وإنشاء المستندات وحفظها ومشاركتها

يمكن للقراء الرجوع إلى المقالة: الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء الأول): تعرف على واجهة الشريط هنا .

الجزء 1: التعرف على OneDrive

تهدف العديد من الميزات الجديدة في Office إلى حفظ الملفات ومشاركتها عبر الإنترنت. OneDrive هو مساحة تخزين Microsoft عبر الإنترنت التي يمكنك استخدامها لحفظ المستندات والملفات الأخرى وتحريرها ومشاركتها.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إلى OneDrive على أجهزة مثل أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف المحمولة أو الأجهزة الأخرى التي تستخدمها.

لبدء استخدام OneDrive، كل ما عليك فعله هو إعداد حساب Microsoft مجاني (في حالة لم يكن لديك حساب بالفعل).

إذا لم يكن لديك حساب Microsoft، فيمكنك الرجوع إلى خطوات إنشاء حساب Microsoft هنا .

بمجرد أن يكون لديك حساب Microsoft، فإن الخطوة التالية التي يتعين عليك القيام بها هي تسجيل الدخول إلى Office. ما عليك سوى النقر فوق تسجيل الدخول في الزاوية العلوية من نافذة Windows.

1. فوائد استخدام OneDrive

بمجرد تسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك، يمكنك القيام ببعض هذه الأشياء باستخدام OneDrive:

- الوصول إلى الملفات من أي مكان: عند حفظ الملفات على OneDrive، يمكنك الوصول إليها على أي جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي متصل بالإنترنت. يمكنك أيضًا إنشاء مستند نصي جديد على OneDrive.

- النسخ الاحتياطي للملفات: عند تخزين الملفات على OneDrive، فإنه يوفر لك أيضًا طبقة إضافية من الحماية للبيانات والملفات. إذا حدث أي خطأ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فسيقوم OneDrive بتخزين ملفاتك بأمان ويمكنك الوصول إليها.

- مشاركة الملفات : يمكنك بسهولة مشاركة الملفات على OneDrive مع الأصدقاء والأقارب والزملاء. يمكنك أيضًا اختيار تحرير الملفات أو مجرد قراءتها أم لا.

2. حفظ الملفات وفتحها

بعد تسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك، سيظهر OneDrive كخيار كلما قمت بفتح ملف أو أرشفته.

بالإضافة إلى ذلك، لا يزال لديك خيار تخزين الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لكن تخزين الملفات على OneDrive يسمح لك بالوصول إليها على أي جهاز آخر غير جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ويسمح لك بمشاركة تلك الملفات مع الأصدقاء والأقارب والزملاء.

على سبيل المثال، عند النقر فوق حفظ باسم ، يمكنك اختيار مواقع التخزين مثل OneDrive أو هذا الكمبيوتر.

الجزء 2: إنشاء المستندات وفتحها

1 المقدمة

تُعرف ملفات Word أيضًا بالمستندات. عندما تفتح مشروعًا جديدًا في Word، سيتعين عليك إنشاء مستند فارغ جديد أو من قالب.

يمكن للقراء الرجوع إلى خطوات إنشاء المستندات وفتحها على Word في الفيديو أدناه:

2. قم بإنشاء مستند فارغ

عند بدء مشروع جديد في Word، فإن الخطوة الأولى هي فتح مستند فارغ.

أ. حدد علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage .

ب. حدد جديد ، ثم انقر فوق مستند فارغ .

ج. الآن سوف تظهر وثيقة فارغة على الشاشة.

3. قم بإنشاء مستند جديد من القالب

تم تصميم القوالب وهي موجودة قبل المستندات، ويمكن للمستخدمين استخدام القوالب لإنشاء مستند جديد بسرعة. تشتمل القوالب غالبًا على تنسيقات وتصميمات مخصصة، مما يمكن أن يوفر عليك بعض الوقت والجهد عند فتح مشروع جديد.

أ. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage ، ثم حدد "جديد" .

ب. الآن أسفل خيار المستند الفارغ ستظهر سلسلة من القوالب. يمكنك استخدام شريط البحث للعثور على قوالب محددة. في المثال أدناه، نبحث عن قالب باسم Flyer .

ج. يمكنك تحديد قالب لمعاينته.

د. وستظهر على الشاشة معاينة القالب. انقر فوق "إنشاء" لاستخدام القالب المحدد.

ه. سيظهر مستند جديد مع القالب الذي حددته.

4. افتح مستندًا موجودًا

بالإضافة إلى إنشاء مستند جديد، سيتعين عليك غالبًا فتح مستند موجود قمت بحفظه مسبقًا.

أ. انتقل إلى عرض Backstage ، ثم انقر فوق "فتح" .

ب. حدد "هذا الكمبيوتر" ، ثم انقر فوق "استعراض" . أو بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد OneDrive لفتح الملفات المخزنة على OneDrive.

ج. يظهر الآن مربع الحوار "فتح" على الشاشة، ثم انتقل إلى المستند وحدده، ثم انقر فوق " فتح" .

د. يظهر المستند الذي حددته على الشاشة.

5. كيفية تثبيت مستند؟

إذا كنت تعمل غالبًا وتستخدم مستندًا ما، فيمكنك تثبيت هذا المستند في عرض Backstage للوصول إليه بشكل أسرع.

أ. انتقل إلى عرض Backstage ، ثم انقر فوق "فتح" ، ثم انقر فوق "الأخيرة" .

ب. ستظهر قائمة بالمستندات التي تم تحريرها مؤخرًا. قم بالتمرير فوق المستند الذي تريد تثبيته، ثم انقر فوق أيقونة التثبيت.

ج. سيتم تثبيت هذا المستند في قائمة المستندات الحديثة حتى تقوم بإلغاء تثبيته. لإزالة تثبيت مستند، انقر فوق رمز الدبوس مرة أخرى.

الجزء 3: وضع التوافق

في بعض الحالات، تحتاج إلى العمل مع المستندات التي تم إنشاؤها في الإصدارات السابقة من Microsoft Word، مثل Word 2010 أو Word 2007. عند فتح هذه المستندات، سيتم عرضها في وضع التوافق.

يقوم وضع التوافق بتعطيل بعض الميزات المحددة، بحيث يمكنك فقط الوصول إلى الأمر للعثور على البرنامج المستخدم لإنشاء المستند. على سبيل المثال، إذا قمت بفتح مستند تم إنشاؤه في Word 2007، فيمكنك فقط استخدام علامات التبويب والأوامر الموجودة في Word 2007.

في الصورة أدناه يمكنك أن ترى كيف يمكن أن يؤثر وضع التوافق على الأوامر المتاحة. ولأن المستند الموجود في الجزء الأيمن مفتوح في وضع التوافق، فإنه يعرض فقط الأوامر المتوفرة في Word 2007.

للخروج من وضع التوافق، سيتعين عليك تحويل المستند إلى الإصدار الحالي. ومع ذلك، إذا كنت تتعاون مع أشخاص لديهم فقط إمكانية الوصول إلى الإصدارات السابقة من Word، فمن الأفضل ترك المستند في وضع التوافق، فلن يتغير التنسيق.

1. تحويل مستند

إذا كنت تريد الوصول إلى كافة الميزات الموجودة في Word 2016، فيمكنك تحويل المستند إلى تنسيق ملف 2016.

أ. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage، ثم انتقل وحدد أمر التحويل .

ب. في هذا الوقت، سيظهر مربع حوار على الشاشة. هنا تقوم بالنقر فوق "موافق" لتأكيد ترقية الملف.

ج. سيتم تحويل المستند إلى أحدث تنسيق ملف.

ملحوظة:

قد يؤدي تحويل ملف إلى بعض التغييرات في التخطيط الأصلي للمستند.

الجزء الرابع: حفظ المستندات ومشاركتها

1 المقدمة

عند إنشاء مستند جديد في Word، ستحتاج إلى معرفة كيفية حفظ المستند للوصول إليه وتحريره. في الإصدارات السابقة من Microsoft Word، كان بإمكانك بسهولة حفظ الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، إذا أردت، يمكنك أيضًا حفظ الملفات إلى الخدمة السحابية باستخدام OneDrive.

يمكنك أيضًا تصدير المستندات ومشاركتها مباشرةً من Word.

شاهد المزيد من تعليمات الفيديو حول كيفية حفظ مستندات Word ومشاركتها أدناه:

2. حفظ وحفظ باسم

يوفر Word للمستخدمين خيارين لحفظ أي ملف: حفظ وحفظ باسم . بشكل عام، يعمل هذان الخياران بشكل مشابه، ولكن مع بعض الإعدادات المهمة فقط.

- حفظ : عندما تقوم بإنشاء أو تحرير أي مستند، ستستخدم أمر الحفظ لحفظ التغييرات. في معظم الحالات سوف تستخدم هذا الأمر. عند حفظ ملف، فإن الخطوة الأولى هي تسمية الملف والعثور على الموقع لحفظ الملف. بعد الانتهاء من عملية التحرير، انقر فوق الأمر Save لحفظ الملف في نفس الموقع وبنفس الاسم.

- حفظ باسم : استخدم هذا الأمر لإنشاء نسخة من المستند مع الاحتفاظ بالأصل. وعند استخدام الأمر Save As ، سيتعين عليك إعطائه اسمًا مختلفًا والعثور على موقع آخر لحفظ تلك النسخة.

3. احفظ مستندًا

عندما تفتح مشروعًا جديدًا أو تجري بعض التغييرات على مستند Word الخاص بك، فمن المهم جدًا حفظ المستند. إن حفظ المستندات في وقت مبكر وغالبًا ما يساعدك على عدم القلق بشأن فقدان المستندات. بالإضافة إلى ذلك، تحتاج أيضًا إلى الانتباه إلى الموقع الذي تم حفظ المستند فيه حتى تتمكن من العثور على المستند وفتحه بسهولة أكبر.

أ. انتقل وحدد أمر الحفظ على شريط أدوات الوصول السريع .

ب. في حالة حفظ الملفات للمرة الأولى، سيتم عرض نافذة Save As في طريقة عرض Backstage.

ج. الخطوة التالية التي يتعين عليك القيام بها هي اختيار موقع لحفظ الملف وتسميته. انقر فوق "استعراض" لتحديد موقع لحفظ الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أو بدلاً من ذلك، يمكنك النقر فوق OneDrive لحفظ الملف على OneDrive.

د. الآن سيظهر مربع الحوار حفظ باسم . حدد الموقع الذي تريد حفظ المستند فيه.

ه. قم بتسمية الملف ثم انقر فوق حفظ .

F. سيتم حفظ المستند. يمكنك النقر فوق أمر "حفظ" مرة أخرى لحفظ التعديلات التي تم إجراؤها على المستند.

يمكنك أيضًا الوصول إلى أمر الحفظ بالضغط على مجموعة المفاتيح Ctrl + S.

4. استخدم حفظ باسم لإنشاء نسخة

إذا كنت تريد حفظ المستند كنسخة أخرى مع الاحتفاظ بالأصل، فيمكنك إنشاء نسخة. على سبيل المثال، إذا كان ملفك يسمى تقرير المبيعات ، فيمكنك حفظ نسخة باسم تقرير المبيعات 2 ، ويمكنك تحرير المستند بحرية في الإصدار الجديد بينما يظل الأصل سليمًا.

للقيام بذلك، انقر فوق الأمر "حفظ باسم" في طريقة عرض Backstage. وافعل نفس الشيء عند حفظ ملف، اختر موقعًا لحفظ الملف وقم بتسمية الملف الجديد.

5. قم بتغيير الموقع الافتراضي لحفظ الملف

إذا كنت لا تريد استخدام OneDrive، لأنه تم تحديد OneDrive كموقع تخزين افتراضي، فيمكنك تغيير موقع التخزين الافتراضي إلى هذا الكمبيوتر.

أ. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage.

ب. انقر فوق خيارات .

ج. سيتم عرض مربع الحوار خيارات Word على الشاشة. حدد " حفظ" في الجزء الأيمن، ثم حدد المربع الموجود بجوار الخيار "حفظ إلى الكمبيوتر افتراضيًا" ، ثم انقر فوق "موافق" . وسيتم تغيير موقع التخزين الافتراضي.

الجزء الخامس: الاسترداد التلقائي

يقوم Word تلقائيًا بحفظ المستند في مجلد مؤقت أثناء استخدام مستند Word. إذا نسيت عن طريق الخطأ حفظ التغييرات في المستند أو في حالة تعطل Word، فيمكنك استعادة الملف باستخدام الاسترداد التلقائي.

استخدام الاسترداد التلقائي:

أ. افتح كلمة. إذا تم اكتشاف نسخة محفوظة تلقائيًا من الملف، فستظهر لوحة Document Recovery في الجزء الأيمن.

ب. انقر لفتح الملفات المتاحة. وسيتم استعادة المستندات الخاصة بك.

افتراضيًا، سيقوم Word تلقائيًا بالحفظ كل 10 دقائق. إذا قمت بتحرير مستند لمدة أقل من 10 دقائق، فقد لا يقوم Word بإنشاء نسخة محفوظة تلقائيًا.

إذا لم تتمكن من رؤية الملف الذي تحتاجه، فيمكنك استعراض كافة الملفات المحفوظة تلقائيًا من طريقة عرض Backstage . حدد علامة التبويب "ملف" ، ثم انقر فوق "إدارة الإصدارات" ، ثم انقر فوق "استرداد المستندات غير المحفوظة" .

الجزء السادس: وثائق التصدير

افتراضيًا، سيتم حفظ مستندات Word بتنسيق ملف ‎.docx. ومع ذلك، في بعض الحالات قد تحتاج إلى استخدام تنسيقات ملفات أخرى، مثل مستندات PDF أو Word 97-2003. إن أبسط طريقة هي تصدير مستندك من Word إلى تنسيقات الملفات الأخرى المتوفرة.

1. تصدير المستندات كملفات PDF

يعد تصدير المستند كمستند Adobe Acrobat، المعروف أيضًا باسم ملف PDF، مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تشارك ملفًا مع أي مستخدم لا يستخدم Word.

أ. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage ، ثم حدد " تصدير" ، ثم حدد " إنشاء PDF/XPS" .

ب. في هذا الوقت، سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم" على الشاشة . حدد الموقع الذي تريد حفظ المستند الذي تم تصديره فيه، ثم قم بتسميته بأي اسم تريده، ثم انقر فوق نشر .

إذا كنت تريد تحرير ملف PDF، يتيح لك Word تحويل ملف PDF إلى مستند قابل للتحرير.

2. قم بتصدير المستند إلى تنسيق ملف آخر

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا تصدير المستندات إلى تنسيقات ملفات أخرى، مثل مستندات Word 97-2003 في حالة رغبتك في مشاركتها مع مستخدمين آخرين يستخدمون إصدارات أقدم من Word، أو إلى ملف .txt إذا كان المستند الخاص بك نصًا عاديًا .

أ. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage، وحدد " تصدير" ، ثم حدد "تغيير نوع الملف ".

ب. اختر تنسيق الملف ثم انقر فوق "حفظ باسم" .

ج. سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم" على الشاشة . اختر أي موقع تريد حفظ المستند المصدر فيه، ثم قم بتسميته ثم انقر فوق حفظ .

يمكنك أيضًا استخدام القائمة المنسدلة " حفظ كنوع" في مربع الحوار "حفظ باسم" لحفظ المستندات بتنسيقات ملفات مختلفة.

الجزء السابع: تبادل الوثائق

يتيح Word للمستخدمين مشاركة المستندات والتعاون فيها بسهولة باستخدام OneDrive. في السابق، إذا كنت تريد مشاركة ملف مع مستخدم آخر، كان عليك إرفاق ملف المستند هذا في البريد الإلكتروني.

لمشاركة مستند، الخطوة الأولى التي عليك القيام بها هي حفظه على OneDrive.

مشاركة المستندات:

أ. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage ، ثم انقر فوق "مشاركة" .

ب. ستظهر نافذة المشاركة على الشاشة.

انقر فوق أي خيار مشاركة لمشاركة المستند الخاص بك.

راجع بعض المقالات الإضافية أدناه:

• قم بتنزيل وتثبيت أو إعادة تثبيت Office 365 وOffice 2016 وOffice 2013 على جهاز الكمبيوتر الخاص بك

• كيفية التحقق مما إذا كان إصدار Microsoft Office الذي تستخدمه هو 32 بت أو 64 بت

• ما هو مركز تحميل مايكروسوفت أوفيس؟ كيفية تعطيل هذه الأداة؟

حظ سعيد!