الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء 28): كيفية دمج النص ودمج المراسلات

كيفية دمج البريد في Word 2016 ليس بالأمر الصعب. سترشدك هذه المقالة إلى كيفية دمج النص في Word 2016 .

• كيفية استرداد مستندات Word 2016 التالفة أو المفقودة
• الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء الأول): تعرف على واجهة الشريط
• الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء 2): التعرف على OneDrive وإنشاء المستندات وحفظها ومشاركتها

تعد مهارات الصياغة والمعلومات المكتبية من الشروط الأساسية إذا كنت ترغب في الحصول على وظيفة جيدة اليوم. حاليًا، لديك العديد من الطرق المختلفة لتعلم هذه المهارة، بدءًا من الالتحاق بدورة تدريبية دون الاتصال بالإنترنت أو عبر الإنترنت وحتى الدراسة الذاتية على الإنترنت.

ليس من الصعب العثور على درس عبر الإنترنت حول كيفية استخدام البرامج المكتبية. أحد خيارات البرامج الأكثر شيوعًا اليوم هو Microsoft Word. على الرغم من وجود العديد من البدائل المجانية لبرنامج Word حاليًا، إلا أن هذا البرنامج لا يزال يقف بقوة في مقدمة الخيارات الأكثر شيوعًا. وهذا ليس فقط لأن Word كان مشهورًا لفترة طويلة، ولكن Microsoft تعمل أيضًا بنشاط كبير على تحسين المنتجات وترقيتها لتلبية الاحتياجات المتزايدة للمستخدمين.

باستخدام Word، لديك تقريبًا جميع الميزات الضرورية لتحرير المستندات الاحترافية، بدءًا من اختيار نمط الخط، والمحاذاة إلى اليسار/اليمين، والمسافة البادئة إلى إدراج الصور، وإضافة الروابط... وكلها سهلة الاستخدام.

ومع ذلك، لدى Microsoft Word ميزة أخرى مفيدة قد لا تعرفها. هذا هو خلط النص. فيما يلي تعليمات مفصلة حول كيفية دمج النص في Word 2016 .

دمج البريد - يعد دمج النصوص أو دمج البريد ميزة مفيدة في Microsoft Word تتيح لك إنشاء دعوات متعددة ورسائل شكر وإعلانات ومجلدات وعلامات أسماء والعديد من المعلومات الأخرى المخزنة في القوائم أو قاعدة البيانات أو جدول البيانات. عند إجراء دمج المراسلات، ستحتاج إلى مستند Word (يمكنك البدء بمستند نصي موجود أو إنشاء مستند جديد) وقائمة بالمستلمين، عادةً ما تكون عبارة عن ملف مصنف في Excel - جدول بيانات Excel.

شاهد الفيديو أدناه لمعرفة المزيد حول كيفية استخدام ميزة دمج المراسلات في Word 2016 :

كيفية استخدام دمج البريد - دمج البريد:

1. افتح مستند Word موجود أو قم بإنشاء مستند جديد.

2. من علامة التبويب " المراسلات "، انقر فوق الأمر "بدء دمج المراسلات" وحدد "معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة" من القائمة المنسدلة.

• سيظهر مربع دمج المراسلات ويرشدك خلال ست خطوات رئيسية لإكمال الدمج. يوضح المثال التالي كيفية إنشاء قالب رسالة ودمج الرسالة مع قائمة المستلمين.

الخطوة 1

• من جزء المهام دمج المراسلات الموجود على الجانب الأيمن من نافذة Word، حدد نوع المستند الذي تريد إنشاءه. في المثال سوف نختار الحروف . ثم انقر فوق التالي: بدء المستند للانتقال إلى الخطوة 2.

الخطوة 2

• حدد استخدام المستند الحالي ، ثم انقر فوق التالي: حدد المستلمين للمتابعة إلى الخطوة 3.

الخطوه 3

ستحتاج الآن إلى قائمة بالعناوين حتى يتمكن Word من وضع كل عنوان في المستند تلقائيًا. يمكن أن تكون هذه القائمة في ملف موجود، مثل جدول بيانات Excel ، أو يمكنك كتابة قائمة عناوين جديدة من داخل معالج دمج المراسلات .

1. حدد استخدام قائمة موجودة ، ثم انقر فوق "استعراض" لتحديد الملف.

2. حدد موقع ملفك، ثم انقر فوق فتح .

3. إذا كانت قائمة العناوين موجودة في جدول بيانات Excel، فحدد جدول البيانات الذي يحتوي على القائمة وانقر فوق موافق .

4. في مربع الحوار مستلمو دمج البريد ، يمكنك تحديد كل مربع أو إلغاء تحديده للتحكم في المستلمين الذين سيتم تضمينهم في عملية الدمج. بشكل افتراضي، يجب تحديد كافة المستلمين. عند الانتهاء، انقر فوق موافق .

5. انقر فوق التالي: اكتب رسالتك للانتقال إلى الخطوة 4.

• إذا لم تكن لديك قائمة عناوين موجودة، فيمكنك النقر فوق الزر "اكتب قائمة جديدة" ثم النقر فوق " إنشاء " ثم إدخال قائمة العناوين يدويًا.

الخطوة 4

أنت الآن جاهز لكتابة رسالتك. عند طباعتها، ستكون كل نسخة من الرسالة هي نفسها في الأساس؛ ستكون بيانات المستلم فقط (مثل الاسم والعنوان) مختلفة. ستحتاج إلى إضافة عناصر نائبة لبيانات المستلم حتى يعرف دمج المراسلات مكان إضافة البيانات بالضبط.

لإدراج بيانات المستلم:

1. ضع نقطة الإدراج في المستند حيث تريد ظهور المعلومات.

2. حدد أحد خيارات العنصر النائب. في المثال، سنختار كتلة العنوان (كتلة العنوان).

3. اعتمادًا على اختيارك، قد يظهر مربع حوار يحتوي على خيارات تخصيص مختلفة. حدد الخيارات المطلوبة، ثم اضغط على OK (موافق) .

4. سيظهر العنصر النائب في مستندك (على سبيل المثال «AddressBlock»).

5. أضف أي عناصر نائبة أخرى تريدها. في المثال، سنقوم بإضافة عنصر نائب في سطر الترحيب أعلى نص الرسالة.

6. عند الانتهاء، انقر فوق التالي: معاينة رسائلك للانتقال إلى الخطوة 5.

• بالنسبة لبعض الرسائل، تحتاج فقط إلى إضافة كتلة عنوان وسطر الترحيب . ولكن يمكنك أيضًا إضافة المزيد من العناصر النائبة (مثل اسم المستلم أو عنوانه) في نص الرسالة لمزيد من التخصيص.

الخطوة 5

1. قم بمعاينة الرسائل للتأكد من ظهور المعلومات من قائمة المستلمين بشكل صحيح في الرسالة. يمكنك استخدام أسهم التمرير لليسار ولليمين لعرض كل إصدار من المستند.

2. إذا تبين أن كل شيء صحيح، فانقر فوق التالي: أكمل الدمج للانتقال إلى الخطوة 6.

الخطوة 6

1. انقر فوق طباعة لطباعة الرسالة.

2. سيظهر مربع حوار. حدد ما إذا كنت تريد طباعة كافة الرسائل، أو المستند (الملف) الحالي، أو المجموعة المحددة فقط، ثم انقر فوق " موافق" . في المثال، سوف نقوم بطباعة كل منهم.

3. سيظهر مربع حوار الطباعة . اضبط إعدادات الطباعة إذا لزم الأمر، ثم اضغط على OK (موافق) . سيتم طباعة الوثائق.

لتجنب أي تناقضات في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني، تحتاج إلى تعديل ملف Excel على النحو التالي:

• يجب أن يحتوي الصف الأول على رؤوس أعمدة تبدأ من الخلية A1 فقط. سيستخدم Word رؤوس الأعمدة مثل دمج الحقول عند استخدام دمج المراسلات في Microsoft Word.
• يجب عليك تحرير رأس العمود ليطابق اسم العنصر النائب الذي ستستخدمه في مستند القالب أو البريد الإلكتروني.
• تحتاج إلى التأكد من أن ملف جدول البيانات الذي يحتوي على البيانات عبارة عن سجل واحد لكل عينة صف.
• يجب أن تكون البيانات الرقمية لأي جهة اتصال، مثل الرمز البريدي ونسبة الخصم والمسافة المقطوعة والعملة وما إلى ذلك، بتنسيق رقمي مناسب.
• لإجراء أية تغييرات، حدد الخلية أو نطاق الخلايا الذي يحتوي على الرقم.
• في علامة التبويب الصفحة الرئيسية > الشريط، انقر فوق السهم المنسدل بجوار عام.
• قم بإجراء جميع الإضافات الضرورية قبل ربط مستند Word باستخدام Mail Merge بملف قاعدة بيانات Excel. بمجرد إجراء كافة التغييرات، انقر فوق حفظ ملف Excel.
• يجب أن يكون ملف قاعدة بيانات Excel موجودًا على محرك التخزين المحلي للكمبيوتر.
• تأكد من وجود كافة البيانات في الورقة الأولى من مصنف Excel.

الرجوع إلى بعض المزيد من المقالات:

• الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء 25): كيفية التحقق من مستندات Word وحمايتها
• الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء 26): إنشاء رسومات SmartArt
• الدليل الكامل لبرنامج Word 2016 (الجزء 27): كيفية استخدام النمط

استمتع!